Настраиваемые поля

Настраиваемые поля позволяют добавлять дополнительные данные к задачам в проектах Asana. Можно создать поле для указания этапа, приоритета, затрат или других параметров, которые важны для рабочего процесса, команды и компании в целом. По этим данным пользователи будут лучше понимать, какая работа ведётся в организации.

В Asana можно создавать настраиваемые поля двух типов. Это поля, используемые только в конкретном проекте или портфеле и поля, которыми можно многократно пользоваться по всей организации.

Создание поля, которое можно будет использовать во всей организации

Создание поля для конкретного проекта или портфеля

Добавление настраиваемых полей с панели инструментов

Добавляйте настраиваемые поля напрямую с панели инструментов.

Типы и ограничения полей

Существуют различные типы полей, причём некоторые из них имеют дополнительные возможности:

Поле	Дополнительная настройка
Выбор по одному	Поля с выпадающим списком, в которых можно выбрать один вариант
Множественный выбор	Поля с выпадающим списком, в которых можно выбрать несколько вариантов
Текст
Число	Десятичные знаки
Процент	Десятичные знаки
Валюта	Десятичные знаки
Выбор варианта из библиотеки	Отображение недавно использованные в организации поля

• В настоящий момент в одном проекте может быть не больше 30 полей.
• В одной задаче может быть до 60 полей (добиться этого можно, разместив задачу в нескольких проектах).
• В настраиваемом поле с выпадающим списком может быть до 100 пунктов.
• Одновременно в задаче может отображаться до 5 настраиваемых полей.

В проектах в виде списка может отображаться до 20 названий полей, а в проектах в виде досок — до 5.

Выбор поля из библиотеки

Настраиваемые поля можно делать доступными для всей организации. Такие поля можно добавлять в любые проекты. Также есть возможность создавать поля, которые будут применяться только в конкретном проекте или портфеле.

Глобальные поля можно выбирать в библиотеке полей организации.

Настраиваемые поля, созданные Asana

Список созданных Asana настраиваемых полей приведён здесь.

Эти поля добавляются в организацию только при создании проекта с помощью шаблона Asana, в котором используется такое поле.

Просмотр полей в проекте

Настраиваемые поля можно просматривать в проекте в виде столбцов:

Если задача входит в несколько проектов, которые имеют разные настраиваемые поля, все они отображаются на правой панели.

Изменение полей

Изменять настраиваемые поля можно с помощью панели инструментов или заголовка столбца.

Изменения, вносимые в общие для организации настраиваемые поля, отражаются во всех проектах, в которых такие поля используются.

Как удалить поле навсегда:

Изменение полей с выпадающим списком

Изменение порядка пунктов выпадающего списка

Если удалить пункт выпадающего списка из поля, в задачах, его он используется этот пункт сохранится. В этом случае можно изменить значение поля на другое, но уже нельзя будет вернуть удалённый вариант.

Изменение числовых полей

При уменьшении количества десятичных знаков имеющиеся в полях значения сохранятся, но будут округлены. Если увеличить количество десятичных знаков, то значения полей вернутся к заданным первоначально.

Удаление поля из проекта

Если поле больше не используется, его можно удалить из проекта.

В этом случае поле будет удалено только из текущего проекта. Оно останется в других проектах организации, в которых используется. Его также можно будет добавить в новые проекты организации.

Сохранённые значения

При удалении поля из проекта значения этого поля сохраняются в задачах этого проекта.

Если значение поля заполнено, и само настраиваемое поле и его значение продолжат отображаться в правой панели со сведениями задачи.

Если значение поля не указано, оно исчезнет из правой панели с данными задачи.

Как скрыть настраиваемое поле

Настраиваемое поле можно скрыть, нажав вкладку Настроить на панели инструментов и передвинув переключатель.

Сортировка по настраиваемым полям

На панели инструментов проекта

Выполните сортировку проекта, отображаемого в виде списка, по настраиваемому полю.

Если вы хотите сохранить это представление проекта как вид по умолчанию, нажмите стрелку выпадающего меню рядом с названием проекта и выберите пункт «Сохранить как компоновку по умолчанию».

Сортировка с помощью значка ^ в заголовке столбца

Выполнить сортировку по настраиваемому полю также можно, используя значок ^ в заголовке столбца.

При изменении значения настраиваемого поля, проект будет автоматически отсортирован заново.

Настраиваемые поля и результаты поиска

Используйте представления поиска для поиска задач, в которых используются одни и те же настраиваемые поля, по всем проектам.

Чтобы настраиваемое поле отображалось в опциях расширенного поиска, его необходимо добавить в библиотеку полей организации.

Метки полей валюты и процентов

Метки полей валюты и процентов

Можно создать числовое настраиваемое поле для отображения валюты или процентов.

Подсчёт значений суммирования

Разрешения

Кто может изменять настраиваемые поля проекта

В группах или организациях, использующих версию Premium, все участники, имеющие доступ к проекту, могут добавлять, изменять или удалять настраиваемые поля.

В закрытых проектах просматривать и редактировать поля проекта могут ответственный за проект и его участники.

В [общедоступных проектах}(/guide/help/permissions/project-permissions) из скрытых или доступных для вступления по запросу групп просматривать и изменять поля проекта могут ответственный за проект, участники проекта и участники группы проекта.

В общедоступных проектах из общедоступных групп просматривать и редактировать поля проекта могут ответственный за проект, участники проекта, участники группы проекта, а также все участники организации.

Гости организации (пользователи, не имеющие корпоративного адреса электронной почты) не могут создавать, редактировать и удалять настраиваемые поля, а также искать их с помощью расширенного поиска. Они смогут только вводить или изменять значения существующих настраиваемых полей.

Блокировка настраиваемых полей

Участники организаций, использующие тарифные планы Business и Enterprise, имеют возможность блокировать настраиваемые поля при создании или внесении в них изменений.

Блокировка может быть в любое время переопределена участником, который её установил, или администратором Asana.

Использование настраиваемых полей

Настраиваемые поля позволяют отслеживать работу в соответствии с потребностями команды. Вы можете выбрать любое название и значения для поля. Вот несколько примеров использования разных полей в различных процессах:

Приоритет

Настраиваемые поля можно использовать для обозначения приоритета задачи. Например, техническая команда, которая использует Asana для отслеживания ошибок, может создать поле с выпадающим списком для обозначения приоритета ошибки (низкий, средний, высокий).

После создания такого поля задачи, отображаемые в виде списка, можно будет фильтровать, выбирая только задачи с определённым значением поля приоритета. Нажмите Фильтр в верхней части списка, затем выберите Настраиваемый фильтр. Так вы сможете оставить в списке, например, только задачи с высоким приоритетом.

Используйте различные цвета для пунктов полей с выпадающим списком. Например, красный цвет может означать высокий приоритет.

Согласования

Согласования доступны на тарифных планах Business и Enterprise. Они позволяют ускорить рабочие процессы. Согласующий может выполнить одно из трёх действий: согласовать, запросить изменения или отклонить.

Также рекомендуем вам ознакомиться со статьями Как выполнить согласование и Что такое согласования

Поиск

Если вы хотите найти все задачи, имеющие определённое поле, во всех проектах, выполните расширенный поиск по названию поля. Например, менеджер по контент-маркетингу может выполнить поиск задач, отмеченных как «Подготовка», чтобы узнать, сколько новых материалов находится в работе у всей команды.

Затраты

Настраиваемые поля также можно использовать для отслеживания заявок на работу и временных затрат. У группы дизайна может быть шаблон задачи, с помощью которого сотрудники других отделов могут запрашивать работы по дизайну. В шаблоне может использоваться числовое настраиваемое поля, в котором запрашивающие будут указывать, сколько времени понадобится на работу. Это позволит дизайнерам распределять своё рабочее время и анализировать свою текущую загрузку, принимая решение, брать ли в работу что-то ещё.

Отслеживание информации

Если вы используете Asana для сбора информации о кандидатах или информации о клиентах, то текстовые настраиваемые поля позволят вам хранить такую информацию, как адрес электронной почты, номер телефона, название компания и адрес.

Чем отличаются теги от настраиваемых полей

В Asana теги и настраиваемые поля позволяют распределять информацию по категориям, фильтровать и обозначать её. В целом настраиваемые поля больше подходят для стандартного использования во всей организации, а теги носят менее формальный характер. Мы советуем использовать настраиваемые поля, так как это более надёжная и прозрачная система, чем теги. В зависимости от рабочего процесса теги и поля можно использовать по-разному. Вот некоторые советы, которые помогут вам сориентироваться:

Используйте настраиваемые поля, если вы:

• Хотите добавить определённую информацию во все задачи проекта
• Хотите внести дополнительный контекст, чтобы группировать похожие задачи для быстрого просмотра, но сделать это менее формально и без того уровня детальности, который обеспечивают настраиваемые поля
• Имеете стандартный набор информации, которую нужно отслеживать в задачах во всех проектах (например, приоритет, затраты времени, этап работ)
• Хотите сделать так, чтобы коллеги вносили определённую информацию в каждую задачу проекта
• Хотите сортировать задачи или выполнять поиск по конкретным полям

Используйте теги, если вам:

• Нужны ситуативные метки, у вас неограниченный набор вариантов, или при создании задачи вы ещё не знаете, что нужно пометить
• Нужно видеть теги в разделе «Мои задачи»
• Нужно отметить только несколько задач в проекте
• Нужно отметить шаблоны задач

Использование настраиваемых полей в подзадачах

Важно помнить, что подзадачи не получают автоматически те же атрибуты, что и родительские задачи (включая проект, теги, исполнителя), несмотря на то, что название родительского проекта отображается вверху панели сведений о подзадаче.

Чтобы внести или изменить настраиваемые поля в подзадачах, подзадачу сначала нужно добавить в проект, открыв её сведения (значок в виде облачка справа от названия) и нажав сочетание клавиш Tab+P, чтобы открыть поле проекта, или открыв выпадающее меню в правом верхнем углу и выбрав пункт «Добавить в проект».

Отслеживание ссылок с помощью настраиваемых полей

Отслеживать ссылки в настраиваемых полях можно, используя текстовые поля. Если внести ссылку в текстовое поле, по ней можно будет перейти прямо с панели задачи. После нажатия на ссылку в настраиваемом поле страница откроется в новом окне.