Настраиваемые поля

Настраиваемые поля позволяют добавлять дополнительные данные к задачам в проектах Asana. Можно создать поле для указания этапа, приоритета, затрат или других параметров, которые важны для рабочего процесса, команды и компании в целом. По этим данным пользователи будут лучше понимать, какая работа ведётся в организации.

В Asana можно создавать настраиваемые поля двух типов. Это поля, используемые только в конкретном проекте или портфеле и поля, которыми можно многократно пользоваться по всей организации.

Создание поля, которое можно будет использовать во всей организации

глобальное поле

Чтобы создать поле для всей организации:

Если вы ещё не добавили поля в проект, нажмите кнопку Добавить поля.

глобальное

На вкладке «Добавить настраиваемые поля» можно выполнить следующие действия:

  1. Добавить название поля.
  2. Выбрать тип поля.
  3. Добавить описание.
  4. Добавить поле в библиотеку полей организации, чтобы его можно было использовать во всей организации.

Создание поля для конкретного проекта или портфеля

локальное

Чтобы создать поле для конкретного проекта или портфеля:

Если вы ещё не добавили поля в проект, нажмите на значок в виде плюса в правом верхнем углу

локальное поле

На вкладке «Добавить настраиваемые поля» можно выполнить следующие действия:

  1. Добавить название поля.
  2. Выбрать тип поля.
  3. Добавить описание.
  4. Не добавлять поле в библиотеку полей организации, чтобы использовать его только в этом проекте.

Добавление настраиваемых полей с панели инструментов

Добавляйте настраиваемые поля напрямую с панели инструментов.

настраиваемое поле

Типы и ограничения полей

Существуют различные типы полей, причём некоторые из них имеют дополнительные возможности:

Поле Дополнительная настройка
Выбор по одному Поля с выпадающим списком, в которых можно выбрать один вариант
Множественный выбор Поля с выпадающим списком, в которых можно выбрать несколько вариантов
Текст
Число Десятичные знаки
Процент Десятичные знаки
Валюта Десятичные знаки
Выбор варианта из библиотеки Отображение недавно использованные в организации поля
  • В настоящий момент в одном проекте может быть не больше 30 полей.
  • В одной задаче может быть до 60 полей (добиться этого можно, разместив задачу в нескольких проектах).
  • В настраиваемом поле с выпадающим списком может быть до 100 пунктов.
  • Одновременно в задаче может отображаться до 5 настраиваемых полей.

В проектах в виде списка может отображаться до 20 названий полей, а в проектах в виде досок — до 5.

настраиваемое поле с множественным выбором

В одном настраиваемом поле с множественным выбором можно одновременно указать несколько значений. При использовании настраиваемого поля с множественным выбором добавьте все необходимые варианты на панели редактирования поля. Для того чтобы использовать настраиваемое поле с множественным выбором в проекте, перейдите к полю, которое требуется изменить, и выберите все нужные варианты.

Настраиваемые поля с множественным выбором пока находятся на стадии бета-тестирования, в ходе которого у вас могут возникнуть проблемы при их использовании вместе с другими функциями, такими как «Формы» или «Правила».

Выбор поля из библиотеки

Настраиваемые поля можно делать доступными для всей организации. Такие поля можно добавлять в любые проекты. Также есть возможность создавать поля, которые будут применяться только в конкретном проекте или портфеле.

Глобальные поля можно выбирать в библиотеке полей организации.

Выберите пункт Добавить поле в меню Поля на панели инструментов.

Затем:

  1. Нажмите кнопку Выбрать из библиотеки.
  2. Выберите поле, которое нужно добавить в проект, из появившихся вариантов.

Настраиваемые поля, созданные Asana

Список созданных Asana настраиваемых полей приведён здесь.

Эти поля добавляются в организацию только при создании проекта с помощью шаблона Asana, в котором используется такое поле.

Просмотр полей в проекте

Настраиваемые поля можно просматривать в проекте в виде столбцов:

При отображении проекта в виде списка:

Настраиваемые поля отображаются как столбцы в списке задач на главной панели.

Настраиваемы поля также можно просматривать в задачах:

Настраиваемые поля отображаются в данных задачи на правой панели.

Если задача входит в несколько проектов, которые имеют разные настраиваемые поля, все они отображаются на правой панели.

Изменение полей

Изменять настраиваемые поля можно с помощью панели инструментов или заголовка столбца.

Нажмите на значок в виде карандаша рядом с названием поля, чтобы внести изменения в это поле.

Изменить настраиваемое поле также можно, используя заголовок столбца. Нажмите на стрелку выпадающего меню рядом с настраиваемым полем и выберите Изменить поле.

Изменения, вносимые в общие для организации настраиваемые поля, отражаются во всех проектах, в которых такие поля используются.

Как удалить поле навсегда:

Чтобы удалить поле навсегда:

  1. Нажмите на значок в виде карандаша рядом с названием поля.
  2. Выберите Удалить поле.
  3. Введите название поля.
  4. Нажмите кнопку Удалить.

Изменение полей с выпадающим списком

При внесении изменений в поля с выпадающим списком можно:

  1. Изменить цвет варианта.
  2. Удалить вариант из поля.
  3. Добавить вариант в поле.
  4. Удалить поле целиком.

Изменение порядка пунктов выпадающего списка

Чтобы изменить порядок пунктов выпадающего списка, перетащите их в нужное место.

Если удалить пункт выпадающего списка из поля, в задачах, его он используется этот пункт сохранится. В этом случае можно изменить значение поля на другое, но уже нельзя будет вернуть удалённый вариант.

Изменение числовых полей

При внесении изменений в числовое поле можно:

  1. Изменить количество десятичных знаков.
  2. Удалить поле целиком.

При уменьшении количества десятичных знаков имеющиеся в полях значения сохранятся, но будут округлены. Если увеличить количество десятичных знаков, то значения полей вернутся к заданным первоначально.

Удаление поля из проекта

Если поле больше не используется, его можно удалить из проекта.

Нажмите на значок в виде карандаша рядом с названием настраиваемого поля.

Затем нажмите «Удалить из проекта».

Пункт Удалить поле из проекта также можно выбрать, нажав стрелку выпадающего меню рядом с названием настраиваемого поля в заголовке столбца.

В этом случае поле будет удалено только из текущего проекта. Оно останется в других проектах организации, в которых используется. Его также можно будет добавить в новые проекты организации.

Сохранённые значения

При удалении поля из проекта значения этого поля сохраняются в задачах этого проекта.

Если значение поля заполнено, и само настраиваемое поле и его значение продолжат отображаться в правой панели со сведениями задачи.

Если значение поля не указано, оно исчезнет из правой панели с данными задачи.

Как скрыть настраиваемое поле

Настраиваемое поле можно скрыть, нажав вкладку «Поля» на панели инструментов и передвинув переключатель.

скрытие

Сортировка по настраиваемым полям

На панели инструментов проекта

Выполните сортировку проекта, отображаемого в виде списка, по настраиваемому полю.

sort

Чтобы отсортировать проект по настраиваемому полю:

  1. Нажмите значок сортировки на панели инструментов проекта.
  2. Выберите настраиваемое поле.

Если вы хотите сохранить это представление проекта как вид по умолчанию, нажмите стрелку выпадающего меню рядом с названием проекта и выберите пункт «Сохранить как компоновку по умолчанию».

Сортировка с помощью значка ^ в заголовке столбца

Выполнить сортировку по настраиваемому полю также можно, используя значок ^ в заголовке столбца.

сортировка

При изменении значения настраиваемого поля, проект будет автоматически отсортирован заново.

Настраиваемые поля и результаты поиска

Используйте представления поиска для поиска задач, в которых используются одни и те же настраиваемые поля, по всем проектам.

представления поиска

Сначала нажмите на панель поиска, чтобы перейти к расширенному поиску. Затем нажмите Добавить фильтр и выберите Настраиваемое поле.

Чтобы настраиваемое поле отображалось в опциях расширенного поиска, его необходимо добавить в библиотеку полей организации.

Метки полей валюты и процентов

Метки полей валюты и процентов

Можно создать числовое настраиваемое поле для отображения валюты или процентов.

настраиваемое поле для валюты

В представлении проекта в виде списка:

  1. Нажмите значок Поля на панели инструментов.
  2. Выберите пункт Добавить поле.

добавление числового настраиваемого поля

На вкладке для добавления настраиваемого поля:

  1. Добавьте название поля.
  2. Добавьте тип поля.
  3. Укажите единицы измерения, десятичные знаки или предварительный просмотр.
  4. Установите права доступа для изменения поля.
  5. Создайте поле.

Подсчёт средней величины

добавление настраиваемого поля для среднего значения

на вкладке настраиваемого поля:

  1. Нажмите пункт Сумма в конце столбца.
  2. Выберите пункт Среднее в выпадающем меню.

Разрешения

Кто может изменять настраиваемые поля проекта

В группах или организациях, использующих версию Premium, все участники, имеющие доступ к проекту, могут добавлять, изменять или удалять настраиваемые поля.

В закрытых проектах просматривать и редактировать поля проекта могут ответственный за проект и его участники.

В [общедоступных проектах}(/guide/help/permissions/project-permissions) из скрытых или доступных для вступления по запросу групп просматривать и изменять поля проекта могут ответственный за проект, участники проекта и участники группы проекта.

В общедоступных проектах из общедоступных групп просматривать и редактировать поля проекта могут ответственный за проект, участники проекта, участники группы проекта, а также все участники организации.

Гости организации (пользователи, не имеющие корпоративного адреса электронной почты) не могут создавать, редактировать и удалять настраиваемые поля, а также искать их с помощью расширенного поиска. Они смогут только вводить или изменять значения существующих настраиваемых полей.

Блокировка настраиваемых полей

Участники организаций, использующие тарифные планы Business и Enterprise, имеют возможность блокировать настраиваемые поля при создании или внесении в них изменений.

Блокировка поля 1

В настройках поля можно выбрать, будет ли оно доступным для редактирования всем участникам или оставить доступ для изменения только себе.

Блокировка может быть в любое время переопределена участником, который её установил, или администратором Asana.

Использование настраиваемых полей

Настраиваемые поля позволяют отслеживать работу в соответствии с потребностями команды. Вы можете выбрать любое название и значения для поля. Вот несколько примеров использования разных полей в различных процессах:

Приоритет

Настраиваемые поля можно использовать для обозначения приоритета задачи. Например, техническая команда, которая использует Asana для отслеживания ошибок, может создать поле с выпадающим списком для обозначения приоритета ошибки (низкий, средний, высокий).

После создания такого поля задачи, отображаемые в виде списка, можно будет фильтровать, выбирая только задачи с определённым значением поля приоритета. Нажмите Фильтр в верхней части списка, затем выберите Настраиваемый фильтр. Так вы сможете оставить в списке, например, только задачи с высоким приоритетом.

Используйте различные цвета для пунктов полей с выпадающим списком. Например, красный цвет может означать высокий приоритет.

Согласования

Согласования доступны на тарифных планах Business и Enterprise. Они позволяют ускорить рабочие процессы. Согласующий может выполнить одно из трёх действий: согласовать, запросить изменения или отклонить.

создание согласования

Как создать согласование

  1. Нажмите на значок с тремя точками на панели задачи.
  2. Выберите пункт Согласование

Также рекомендуем вам ознакомиться со статьями Как выполнить согласование и Что такое согласования

Поиск

Если вы хотите найти все задачи, имеющие определённое поле, во всех проектах, выполните расширенный поиск по названию поля. Например, менеджер по контент-маркетингу может выполнить поиск задач, отмеченных как «Подготовка», чтобы узнать, сколько новых материалов находится в работе у всей команды.

Затраты

Настраиваемые поля также можно использовать для отслеживания заявок на работу и временных затрат. У группы дизайна может быть шаблон задачи, с помощью которого сотрудники других отделов могут запрашивать работы по дизайну. В шаблоне может использоваться числовое настраиваемое поля, в котором запрашивающие будут указывать, сколько времени понадобится на работу. Это позволит дизайнерам распределять своё рабочее время и анализировать свою текущую загрузку, принимая решение, брать ли в работу что-то ещё.

суммирование чисел

Выберите несколько задач с числовыми полями, чтобы подсчитать их сумму:

  1. Выберите несколько задач с числовыми полями, которые вы хотите добавить в подсчёт.
  2. Итоговая сумма появится на панели задачи.

Отслеживание информации

Если вы используете Asana для сбора информации о кандидатах или информации о клиентах, то текстовые настраиваемые поля позволят вам хранить такую информацию, как адрес электронной почты, номер телефона, название компания и адрес.

Чем отличаются теги от настраиваемых полей

В Asana теги и настраиваемые поля позволяют распределять информацию по категориям, фильтровать и обозначать её. В целом настраиваемые поля больше подходят для стандартного использования во всей организации, а теги носят менее формальный характер. Мы советуем использовать настраиваемые поля, так как это более надёжная и прозрачная система, чем теги. В зависимости от рабочего процесса теги и поля можно использовать по-разному. Вот некоторые советы, которые помогут вам сориентироваться:

Используйте настраиваемые поля, если вы:

  • Хотите добавить определённую информацию во все задачи проекта
  • Хотите внести дополнительный контекст, чтобы группировать похожие задачи для быстрого просмотра, но сделать это менее формально и без того уровня детальности, который обеспечивают настраиваемые поля
  • Имеете стандартный набор информации, которую нужно отслеживать в задачах во всех проектах (например, приоритет, затраты времени, этап работ)
  • Хотите сделать так, чтобы коллеги вносили определённую информацию в каждую задачу проекта
  • Хотите сортировать задачи или выполнять поиск по конкретным полям

Используйте теги, если вам:

  • Нужны ситуативные метки, у вас неограниченный набор вариантов, или при создании задачи вы ещё не знаете, что нужно пометить
  • Нужно видеть теги в разделе «Мои задачи»
  • Нужно отметить только несколько задач в проекте
  • Нужно отметить шаблоны задач

Использование настраиваемых полей в подзадачах

Важно помнить, что подзадачи не получают автоматически те же атрибуты, что и родительские задачи (включая проект, теги, исполнителя), несмотря на то, что название родительского проекта отображается вверху панели сведений о подзадаче.

Чтобы внести или изменить настраиваемые поля в подзадачах, подзадачу сначала нужно добавить в проект, открыв её сведения (значок в виде облачка справа от названия) и нажав сочетание клавиш Tab+P, чтобы открыть поле проекта, или открыв выпадающее меню в правом верхнем углу и выбрав пункт «Добавить в проект».

Отслеживание ссылок с помощью настраиваемых полей

Отслеживать ссылки в настраиваемых полях можно, используя текстовые поля. Если внести ссылку в текстовое поле, по ней можно будет перейти прямо с панели задачи. После нажатия на ссылку в настраиваемом поле страница откроется в новом окне.

ссылки в полях

Чтобы отслеживать ссылки, используя текстовые поля:

  1. Введите ссылку в текстовом поле.
  2. Нажмите значок Открыть ссылку прямо на основной панели или на правой панели задачи.

К сожалению, этот браузер не поддерживается

Asana не работает в вашем текущем интернет-браузере. Зарегистрируйтесь из одного из этих поддерживаемых браузеров.

Выберите язык

При выборе другого языка меняется язык интерфейса и/или содержимого сайта asana.com