Asana и электронная почта

Электронная почта помогает общаться с разными людьми в организации (и во всём мире), но она не предназначена для управления задачами, проектами и работой в целом. Сотрудники Asana не используют электронную почту внутри компании. И, хотя такой подход, возможно, не подойдёт вашему коллективу, эта статья поможет вам реже обращаться к почте и даст подсказки для более эффективной работы с ней в тех случаях, когда она нужна.

Как помочь сотрудникам реже пользоваться почтой

Почти все привыкли использовать электронную почту, а избавляться от старых привычек бывает сложно. Однако важно понять, когда лучше использовать Asana, а когда почту, и добиться того, чтобы все придерживались установленных правил — иначе старые проблемы никуда не исчезнут. Наши советы по определению правил и примеры процессов помогут вам перенести часть работы из почты в Asana.

Чтобы быстро получить представление о том, как использовать Asana и почту вместе, посмотрите видео из серии Как работать в Asana.

Преобразование бесед в задачи с помощью интеграций с электронной почтой

Самый простой способ перенести работу в Asana — преобразовывать сообщения электронной почты в задачи — особенно при взаимодействии с кем-то из-за пределов организации (с подрядчиком, агентством или клиентами). Так вы сможете использовать почту для переписки, а Asana — для управления работой и определения её приоритета. Это легко сделать с помощью наших интеграций для электронной почты.

Попробуйте приложения Asana для Gmail или Outlook

Если вы пользуетесь Gmail и Outlook, попробуйте расширение Asana для Gmail или приложение Asana для Outlook, которые позволяют преобразовывать сообщения электронной почты в задачи, назначать задачи коллегам, устанавливать сроки выполнения и добавлять задачи в проекты, не покидая папки «Входящие» в почте. Рабочие процессы при этом становятся по-настоящему быстрыми.

Например, когда клиент присылает вам письмо с просьбой провести обучение своей команды, вы можете сразу превратить этот запрос в задачу, используя интеграцию. Письмо станет отслеживаемой задачей, в которой сохранится весь необходимый контекст из переписки, и вы сможете определить приоритет этой работы, добавить документы, необходимые для обучения, и не забудете о сроке исполнения.

Преобразование почтовых сообщений в задачи Asana

Если вы не используете Gmail или Outlook, то можете переслать любые почтовые сообщения по адресу x@mail.asana.com, и оно будет автоматически добавлено в раздел «Мои задачи». Подробные инструкции приведены в разделе справки о том, как пересылать сообщения в Asana.

Также можно попробовать другие интеграции для электронной почты, например с Newton.

Управление почтовыми сообщениями от Asana

Asana также может отправлять вам уведомления по электронной почте. Мы не рекомендуем отключать их, пока у вас не сложится привычка каждый день заходить в Asana и проверять раздел «Входящие». Кроме того, такие уведомления также, если вы постоянно работаете в почте, потому что выполнять действия с задачами можно прямо из своего почтового ящика. Вы можете:

• Указывать, что задачи завершены — напишите «Выполнено» в ответ на письмо
• Комментировать задачи — напишите свой комментарий в тексте письма
• Назначать задачи — ответьте на письмо и добавьте адрес почты коллеги в поле «Кому»
• Добавьте отслеживающих задачу — ответьте на письмо и добавьте адреса коллег в поле «Копия»

Если вы получаете слишком много уведомлений по почте или они вам больше не нужны, отключите их в настройках своего профиля.

Примеры рабочих процессов с использованием Asana и электронной почты

Ознакомившись с тем, как взаимодействуют друг с другом Asana и электронная почта, изучите несколько способов повысить продуктивность в обоих инструментах:

Общие советы:

• Вместо того чтобы задавать вопросы и просить о чём-то по почте, попробуйте назначать коллегам задачи. Вносите тех, кого вы добавили бы в копию письма, в список участников задачи, чтобы они были в курсе.
• Используйте комментарии к задачам вместо писем. Так вся информация о работе будет привязана к соответствующей задаче. Используйте отметку «нравится», чтобы поблагодарить коллегу или подтвердить, что вы увидели комментарий.
• Вложения зачастую сложно найти в почте, и это не самый удобный способ обмена документами. При добавлении файлов к задачам в Asana, можно с лёгкостью находить всё необходимое для работы над ними.
• Если вам нужно проследить за выполнением поручения, содержащегося в письме, используйте интеграцию с почтой или перешлите это письмо, чтобы создать задачу-напоминание в Asana.

Общение:

• Приглашайте гостей — если вы постоянно переписываетесь с кем-то, кто не является участником организации в Asana, пригласите этих людей в Asana в качестве гостей, чтобы было удобнее общаться и отслеживать поручения.
• Личные сообщения — используйте сообщения, чтобы общаться с человеком или командой напрямую, имея при этом возможность ссылаться на другую работу, ведущуюся в Asana, с помощью @упоминаний.
• Обновления статуса — если вы обычно отправляете обновления статуса по почте, попробуйте использовать для этого беседу в группе или проекте. Это позволит @упоминать коллег, задачи и проекты в Asana вместе с актуальной информацией. Вместо обмена длинными цепочками почтовых сообщений, в которых могут затеряться ответы и вложений, коллеги смогут оставлять комментарии к обновлению.

Конкретные проекты:

• Планирование кампаний — если вы работаете с агентством, то можете преобразовывать письма в задачи для согласования. С такими задачами удобно работать рецензентам, а все их участники сразу же узнают, что работа была утверждена.
• Креативные запросы — если вы часто получаете по почте запросы на создание креативных материалов, преобразуйте такие письма в задачи с помощью интеграций или пересылки и отслеживайте их вместе с другой работой в проекте для запросов. Так вы сможете определять приоритет запросов относительно других заданий и будете знать, что не делаете работу, которая уже ведётся где-то ещё — всё это просто невозможно при использовании электронной почты.
• Планирование мероприятий — когда подрядчик присылает вам смету или технические требования по мероприятию, его письмо можно преобразовать в задачу Asana, размещённую в проекте мероприятия, чтобы обсудить его содержание с командой.
• Отзывы по дизайну — вместо обмена комментариями по почте, можно оставлять замечания прямо на изображении с помощью функции «Корректировка», чтобы автору было удобно работать с ними.

Каждая команда используют Asana в сочетании с электронной почтой по-своему, но мы надеемся, что Asana поможет сократить количество отправляемых и получаемых вами писем. При этом вы сможете с лёгкостью переключаться между почтой и Asana, чтобы быть в курсе происходящего и работать продуктивно.