Руководство по первым шагам в управлении ресурсами

Джулия Мартинс, фото автораJulia Martins14 декабря 2020 г.10 мин. на чтение
facebooktwitterlinkedin
Руководство по первым шагам в управлении ресурсами — изображение для статьи

Для многих руководителей непросто организовать работу так, чтобы команда была в меру загружена работой. В современном мире, где организации работают быстро, причём зачастую в виртуальной среде, управлять загруженностью сотрудников не так просто. Разработка плана управления ресурсами позволяет держать под контролем загрузку отдельных сотрудников и группы в целом в реальном времени. Благодаря этому вы можете эффективно балансировать ресурсы и иметь цельную картину того, как коллектив будет достигать поставленные цели.

Что такое управление ресурсами?

Управление ресурсами — это процесс планирования ресурсов и составления графика работ, выполняемых командой. Ресурсом может быть что угодно — от оборудования и финансовых средств до программного обеспечения и труда ваших сотрудников — всё, что помогает выполнить проект.

Пытаясь решить, как управлять ресурсами команды или как распределить их, полезно ответить на следующие вопросы:

  1. Какова доступность каждого из ресурсов?

  2. Каковы временные рамки каждого из действий?

  3. Сколько ресурсов понадобится для выполнения каждого действия?

  4. Кто лучше всего справится с тем или иным действием?

Итак, что же такое план управления ресурсами?

План управления ресурсами используется для управления и распределения всех ресурсов, необходимых для выполнения проекта. В эффективном плане описываются конкретные ресурсы (включая человеческие, финансовые, технические и физические) и действия, необходимые для реализации проекта или инициативы. Ваш план будет вести вас, как настоящего менеджера проекта, давая целостное представление обо всех составляющих проекта: бюджете, персонале и требованиях к загрузке, ограничениях, связанных с технологическим обеспечением, и обо всём прочем. Вы сможете с лёгкостью управлять ресурсами и распределять их, а также планировать работу, используя при этом весь имеющийся потенциал. Умение эффективно распределять ресурсы позволит вам (и вашей команде) эффективнее управлять проектами.

Чем план управления ресурсами может помочь вашей команде

Зачастую мы не понимаем, что участники команды тонут в проектах, пока не станет слишком поздно. Но так быть не должно. Управление ресурсами позволяет вам, менеджеру или руководителю, сделать так, чтобы участники команды были уверены, что справятся с объёмом возложенной на них работы, и имели все инструменты, необходимые для выполнения задач.

Эффективный план управления ресурсами не только поможет вам правильно распределять ресурсы и уверенно реализовывать проекты, но и предотвратит профессиональное выгорание у сотрудников. Правильно распоряжаясь ресурсами, вы создаёте условия для комфортной и качественной работы. Больше того, понимая, что у них есть возможность выполнить работу хорошо, сотрудники в конечном итоге будут чувствовать удовлетворённость от своей деятельности.

Вопрос: нужно ли создавать план управления ресурсами для проекта?

Короткий ответ — да. В управлении проектами грамотная организация ресурсов — это не просто приятное дополнение. Это обязательное условие для поддержки команды и предотвращения профессионального выгорания. Плюсы планирования ресурсов с лихвой окупят временные затраты на него. На самом деле, количество проектов, над которыми может работать ваша команда, и качество их выполнения напрямую зависит от процесса управления ресурсами. Для руководителей проектов управление ресурсами — это возможность повысить эффективность, предотвратить переработки и правильно управлять загрузкой сотрудников.

Пять преимуществ управления проектами

Если нам ещё не удалось убедить вас в том, насколько управление ресурсами важно для успеха вашей команды, давайте поговорим об этом подробнее. Рассмотрим преимущества управления ресурсами, от которых вы наверняка не захотите отказываться:

1. Возможность видеть целостную картину

Когда вы хорошо знаете, над чем работает коллектив, вы можете эффективнее распределять ресурсы для новых проектов. Ведение плана управления ресурсами в едином источнике достоверной информации позволяет видеть ситуацию изнутри и вносить изменения, чтобы предотвращать перегрузку и обеспечивать максимальную эффективность работы команды. Возможность видеть такую общую картину помогает связать воедино ресурсы, отдельные задачи и хронологию проекта, а также понять, не слишком ли высокая или низкая загрузка у сотрудников. К тому же, это даёт возможность замечать потенциальные проблемы до их возникновения.

Читать статью «Чувствуете себя перегруженным? Стратегии достижения баланса для отдельных сотрудников и команд»

2. Правильное распределение работы

Скорее всего, вы знаете сильные и слабые стороны всех участников своей команды. Распределяя ресурсы, важно понимать кому лучше поручить ту или иную задачу. Регулярно общайтесь с коллегами, давая им возможность участвовать в процессе принятия решений. Тогда они будут чувствовать себя уверенно с самого начала. Используйте время сотрудников эффективно, отслеживая, кто из них перегружен на других проектах, а у кого есть свободное время.

3. Вся команда в курсе происходящего

Когда рабочие процессы в команде прозрачные, никто не остаётся в неведении. А это очень важно. Ведь когда все знают, кто что и к какому сроку делает, уровень неопределённости снижается, и все чётко понимают свои обязанности. Сотрудники видят, как их работа связана с общим видением команды или компании. А когда команда слаженная, проекты двигаются вперёд быстрее, и к тому же над ними гораздо приятнее работать.

4. Возможность ставить реалистичные цели

Нет никакого смысла ставить цели, которые не могут быть достигнуты. Вместо этого управление ресурсами даёт возможность спланировать то, что вы действительно можете сделать. Когда всё, включая необходимые ресурсы, подробно расписано, вам не составит труда выявить зависимости и при необходимости внести изменения. Иногда это означает, что нужно сбалансировать ресурсы команды: поменять сроки исполнения и приоритеты на более обоснованные. Превентивное балансирование ресурсов поможет вашей команде избежать полного провала, ведь никому не нравится срывать сроки.

Читать о четырёх способах управления плотными графиками и изменения приоритетов

5. Улучшение дальнейшего планирования

Если вы всегда в курсе того, над чем работают ваши подчинённые, и распределяете имеющиеся ресурсы с учётом этой информации, со временем вы будете делать это всё лучше. Чем глубже вы будете знакомиться с процессом управления ресурсами, тем лучше вы можете оценивать и прогнозировать предстоящую загрузку. Кроме того, это поможет вам обосновать необходимость увеличить бюджет или привлечь новых людей, когда вы получите новые похожие проекты, а также принимать взвешенные решения при планировании численности персонала.

Пять шагов для создания плана управления ресурсами

План управления ресурсами можно создать, используя любой инструмент. Контролировать доступность и использование ресурсов можно даже с помощью электронных таблиц. Но лучшим средством для управления ресурсами будет то, которое является единым источником достоверное информации для вашей команды.

Asana — это инструмент для управления работой, который помогает командам быть в курсе событий, соблюдать сроки и достигать цели. Управляя ресурсами в Asana, вы будете точно знать, над чем работает каждый специалист, какие ресурсы доступны и как предотвратить перегрузку. С помощью портфелей и функции «Загрузка» можно получить чёткое представление об имеющихся у группы ресурсах и использовать эти сведения при их распределении. Начиная новый проект, вы можете использовать уже имеющееся представление о ресурсах команды, чтобы правильно подобрать персонал для него.

1. Определите цели проекта

Для того чтобы наилучшим образом распределить ресурсы команды, вам необходимо знать цели проекта. Например, нужно ли написать простую статью для блога, или это кампания, требующая большей вовлечённости? По каким критериям будет оцениваться успешность проекта?

Читать о том, как создать эффективную цель проекта (с примерами)

2. Определите объём работ по проекту

Каков объём проекта? Если это возможно, вместе с участниками проекта определите, сколько времени и ресурсов вам нужно будет выделить на эту инициативу. Так вы получите представление о плане проекта, которое поможет вам решить, какие ресурсы лучше всего для него подходят. На этом этапе бывает полезно выполнить календарное планирование, чтобы удостовериться, что у вас не возникнет нехватки ресурсов на протяжении всего срока реализации проекта.

Читать о семи распространённых причинах разрастания объёмов и о том, как их избежать

3. Определите типы необходимых ресурсов

Как уже говорилось, ресурсом в вашем плане управления ресурсами может быть оборудование, программное обеспечение, бюджет или время сотрудников. При создании плана управления ресурсами важно понять, какие ресурсы вам нужны, чтобы потом определить, какие из них у вас есть.

4. Определите имеющиеся ресурсы

Это самая важная часть процесса планирования ресурсов. В идеале, если ваша команда ведёт проекты с помощью инструмента управления работой, такого как Asana, вы чётко понимаете, кто чем занят, и можете с лёгкостью определить, кого привлечь к этому проекту. В зависимости от объёма проекта вам, возможно, придётся перераспределить ресурсы и понизить приоритет другой работы, чтобы не перегружать команду.

5. Контролируйте ход выполнения проекта

Чтобы правильно управлять ресурсами, чаще общайтесь с подчинёнными во время реализации проекта. Как идут дела? Не чувствуют ли они себя слишком загруженными или, может быть, наоборот, штат проекта раздут? Показать, что вы поддерживаете сотрудников и, что более важно, понимаете, что происходит с их задачами — это отличный способ поддержать всю команду.

Передовые методы управления ресурсами

Вы собираетесь создать план управления ресурсами. А хотите ли вы стать мастером в этом деле? Если да, то попробуйте начать со следующих 11 советов.

  1. Определяйте реалистичные сроки. Знайте, сколько времени нужно каждому сотруднику для выполнения задачи. Так вам будет легче планировать дальнейшие действия.

  2. Задавайте даты начала и завершения. Благодаря этому все сотрудники будут точно знать, сколько времени может занять работа над той или иной задачей. Устанавливая правильные даты начала и завершения, можно сформировать точную хронологию всего проекта.

  3. Знайте навыки своих сотрудников. Распределять ресурсы проще, когда вы знаете, кто с чем справляется лучше всего.

  4. Определяйте приоритет работы. Решите заранее, что будет важнее, когда команда окажется полностью загруженной. Создайте хронологию проекта, отталкиваясь от задач с наиболее высоким приоритетом и определите, какие ресурсы нужны для их выполнения.

  5. Помогите сотрудникам повысить личный коэффициент полезного действия. Коэффициент полезного действия — это количество времени, которое команда тратит на полезную, стратегически важную или «включаемую в счёт» работу. В среднем, сотрудники тратят 60% времени, занимаясь организацией работы — например, на получение согласований или поиск документов. Сокращение количества такой работы — лучший способ улучшить качество работы персонала и повысить коэффициент полезного действия отдельных сотрудников.

  6. Вносите необходимые для повышения эффективности изменения на ходу. Управление проектом — это непрерывная работа. Задачи и сроки могут меняться в связи с различными проблемами. Не бойтесь перераспределять ресурсы, чтобы использовать их максимально эффективно.

  7. Рассчитывайте время с запасом. Планировать распределение ресурсов важно с самого начала, но невозможно учесть абсолютно всё. Оставьте запас времени на случай появления непредвиденной работы.

  8. Выберите стиль управления ресурсами, который подходит вашей команде. Вы знаете свой коллектив как никто другой. Используйте это, чтобы подобрать наиболее подходящую методику распределения нагрузки: по часам, баллам или количеству задач.

  9. Общайтесь с командой. Позаботьтесь о том, чтобы была возможность отслеживать загрузку команды в режиме реального времени и следите за тем, чтобы каждый сотрудник выполнял посильный для него объем задач. Это поможет в дальнейшем планировании и обеспечит более эффективное распределение ресурсов.

  10. Свяжите план управления ресурсами с планом действий. Планирование действий — это процесс создания подробной схемы действий, которые будет выполнять ваша команда в течение недели (а иногда и дня). Встройте план управления ресурсами в план действий, чтобы эффективно распоряжаться временем сотрудников.

  11. Используйте правильный инструмент для управления работой. Применение электронных таблиц — это лёгкий способ сделать планирование ресурсов абсолютно непонятным. Вместо этого попробуйте задействовать инструмент для управления работой, в котором есть такие функции управления портфелями, как оценка загрузки команды. Вы получите общее представление о проекте команды и сможете переходить к более подробным сведениям о конкретных задачах, причём всё это в одном месте. В Asana можно даже просматривать отдельные задачи и перетаскивать их в нужные места.

Советы по управлению ресурсами от четырёх руководителей команд

Что может быть лучше инструкции по распределению ресурсов для управления проектами? Как насчёт практических советов от четырёх руководителей, работающих в разных областях, которые занимаются этим каждый день? Узнайте их мнения о том, как нужно работать с планом управления ресурсами и прочитайте примеры из жизни. Знакомьтесь с Дженни, Ариель, Эриком и Рейганом.

Дженни Тай, глава отдела контента, маркетинг

Что для вас самое сложное в управлении ресурсами, и как вы с этим справляетесь?

Одна из самых трудных задач в управлении ресурсами — это получение целостного представления о загрузке моей команды. Мне нужно хорошо знать каждый из наших проектов.

Сначала я изучаю дорожную карту предстоящих запусков продуктов и кампаний, а затем разбираюсь с потребностями в персонале на уровне проекта и сопоставляю их с отдельными задачами. Всем этим я занимаюсь в инструменте для управления работой, где у меня есть портфель всех проектов, над которыми трудится моя команда каждый квартал. Для более мелких проектов по контенту или спонтанно возникающей работы я настроила процесс в этом же инструменте, где сотрудники могут запросить поддержку по контенту. Теперь я с лёгкостью управляю новыми запросами, а также определяю потребности, сроки и приоритеты.

Если говорить о подборе специалистов для проектов и распределении ресурсов, здесь важна и теория, и практика. Я стараюсь сделать так, чтобы доступное время сотрудников совпадало с объёмом работы, а также учитываю навыки и карьерные цели сотрудников при распределении работ в рамках проекта.

Какие три главных совета вы могли бы дать тем, кто хочет эффективно использовать план управления ресурсами?

  1. Заранее узнавайте, какие проекты вам предстоят. Большинство проектов моей команды зависят от планов других команд, поэтому очень важно общаться с партнёрами из других подразделений, чтобы чётко представлять, что вас ждёт впереди.

  2. У каждого сотрудника должен быть хотя бы один большой проект (например, маркетинговая кампания), который будет дополняться еженедельными и ежедневными задачами. Это позволяет свести к минимуму переключение контекста, но даёт небольшое разнообразие.

  3. Чаще общайтесь с командой, чтобы понимать загруженность каждого сотрудника и адаптировать нагрузку по мере необходимости. Если возникает что-то незапланированное, держите открытыми каналы коммуникации, чтобы своевременно менять планы ресурсов.

Ариэль Росс, продюсер интегрированного бренда, дизайн

Что для вас самое сложное в управлении ресурсами, и как вы с этим справляетесь?

Для меня самое сложное в управлении ресурсами — иметь точное представление о том, над чем работает моя команда, насколько загружены сотрудники и в каком состоянии находятся проекты. В этом процессе много нюансов, потому что у каждого сотрудника свой темп и свои сильные стороны. Мне нужно определить, кому лучше отдать каждый из проектов.

Очень важно постоянно улучшать коммуникацию с участниками команды. Я стараюсь, чтобы все были на одной волне, и часто провожу стендапы и встречи один на один. Я также стараюсь иметь общее представление о том, кто и что делает, чтобы эти встречи были как можно полезнее. Используя хронологии проектов для процесса работы команды, я точно понимаю, кто за что отвечает, и какие действия им предстоят.

Какие три главных совета вы могли бы дать тем, кто хочет эффективно использовать план управления ресурсами?

  1. Стройте график работы на основе вводных от партнёров из других подразделений. Это позволяет согласовать работу коллектива с компанией в целом, а также заранее устанавливать реалистичные ожидания и сроки.

  2. Отслеживайте прогресс в инструменте для управления работой (в частности, с помощью хронологии). Наблюдайте за тем, какая работа назначена сотрудникам и используйте хронологию, чтобы понять, можете ли вы помочь им избежать проблем.

  3. Поймите, как ваша команда использует платформу для управления работой. Кто-то из сотрудников интересуется общей картиной, другие же концентрируются на конкретных задачах. Адаптируйте свой стиль работы к тому, как функционирует команда.

Эрик Пельц, руководитель инженерного отдела, разработка продуктов

Что для вас самое сложное в управлении ресурсами, и как вы с этим справляетесь?

Одна из сложностей состоит в обеспечении согласованности работы специалистов. Я постоянно спрашиваю себя: «Как можно максимально эффективно использовать возможности моей команды разработчиков?» Мне приходится балансировать наши цели и риски, которые несёт в себе работа.

Я провожу общие встречи и использую их, чтобы совместно создавать списки задач для всей команды. Так мы можем видеть, что мы будем делать в ближайшие две недели, и понимаем, как сотрудники относятся к работе. После этого мы заносим результаты встречи в наш инструмент управления работой. Для нас важно чётко документировать всё в одном месте.

Мы отслеживаем в нашем инструменте для управления работой всё, включая уведомления об отпусках. Мы всегда видим, какие ресурсы будут доступны. Это даёт мне возможность планировать время стратегически. Мы не начинаем крупные проекты перед выходными или когда многие сотрудники в отпуске.

Какие три главных совета вы могли бы дать тем, кто хочет эффективно использовать план управления ресурсами?

  1. Если вам предстоит рискованный проект или задача, обязательно запишите это. Имея такие записи, вы защищаете себя и можете избежать наихудшего варианта развития событий.

  2. Будьте гибкими. Не воспринимайте свой план как разовую задачу, выполнение которой можно просто отметить в списке. Всегда учитесь, калибруйте, настраивайте и оптимизируйте план управления ресурсами по мере развития событий.

  3. Сделайте командные обсуждения стандартной практикой. Каждый человек в коллективе должен иметь возможность свободно делиться своим мнением, предлагать рекомендации и давать другим понять, когда у него слишком много работы. Управление ресурсами не работа одного человека, это коллективная задача.

Рейган Комбс, бывший глава отдела маркетинга жизненного цикла и глобальных кампаний, маркетинг

Что для вас самое сложное в управлении ресурсами, и как вы с этим справляетесь?

Одна из самых сложных задач, с которыми я столкнулся, когда начал управлять ресурсами — это получение чёткого понимания запроса и того, кто в моей команде лучше всего подготовлен к выполнению работы с учётом загрузки этого специалиста. Я часто спрашиваю себя: «Чьи знания и навыки лучше всего подходят для работы над этим запросом?».

Каждый месяц мои сотрудники готовят список из пяти своих приоритетов, чтобы я мог оценить их загрузку. Ключ в том, чтобы понять, какие проекты наиболее подходят для каждого из них. Например, проект, связанный с существующей инициативой, подойдёт для недавно нанятого сотрудника. А более сложный проект будет лучше отдать опытному сотруднику.

Недавно я создал новый проект в своём инструменте для управления работой и могу просматривать его в виде редакционного календаря. Я могу просмотреть все кампании по электронной почте, над которыми работает моя команда, и понять, когда каждая из них будет запущена, и кто за неё отвечает.

Какие три главных совета вы могли бы дать тем, кто хочет эффективно использовать план управления ресурсами?

  1. Оптимизируйте рабочий процесс. Когда на вас постоянно сыпятся различные запросы, работать сложно. Попробуйте использовать для них цифровые формы, которые интегрируются с вашей системой управления работой.

  2. Проводите еженедельные встречи с командой, чтобы понимать, как сотрудники чувствуют себя в связи с их текущей загрузкой, и какой объём работы для них оптимален.

  3. Управляйте приоритетами. Используйте список из пяти приоритетов, составленный сотрудниками, чтобы понимать, на какой работе они сфокусированы. Еженедельно отслеживайте приоритеты, чтобы замечать и вносить изменения.

Готовы создать план управления ресурсами?

Управление ресурсами всегда должно быть частью вашего плана управления проектом. Да, вначале это может казаться слишком сложным процессом. Однако правильное распределение ресурсов в нужное время значительно упростит работу по мере того, как вы движетесь вперёд. Будьте последовательны и используйте инструмент для управления работой. Ваша команда будет вам благодарна!

Когда ваш план управления ресурсами будет готов, а ресурсы распределены, не забывайте обращать внимание на достижения сотрудников и поощрять их. Когда вы отмечаете успех коллег, это вдохновляет их и поддерживает высокую продуктивность. Вы можете использовать тот же инструмент, что и Дженни, Ариэль, Эрик и Рейган. Asana поможет вам выполнять работу быстрее.

Дополнительные ресурсы

Электронная книга

Умный старт и уверенный финиш