Как эффективно управлять загрузкой сотрудников

Испытываете трудности с распределением работы в своей группе? Вы не одиноки. Как лидер вы несёте колоссальную ответственность за концентрацию и продуктивность участников своей группы, а также за соблюдение всех сроков. Кроме того, вам нужно распределять загрузку равномерно. За нас лучше скажет эксперт по организации и производительности труда Джули Моргенштерн: «Если вы перегрузите своих самых производительных сотрудников, то вы их потеряете, потому что они будут возмущены тем, что им приходится работать больше всех». Равномерное распределение загрузки внутри группы — задача непростая, но мы поможем вам решить её максимально эффективно.

Что такое управление загрузкой?

Управление загрузкой — это процесс эффективного распределения и управления работой в вашей группе. Успешное управление загрузкой позволяет добиться максимальной производительности сотрудников и помогает избегать хаоса, в результате чего в конце рабочего дня вы с коллективом испытываете чувство удовлетворённости своей работой, а не чрезмерной нагрузки. Участники группы будут с уверенностью браться за свою работу и добиваться высокого качества ускоренными темпами.

Почему управлять загрузкой так важно?

Как показывает недавнее исследование, 80% работников умственного труда во всём мире жалуются на переработку и профессиональное выгорание. К тому же, 4 из 5 (82%) сотрудников говорят, что чувствуют себя менее вовлечёнными в работу под влиянием стресса. Управление загрузкой позволяет вам более эффективно распределять работу между участниками группы, чтобы не только снизить степень выгорания сотрудников, испытывающих стресс, но и, прежде всего, устранить у них чувство перегруженности. Инструменты управления загрузкой позволяют анализировать текущие задачи сотрудников в реальном времени, благодаря чему вы можете управлять загрузкой так, чтобы поддерживать равновесие и предотвращать выгорание.

Пять шагов к эффективному управлению загрузкой

Если раньше вы редко задумывались об управлении загрузкой, то в этом вы не одиноки.  Международный институт директоров и менеджеров сообщает о том, что лишь немногих специалистов обучают этому столь необходимому навыку.

Хорошая новость заключается в том, что существуют инструменты, с помощью которых вы можете синхронизировать имеющиеся объёмы работы и время сотрудников (см. пункт 5 ниже). Однако чтобы подобный инструмент был действительно эффективен в управлении загрузкой, необходимо владеть другими навыками управления проектами на высоком уровне. Выполните эти пять шагов и начните эффективно управлять загрузкой своих сотрудников.

1. Определите загрузку и производительность своей группы

Когда время сотрудников размазано по разным проектным заданиям, планам и инструментам, трудно оценить общий объём работы, которую всем предстоит выполнить. Обладание этим знанием — ключ к пониманию того, что и в каком объёме делает каждый участник коллектива или сколько может на себя взять. Вы можете отбросить всё лишнее и сразу определить текущую загрузку группы, просто приведя в порядок свои планы:

1. Создайте полный список проектов и процессов, за которые отвечает ваша группа. Это могут быть проекты, возглавляемые коллективом, или часть общей работы, которую ваши сотрудники выполняют в качестве одного из подразделений.

2. Для каждого пункта определите объём и временные рамки работ. Это большие, комплексные проекты с множеством ожидаемых результатов или что-то меньшего размера? За какую долю каждого проекта или процесса отвечает ваша группа?

3. Разбивайте проекты на меньшие задачи и рабочие процедуры. Как только у вас появится общее представление о работе группы, разделите весь объём на небольшие части с помощью структуру разбивки работы, чтобы знать, как выглядит еженедельная и ежедневная загрузка.

4. Расставьте приоритеты в зависимости от важности и срочности. Кроме того, это позволит оценить потребности и понять, за что группе следует браться в первую очередь, а также чётко определить время, когда вы будете работать над каждым проектом.

Однако понимание того, сколько работы вам предстоит выполнить, — всего лишь половина уравнения. Вам также нужно знать производительность своей команды в целом и каждого сотрудника в отдельности. Если принять во внимание все собрания, отпуска и рутинные обязанности, то сколько остаётся у каждого участника группы на непосредственное участие в этих проектах? Оцените индивидуальную загрузку участников или попросите их сделать это за вас, чтобы понять, сколько ещё работы может взять на себя каждый сотрудник.

Измерение загрузки в действии:

Во втором квартале вашей группе аналитиков нужно представить девять разных отчётов. В их число входят новые отчёты, на построение которых уйдёт больше времени, и повторяющиеся формы, которые уже систематически проработаны. Прежде чем приступать к их назначению отдельным участникам коллектива, примите во внимание сроки (к какой дате необходимо представить каждый отдельный отчёт), важность (какую работу блокирует отчёт?) и ожидаемые временные затраты на создание каждого отчёта.

По указанной информации вы сможете понять, за какое количество дополнительной работы отвечает ваша группа аналитиков. Возможно, вы даже увидите, что ваш небольшой коллектив не сможет осилить такой объём предстоящей работы. Но с учётом того, что некоторые отчёты имеют низкий приоритет, вы сможете выделить больше ценных ресурсов на более важные задачи.

Вопрос: как расширить возможности команды, чтобы она стала более эффективной и результативной?

Эффективные команды делают всё правильно, а результативные делают именно то, что нужно. В идеале, ваш коллектив должен быть и эффективным, и результативным, чтобы правильно делать то, что нужно.

Если вы ещё этого не сделали, позаботьтесь о том, чтобы все участники группы использовали один инструмент управления работой, позволяющий каждому сотруднику точно знать, кто, что и к какому сроку делает. Этот инструмент также должен легко интегрироваться с вашими любимыми бизнес-приложения, чтобы сотрудники тратили меньше времени на переключение между системами и прочёсывание электронных таблиц, а больше сил отдавали самой важной работе. И, конечно же, вам следует подыскать такой инструмент управления работой, в котором есть встроенный модуль управления загрузкой, чтобы вы могли отслеживать загрузку своей группы «без отрыва от производства».

2. Распределяйте ресурсы и разделяйте индивидуальную загрузку

Теперь, когда у вас есть представление обо всём, что предстоит сделать группе, можно приступать к определению того, кто, над чем и когда будет работать. Назначение отдельных частей работы может на первый взгляд показаться простым процессом, однако, как отметили умные люди из Harvard Business Review, при этом возможны серьёзные осложнения.

Распределение ресурсов поможет вам эффективно распознавать и назначать доступные ресурсы в рамках инициативы. Если вы ещё никогда не пробовали распределять ресурсы, воспользуйтесь приведёнными далее пятью советами, чтобы сделать загрузку каждого сотрудника сбалансированной и управляемой:

1. Назначайте всю самую приоритетную работу в первую очередь. Отсортируйте список дел и проектов группы по приоритету и сначала выделите специалистов для наиболее важных задач.

2. Балансируйте даты начала и сроки выполнения. Когда вы знаете, кто и что делает, можно начать формирование расписания для всех задач и проектов. Также можно использовать стратегии управления временем, например блокирование времени, чтобы помочь сотрудникам выполнять их работу.

3. Назначайте каждую задачу или проект соответствующим специалистам. Учитывайте наличие у них свободного времени, а также их навыки и опыт.

4. Подключите группу к обсуждению — спросите сотрудников, какой, по их мнению, дополнительный объём работы они могут взять на себя. Так они не только будут лучше знать свою загрузку и производительность, но также будут ощущать себя более вовлечёнными в процесс планирования.

5. Всегда объясняйте каждому сотруднику, почему вы назначаете ту или иную задачу именно ему. Это отличный способ повысить вовлечённость и с самого начала установить определённый уровень ожиданий.

Распределение ресурсов в действии:

Вам нужны два человека для работы над элементами дизайна для предстоящей кампании, а в группе у вас пять человек. Вы можете назначить эту работу случайным образом, но добьётесь наилучшего результата, если обратите внимание на опыт сотрудников (например, работали ли они над подобными кампаниями раньше), выявите уже перегруженных участников группы, а затем спросите у своих главных кандидатов, готовы ли они взяться за этот новый проект.

Вопрос: как разрешать конфликты сроков выполнения и приоритетов?

Планирование загрузки не всегда проходит так гладко, как нам хочется. Иногда наиболее подходящие участники группы уже заняты в другом проекте с не менее высоким приоритетом. В других случаях всей вашей группе приходится работать в условиях аврала, и о какой-либо дополнительной нагрузке трудно даже подумать. Идеальное решение проблемы будет у вас далеко не всегда, но если знать загрузку сотрудников заранее, это поможет вам предвидеть проблемы с ресурсами и действовать на опережение.

Например, если вы знаете о предстоящей высокоприоритетной задаче с коротким сроком выполнения, то можно ли будет передвинуть работу с более низким приоритетом ближе к началу или концу месяца? Вместе с пониманием предельной загрузки группы у вас появляется возможность помочь ей в распределении работы — как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

3. Сверяйтесь с коллегами по группе и при необходимости корректируйте загрузку

Даже самые лучшие планы и хронологии проектов могут встречать препятствия на своём пути, и вы должны быть готовы вносить коррективы в реальном времени во избежание срыва сроков.

При отслеживании того, как отдельные сотрудники справляются со своей загрузкой, действуйте на упреждение, регулярно общаясь с каждым участником группы один на один, чтобы получать свежую информацию. Если по итогам такой встречи окажется, что сотрудник явно перегружен обязанностями, поищите более подходящего кандидата для дополнительной работы.

При переназначении задач или проектов обязательно сообщайте об этих изменениях своей группы, чтобы сотрудники понимали причины смены курса. Это можно делать через процесс контроля изменений. Кроме того, рассмотрите возможность проведения тренингов, которые помогут участникам группы работать более эффективно и организованно, а также всегда отмечайте их заслуги.

Сверки в действии:

Вы заметили, что двое менеджеров по работе с клиентами день за днём задерживаются допоздна, а третий пишет вам на почту в ранние утренние часы. Это вполне может быть признаком их перегруженности. Назначьте сверки с каждым участником своей группы, чтобы узнать, как продвигается их работа, предложите при необходимости перераспределить или делегировать обязанности и проведите тренинг для всех, кто проявит заинтересованность в нём. Если вы ещё этого не сделали, запланируйте регулярные сверки с каждым сотрудником во избежание возникновения подобных проблем в будущем.

Совет. Не забывайте о внутренней культуре группы

В дополнение к индивидуальным сверкам выделите время на групповые мероприятия для обмена информацией и празднования успехов. Ваш коллектив может работать в офисе, распределённо или удалённо — сотрудникам всегда важно поддерживать общение и периодически видеть друг друга. В зависимости от размера группы можно запланировать еженедельный стэндап, «счастливый час» раз в две недели или более масштабное ежемесячное собрание.

4. Повышайте эффективность группы при больших нагрузках

Даже если вы в основном сосредоточены на общей картине, поощряйте разработку систем управления загрузкой внутри группы. Когда работы много, важнее всего выполнять правильные действия с максимальной эффективностью.

• Предложите стратегии управления временем, которые подойдут именно им, например, ограничение по времени или блокирование времени.

• Максимально сокращайте количество совещаний, на которых необходимо присутствовать сотрудникам. Ищите новые способы обмена информацией, которые не отнимают столько времени.

• Помогите команде понять, что такое управление проектами и как хорошо организованный план экономит время.

Результативность группы в действии

Один из ваших подчинённых всегда сдаёт свою работу раньше срока, и по результатам бесед с ним вы узнали, что он использует новые стратегии для более эффективной работы. Попросите этого человека поделиться своим опытом с коллективом и подумайте о создании общего пространства, в котором участники группы могут обмениваться советами по экономии времени в случае обнаружения таких возможностей.

Вопрос: как расширить возможности своей группы, чтобы она стала более эффективной и результативной?

Эффективные команды делают всё правильно, а результативные делают именно то, что нужно. В идеале, ваш коллектив должен быть и эффективным, и результативным, чтобы правильно делать то, что нужно.

Если вы ещё этого не сделали, позаботьтесь о том, чтобы все участники группы использовали один инструмент управления работой, позволяющий каждому сотруднику точно знать, кто, что и к какому сроку делает. Этот инструмент также должен легко интегрироваться с вашими любимыми бизнес-приложения, чтобы сотрудники тратили меньше времени на переключение между системами и прочёсывание электронных таблиц, а больше сил отдавали самой важной работе. И, конечно же, вам следует подыскать такой инструмент управления работой, в котором есть встроенный модуль управления загрузкой, чтобы вы могли отслеживать загрузку своей группы «без отрыва от производства».

5. Внедрите инструмент управления работой

Представьте, что вы можете видеть всё происходящее в каждом проекте и у всех своих сотрудников в одном месте. Вот это экономия времени! Как раз для этого и нужен инструмент управления работой или проектами.

При внедрении инструмента управления работой каждый сотрудник получает возможность видеть, как его работа способствует реализации инициатив группы и компании в целом. Обмен информацией происходит внутри задач, поэтому на поиск всего необходимого уходит пять секунд, а не пять минут. Хронологии помогают всем соблюдать сроки, потому что проекты можно рассматривать как вместе, так и по отдельности.

Инструмент управления работой в действии:

Вы загрузили все задачи и этапы рабочего расписания в инструмент по управлению работой, и всё идёт гладко, потому что у всех сотрудников перед глазами теперь находятся статусы задач и их место в общем процессе. Это позволяет избегать конфликтов и экономить время.

Совет. Определите процедуры совместной работы

Лучшим является инструмент управления работой, которым пользуется вся ваша группа. Однако при этом важно предусмотреть процедуры и рекомендуемые методы использования такого инструмента. Это не только упростит сотрудникам адаптацию к новой системе, но и понизит порог вхождения, так как им не придётся беспокоиться о её «неправильном» использовании. К вашему инструменту управления работой должны прилагаться инструкции и видео, которые помогут в его освоении. Выделите немного времени на изучение этих материалов вместе со всей группой и совместно согласуйте принципы использования такой системы.

Настройте команду на успех

Готовы приступить к оттачиванию навыков управления временем и загрузкой? Помните, что управление загрузкой заключается в эффективном назначении работы, контроле этих задач и доведении информации о своих проектах до заинтересованных сторон. Приведённые нами выше советы в сочетании с инструментом управления работой, таким, как Asana, помогут вам разрешить любые конфликты сроков и приоритетов и справиться со всей возложенной на вашу группу работой.