Теряете время на совещаниях? Узнайте, как улучшить ситуацию.

Взгляните на свой рабочий календарь. Сколько совещаний запланировано на следующую неделю? Большинство календарей перегружено приглашениями на совещания, а сотрудники не могут дождаться, когда же совещания перестанут отнимать их время. Оставайтесь с нами, потому что сейчас мы поможем вам освежить подход к совещаниям и сделать их более эффективными.

Если предположить, что вы не любите совещания, мы окажемся правы в половине случаев. В исследовании разработчиков Igloo указано, что 47% респондентов считают совещания непродуктивными в целом. Однако одного желания изменить ситуацию недостаточно. Так как же разорвать порочный круг непродуктивных совещаний?

Для начала давайте отметим добрым словом хорошие совещания. При эффективной организации они стимулируют взаимодействие и обмен информацией, что поддерживает мотивацию сотрудников. Например, служебное совещание может освещать критически важные темы, которые касаются всего подразделения или компании. Однако при плохой организации взаимодействие и обмен информацией страдают, в результате чего совещания становятся непродуктивными, а участники задаются вопросом о целесообразности совещаний как таковых.

Таким образом, в духе повышения продуктивности и общей мотивации, подумайте о том, почему некоторые совещания считаются «пустой тратой времени». Может быть, их слишком много (количественно или по продолжительности) или слишком мало, либо же дело в чём-то другом (концентрация или результаты поручений)? Мы назовём четыре самые распространённые причины, по которым совещания отнимают лишнее время и перечислим меры, которые вы можете предпринять сразу же и которые помогут вам начать проводить эффективные совещания

Итак, не откладывая в долгий ящик, давайте разберёмся с проблемными точками ваших совещаний.

«В моём календаре слишком много совещаний»

Когда напоминание об очередном совещании всплывает каждый час, трудно найти время на том, чтобы сосредоточиться на своём очередном проекте. Вы бы с радостью погрузились, наконец, в работу, однако весь день уходит на сплошные совещания. Согласно отчёту Asana о рентабельности инвестиций в управление работой время, затрачиваемое на совещания, является главным барьером для продуктивности. Вот несколько способов сократить непродуктивные совещания и высвободить время для важной работы:

Отмените совещания, в которых нет необходимости

Каждый рабочий день проводятся миллионы совещаний (около 56 млн только в США), но сколько необходимо проводить на самом деле? Комплексные темы и коллективные обсуждения лучше всего проводить на личных или видеосовещаниях, однако если вам нужно просто донести некую информацию, попробуйте более эффективный способ. В большинстве случаев с этой задачей прекрасно справляются письменные отчёты о статусе, 15-минутные стэндапы или онлайн-сверки, поэтому в будущем вы сможете чаще пользоваться кнопкой отмены совещания.

Введите день без совещаний

Расписания, полные совещаний, прерывают глубокую работу, направленную на решение сложных проблем и выполнение важных проектов, и отнимают то самое время на погружение в неё. Даже если вы улучшили свои навыки отмены ненужных совещаний постоянные вторжения в эти временные блоки будут оказывать негативное влияние на общий результат. Владение своим временем критически важно для повышения продуктивности. Попробуйте возглавить инициативу, в рамках которой в календарях вашего коллектива не будет совещаний, допустим, по четвергам или в любой другой будний день. Сделайте это частью корпоративной культуры и призывайте других уважать день без совещаний. Если нужно, заблокируйте отдельные части своего календаря. Таким образом, вы покажете людям, что с головой погружены в работу и будете отклонять приглашения в указанное время.

Скажите «нет»

Если приглашение содержит возможность отказаться, то как часто вы ей пользуетесь? Ознакомьтесь с повесткой, списком участников и продолжительностью. Дайте себе и своему коллективу возможность внимательно относиться к тому, на что вы тратите своё рабочее время, и нажимайте кнопку «отказаться», если не видите пользы в данном совещании. Вы всегда можете запросить протокол, чтобы быть в курсе дела в случае необходимости. Однако, скорее всего, вам не придётся делать даже это.

«У меня слишком длинные совещания»

Вас посещают мысли, что было бы неплохо вдвое сократить продолжительность совещаний? Возможно, так и есть. Однако только вы должны решать, как распоряжаться своим временем. Для решения проблемы можно применить творческий подход и немного тайм-менеджмента. Попробуйте следующее:

Думайте о своём времени, как о ценном ресурсе

Как известно, время — деньги. Совещания в среднем длятся 31–60 минут. Это удобно для календарей, дела в которых планируются в долях по 30 и 60 минут. Однако это не означает, что каждое совещание должно длиться именно столько.

При планировании повестки совещания (подробнее об этом ниже) подумайте, сколько времени нужно на рассмотрение каждой темы, суммируйте время и выберите соответствующую продолжительность совещания. Может быть, вам хватит 15 минут. Может быть, вам нужно 45 минут. Участники в любом случае будут более сфокусированными, если будут знать, что на каждую тему отводится, например, 10 минут. Чувство оперативности поможет удержать обсуждение на заданном уровне и обеспечить выполнение всех поручений. Вам не придётся назначать дополнительное совещание, потому что ничего не будет упущено.

Попробуйте стэндапы

Что это такое? В мире технологий стэндап — это быстрое ежедневное совещание по статусу, которое проводится, по сути, стоя, «на ходу». Участники рассказывают о только что проделанной работе, о том, что будут делать дальше, и о проблемах, которые они видят перед собой.

Если у вас есть регулярное совещание по статусу, попробуйте заменить его 15-минутным стэндапом со своей группой и не бронировать конференц-зал на полные 30–60 минут. При этом, конечно, сотрудникам не нужно буквально стоять перед чьим-то столом. Вы можете собраться за утренним кофе, на улице в хорошую погоду или в лобби. Ключ в том, чтобы выбрать нечто отличное от нормы. Так участники будут оставаться более вовлечёнными, а у вас будет временной ориентир. Используйте таймер, чтобы привыкнуть к более коротким периодам времени и поддерживать подотчётность среди сотрудников. В зависимости от размера группы у каждого спикера будет от 30 секунд до 1 минуты, которых он должен придерживаться.

«Моим совещаниям не хватает сфокусированности»

Сохранять концентрацию во время совещания, участники которого хотят обсуждать только свои планы на выходные, бывает непросто. Для многих это возможность пообщаться с людьми, которых они видят не слишком часто, особенно если речь идёт об удалённой или распределённой команде. Однако если заранее спланировать совещание и определить чёткие ожидания от него, ваш коллектив сможет приступить к осуществлению планов на выходные раньше и не тратить время на лишние разговоры. Попробуйте воплотить в жизнь следующие идеи:

Определите назначение и цель совещания

Вместо того чтобы формировать повестку по ходу совещания, запустите процесс заранее и запишите то, что должно быть достигнуто. Повестка, сформированная до совещания, обеспечивает чёткость участникам и держит всех в курсе. Храните её в централизованном месте, например в инструменте управления работой, чтобы с лёгкостью привязывать пункты повестки к задачам и хронологиям проектов. Также добавьте в свою повестку временные блоки, чтобы не тратить слишком много времени на каждую из тем. Если вы хотите выделить немного времени для сплочения коллектива, можно начать встречу с 5-минутного неструктурированного общения, но не забывайте следить за временем, чтобы можно было быстро перейти к другим важным темам.

Заранее опубликуйте повестку и другой полезный контекст

По возможности приложите повестку к приглашению на совещание. Если вы начнёте составлять повестку до назначения совещания, то можете обнаружить, что на самом деле в совещании нет необходимости! Как бы то ни было, отправка повестки вместе с приглашением даст людям возможность отказаться от участия, если содержание не соответствует их целям.

При создании повестки в инструменте управления работой вы также можете призвать сотрудников добавлять свои пункты до совещания. Это даёт вам возможность добавить задачи и предложить участникам подготовиться к обсуждению правильных тем. Чтобы с лёгкостью создавать повестки любых совещаний, воспользуйтесь этими шаблонами:

• Общий шаблон повестки совещания

• Шаблон повестки общего собрания компании

• Шаблон заседания совета директоров

«Мои совещания недостаточно продуктивны»

Даже если вы считаете, что самым верным решением будет пригласить на своё совещание всех сразу, это, на самом деле, может снизить продуктивность этих людей. Чего вы хотите добиться на совещании — свернуть горы или просто сделать так, чтобы проект не вышел за рамки своей хронологии? Ознакомьтесь с этими советами по максимизации продуктивности своих стратегических сессий:

Подберите нужных участников и обрисуйте их роли

Присутствуют ли на всех ваших совещаниях те люди, которые обязательно должны там быть? Знают ли все свои роли и почему были приглашены? Если половина повестки применима только к 3 из 15 участников, нужно пересмотреть либо её, либо список приглашённых. Это ещё один повод приступить к составлению повестки до назначения совещания. Как только вы создали повестку и разослали календарные уведомления, вы сможете перенести совещание, если на нём не сможет присутствовать важное заинтересованное лицо. В противном случае вам пришлось бы проводить это совещание без него, а потом назначать ещё и дополнительное.

Назначьте секретаря

Назначьте своего секретаря до начала совещания. Когда ведением протокола занимается кто-то один, остальная группа может сосредоточиться на участии, а не на своих заметках. Протокол пригодится и тем, кто не смог присутствовать на совещании или намеренно его пропустил. Проследите за тем, чтобы протокол был опубликован сразу же после совещания и чтобы все участники знали, где его найти. Инструмент управления работой — это отличное место для хранения протоколов и повесток, потому что вся информация содержится в едином центре.

Назначайте поручения по ходу совещания

Эти решения можно принимать по ходу совещания, и секретарь может вносить их в протокол. Если же вы используете инструмент управления работами, создайте задачу и тут же назначьте её. Не забудьте указать крайние сроки, исполнителей и прочие важные даты для каждого поручения. Если вы не можете прийти к однозначному решению по поводу одного из пунктов повестки, назначьте кому-нибудь задачу по завершению проверки и доверьте решение исполнителю. Это стимулирует сотрудников к отличной работе.

Верните себе любовь к совещаниям

Плохие совещания случаются у каждого. В этом нет ничего страшного. Используйте советы выше, чтобы совещания работали на вас, а не против вас. Станьте образцовым организатором совещаний. Это заметят коллеги, которые вскоре начнут применять ваши идеи к своим совещаниям. Asana может послужить проводником к более редким, коротким и эффективным совещаниям. Когда вы осознаете, что совещание должно соответствовать вашим задачам, оно будет служить в качестве инструмента соблюдения сроков и повышения продуктивности.