Совместная работа на рабочем месте: 11 способов повысить продуктивность команды

Мы в Asana считаем своей миссией помогать людям достигать успеха, обеспечивая возможность коллективной работы по всему миру без лишних усилий. Совместная работа на рабочем месте выводит командную работу на новый уровень. Она позволяет участникам команды делиться своими навыками, талантами и идеями для достижения общей цели. 

При правильном подходе совместная работа на рабочем месте может оказать положительное влияние на вашу команду и организацию. Совместная работа может повысить эффективность, стимулировать инновации и улучшить отношения в команде. В этой статье мы расскажем о преимуществах и проблемах совместного рабочего пространства, о том, какие навыки нужно искать в своей команде и как вы можете поддержать их, чтобы создать инновационную и позитивную рабочую среду.

Что такое совместная работа команды в рабочем месте?

Совместная работа — это краеугольный камень синергии команды, потому что сотрудники вместе разрабатывают новые идеи, обмениваются знаниями и завершают амбициозные проекты. Проще говоря, команда, в которой налажена совместная работа, — это коллектив, совместными усилиями достигающий большего результата, чем его участники могли бы добиться в одиночку. 

У каждого может быть свой подход к совместной работе в команде, который зависит от выполняемой функции:

• Руководителям команд отлаженное взаимодействие в команде позволяет распределять работу так, чтобы подчинённые могли проявить себя, развивать и оттачивать навыки, а также продвигаться по карьерной лестнице.

• Индивидуальным исполнителям совместная работа в команде помогает более эффективно взаимодействовать с коллегами в рамках реализации важных инициатив.

• Для сотрудников разных отделов командное взаимодействие имеет решающее значение с точки зрения обеспечения бесперебойной реализации проектов. Без чёткой схемы обмена информацией и взаимодействия ваша команда может оказаться в изоляции, и вся работа пойдёт насмарку.

Как организовать совместную работу на рабочем месте

Понимание того, как эффективно сотрудничать, начинается с создания рабочей среды, в которой участники команды обмениваются знаниями, решают проблемы вместе и работают над достижением общей цели. Как улучшить совместную работу на рабочем месте:

1. Создайте культуру доверия. Команды лучше всего сотрудничают, когда чувствуют себя в безопасности, делясь идеями и высказывая опасения. Рабочая среда, основанная на доверии, позволяет вести открытое общение и продуктивные обсуждения.

2. Устраняйте разрозненность команд. Межфункциональная работа улучшается, когда участники команды могут получать доступ к общей информации, а не работать изолированно. Совместная команда процветает, когда участники знают, как их работа связана с общей целью.

3. Оптимизируйте обмен информацией. Недопонимание возникает, когда файлы, сообщения и обновления разбросаны по разным платформам. Использование программного обеспечения для совместной работы команды позволяет хранить всё в одном месте, что снижает путаницу.

4. Используйте инструменты для совместной работы на рабочем месте. Независимо от того, работают ли команды в офисе, удалённо или в гибридном режиме, такие инструменты, как Slack, Asana и приложения для видеоконференций, способствуют совместной работе.

5. Поддерживайте разные стили работы. Не все участники команды работают одинаково. Некоторые предпочитают структурированные совещания команды, в то время как другие вносят больший вклад в обмен сообщениями или мозговые штурмы. Гибкий подход упрощает совместную работу для всех.

Научившись налаживать совместную работу на рабочем месте, вы создадите более сильную и сплочённую команду, которая будет эффективно работать над достижением общего успеха.

11 способов повысить эффективность совместной работы в команде

Итак, вы решили создать команду, способную к совместной работе. Что дальше? Повысить эффективность совместной работы в команде не так просто, как щёлкнуть переключателем. Для развития этого навыка управления проектами требуется самоотдача и собранность. Но если вы готовы пожинать плоды командных усилий, воспользуйтесь этими 11 советами, которые помогут вам создать культуру совместной работы в компании.

1. Поощряйте совместную работу как ценность

Этот пункт может показаться очевидным, но очень важно на деле показать ценность совместной работы для вас и вашей команды. Не в каждой команде поощряется совместная работа. Некоторыми движет соперничество и личные амбиции. Уделите время тому, чтобы объяснить, насколько важна совместная работа и как ваша команда будет её реализовывать.

Благодаря Asana вся наша организация функционирует по принципу совместной работы. Мы устранили разрозненность команд и проектов и помогли людям понять, какой вклад они вносят в общее дело.”

2. Установите правила общения

Одним из способов создать и укрепить командное взаимодействие в коллективе является выработка правил обмена информацией и совместной работы. Помните, что поначалу добиться совместной работы будет непросто. Потребуется какое-то время, чтобы участники команды полностью освоились друг с другом, и это нормально. Но если сесть и совместно проработать правила обмена информацией в команде, эту задачу можно будет облегчить.

Уделите время решению следующих вопросов:

• Какие данные следует передавать по электронной почте?

• Какие сообщения следует отправлять через мессенджер?

• Какой информацией следует обмениваться с помощью инструментов для управления проектами?

• Будет ли у вас день или время, специально отведённое для проведения совещаний?

• Какие правила общения и обсуждения должна установить команда, чтобы создать инклюзивную среду?

Не менее полезным может быть и понимание того, когда лучше воздержаться от обмена информацией. Обязательно выделите время для сосредоточенной работы и поощряйте работников при необходимости устанавливать режим «Не беспокоить» или блокировать календари, чтобы то и дело не отвлекаться на разнородные совещания. В Asana мы практикуем «среды без совещаний», чтобы каждый — от новичка до высшего руководства — мог погрузиться в работу.

Рост организации постепенно стесняет общение. Мы в Hope for Haiti однажды заметили, насколько нам вредит неэффективность взаимодействия: когда мы не способны работать как единый, хорошо отлаженный механизм, мы не обслуживаем столько людей, сколько могли бы, и нужно что-то с этим делать.”

3. Поощряйте совместное творчество

Основной постулат совместной работы в команде заключается в том, что любое дело лучше делать сообща, чем поодиночке. Поэтому один из лучших способов стимулировать командную работу — это поощрение совместного творчества. Недостаточно просто приказать коллегам совместно работать над проектом. Нужно проводить коллективное обсуждение, поощрять дискуссию и давать возможность высказывать несогласие. Совместное творчество — это когда люди вырабатывают идею вместе, а не продираются к цели поодиночке.

И совместное творчество не обязательно должно быть в личной форме. Коллективные обсуждения, ведущиеся в асинхронном режиме, могут быть весьма полезными. Один из самых простых способов коллективного творчества в виртуальной команде — совместная работа в Google Doc, когда вы просто открываете приложение и обмениваетесь идеями друг с другом.

Asana — это всё, что нужно для обмена знаниями. Чем больше функций мы внедряли для различных команд, тем больше люди осознавали ценность инструмента и начинали им пользоваться.”

4. Поощряйте открытое общение...

...не только на словах. Совместная работа имеет место тогда, когда участники команды чувствуют свою значимость в общем деле. Необходимо поощрять самоотдачу, новаторство и взаимодействие среди участников команды. Не следует сдерживать свои мысли и чувства, ведь привносить замечательные идеи можно, только если быть самим собой.

При этом открытое общение также подразумевает и то, что люди могут высказывать своё несогласие. Разногласия не препятствуют совместной работе в команде. На самом деле конструктивная критика и открытое обсуждение имеют решающее значение для успешной совместной работы в команде.

5. Подавайте пример

Трудно создать сплочённую команду, если вы не подаёте пример. Совместная работа начинается с вершины, поэтому крайне важно поощрять творчество и открытое общение, а также выделять время на коллективную разработку инноваций и совместную работу. Поощряйте коллег обращаться к вам с вопросами или организуйте индивидуальную встречу в дополнение к общим совещаниям.

Asana позволяет мне более систематизировано работать с людьми в масштабах всего предприятия, от генерального директора до сотрудников из моей команды. Это значительно повышает мою эффективность в качестве руководителя.”

6. Уделяйте время мероприятиям по сплочению команды

Когда в последний раз ваша команда собиралась просто пообщаться? Мероприятия по сплочению команды — это не только отличный способ выпустить пар, но и возможность узнать друг друга вне рабочей обстановки. Какова жизненная цель вашего коллеги? Откуда ваш начальник и как это повлияло на его опыт? Чем занимался новый участник команды до своей нынешней работы? 

Команды, которые знакомятся друг с другом на работе и за её пределами, лучше понимают друг друга, поэтому, когда вы будете заняты следующим проектом, им будет проще общаться и сотрудничать более эффективно.

Я не могу допустить, чтобы люди психологически выгорали. Я хочу, чтобы они хорошо относились друг к другу и получали удовольствие от работы. И Asana помогает нам в этом.”

7. Отмечайте успешную командную работу

Все любят, когда их хвалят за хорошо выполненную работу, и поощрение команды за успешно выполненную совместную работу не является исключением. Если два участника команды совместно работают над воплощением какой-либо новой идеи или проводят особо сложный проект, найдите время похвалить их за труд. 

Попросите команду поделиться впечатлениями: что получилось лучше всего? Как они реализовывали совместную работу для достижения своей цели? Это позволит не только обратить внимание на заслуженный успех, но и станет примером совместной работы для остальных членов команды.

До появления Asana у нас не было возможности отслеживать всю межфункциональную работу по разным отделам в рамках нескольких проектов. Теперь мы можем чётко видеть все детали и предельно ясно формулировать цели для наших спринтов.”

8. Обеспечьте возможность наставничества

Создание культуры командной работы по сути — это коммуникативный навык. То есть фактически это сочетание навыков межличностного общения и взаимодействия. Каждый сотрудник может работать над развитием этих навыков, но иногда чрезвычайно полезным бывает и взгляд со стороны. 

Новые работники могут стремиться постичь всё и сразу, но есть некоторые неосязаемые вещи, которые приходят с опытом через определённое время работы в компании, по мере узнавания рынка и освоения должностных обязанностей. Поощрение возможностей наставничества в компании помогает совершенствоваться всей команде.

Благодаря Asana мы смогли увидеть общий объём работ, который нам предстояло выполнить, после чего мы заново расставили приоритеты и стратегически перестроить разные виды работ.”

9. Ставьте цели совместно с коллегами

Как в вашей команде принято ставить цели? Этот процесс — невероятно важная часть работы любой команды, помогающая сосредоточиться на главном и достигать намеченного. Зачастую цели устанавливаются вертикально сверху вниз, то есть цели и показатели их достижения определяются руководством. Это способствует достижению общей цели вашей командой или компанией, но не даёт возможности работать совместно и вырабатывать инновационные решения для их реализации.

Как вариант, можно попробовать ставить «гибридные» цели, когда руководство команды или компании определяет основную цель, а отдельным участникам коллектива предлагается наметить для себя ключевые ориентиры или показатели, позволяющие контролировать ход её достижения. Можно обсуждать эти показатели всем коллективом, но очень важно предоставить каждому возможность участия в процессе постановки целей, поскольку это повышает заинтересованность людей в их достижении.

Asana делает из нас лучших руководителей проектов, поощряя ответственное отношение каждого сотрудника.”

10. Будьте гибкими

Как лидер команды, вы должны постоянно адаптироваться к различным потребностям и методам работы участников команды. Не ожидайте, что люди с разным опытом будут следовать одному и тому же процессу. Вместо этого признавайте и поддерживайте их уникальные стили. Чем гибче ваша стратегия реализации совместной работы, тем проще будет вашей команде.

11. Используйте общие инструменты

Лучший и самый простой способ совместной работы в команде — это использование общего инструмента. Наличие центрального источника достоверной информации позволяет централизованно вести всю работу в одном и том же месте. Это позволяет легко находить все обновления, общие файлы и дополнительную информацию. Убирая препятствия для совместной работы, вы даёте возможность своей команде общими усилиями достигать большего, прилагая при этом меньше труда.

Технологическая инфраструктура для совместной работы и общения в команде имеет решающее значение, особенно сейчас, в условиях пандемии COVID-19. Благодаря тому, что Asana и прочие наши инструменты были готовы к работе с первого же дня, переход на удалённую работу никак не сказался на нашей эффективности. Нам удалось избежать сбоев в рабочем процессе и спада продуктивности.”

Преимущества совместной работы

При правильном подходе совместная работа на рабочем месте помогает командам укреплять доверие, стимулирует инновации за счёт использования разных точек зрения, улучшает процесс решения проблем и помогает людям более эффективно обмениваться информацией.

• Больше инноваций: сильная команда, работающая вместе, стимулирует творчество и находит решения, которые не появились бы в одиночку. Эффективные брейнсторминги побуждают участников команды развивать идеи друг друга, что может привести к появлению прорывных стратегий.

• Более счастливые команды: поощрение совместной работы повышает вовлеченность работников, укрепляет отношения и помогает людям чувствовать себя ценными. Высокий моральный дух команды приводит к улучшению качества работы и долгосрочному успеху.

• Согласованность действий в распределённых командах: удалённым командам нужны инструменты для совместной работы, чтобы оставаться на связи. Мгновенные сообщения, инструменты для управления проектами и видеоконференции помогут группе людей обмениваться идеями и участвовать в принятии решений, даже если они не работают лично.

• Обмен знаниями между участниками команды: стратегии сотрудничества способствуют обмену знаниями и предотвращают потерю важной аналитики в разрозненных подразделениях. Прозрачное рабочее пространство помогает всей команде оставаться в курсе и согласовывать общие цели.

• Оптимизация рабочих процессов. Культура совместной работы упрощает процессы, повышает эффективность и помогает командам быстрее реагировать на проблемы. Интегрируя программное обеспечение для совместной работы, команда может автоматизировать задачи, устранять узкие места и сосредоточиться на важной работе.

Несмотря на эти преимущества, многие команды испытывают трудности с совместной работой из-за разрозненности, недопонимания или неэффективных рабочих процессов. Понимание того, как улучшить совместную работу в команде, поможет вам преодолеть эти проблемы и наладить более эффективное взаимодействие.

Распространённые проблемы совместной работы

Эффективная совместная работа в команде сопряжена с трудностями. Руководители, которые предвидят эти семь распространённых проблем, могут помочь своей команде легче их преодолеть.

• Медленное внедрение. Некоторые участники команды сопротивляются изменениям при внедрении новых инструментов для совместной работы или рабочих процессов. Начните с одного небольшого процесса и назначьте внутренних чемпионов, которые будут руководить внедрением.

• Создание пространства для всех: более тихим участникам команды может быть сложно внести свой вклад. Установите правила проведения совещаний, которые будут учитывать разные точки зрения и подчеркивать, что неудача — это часть роста.

• Избыток информации: разрозненные файлы и обновления затрудняют обмен информацией. Используйте программное обеспечение для совместной работы, чтобы централизовать файлы и обсуждения.

• Слишком много уведомлений: постоянные оповещения мешают сосредоточиться. Настройте параметры приложения для совместной работы, чтобы ограничить ненужные уведомления и помочь команде сосредоточиться на работе.

• Сложное принятие решений: большая команда — это больше идей, но и медленное принятие решений. Чётко распределите роли в процессе принятия решений и поощряйте совместную работу, чтобы проекты двигались вперёд.

• Конфликты между сильными личностями. В команде, где есть доминирующие голоса, может возникнуть напряжение. Создавайте команды из людей с разными навыками и регулярно проверяйте, чтобы работа была сбалансированной.

• Медленные результаты: для совместной работы командам требуется время. С самого начала ставьте чёткие цели, чтобы вся команда могла отслеживать прогресс и вносить коррективы по мере необходимости.

Не все команды сталкиваются с одинаковыми препятствиями, но знание того, как улучшить командную работу и сотрудничество, может помочь создать более продуктивную рабочую среду.

4 основных инструмента для совместной работы команды

Программное обеспечение для совместной работы помогает команде общаться, обмениваться файлами и координировать работу. Воспользуйтесь этими приложениями, чтобы помочь своей команде наладить эффективное взаимодействие:

1. Инструменты для обмена файлами

Одним из самых больших препятствий для совместной работы команды является необходимость бесконечно искать документы и ждать ответа по электронной почте, чтобы получить доступ к файлу. Наличие единого инструмента для централизованного обмена файлами, например Google Workspace, Microsoft Office или Dropbox, обеспечивает для вашей команды общедоступную базу знаний и хранилище для файлов.

2. Инструменты для общения

Как ваша команда общается в настоящее время? Быстрый обмен сообщениями вроде простых заданий или даже каких-то шуточных моментов для сплочения коллектива может иметь решающее значение с точки зрения совместной командной работы. Хорошая команда всегда находится на связи, даже если её участники не общаются постоянно. Это особенно важно, если ваша команда работает удалённо. Собрание или совещание — это тоже хороший способ общения и взаимодействия, однако инструмент для обмена сообщениями, такой как Slack или Microsoft Teams, обеспечивает быструю связь со всем коллективом.

3. Инструменты для совместной работы с видео

Для удалённых команд видеоконференции с помощью Zoom или Google Meet имеют решающее значение с точки зрения совместной работы. Увеличение времени живого общения с командой помогает создать атмосферу совместной работы, даже если вы работаете удалённо. Позаботьтесь о том, чтобы все участники вашей команды имели возможность создавать и делиться видеосовещаниями и знали, как пользоваться инструментом.

4. Платформа для управления работой

На управлении работой держится вся стратегия совместной работы вашей команды. Инструмент для управления работой, такой как Asana, позволяет легко согласовывать потребности команды, визуализировать работу в реальном времени и уточнять цели. Программное обеспечение для управления работой — это отличный инструмент, который поможет вашей команде в этом. Оно помогает команде организовывать и оптимизировать работу, поддерживать согласованность действий и достигать поставленных целей.

Чтобы снизить нагрузку от переключения между инструментами, важно интегрировать все инструменты для совместной работы. В среднем работник ежедневно переключается между 10 инструментами, но благодаря интеграциям Asana все самые нужные рабочие инструменты всегда под рукой.

Совместная работа приводит в действие командный механизм

Делайте классные вещи вместе с командой. Хотя командная работа не всегда проста, выгоды от инноваций, эффективности и командной динамики стоят вложений. Поэтому наше пожелание вашей команде звучит так: удачи в совместной работе!

Часто задаваемые вопросы о совместной работе в команде