Шаблон устава команды: дорожная карта для успеха (с примерами)

Ваша команда похожа на аккуратно выстроенные костяшки домино. Вы можете смешивать и сочетать наборы навыков, чтобы создать что-то особенное, но когда один человек колеблется, это чувствуют все. Чтобы противостоять трудностям и добиваться отличных результатов, команде нужна позитивная синергия. Одним из способов добиться синергии является устав команды.

Устав команды — это общий ориентир, который показывает вашей команде, что целое больше, чем отдельный человек. Из этой статьи вы узнаете, как создать устав команды, чтобы сформировать общее видение и единый источник достоверной информации.

Что такое устав команды?

Устав команды — это наглядное описание того, что представляет собой ваша команда и как она работает. Создав документ с общими целями, стратегиями и процессами, ваша команда сможет начать каждый проект с единой позиции. Составление устава команды — это совместный процесс, который может служить единым источником достоверной информации. Устав команды:

• Определяет ответственность участников команды

• Служит индивидуальным документом по процессу команды

• Создаёт общее видение успеха проекта

• Улучшает коммуникацию между участниками команды

• Обеспечивает понимание идеалов команды всеми её участниками

Помимо внутренних преимуществ, устав команды может показать цель вашей команды остальной части вашей компании. Вы не только чётко изложите свою цель в отдельном разделе документа, но и, когда другие прочитают его целиком, они поймут, как работает ваша команда. 

Что входит в устав команды?

​​Прежде чем узнать, как создать устав команды, ознакомьтесь с основными элементами шаблона устава команды. Вы можете отформатировать свой шаблон устава команды различными способами, от ассоциативной карты до блок-схемы.

• Миссия и цели: укажите цель вашей команды и то, чего вы коллективно стремитесь достичь. 

• Функции и обязанности: перечислите функции и обязанности участников команды, чтобы каждый мог понять, чего ожидают от него и других.

• Бюджет и ресурсы: объясните, как команда будет определять бюджеты проектов и распределять ресурсы. Перечислите все универсальные правила управления финансами проекта.

• Рабочие процессы: предоставьте пошаговый обзор рабочих нагрузок команды по проекту и убедитесь, что все участники понимают этот процесс.

• Оценка эффективности: объясните, как ваша команда будет измерять успех проекта в объективном и субъективном выражении.

• Нормы общения: определите, как и где участники команды должны общаться друг с другом и должна ли коммуникация меняться в зависимости от обсуждения.

• Правила и разрешение конфликтов. Перечислите основные правила совместной работы команды и предложите стратегии разрешения конфликтов, когда они возникают.

• Подписи: предоставьте участникам команды возможность подписать документ и установить ответственность за представленную и согласованную информацию.

Как создать устав команды

Как руководитель, вы, скорее всего, будете знать, какую информацию включить в каждый раздел устава, но при составлении документа важно также учитывать мнение команды. Вовлекая участников команды в процесс, вы сможете создать устав, которым все будут гордиться. Для этого выполните следующие действия.

1. Укажите цель команды

Хотя ваша команда может работать над несколькими проектами, скорее всего, существует более крупная программа, которая описывает вашу работу. Рассмотрим этот вопрос, чтобы начать устав команды: Как наша команда работает в компании? Это поможет вам сформулировать цель вашей команды. 

Совет: поместите цель команды в раздел устава, посвящённый миссии и задачам. Поиск творческого способа сформулировать цель может стать возможностью для сплочения команды. Попросите участников провести мозговой штурм и запишите все идеи. Затем попробуйте сформулировать цель команды одним предложением — что-то вроде официальной миссии. Некоторые команды также называют это своей «Полярной звездой».

2. Опишите структуру команды

Начиная с самой высокой должности в команде, разбейте структуру команды и перечислите обязанности, связанные с каждой ролью. Этот раздел поможет укрепить роль каждого участника команды, а также послужит справочным материалом, который поможет участникам команды понять, над чем работают их коллеги. 

Этот раздел также особенно полезен для совместной работы между командами. В зависимости от размера команды и того, насколько давно в ней работает тот или иной участник, не все могут быть знакомы с должностными обязанностями других людей. Разъясняя роли и обязанности каждого в уставе команды, вы создаёте центральный источник достоверной информации, к которому участники команды могут обращаться при возникновении вопросов. Затем, по мере изменений, вы можете легко обновить этот раздел, если роли поменяются или в команду придут новые участники.

Совет. Чтобы разобраться в структуре команды, можно превратить этот раздел устава в упражнение по тимбилдингу. Соберите участников команды (виртуально или лично) и предложите им узнать имена друг друга, а также должности и связанные с ними обязанности.

3. Обсудите стратегии бюджетирования и распределения ресурсов

Бюджеты и ресурсы проекта бывает трудно защитить, управлять ими и распределять. Наличие раздела, посвящённого стратегиям управления затратами, может помочь команде в планировании проекта и в ситуациях, связанных с контролем изменений. 

Вот некоторые стратегии, которые можно использовать:

• Создайте подробное бюджетное предложение во время планирования проекта

• Распределяйте ресурсы, как только узнаете, с чем вам предстоит работать

• Сокращайте расходы, когда и где это возможно

• Предвидеть изменения в проекте до их возникновения

Если команда знает, как прогнозировать затраты и снижать их, у неё будет больше шансов удовлетворить заинтересованные стороны.

Совет. Основная цель этого раздела — задокументировать общие процессы управления бюджетами проектов и обеспечить единое понимание вопроса. Проводя обсуждение с командой, обязательно предоставьте участникам возможность высказать своё мнение.

4. Объясните рабочую нагрузку проекта

​​Рабочая нагрузка — это комплексный процесс, который помогает командам достигать своих целей, своевременно связывая соответствующих людей с данными, которые им нужны. После его внедрения рабочая нагрузка помогает организовывать информацию не только понятным, но и воспроизводимым образом.

Рабочая нагрузка по каждому проекту начинается со стандартного этапа планирования, который включает в себя следующие семь шагов:

1. Определение целей и задач проекта

2. Определение показателей успешности

3. Определение заинтересованных сторон и их функций в проекте

4. Определение бюджета

5. Определение важных этапов и ожидаемых результатов

6. Составление хронологии и графика

7. Предоставление плана обмена информацией

Хотя каждый проект может немного отличаться в зависимос��и от уникальных особенностей, у вас должен быть общий процесс для создания результатов и достижения успеха. 

Совет. У вашей команды может быть несколько рабочих нагрузок в зависимости от количества программ или рабочих потоков, которыми вы управляете. Для каждой крупной рабочей нагрузки убедитесь, что участники команды понимают общий процесс, а также знают, к кому обращаться по конкретным вопросам. 

5. Определите свою версию успеха

У вашей команды должен быть общий способ измерения успеха проекта. Рекомендуется использовать сочетание объективных и субъективных способов определения успеха. Так ваша команда не будет впадать в рутину разработки проектов, не учитывая все точки зрения. 

Чтобы выработать конкретное определение успеха для своей команды, ответьте на следующие вопросы:

• Определяете ли вы успех проекта, сравнивая его результат с первоначальными целями? 

• Используете ли вы отзывы заинтересованных сторон или клиентов для измерения успеха? 

• Есть ли у вас более широкое представление об успехе, основанное на цели вашей команды?

Совет: убедитесь, что ваши цели — даже субъективные — соответствуют методологии SMART. SMART означает конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени цели. 

5. Установите стандартные формы коммуникации

Коммуникация в команде имеет решающее значение для успеха проекта, но не существует универсального подхода к общению с участниками команды. Хотя личные или виртуальные встречи могут подходить для определенных типов общения в команде, ведение документации также может быть полезным для обсуждения проекта, позволяя легко запоминать и пересматривать детали при необходимости.

Чтобы установить стандартные формы общения в команде, задайте следующие вопросы:

• Как участники команды должны общаться при обсуждении проектов? 

• Как участники команды должны общаться по внутренним вопросам? 

• Где члены команды должны общаться с клиентами или они должны передавать вам информацию, чтобы вы могли общаться с клиентами?

Совет: при стандартизации коммуникации в команде обсудите, как она общается в настоящее время. Постарайтесь определить области, которые вы хотите улучшить, и используйте их в качестве отправных точек для устава команды.

6. Установите основные правила и порядок разрешения конфликтов

В вашей команде неизбежно будут возникать разногласия. На самом деле, разногласия — это признак сильного сотрудничества, потому что это означает, что участникам вашей команды комфортно делиться своим честным мнением и быть самими собой. Однако, хотя разногласия сами по себе не являются чем-то плохим, крайне важно установить базовый набор ценностей команды и основных правил, чтобы предотвратить эскалацию разногласий. 

Правила команды не обязательно должны быть обширными; они просто должны быть вещами, которые ваша команда ценит. Вместе с участниками команды проведите мозговой штурм, чтобы определить самые важные ценности и создать набор основных правил. 

Примеры основных правил в уставе команды:

• Относитесь ко всем с уважением.

• Всегда исходите из позитивных намерений.

• Одинаково относитесь к клиентам, коллегам и руководителям.

• Отмечайте достижения друг друга.

• Только конструктивная критика.

• Практикуйте активное слушание.

С помощью простого набора основных правил можно предотвратить конфликты и недопонимания. Если конфликты всё же возникают, стратегии их разрешения, описанные в уставе команды, помогут участникам двигаться дальше.

Примеры стратегий разрешения конфликтов в уставе команды:

• Не позволяйте проблемам усугубляться.

• Различайте намерение и воздействие.

• Открыто обсуждайте конфликты.

• Ищите решения вместе.

Совет. Превратите этот раздел устава команды в совместное занятие, разыгрывая сложные ситуации, в которых могут быть нарушены основные правила. Практикуйте стратегии разрешения конфликтов, чтобы найти точки соприкосновения, и подумайте об использовании шаблона партнерского соглашения, чтобы формализовать то, как ваша команда будет решать споры и распределять обязанности. Как и большинство коммуникативных навыков, разрешение конфликтов требует времени, но совместная практика помогает всем совершенствоваться.

7. Проверка и утверждение

Все участники команды должны быть согласны с тем, что включать в устав. Поделитесь документом в цифровом виде с помощью программного обеспечения для управления работой, такого как Asana, чтобы другие могли получить к нему доступ и видеть, когда вы внесли изменения.

Совет. Чтобы сохранить единство команды и обеспечить единое понимание, ежеквартально перераспределяйте устав команды и просите участников пересматривать его. Затем можно провести совещание и предложить всем внести свои изменения, чтобы документ оставался актуальным.

Шаблон устава команды (и примеры)

Ниже приводится пример устава для команды маркетинга. Наш шаблон устава помогает командам просматривать каждый раздел, не прокручивая длинные блоки текста. Попробуйте шаблон! Он позволяет легко находить и обновлять информацию по мере необходимости.

Вероятно, ваш устав команды будет содержать больше деталей, чем этот образец, но он всё равно должен быть простым и доступным. Для начала воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном устава команды, представленным ниже.

Уточните цели с помощью устава команды

Для создания синергии в команде требуется больше, чем просто взаимопонимание. Эффективная команда придерживается своих основных ценностей и сотрудничает при принятии решений. Устав команды поможет всем оставаться в курсе процессов и целей команды. 

Интеграция устава команды с программным обеспечением для управления работой, таким как Asana, позволит вашей команде показать, чего она может достичь вместе.