Team charter template: A roadmap for team success (with examples)

Ваша команда — это как тщательно выстроенные костяшки домино. Вы можете смешивать и сочетать наборы навыков, чтобы создать нечто особенное, но когда один человек колеблется, все это чувствуют. Командам нужна положительная синергия, чтобы противостоять вызовам и добиваться отличных результатов. Одним из способов добиться синергии является устав команды.

Устав команды — это общее руководство, которое показывает вашей команде, что целое больше, чем отдельный человек. Из этой статьи вы узнаете, как создать устав команды, чтобы сформировать общее видение и источник достоверной информации для вашей команды.

Что такое устав команды?

Устав команды — это визуальное представление того, за что выступает ваша команда и как она работает. Создав документ с общими целями, стратегиями и процессами, ваша команда может начинать каждый проект в едином строю. Уставы команд создаются в процессе совместной работы и могут служить основным источником информации. Устав команды:

• Обеспечивает подотчётность участников команды

• предоставляет индивидуальный документ по процессам команды;

• устанавливает общее видение успеха проекта;

• улучшает коммуникацию между участниками команды;

• Обеспечивает понимание идеалов команды всеми её участниками

Помимо внутренних преимуществ, уставы групп могут показать цели вашей команды остальной части компании. Вы не только чётко изложите свою цель в одном из разделов документа, но и, когда другие прочитают его целиком, они поймут, как работает ваша команда. 

Что входит в устав команды?

​​Прежде чем узнать, как создать устав команды, ознакомьтесь с основными элементами шаблона устава. Вы можете отформатировать шаблон устава команды различными способами, от ассоциативной карты до блок-схемы.

• Миссия и цели: укажите цель вашей команды и то, чего вы стремитесь достичь вместе. 

• Функции и обязанности: перечислите функции и обязанности участников команды, чтобы каждый мог ознакомиться с ожиданиями от них и других.

• Бюджет и ресурсы: объясните, как ваша команда будет определять бюджеты проектов и распределять ресурсы. Перечислите все универсальные правила управления финансами проекта.

• Рабочие процессы: дайте пошаговый обзор рабочих процессов вашей команды и убедитесь, что все в команде понимают этот процесс.

• Оценка эффективности: объясните, как ваша команда будет измерять успех проекта в объективном и субъективном плане.

• Нормы общения: определите, как и где участники команды должны общаться друг с другом и следует ли менять способ общения в зависимости от обсуждаемого вопроса.

• Правила и разрешение конфликтов: перечислите основные правила совместной работы участников команды и предложите стратегии разрешения конфликтов, когда они возникают.

• Подписи: предоставьте участникам группы возможность подписать документ и установить ответственность за представленную и согласованную информацию.

Как создать устав команды

Как руководитель, вы, скорее всего, будете знать, какую информацию вы хотите включить в каждый раздел устава, но при составлении документа важно также сотрудничать с командой. Привлекая участников команды к этому процессу, вы можете совместно создать устав, которым все будут гордиться. Попробуйте выполнить описанные ниже действия.

1. Укажите цель своей команды

Хотя ваша команда может работать над несколькими проектами, скорее всего, существует более крупная программа, которая описывает вашу работу. Чтобы начать работу над уставом, ответьте на вопрос: как наша команда работает в компании? Это поможет вам сформулировать цель вашей команды. 

Совет: укажите цель команды в разделе устава, посвященном миссии и задачам. Поиск творческого способа сформулировать цель может стать возможностью для сплочения команды. Попросите участников провести мозговой штурм по поводу цели команды и запишите все идеи. Затем попробуйте свести цель команды к одному предложению, что-то вроде официальной миссии. Некоторые команды называют это своей «Путеводной звездой».

2. Опишите структуру команды

Начиная с самой высокой должности, разбейте структуру команды и перечислите обязанности, связанные с каждой ролью. Этот раздел поможет укрепить роль каждого участника команды, а также послужит справочным материалом, который поможет участникам понять, над чем работают их коллеги. 

Этот раздел также особенно полезен для сотрудничества между командами. В зависимости от размера команды и того, насколько новым является участник, не все могут быть знакомы с должностными обязанностями других людей. Когда вы указываете роли и обязанности каждого сотрудника в уставе команды, вы создаете единый источник достоверной информации, к которому участники команды могут обратиться, если у них возникнут вопросы. Затем, по мере изменения ситуации, вы можете легко обновить этот раздел, если роли поменяются или в команду придут новые участники.

Совет: чтобы разбить структуру команды на основе сотрудничества, можно превратить этот раздел устава в мероприятие по тимбилдингу. Соберите участников команды (виртуально или лично) и предложите им узнать имена, должности и обязанности друг друга.

3. Обсудите бюджет и стратегии управления ресурсами

Бюджеты и ресурсы проекта бывает трудно обеспечить, управлять ими и распределять их. Наличие раздела, посвященного стратегиям управления затратами, может помочь участникам команды во время планирования проекта и в ситуациях, связанных с контролем изменений. 

Вот некоторые стратегии, которые можно использовать:

• Создание подробного бюджетного предложения во время планирования проекта

• Распределение ресурсов, как только вы узнаете, с чем вам предстоит работать

• Сокращение затрат, когда и где это возможно

• Предугадывание изменений в проекте до их возникновения

Если участники команды знают, как прогнозировать затраты и снижать их, у них будет больше шансов удовлетворить заинтересованные стороны.

Совет: основная цель этого раздела — задокументировать общие процессы работы с бюджетами проектов и обеспечить единое понимание. Обсуждая этот вопрос с командой, обязательно предоставьте участникам возможность высказать своё мнение.

4. Объясните рабочий процесс проекта

​​Рабочий процесс — это комплексный процесс, который помогает командам достигать своих целей, своевременно связывая соответствующих людей с данными, которые им нужны. После его внедрения рабочий процесс помогает организовывать информацию не только понятным, но и воспроизводимым образом.

Каждый рабочий процесс проекта начинается со стандартной фазы планирования, которая включает в себя следующие семь этапов:

1. Определение целей и задач проекта

2. Определение показателей успешности

3. Определение заинтересованных сторон и их функций в проекте

4. Определение бюджета

5. Определение вех и ожидаемых результатов

6. Составление хронологии и графика

7. Составить план обмена информацией

Хотя каждый проект может немного отличаться в зависимости от уникальных особенностей, у вас должен быть общий процесс для создания результатов и достижения успеха проекта. 

Совет: у вашей команды может быть несколько рабочих процессов в зависимости от того, сколько программ или рабочих потоков вы контролируете. Для каждого крупного рабочего процесса убедитесь, что участники команды понимают общий процесс, а также к кому обращаться по любым конкретным вопросам. 

5. Определите, что для вас значит успех

У вашей команды должен быть общий способ измерения успеха проекта. Рекомендуется использовать сочетание объективных и субъективных способов определения успеха. Так ваша команда не будет погружаться в рутину разработки проектов, не учитывая все точки зрения. 

Чтобы разработать конкретные определения успеха для своей команды, ответьте на следующие вопросы:

• Определяете ли вы успех проекта, сравнивая его результаты с первоначальными целями? 

• Используете ли вы отзывы заинтересованных сторон или клиентов для оценки успеха? 

• Есть ли у вас более широкое представление об успехе, основанное на целях вашей команды?

Совет: убедитесь, что ваши цели, даже субъективные, соответствуют методологии SMART. SMART означает конкретность, измеримость, достижимость, реалистичность и ограниченность по времени. 

5. Установите стандартные формы общения

Коммуникация в команде имеет решающее значение для успеха проекта, но не существует универсального подхода к общению с участниками команды. Хотя для некоторых типов командного взаимодействия могут подойти личные или виртуальные встречи, для обсуждения проектов также может быть полезно вести бумажный учёт, позволяющий легко запоминать и при необходимости пересматривать детали.

Чтобы определить стандартные формы коммуникации в команде, задайте следующие вопросы:

• Как участники команды должны общаться при обсуждении проектов? 

• Как участники команды должны общаться по внутренним вопросам? 

• Где участники команды должны общаться с клиентами, или они должны передавать информацию вам, чтобы вы могли заниматься коммуникацией с клиентами?

Совет: при стандартизации общения в команде уделите время обсуждению того, как ваша команда общается в настоящее время. Постарайтесь определить области, которые вы хотите улучшить, и используйте их в качестве отправных точек для устава команды.

6. Установите основные правила и порядок разрешения конфликтов

В вашей команде неизбежно будут возникать разногласия. На самом деле, разногласия — это признак эффективной совместной работы, поскольку это означает, что участники команды могут свободно делиться своим мнением и быть самими собой. Однако, хотя разногласия сами по себе не являются чем-то плохим, важно установить базовый набор командных ценностей и основных правил, чтобы предотвратить эскалацию разногласий. 

Правила команды не должны быть слишком обширными; они просто должны отражать ценности вашей команды. Обсудите с коллегами самые важные ценности команды и создайте ряд основных правил. 

Примеры основных правил в уставе команды:

• Относитесь ко всем с уважением.

• Всегда исходить из положительных намерений.

• Относитесь к клиентам, коллегам и руководителям одинаково.

• Отмечайте достижения друг друга.

• Применять только конструктивную критику.

• Практиковать активное слушание.

С помощью простого набора основных правил можно предотвращать конфликты и недопонимание. Если конфликты всё же возникают, наличие стратегий их разрешения в уставе команды поможет участникам двигаться вперёд.

Примеры стратегий разрешения конфликтов в уставе команды:

• Не позволяйте проблемам накапливаться.

• Различайте намерение и воздействие.

• Обсуждайте конфликты открыто.

• Ищите решения вместе.

Совет: превратите этот раздел устава команды в совместное мероприятие, разыгрывая сложные ситуации, в которых могут быть нарушены основные правила. Отрабатывайте стратегии разрешения конфликтов, чтобы найти точки соприкосновения, и рассмотрите возможность использования шаблона соглашения о партнёрстве, чтобы формализовать то, как ваша команда будет решать споры и распределять обязанности. Как и большинство коммуникативных навыков, разрешение конфликтов требует времени, но совместная практика помогает всем совершенствоваться.

7. Проверка и подписание

Все участники команды должны быть в курсе того, что включать в устав. Поделитесь документом в цифровом виде с помощью программного обеспечения для управления работой, такого как Asana, чтобы другие могли получить доступ к документу и увидеть, когда вы внесли изменения.

Совет: чтобы поддерживать единство команды и обеспечивать единое понимание, каждый квартал повторно распространяйте устав команды и просите участников ознакомиться с ним. Затем можно провести совещание и предложить всем внести свои предложения, чтобы документ оставался актуальным.

Шаблон устава команды (и примеры)

Ниже приводится пример устава для маркетинговой команды. Он позволяет участникам команды визуализировать каждый раздел, не прокручивая текст. Этот формат также позволяет легко находить и обновлять информацию по мере необходимости. 

В вашем уставе команды, скорее всего, будет больше деталей, чем в этом примере, но он всё равно должен быть понятным и доступным. Для начала воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном устава команды.

Уточните свои цели с помощью устава команды

Для создания командной синергии требуется нечто большее, чем естественная химия. Эффективные команды придерживаются своих основных ценностей и сотрудничают при принятии решений. Устав команды может гарантировать, что все будут в курсе процессов и целей команды. 

Интегрировав устав команды с программным обеспечением для управления работой, таким как Asana, вы сможете увидеть, чего может достичь ваша команда.