Шаблоны бюджетных предложений: 5 шагов к получению финансирования

Когда у вас есть идея для нового проекта, вам понадобятся подходящие люди, чтобы воплотить её в жизнь. Хотя участники вашей команды могут создавать результаты, проекты часто не могут двигаться вперед без финансирования, которое требует подтверждения.

Чтобы получить одобрение, необходимо представить бюджетное предложение в лучшем свете. Это означает, что вам нужно изучить идею проекта и спланировать его заранее. Имейте в виду, что заинтересованные стороны будут внимательно следить за вашими прогнозируемыми расходами, поскольку выгоды от проекта должны перевешивать затраты. 

В этой статье мы расскажем, как создать подробное бюджетное предложение. Сильный бюджетный запрос может стать решающим фактором в том, станет ли ваша проектная инициатива реальностью или придется вернуться к чертежной доске. Для начала воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном.

Что такое бюджетное предложение?

Бюджетное предложение — это сводная смета расходов по предстоящему проекту, которая служит для получения финансирования от заинтересованных сторон. В бюджетном предложении разбиваются на составляющие затраты, связанные с вашим проектом. Это показывает заинтересованным сторонам преимущества и/или недостатки участия.

Затраты, которые вы включаете в бюджетное предложение, скорее всего, будут разделены на четыре категории:

• Прямые затраты: это расходы, непосредственно связанные с проектом. К ним могут относиться затраты на оплату труда, часы работы команды, программное обеспечение и стоимость конкретных мероприятий по проекту. 

• Косвенные затраты: эти затраты не связаны напрямую с рассматриваемым проектом. Эти элементы могут помочь вам в управлении проектом, но они также могут помочь в управлении всей компанией. Косвенные затраты обычно включают коммунальные услуги, страхование, ИТ-услуги и плату за сервер.

• Оборудование и материалы: этот раздел на самом деле является подкатегорией прямых затрат, поскольку это физические предметы, которые вам понадобятся специально для рассматриваемого проекта. Однако, поскольку эти элементы уникальны по своему характеру, им выделен отдельный раздел в бюджетном предложении.

• Командировочные и другие расходы. В рамках проекта могут потребоваться командировочные расходы, если в нём участвуют клиенты или заказчики. К прочим расходам могут относиться обучение, налоги и другие непредвиденные или переменные сборы.

В этой статье мы расскажем о том, как составить бюджетное предложение для проекта. Однако вы также можете использовать бюджетные предложения на уровне компании или кампании.

Каковы преимущества использования бюджетного предложения?

Бюджетное предложение разбивает расходы, которые вы понесете во время выполнения проекта. Четкое бюджетное предложение может помочь вашей команде и другим участникам следующими способами:

• Создаёт финансовую прозрачность: предложение по бюджету обеспечивает прозрачность, делая финансы открытой темой для беседы, как только вы разработаете идею проекта. Прозрачность проекта повышает продуктивность команды, поскольку показывает участникам, как их работа связана с общей картиной. Аналогичным образом, видя бюджет проекта, заинтересованные стороны понимают, как он связан с внутренним рабочим процессом.

• Показывает ценность и влияние проекта: бюджетные предложения — это отличный способ дать заинтересованным лицам представление о том, какую ценность проект будет представлять для вашей организации и внешнего мира. Показывая, на что вы тратите деньги и почему это важно, вы косвенно демонстрируете обоснованность своих идей.

• Демонстрация экономической эффективности. Бюджетное предложение — это возможность провести исследование и выбрать материалы, поставщиков или другие услуги, которые могут соответствовать вашему продукту и целевому рынку. Разбив затраты по каждой области, вы можете доказать экономическую эффективность своего проекта. 

• Помогает прогнозировать прибыль: если ваш проект связан с созданием продукта или услуги, бюджетное предложение поможет вам поделиться прогнозом продаж. Вам нужно будет знать, сколько вы планируете потратить на проект, чтобы определить чистый доход.

• Предоставляет возможность для сравнения: после завершения подготовки бюджетного предложения заинтересованные лица могут сравнить его с текущими и прошлыми проектами, чтобы решить, стоит ли двигаться дальше. 

Хотя целью бюджетного предложения является получение финансирования или подтверждения, вы также можете использовать его в качестве бюджетного плана или шаблона бюджета, когда проект станет реальностью. 

Как создать шаблон бюджетного предложения

Шаблон бюджетного предложения не только предоставляет информацию заинтересованным сторонам, которые могут финансировать проект, но и полезен для вашей команды. Когда вы переходите к стадии планирования проекта, вы можете использовать бюджетное предложение для таких вещей, как коэффициент использования команды и распределение ресурсов. 

1. Опишите цели своего проекта

Чтобы представить бюджетное предложение по проекту, начните с обзора целей проекта. Объяснив, о чём ваш проект и каких целей вы надеетесь достичь, вы можете предоставить контекст для своего бюджетного предложения. Без контекста вашим потенциальным заинтересованным сторонам может быть трудно понять, что и почему вы планируете потратить в определённых областях.  

Вы можете включить бюджетное предложение в более крупный план проекта, но бюджетные предложения также могут быть самостоятельными. Если заинтересованная сторона имеет только финансовую долю в вашем проекте, то ей, возможно, не нужно читать о подробных сроках и рабочей нагрузке. Однако ему нужно будет понять общую цель проекта, чтобы чувствовать себя комфортно при утверждении бюджета.

2. Обобщите элементы затрат

После краткого объяснения целей проекта включите сводку статей затрат. К ним могут относиться прямые и косвенные затраты, расходы на оборудование и материалы, командировочные и прочие расходы.

Этот раздел, по сути, представляет собой оглавление и перечисляет различные типы затрат, которые вы будете разбивать. Каждое бюджетное предложение должно включать перечень статей затрат, чтобы заинтересованные стороны могли предварительно просмотреть информацию, которую они собираются прочитать.

В зависимости от типа проекта и отрасли, в которой вы работаете, ваши статьи затрат могут отличаться от традиционных категорий. Например, SaaS-компаниям может не понадобиться много физического оборудования или материалов, но они часто тратят деньги на такие вещи, как онлайн-сервисы, подписки, фрилансеров и программное обеспечение. Производственные компании, напротив, часто вкладывают значительные средства в машины и другое оборудование длительного пользования. Обобщите элементы затрат на основе категорий с самыми крупными расходами.

3. Разбивка затрат

После того как вы перечислите элементы затрат на уровне категорий, пришло время разбить их по отдельности. Это ваш шанс углубиться в детали и дать заинтересованным лицам чёткое представление о том, куда вы планируете потратить эти средства и почему эти расходы необходимы.

При разбивке прямых и косвенных затрат укажите следующую информацию:��

• Тип затрат: укажите тип затрат, включённых в каждую категорию. Типы затрат могут включать заработную плату команды, коммунальные услуги, плату за сервер или конкретные затраты по проекту.

• Сумма: объясните, из чего складываются расходы на самом базовом уровне. Например, у вас может быть участник команды, работающий за 25 долларов в час. Если у вас есть команда с разными почасовыми ставками, укажите их в отдельных строках.

• Часы. Если какие-либо расходы производятся на почасовой основе, укажите количество часов, связанных с этими расходами. Это может быть количество часов, в течение которых участник команды будет работать над вашим проектом. Это число может составлять от 40 до 1200 часов, если над проектом в течение длительного периода работает несколько участников команды.

• Обоснование затрат. В этом разделе приводятся дополнительные сведения о затратах. Например, можно объяснить, что над проектом будут работать четыре участника команды, которым будут платить по 25 долларов в час. Каждый участник команды будет работать 25 часов в неделю в течение 12 недель, что в сумме составит 1200 часов работы.

• Общая стоимость. Рассчитайте общую стоимость каждого вида затрат по всему проекту. Например, оплата труда всех четырёх участников команды за 1200 часов работы обойдётся вам в 30 000 долларов. 

Расходы на оборудование, командировки и прочие нужды не так сильно отличаются от прямых и косвенных затрат. Но поскольку это, скорее всего, физические предметы, вы можете добавить области для количества и цены за единицу, а не за часы. Объясните каждую статью расходов в разбивке и укажите единичные и общие затраты по каждой позиции. Это должно дать заинтересованным сторонам чёткое представление о бюджете вашего проекта.

4. Предоставьте сводку затрат

Этот раздел — быстрый и простой обзор всех ваших расходов. Заинтересованным лицам нужен подробный список статей расходов, но им также понадобится раздел, в котором будут указаны общие затраты.

Некоторые также могут захотеть просмотреть документ и быстро извлечь эти цифры. В этом разделе должен быть чётко указан общий бюджет по каждой статье расходов, а также общий бюджет в целом.

5. Отправьте на подтверждение

Когда вы будете уверены в перечисленных статьях бюджета, можно будет отправить бюджетное предложение на подтверждение. Добавьте в нижней части документа место для подписи, чтобы заинтересованные стороны могли поставить свою подпись после утверждения. 

Шаблон и пример бюджетного предложения

В приведённом ниже примере бюджетного предложения вы увидите, как два участника команды организуют ожидаемые затраты на предстоящую кампанию в социальных сетях. 

В этом бюджетном предложении перечислены прямые и косвенные расходы, связанные с кампанией, включая заработную плату команды и коммунальные услуги.

Это лишь предварительный вариант того, как может выглядеть их бюджетное предложение в целом. Чтобы создать собственное бюджетное предложение, загрузите бесплатный шаблон ниже.

Отслеживайте свои финансовые цели и делитесь ими с помощью Asana

Бюджетное предложение — это отличный способ спланировать предстоящий проект. Но чтобы двигаться дальше, вам понадобятся правильные инструменты. С помощью программного обеспечения для управления работой можно создавать финансовые цели для проектов и более крупных инициатив и отслеживать их от начала до завершения.

По мере расширения и изменения проектов вы можете корректировать бюджет и делиться данными с другими. Независимо от того, управляете ли вы расходами или проводите совещания, вы можете сделать всё это с помощью Asana.