Бесплатный шаблон предложения по бюджету: PDF + руководство из 6 шагов

Когда у вас появляется идея нового проекта, для её воплощения в жизнь вам понадобятся нужные люди. Хотя участники вашей команды могут создавать результаты, проекты часто не могут продвигаться без финансирования, которое требует утверждения.

Чтобы ваш бюджет был одобрен, нужно представить предложение в наилучшем свете. Это означает, что вам нужно проанализировать идею проекта и спланировать его заранее. Помните, что заинтересованные стороны будут внимательно изучать ваши прогнозируемые расходы, поскольку выгоды от проекта должны перевешивать затраты.

В этой статье мы расскажем, как создать подробное предложение по бюджету. Хорошо составленное предложение по бюджету проекта может стать решающим фактором в том, станет ли ваша проектная инициатива реальностью или же её придётся начинать с нуля.

Что такое предложение по бюджету?

Предложение по бюджету — это документ, в котором излагаются предполагаемые расходы по проекту с целью получения подтверждения финансирования от заинтересованных сторон. В нём подробно описаны все предполагаемые расходы — от затрат на рабочую силу и материалы до накладных расходов, — что даёт лицам, принимающим решения, чёткое представление о требуемых финансовых вложениях и выгодах, которые принесёт проект.

Расходы, которые вы включаете в предложение по бюджету, скорее всего, будут относиться к четырём категориям:

В этой статье мы расскажем о том, как составить черновик бюджетного предложения для проекта. Однако бюджетные предложения также можно использовать на уровне компании или кампании.

Каковы преимущества использования бюджетного предложения?

Бюджетное предложение содержит разбивку расходов, которые вы понесёте в ходе выполнения проекта. Чёткое бюджетное предложение может помочь вашей команде и другим участникам следующими способами:

• Обеспечивает финансовую прозрачность: бюджетное предложение обеспечивает прозрачность, делая финансы открытой темой для обсуждения сразу после разработки идеи проекта. Прозрачность проекта повышает производительность команды, показывая её участникам, как их работа связана с общей картиной.

• Демонстрирует ценность и значимость проекта: бюджетные предложения дают заинтересованным лицам представление о том, какую пользу проект принесёт вашей организации. Демонстрируя, на что вы тратите деньги и почему это важно, вы обосновываете свои проектные идеи.

• Демонстрирует экономическую эффективность: бюджетное предложение — это возможность изучить и выбрать материалы, поставщиков или услуги, которые подходят для вашего продукта и целевого рынка. Разбив расходы по областям, вы можете продемонстрировать экономическую эффективность своего проекта.

• Помогает прогнозировать прибыль: если ваш проект предполагает создание продукта или услуги, бюджетное предложение может помочь вам поделиться прогнозом продаж. Вам нужно знать, на что вы планируете потратить деньги, чтобы определить свой чистый доход.

• Предоставляет возможность для сравнения: после завершения подготовки предложения по бюджету заинтересованные стороны могут сравнить его с нынешними и прошлыми проектами, чтобы решить, стоит ли двигаться дальше.

Хотя цель бюджетного предложения — получить финансирование или подтверждение, его также можно использовать в качестве плана бюджета или шаблона бюджета, когда проект станет реальностью.

Как создать шаблон предложения по бюджету

Хорошо составленное предложение по бюджету выполняет две задачи: помогает заинтересованным сторонам решить, следует ли финансировать ваш проект, и предоставляет вашей внутренней команде дорожную карту по коэффициентам использования и распределению ресурсов после начала работы.

1. Опишите задачи своего проекта

Начните предложение по бюджету с чёткого описания задач проекта. Этот контекст помогает заинтересованным лицам понять, что вы предлагаете и почему необходимы конкретные расходы.

Бюджетные предложения могут быть самостоятельными документами или частью более крупного проектного предложения или плана проекта. Если ваша заинтересованная сторона в первую очередь сосредоточена на финансах, изложите этот раздел в общих чертах, не вдаваясь в подробности хронологии проекта или рабочих процессов.

В разделе, посвященном целям проекта, должна быть следующая информация:

• Название проекта и его цель: что вы предлагаете и почему это важно

• Ключевые цели: конкретные результаты, которых вы стремитесь достичь

• Ожидаемые выгоды: как этот проект поддерживает более широкие бизнес-цели

2. Обобщите статьи расходов

Кратко описав задачи проекта, приведите сводку статей затрат. К ним могут относиться прямые и косвенные затраты, расходы на оборудование и материалы, командировки и прочие расходы.

Этот раздел, по сути, представляет собой оглавление, в котором перечислены различные типы расходов, которые вы будете детализировать. Каждое бюджетное предложение должно включать список статей расходов, чтобы заинтересованные стороны могли заранее ознакомиться с информацией, которую им предстоит прочитать.

Статьи расходов будут отличаться в зависимости от отрасли и типа проекта. Обобщите их с учётом ваших основных категорий расходов.

Например:

• SaaS-компании: онлайн-сервисы, подписки, фрилансеры, лицензии на программное обеспечение

• Производственные компании: техника, долгосрочное оборудование, сырьё

• Отделы маркетинга: комиссионные агентствам, расходы на рекламу, креативное производство, расходы на мероприятия

3. Составьте хронологию

Укажите чёткую хронологию или период выполнения, чтобы было понятно, когда будут осуществляться расходы и сколько времени займёт проект. Это помогает заинтересованным лицам понять темп расходования средств и сформировать реалистичные ожидания относительно сроков завершения.

При составлении хронологии укажите следующее:

• Даты начала и завершения проекта: укажите, когда проект начнётся и когда вы ожидаете его завершить.

• Ключевые важные этапы: разбейте проект на этапы или важные этапы и укажите, когда будут получены основные результаты или пройдены контрольные пункты.

• Бюджетные периоды: если ваш проект рассчитан на несколько месяцев или кварталов, покажите, как распределяются расходы по каждому периоду.

Для сложных проектов используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы планировать и отслеживать период выполнения работ вместе с бюджетом, предоставляя заинтересованным сторонам полное представление о том, когда и на что вы будете тратить деньги.

4. Разбивайте затраты на составляющие

Перечислив статьи затрат на уровне категорий, разбейте каждую из них на детали, чтобы показать заинтересованным лицам, на что именно и почему вы планируете тратить деньги.

Для прямых и косвенных затрат укажите следующие сведения:

• Тип затрат: перечислите типы затрат, включённые в каждую категорию, например заработную плату команды, коммунальные услуги, плату за сервер или затраты, характерные для конкретного проекта.

• Сумма: укажите, сколько стоит статья расходов на самом базовом уровне. Например, у вас может быть участник команды, который работает за 25 долларов в час.

• Часы: если какие-либо расходы рассчитываются почасово, укажите количество часов, связанных с этими расходами. Это значение может варьироваться от 40 до 1200 часов в зависимости от области проекта.

• Пояснение расходов: предоставьте дополнительную информацию, например, четыре члена команды работают по 25 часов в неделю на протяжении 12 недель, что составляет 1200 часов работы.

• Общая стоимость: рассчитайте общую стоимость каждой статьи расходов по всему проекту.

Расходы на оборудование, командировки и прочие статьи расходов указываются в аналогичном формате. Для материальных активов добавьте поля для указания количества и цены за единицу вместо часов. Это должно дать заинтересованным лицам чёткое представление о бюджете вашего проекта.

Включите статью расходов на непредвиденные обстоятельства, чтобы учесть неожиданные траты. Стандартный резерв составляет 5–10% от общего бюджета, хотя этот показатель может варьироваться в зависимости от сложности проекта и уровня риска.

5. Предоставьте сводку расходов

Этот раздел позволяет быстро и просто ознакомиться со всеми вашими расходами. Заинтересованным сторонам нужен подробный перечень того, на что вы планируете потратить деньги, но им также понадобится раздел, в котором будет указана общая сумма расходов.

Некоторые могут захотеть просмотреть документ и быстро найти эти цифры. В этом разделе четко указан ваш общий бюджет по каждой статье расходов, а также общий бюджет в целом.

6. Отправьте на утверждение

Когда вы будете уверены в перечисленных элементах бюджета, придет время отправить предложение по бюджету на утверждение. Добавьте внизу документа поле для подписи, чтобы заинтересованные стороны могли его подписать после одобрения.

Шаблон предложения по бюджету и пример

В приведённом ниже образце предложения по бюджету вы увидите, как два члена команды организуют ожидаемые расходы по проекту для предстоящей кампании в социальных сетях.

В этом предложении по бюджету перечислены прямые и косвенные расходы, связанные с кампанией, включая такие статьи, как заработная плата команды и коммунальные услуги.

Это лишь предварительный вид того, как может выглядеть их бюджетное предложение в полном объёме. Чтобы создать собственное предложение по бюджету, скачайте бесплатный шаблон ниже.

Отслеживайте свои финансовые цели и делитесь ими с помощью Asana

Бюджетное предложение — это отличный способ спланировать предстоящий проект. С помощью программного обеспечения для управления работой можно создавать финансовые цели для проектов и более масштабных инициатив, а также отслеживать их с момента запуска до завершения.

По мере расширения и изменения проектов вы можете корректировать бюджет и делиться данными с другими. Независимо от того, управляете ли вы расходами или проводите совещания, всё это можно делать с помощью Asana. Готовы воплотить свои бюджетные предложения в жизнь? Начните работу и узнайте, как Asana может помочь вам управлять проектами от предложения до завершения.

Что такое управление работой и зачем оно вашей команде

В этой электронной книге объясняется, что такое управление работой и как оно может помочь вашему бизнесу.

Скачать электронную книгу

Часто задаваемые вопросы о бюджетных предложениях