Что такое рабочие процессы? Семь простых шагов для начала работы

Термин «рабочий процесс» неоднозначен. Для одних рабочий процесс — это процесс как таковой, для других — способ организации информации.

Расплывчатость этого термина имеет реальные последствия. Отсутствие ясности в том, что такое рабочий процесс, вносить путаницу в саму работу, а это приводит к снижению её эффективности. Например, среднестатистический работник интеллектуального труда тратит 60% своего времени на работу по организации работы — поиск информации или отслеживание статуса работы. При этом каждую неделю срываются более четверти всех сроков выполнения работы. Несмотря на то, что мы упорно трудимся и заняты целый день, мы всё равно не успеваем и часто отстаём от графика.

Что-то здесь не так.

Именно здесь на помощь приходят рабочие процессы и понимание их сущности. Чётко зная, что такое рабочий процесс и как его реализовать, вы сможете эффективно организовать работу своей команды, достигать целей проектов и формировать эффективные карты процессов, которые будут служить вам долгое время. Узнайте, как это делается.

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс — это комплексный процесс, который помогает командам достигать своих целей, своевременно связывая соответствующих людей с данными, которые им нужны. После его внедрения рабочий процесс помогает организовывать информацию не только понятным, но и воспроизводимым образом.

Эффективный рабочий процесс включает в себя семь шагов, которые можно условно разделить на три этапа — планирование, выполнение и анализ.

Планирование:

1. Формирование идей и сбор информации

2. Приём запросов

3. Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсами

Выполнение:

4. Проработка и анализ

5. Отслеживание хода выполнения

Анализ:

6. Согласование

7. Отчётность

Когда следует создавать рабочий процесс?

Рабочие процессы дают наибольший эффект на уровне команды или подразделения. При правильном подходе рабочие процессы обеспечивают чёткость, необходимую вашей команде, чтобы быстрее достигать целей.

Эффективный рабочий процесс можно выстроить для ограниченных по времени инициатив с конечной целью (например, маркетинговых кампаний, программ адаптации новых сотрудников и закупок), а также для повторяющихся процессов и всегда актуальной работы (например, контент-календарей, запросов в отдел ИТ и отслеживания ошибок).

В чём заключается важность рабочих процессов?

Несмотря на то, что каждый рабочий процесс уникален, все они собираются из одних и тех же блоков, как в конструкторе «Лего». Эти основные компоненты обладают достаточной гибкостью, чтобы удовлетворить потребности любой команды или организации. Важнейшей частью является кодификация жизненно важных бизнес-процессов для создания структуры в рамках организации. Когда вы это сделаете, никто не будет задаваться вопросом, каким будет следующий шаг или кто управляет той или иной частью проекта. Устранение этой неопределённости имеет решающее значение.

Такой уровень структуризации позволяет обеспечить ощутимые преимущества для вашей команды, в том числе:

• упрощение координации между участниками команды проекта;

• рост производительности (без дополнительных затрат и снижения качества);

• оптимизация распределения ресурсов;

• повышение прозрачности проектов;

• расширение возможностей руководителей для принятия более взвешенных решений, поскольку всё отслеживается в одном месте;

• уход от сбора информации вручную и дублирования работы;

• устранение разрозненности данных путём их группирования в централизованном источнике достоверной информации;

• чёткое представление о том, как работа отдельных сотрудников способствует реализации более глобальных целей и задач;

• уход от работы вслепую и высвобождение потенциала сотрудников;

• ликвидация спонтанных процессов и одноразовых систем путём их замены централизованным источником информации.

Вместо того чтобы каждый раз заново изобретать велосипед, используйте рабочие процессы, которые помогут вашей команде действовать эффективнее и лучше адаптироваться, чтобы выполнять свою работу наилучшим образом.

Три основных преимущества чётких рабочих процессов

Может показаться, что организация рабочего процесса требует много усилий, но чётко определённые повторяющиеся процессы являются ключевым фактором роста. Эффективный рабочий процесс позволяет избавиться от работы по организации работы, устранить путаницу, повысить прозрачность и способствует вовлечённости. Первоначальные вложения сэкономят вам массу времени и уберегут от стресса в будущем.

Прозрачность в реальном времени

Ни для кого не секрет, что получение действенных сведений в режиме реального времени повышает эффективность работы команды. Получить эти сведения не всегда просто, но именно здесь на помощь приходят рабочие процессы.

Эффективный рабочий процесс своевременно сводит соответствующих людей с нужной им информацией. Такой уровень связности повышает прозрачность внутри проектов и между ними: все ваши сотрудники точно знают, кто, что и к какому сроку делает и почему это важно. В частности, такой уровень прозрачности помогает:

• получать практические сведения в режиме реального времени для повышения эффективности работы команды;

• точно планировать, выделять ресурсы, а также увеличивать или уменьшать объём работ по мере необходимости;

• информировать руководство и заинтересованных лиц из других подразделений о ходе проекта;

• сокращать задержки и добиваться более качественных результатов;

• получать общее представление о процессах в проекте, чтобы понимать, выявлять и диагностировать проблемы.

Согласованность действий внутри коллектива и между разными командами

Чётко сформулированные рабочие процессы обеспечивают ясность и необходимый контекст при взаимодействии нескольких разных команд. При наличии у вас сети связанных проектов или инструментов команды из разных подразделений чётко видят, как и почему выполняется та или иная работа.

Хорошие инструменты управления работами позволяют формулировать и совместно использовать рабочие процессы независимо от того, участником какой команды вы являетесь. При этом формируется единый источник достоверной информации для всей работы и данных, устраняется разрозненность групп и облегчается сотрудничество. Кроме того, соединение отдельных инициатив с более масштабными рабочими процессами компании даёт участникам чёткое представление о наиболее важной работе. Благодаря тому, что все сотрудники понимают это, каждый может сосредоточиться на наиболее приоритетной работе, которая приносит наибольшую отдачу.

Повышение эффективности работы

Рабочие процессы систематизируются с помощью форм приёма запросов на выполнение работ, автоматизации бизнес-процессов и шаблонных проектов. Автоматически связывая людей с нужными им данными, вы повышаете эффективность и производительность. Эффективный рабочий процесс исключает работу по организации работы и стимулирует команду. Когда у сотрудников есть нужный контекст, они могут сосредоточиться на самом главном, чтобы добиться наибольшего эффекта. Кроме того, повышение прозрачности благодаря интеграции между бизнес-инструментами снижает затраты времени на переключение между ними.

Как рабочие процессы соотносятся с другими бизнес-процессами

При построении рабочего процесса в него обычно включаются различные бизнес-процессы. Вот как рабочие процессы отличаются от этих методов и соотносятся с ними:

Рабочие процессы и управление бизнес-процессами (BPM)

Бизнес-процесс — это последовательность задач. Управление бизнес-процессами (BPM) — это практика анализа и совершенствования бизнес-процессов эффективным и результативным способом.

Управление рабочими процессами осуществляется в рамках управления бизнес-процессами. Рабочие процессы позволяют организовать данные понятным и воспроизводимым способом, сосредоточившись на трёх ключевых действиях: планирование, исполнение и контроль. Эффективный рабочий процесс представляет собой воспроизводимый, устойчивый бизнес-процесс.

Рабочие процессы и контрольные списки

Контрольный список или список дел — это перечисление того, что вам нужно сделать. Контрольный список проще, чем бизнес-процесс, поскольку приведённые в нём задачи зачастую содержат работу из разных инициатив в произвольном порядке.

Контрольные списки можно использовать как часть рабочего процесса, чтобы ничего не упустить. Контрольные списки и рабочие процессы — это простые, но действенные инструменты, которые при совместном использовании помогают вашей команде добиться наилучших результатов в работе. Стремитесь включить контрольные списки в свои комплексные рабочие процессы, чтобы помочь команде достичь поставленных целей.

Рабочие процессы и диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта — это визуальный инструмент управления проектами, который показывает хронологию проекта в виде горизонтальной гистограммы. Каждая столбик на диаграмме Ганта представляет собой этап процесса. Длина столбика обозначает время выполнения работы.

Диаграммы Ганта — это отличные визуальные инструменты управления проектами, которые чаще всего используются для отслеживания инициатив, привязанных ко времени, таких как планирование мероприятий или запуск продукта. Также можно создать рабочий процесс, чтобы превратить разовый проект в повторяющуюся процедуру для последующего использования. Если вы создаёте рабочий процесс для планирования мероприятий или запуска продукта, использование диаграмм Ганта и других визуальных программ управления проектами, таких как Канбан-доски, поможет вам быстрее достигать поставленных целей.

Рабочие процессы и блок-схемы

Блок-схемы — это хороший способ последовательной визуализации этапов процесса. Например, блок-схема может показать взаимосвязь между пятью этапами проекта или помочь вам визуализировать причинно-следственные связи, влияющие на него.

Чтобы наглядно представить общую картину, полезно изобразить семь этапов рабочего процесса в виде его блок-схемы или диаграммы. Хорошо разобравшись в основных этапах рабочего процесса, воплотите его в жизнь с помощью платформы управления совместной работой в режиме реального времени.

Рабочие процессы и управление работами

Рабочие процессы являются ключевым элементом управления работами. Исходя из этого, в хороших инструментах управления работами есть всё необходимое для организации таких процессов в группах или подразделениях, чтобы координировать людей и их деятельность на всех уровнях организации. Ведь именно рабочие процессы поддерживают управление работами и гарантируют, что у каждого есть доступ к информации, необходимой для выполнения самых важных задач.

Примеры рабочих процессов

Прежде чем мы приступим к рассмотрению преимуществ определённых рабочих процессов и построению своих, давайте изучим несколько примеров таких процессов.

Рабочий процесс обратной связи с клиентами

1. Формирование идей и сбор информации: клиент отправляет тикет, запрос или отзыв.

2. Приём запросов: запрос обрабатывается в системе взаимодействия с клиентами, например в Zendesk.

3. Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсами: запрос автоматически направляется в соответствующую группу. Например, если это запрос на продажу, он направляется в Salesforce для обработки отделом продаж. Кроме того, тикеты и отзывы передаются во внутренние группы, которые работают в таких инструментах управления работами, как Asana.

4. Проработка и анализ: группа работает над решением проблемы клиента.

5. Отслеживание хода выполнения: интеграции, работающие в режиме реального времени, оптимизируют и автоматизируют процессы, идущие между группами. Вместо того чтобы вручную рассылать оповещения или дублировать работу между инструментами, можно использовать такие интеграции, как Asana для Zendesk, чтобы обеспечивать своих сотрудников самой актуальной информацией на рабочем месте.

6. Согласование: окончательное решение доводится до отправителя через отдел по работе с клиентами. При необходимости изменения документируются. Если запрос не был удовлетворён в полной мере, группа возвращается к четвёртому шагу (проработка и анализ), чтобы ещё раз взглянуть на ситуацию.

7. Отчётность: данный конкретный запрос учитывается как часть общего рабочего процесса и влияет на оценку общего результата процесса обратной связи с клиентами.

Рабочий процесс управления кампаниями

1. Формирование идей и сбор информации: группа собирается в полном составе с целью коллективного обсуждения идей для новой кампании.

2. Приём запросов: совместно со специалистами из возглавляемой им команды руководитель проекта создаёт задания для всех творческих материалов, необходимых для кампаний — анимации, изображений, видео, контента и т. п.

3. Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсами: прежде чем определять приоритеты проектов и задач, руководитель проекта анализирует каждый элемент кампании, чтобы понять, как всё сочетается друг с другом. Затем он создаёт основной календарь кампании, чтобы все сотрудники получали представление о её ходе.

4. Проработка и анализ: когда все планы будут готовы, можно давать зелёный свет на создание творческих материалов. Внешние исполнители и участники группы приступают к работе. Если для подготовки необходимых материалов требуется дополнительное время, рабочий процесс возвращается на этап их производства.

5. Отслеживание хода выполнения: пока его команда занята делом, руководитель проекта отслеживает прогресс с помощь платформы для управления работами. Если сотрудник сталкивается с проблемой или ожидаемые результаты задерживаются, руководитель может вмешаться и устранить препятствия.

6. Согласование: когда всё будет готово, руководитель проекта принимает работу. Кампания запускается.

7. Отчётность: независимо от результата кампании всегда есть чему поучиться. Руководитель проекта погружается в аналитику, опрашивает участников своей группы и выясняет, что получилось, а что можно улучшить.

Рабочий процесс планирования целей

1. Формирование идей и сбор информации: руководство компании решает, как часто организация будет устанавливать цели и ключевые результаты (OKR). Для отслеживания работы приобретается система управления целями.

2. Приём заявок: руководитель группы, её участники и главные заинтересованные лица проекта совместно работают над идеями предстоящих целей.

3. Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсами: руководитель группы вырабатывает набор задач на следующий период. В идеале каждая задача должна способствовать достижению вышестоящей цели, создавая чёткость и согласованность.

4. Проработка и анализ: когда сотрудники знают, чего нужно достичь, они могут приступать к работе. С помощью платформы для управления работами они могут связать свой повседневный труд с более широкими целями, чтобы каждый знал, какая работа является наиболее приоритетной.

5. Отслеживание хода выполнения: пока группа занята делом, её руководитель следит за ходом работы. Если прогресс замедляется или сроки срываются, он может вмешаться и устранить препятствия. И руководитель, и сотрудники регулярно публикуют обновления статуса через платформу для управления работой.

6. Согласование: сотрудники постепенно завершают работу. Менеджеры проверяют её, а затем принимают или запрашивают изменения при необходимости.

7. Отчётность: по окончании каждого периода руководитель группы рассматривает стоявшие перед ней задачи. Он анализирует, что получилось, а что не удалось в течение периода достижения цели. В будущем команда постарается удвоить свои преимущества и укрепить слабые места.

Семь шагов по созданию эффективного рабочего процесса

Семь шагов по созданию эффективного рабочего процесса делятся на три стадии: планирование, выполнение и анализ. Эти действия помогут вам организовать работу так, чтобы этот процесс был не только понятным, но и повторяемым.

Рабочие процессы фиксируют повторяющиеся действия, чтобы не нужно было каждый раз заново изобретать колесо. Для того чтобы рабочий процесс был эффективным, его следует сформировать в общем инструменте, который отслеживает информацию в режиме реального времени.

В приведённом ниже примере мы покажем, как создать рабочий процесс в Asana. Если вы не знаете, с чего начать, посмотрите, как программное обеспечение управления рабочими процессами своевременно предоставляет сотрудникам нужную им информацию, чтобы коллективы могли сосредоточиться на конечном результате.

Шаг 1. Формирование идей и сбор информации

Любой рабочий процесс начинается с идеи. Иногда идеи возникают в готовом виде, в других случаях команда приступает к новой, захватывающей инициативе, руководствуясь лишь общими принципами.

На данном этапе рабочего процесса выполняется сбор неструктурированной информации и проводится коллективное обсуждение идей для проекта. Прежде чем переходить к следующему шагу по возможности учтите любые препятствия, ограничения или требования проекта.

Например, давайте рассмотрим рабочий процесс веб-производства. Вице-президент по маркетингу обращается к вашей творческой группе с просьбой полностью переделать главную страницу сайта компании. Прежде чем передать проект в работу, он делится своим видением того, как должна выглядеть и работать главная страница. На данном этапе рабочего процесса вы с командой проводите коллективное обсуждение некоторых первоначальных идей, черпаете вдохновение из главных страниц других сайтов и создаёте первоначальные макеты в своём инструменте для коллективных обсуждений — Miro.

Шаг 2. Приём запросов

Сформировав общее представление о том, над чем вы работаете, уточните детали и составьте план проекта. На данном этапе рабочего процесса не забудьте учесть все необходимые данные, информацию и потребности бизнеса. Это позволит обозначить процесс, который вы строите, заинтересованные стороны проекта, которые вы привлечёте, и работу, которую вы в конечном итоге выполните.

• Определите цели своего проекта и SMART-цели

• Создайте черновик устава проекта или преобразуйте имеющийся у вас устав в проектное задание

• Создайте план проекта, а также общую хронологию проекта, и поделитесь ими

• Определите главных заинтересованных лиц проекта с помощью матрицы RACI

• Назначьте организационное совещание по проекту

• Определите рамки проекта, чтобы предотвратить разрастание его объёма

• Укажите важные вехи проекта, а также его окончательные ожидаемые результаты

Все указанные материалы применяются далеко не в каждом рабочем процессе, однако необходимо подготовить достаточно сведений для дальнейшей работы над проектом. Избавьтесь от необходимости снова и снова прояснять различные аспекты и запрашивать дополнительную информацию.

Продолжаем наш пример по рабочему процессу веб-разработки. Отталкиваясь от итогов проведённого коллективного обсуждения, вы готовите творческое задание. Используя такой инструмент управления работами, как Asana, вы переносите свои наработки из Miro в задание и объединяете их с другими сведениями о проекте, например с планом обмена информацией.

3. Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсами

Завершив разработку плана проекта, можно приступать к его воплощению в жизнь. Этот процесс начинается с распределения ресурсов. Для того чтобы эффективно расставлять приоритеты и распределять работу в зависимости от возможностей команды, все процессы должны быть прозрачными.

Эффективные рабочие процессы — это не только повышение производительности и выполнение как можно большего объёма работы, но и создание пространства для творчества. При успешной реализации управление загрузкой максимально повышает производительность сотрудников и устраняет путаницу, в результате чего вы с командой в конце каждого дня будете чувствовать себя удовлетворёнными, а не перегруженными.

Чтобы сделать этот этап рабочего процесса повторяемым, его необходимо автоматизировать. Как только вы получите чёткое представление о возможностях каждого сотрудника, используйте автоматизацию рабочих процессов для точной передачи работы нужному коллеге. Уточните приоритет каждого проекта и предоставьте коллективу возможность корректировать сроки, если это необходимо, чтобы обеспечить выполнение работы с максимальной отдачей.

В нашем примере у вашей творческой группы есть проект по запросам на творческие работы в Asana. При поступлении запроса автоматизированные рабочие процессы направляют работу соответствующему сотруднику. Каждая инициатива имеет соответствующий уровень приоритета, поэтому участники группы знают, на чём им следует сосредоточить свою энергию. В этом же инструменте можно контролировать загрузку коллектива, чтобы при необходимости можно было переназначить работу или изменить её график.

4. Проработка и анализ

Это главная часть «работы» в вашем рабочем процессе — определение ожидаемых результатов проекта, анализ и выполнение циклов обратной связи, а также получение отзывов через процедуру согласования с заинтересованными лицами.

Без упорядоченного рабочего процесса большая часть этой работы выполняется вручную, в связи с чем бывает трудно своевременно найти нужный файл. Поиск документов или получение согласований отнимает огромное время, которое тратится совершенно непродуктивно. Поэтому хранение этой информации в едином источнике сокращает объём ненужной работы у всех сотрудников.

Когда информация и файлы хранятся в одном месте, люди тратят меньше времени на работу по организации работы и больше времени уделяют реальным задачам. Теперь можно приступать к действию, используя автоматизацию для получения необходимых сведений в нужное время.

Продолжаем наш пример по рабочему процессу веб-разработки. После распределения работы ваши дизайнеры создают в Figma макет новой домашней страницы сайта, который затем прикрепляют к проекту. С помощью функции «Корректировка» заинтересованные лица комментируют PDF-файлы, оставляя конкретные отзывы о том, что работает, а что нет. После того как заинтересованные лица проекта одобрят дизайн, его можно будет передать команде веб-разработчиков, не дублируя работу. Вместо этого всё необходимое хранится в проекте запроса на творческие работы и в проекте веб-производства, поэтому все работают на основе самой актуальной информации.

5. Отслеживание хода выполнения

Важнейшей частью любого рабочего процесса является согласованность действий всех участников группы в отношении работы. Слишком часто данные бывают разбросаны по разным инструментам, и чтобы отчитаться о ходе проекта, приходится переключаться между ними и вручную собирать информацию в одном месте. Но ручное выполнение одних и тех же действий — это пустая трата времени, а лишние совещания по статусу никому не нужны.

Вместо этого делитесь обновлениями статуса проекта там, где идёт работа, чтобы у всех был необходимый контекст. Если ваш проект идёт не по плану, отчёт о состоянии работ позволит заинтересованным лицам узнать о задержке и о том, как вы собираетесь устранять все препятствия.

Например, многие заинтересованные лица вовлечены в рабочий процесс веб-производства — в конце концов, изначально эта инициатива была предложена вице-президентом по маркетингу. Однако заинтересованным лицам проекта не нужно сообщать о каждой мелочи или неровности на пути к успеху. Вместо этого вы делитесь с ними еженедельными обновлениями статуса проекта, добавляя контекст и ссылаясь на задачи и этапы, которые выполнила ваша группа.

6. Согласование

Иногда вам не хватает одного последнего согласования, однако у этого процесса есть свои подводные камни. Зачастую руководители высшего звена очень заняты и не могут уделить вам время, даже если вам нужно всего лишь быстрое одобрение. В таком случае рабочий процесс согласования автоматизирует этот шаг, делая его понятным и простым для заинтересованных лиц, поэтому им будет проще дать своё окончательное благословение.

В нашем примере ваша новая домашняя страница уже готова, но для перехода на новый дизайн вам нужно одобрение вице-президента по маркетингу. Поэтому вы отправляете ему запрос на утверждение, отличный от обычной задачи. Из этого уникального уведомления он узнает, что именно вам от него нужно, и сможет быстро отреагировать соответствующим образом. Вы получаете требуемое одобрение в один клик и запускаете свою главную страницу в срок.

7. Отчётность

Независимо от того, будет ли проект ошеломляюще успешным или столкнётся с некоторыми препятствиями на пути, из каждой инициативы всегда можно извлечь массу полезного опыта. Последний шаг рабочего процесса — это отчёт о проделанной работе и погружение в аналитику с целью узнать, что получилось, а что можно улучшить. Это поможет вам оптимизировать будущие проекты или даже усовершенствовать текущий рабочий процесс.

Завершаем наш пример. Ваша домашняя страница запущена — поздравляем! Последний шаг — следить за тем, как она работает, и сообщать о её развитии. В следующий раз, когда вам понадобится запустить веб-страницу, воспользуйтесь полученными в ходе этого проекта знаниями, чтобы сделать свою работу ещё лучше.

Выстраивание совместных цифровых процессов

Как сказал Ральф Уолдо Эмерсон: «Жизнь — это путешествие, а не пункт назначения». То же самое справедливо и в отношении рабочих процессов. Сосредоточив внимание на процессе работы и улучшив его, вы сможете снабдить сотрудников инструментами и информацией, необходимыми для достижения успеха.