Схема рабочего процесса: символы, варианты использования и примеры

Когда речь идёт об управлении работой, ключевую роль играют визуализация задач и поддержание связи между участниками команды с помощью различных стилей общения. Именно здесь на помощь приходит схема рабочего процесса. 

Схема рабочего процесса помогает предотвратить отклонения от плана и узкие места в проекте, наглядно демонстрируя цели и дедлайны. Схемы рабочих процессов — отличный способ визуализировать задачи и потоки данных. Их можно использовать как при адаптации новых сотрудников, так и для упрощения вариантов использования и отзывов.

Мы собрали самые важные факты о схемах рабочих процессов и включили полезные примеры, чтобы вы могли понять, что это такое и как создать свою собственную. 

Что такое схема рабочего процесса?

Схема рабочего процесса, также известная как диаграмма рабочего процесса, представляет собой графический обзор бизнес-процесса или системы. Обычно такие диаграммы используются для визуализации сложных проектов после завершения начальных этапов исследования и планирования. Создав диаграмму рабочего процесса, вы получите подробное представление о задачах и зависимостях высокого уровня на основе общей хронологии и целей проекта. 

Сравнение схемы рабочего процесса с другими способами отображения процессов

Схемы рабочего процесса во многом схожи с другими схемами в UML (Unified Modeling Language) — стандартном языке для определения, визуализации, построения и документирования артефактов программных систем. Однако диаграммы рабочих процессов немного отличаются от других схем процессов и диаграмм UML. Ниже мы сравниваем их с некоторыми распространёнными типами, чтобы показать, как это происходит: 

Составление карты бизнес-процессов

Схемы рабочих процессов тесно связаны с составлением карт бизнес-процессов. Разница между ними заключается в том, что карта процесса обычно детально описывает этапы, в то время как диаграмма рабочего процесса дает их визуальное представление. Цель схемы рабочего процесса — помочь участникам команды понять свои задачи, цели, роли и обязанности в рамках проекта на высоком уровне.

Блок-схемы процессов

Рабочие процессы и блок-схемы часто путают. Несмотря на то, что эти термины похожи, рабочий процесс — это всего лишь один из типов блок-схемы. Блок-схемы также можно использовать для визуализации других процессов, например диаграмм PERT и документации по процессам.

Диаграммы активности

Диаграммы активности — это ещё один тип блок-схемы, который описывает поток серии действий в системе. Они используются для преобразования функций бизнес-системы в более удобоваримую информацию для тех, кто не очень хорошо разбирается в работе бэкэнда. Иными словами, диаграмма активности — это простой способ визуализировать технические процессы. Например, в Asana можно нарисовать схему действий для создания проекта следующим образом:

• Пользователь нажимает кнопку, чтобы создать проект 

• Запущен новый проект

• Пользователь настраивает проект, используя различные названия и функции

• Пользователь сохраняет проект и обновляет его при необходимости

Диаграммы потоков данных

Диаграммы потоков данных отслеживают данные в операционной системе или процессе, в то время как диаграммы рабочих процессов отслеживают саму работу. Например, вместо действий в схеме потока данных вы будете вводить метрики, результаты или другие данные, которые хотите отобразить.

Когда использовать схему рабочего процесса

Схема рабочего процесса — это наглядное представление процесса, будь то нового, создаваемого вами, или существующего, который вы изменяете. Например:

• Процесс оптимизации цикла взаимодействия с клиентом в электронной коммерции.

• Проект по повышению удержания клиента и удовлетворённости.

• Процесс автоматизации и оптимизации задач, связанных с данными клиентов. 

Схема рабочего процесса находится между картой бизнес-процессов (которую вы создадите до начала проекта) и автоматизацией бизнес-процессов (которую вы будете использовать для оптимизации и упрощения процессов). Это связано с тем, что карта содержит подробные этапы процесса, необходимые заинтересованным сторонам для начала работы, а диаграмма рабочего процесса — это визуальное представление высокого уровня, которое помогает прояснить общие цели в ходе процесса.

Компоненты схемы рабочего процесса

Чтобы понять, как работает схема рабочего процесса, сначала необходимо разобраться в компонентах, из которых он состоит. К ним относятся входные данные, выходные данные и преобразования, которые помогают передавать результаты в кратчайшие сроки.

Поняв эти компоненты, вы сможете правильно прочитать схему рабочего процесса и создать свою собственную. Основные компоненты схемы рабочего процесса:

• Входные данные: действие, которое влияет на следующий шаг

• Преобразования: изменение входных данных

• Результаты: итог после преобразования 

Эти компоненты визуализируются с помощью фигур и стрелок, в том числе:

• Овалы: представляют начальную и конечную точки процесса. 

• Прямоугольники: представляют собой инструкции по действиям и этапам. 

• Ромбы: ключевые решения при построении процесса.

• Круги: представляют собой скачок в действиях и могут указывать на шаги, которые можно обойти (в определенных ситуациях).

• Стрелки: соединители, которые представляют зависимости между всеми фигурами и действиями. 

Вместе эти компоненты указывают читателю, как следовать правильному пути и достичь желаемого результата.

Типы схем рабочего процесса

Когда речь идёт о визуализации процессов, можно выбрать один из нескольких форматов диаграмм рабочего процесса. Каждый из них предлагает уникальные преимущества, которые помогут вам спланировать следующий процесс. Выбор типа диаграммы зависит от процесса, над которым вы работаете, и ваших потребностей в этом процессе. 

Ниже приведены четыре различных типа диаграмм рабочих процессов, которые можно использовать для анализа потоков.

1. Диаграмма потока процесса

Схема потока процесса — это стандартный инструмент для рабочих процессов. На этой диаграмме все компоненты отображаются в хронологическом порядке, что делает её базовым визуальным представлением процесса. Этот тип диаграммы даёт общее представление об отдельных задачах и целях без лишних деталей.

Для кого это подходит: команды, которым нужно высокоуровневое визуальное представление нового процесса, быстро понятное всем заинтересованным сторонам или отделам.

2. Диаграмма «плавательный дорожки»

Дорожки также являются популярным макетом рабочего процесса, хотя они довольно сильно отличаются от диаграмм потоков процессов. Дорожка разбивает рабочий процесс на более мелкие потоки или блоки. Эти потоки взаимосвязаны, но разделены, чтобы выделить взаимодействия и возможные неэффективности. Это обеспечивает наглядность и позволяет глубже погрузиться в общий рабочий процесс.

Назначение: команды, работающие над сложными процессами с большим количеством взаимосвязанных, но независимых слоёв. 

3. Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN)

В BPMN используются единые обозначения, которые легко интерпретируются как Business, так и техническими специалистами. Это тип унифицированного языка моделирования, который использует стандартизированные символы для обозначения различных этапов.

Диаграммы BPMN фокусируются на информации, которая поступает изнутри, и на том, как эта информация интерпретируется. Именно поэтому они чаще всего используются для внутренних изменений процесса, которые не влияют на внешних клиентов.

Назначение: команды, работающие над улучшением процессов в разных отделах. 

4. Диаграмма SIPOC (поставщик, входные данные, процесс, выходные данные, клиенты)

SIPOC — это разновидность дорожек, которая фокусируется на анализе нескольких различных частей рабочего процесса. 

В отличие от традиционной диаграммы, которая организует данные в последовательном порядке, диаграмма SIPOC определяет приоритет того, кто создает и получает данные процесса. SIPOC фокусируется на том, как данные получаются внутри и снаружи, поэтому он используется для процессов, связанных с обслуживанием клиентов.

Кому подходит: командам, которым важно понимать, как данные поступают внутри и за пределы организации.

Как создать диаграмму рабочего процесса (с примером)

Чтобы создать диаграмму рабочего процесса, начните с объединения основных компонентов процесса. Для этого соберите воедино входные и выходные данные, преобразования и основные результаты процесса. 

Отобразите компоненты рабочего процесса на диаграмме, используя стрелки, круги, прямоугольники, овалы и ромбы для представления каждой точки данных. 

1. Выберите тип рабочего процесса

Чтобы выбрать наиболее подходящий тип рабочего процесса, подумайте о функциях, необходимых для вашего процесса. Это сложный процесс с несколькими заинтересованными сторонами, для которого лучше всего подойдёт диаграмма «дорожки»? Или это относительно простой процесс, для которого лучше всего подойдёт упрощённая схема потока?

Хотя рабочий процесс можно корректировать по ходу дела, проще определиться с его типом заранее. Так вы точно будете знать, насколько сложен или прост ваш рабочий процесс.

2. Определите начальную и конечную точки

Затем определите начальную и конечную точки рабочего процесса (на диаграмме они представлены в виде овалов).

Для этого подумайте, когда начинается и заканчивается процесс. Существует ли действие, которое запускает процесс? Или же действие или этап, завершающий его? Эти точки данных помогут эффективно обмениваться информацией о начале и завершении процесса.

3. Соберите необходимую информацию

Чтобы собрать информацию, свяжитесь с заинтересованными сторонами и разберитесь в каждой части процесса. Это может быть организационное совещание с участием различных отделов и руководителей, на котором вы соберёте детали и получите подтверждения, необходимые для начала построения диаграммы рабочего процесса.

Поскольку все процессы разные, информация, которую вам нужно собрать, также будет отличаться. Рассмотрите шаги, необходимые для завершения процесса, заинтересованные стороны, которые будут вовлечены, и любые другие важные детали, которые помогут информировать читателей.

4. Устраните неэффективные элементы

Последний шаг перед построением визуального рабочего процесса — рассмотреть и устранить любые возможные неэффективности. Проанализируйте их до начала разработки рабочего процесса, чтобы предотвратить проблемы, а не решать их в реальном времени. Конкретные недостатки могут быть разными, но они могут включать нехватку ресурсов, проблемы с разработкой продукта или любые другие препятствия, которые могут возникнуть в процессе.

Задокументируйте эти недостатки в журнале изменений в рамках процесса контроля изменений. Так вы сможете сообщать о них заинтересованным сторонам, расставлять приоритеты и отслеживать, были ли они устранены. 

5. Создайте рабочий процесс

Наконец, приступайте к построению рабочего процесса. Соберите информацию о подразделении, точки данных и эффективности и нанесите их на диаграмму, выбранную на первом этапе. Поскольку каждый процесс отличается от другого и каждая диаграмма строится по-своему, ваша, скорее всего, будет уникальной по своему дизайну. Вот лишь один пример того, как может выглядеть схема рабочего процесса:

После разработки рабочего процесса проанализируйте его вместе с заинтересованными сторонами, чтобы убедиться в его точности и соответствии ситуации. Это отличный способ убедиться, что все неэффективные процессы учтены, а ресурсы указаны правильно.

Используйте рабочие процессы для составления карт процессов

Визуализация рабочих процессов поможет вам эффективно доводить результаты до сведения заинтересованных лиц и руководства. Кроме того, это отличный способ согласовать работу нескольких отделов в рамках конкретного процесса. 

Чтобы вывести свои рабочие процессы на новый уровень, попробуйте программное обеспечение для управления рабочими процессами. Asana может помочь вам во всём: от автоматизации задач до оптимизации общения.