Что такое зависимости в управлении проектами

Как и в эстафете, проекты часто выполняются путем передачи заданий от одного участника команды к другому. В отличие от эстафеты, некоторые задания в проекте требуют выполнения других заданий, прежде чем их можно будет начать. Эта взаимосвязь между заданиями называется зависимостью. 

Понимание того, как работают зависимости, поможет вам как менеджеру проекта составить чёткий и последовательный план ещё до начала реализации проекта. В этой статье мы расскажем, как упростить процесс, оптимизировать зависимости, расставить приоритеты, избежать узких мест и управлять внешними факторами, чтобы проект выполнялся в срок.

Что такое зависимости в управлении проектами?

В общем смысле, зависимость — это то, что зависит от чего-то другого. 

Примеры зависимости:

• Младенцы зависят от тех, кто о них заботится

• Растения зависят от солнечного света

• Рыбы зависят от воды

В управлении проектами зависимость — это задание, которое зависит от завершения другого задания. 

Примеры зависимости в управлении проектами:

• Заявление компании для СМИ зависит от подтверждения текста генеральным директором

• Возмещение зависит от подачи отчёта о расходах

• Исправление ошибки зависит от определения её первопричины

В строительстве заливка фундамента зависит от завершения земляных работ. В маркетинге запуск новой кампании по продукту зависит от завершения разработки дизайна и брендирования продукта. 

Как менеджер проекта, вы должны отслеживать все зависимости, чтобы заинтересованные стороны знали, когда им нужно приступить к своей части проекта. Использование программного обеспечения для управления проектами с панелями задач и другими интеграциями платформы, такими как API, может помочь в управлении зависимостями проекта между командами и модулями.

Примеры зависимости в разработке программного обеспечения:

• React зависит от Babel для совместимости с браузером.

• Django зависит от Pillow для обработки изображений.

• Node.js зависит от Express для управления веб-сервером.

В информатике зависимость программного обеспечения — это часть программного обеспечения, которая зависит от другой программы для правильного функционирования. Это осуществляется через менеджер пакетов, например npm для JavaScript или pip для Python. Зависимости указываются в файлах конфигурации и устанавливаются при компиляции или запуске среды выполнения.

Управление этими зависимостями имеет решающее значение для команд разработчиков, использующих методологии Scrum или Agile.

Ключевые термины, которые необходимо знать о зависимости

Прежде чем мы обсудим различные типы зависимости, необходимо разобраться с некоторыми ключевыми терминами.

Ограничения проекта

Ограничения проекта — это ограничения, которые менеджер проекта должен соблюдать по мере выполнения проекта. Три основных ограничения проекта:

• Стоимость: сколько денег вы можете потратить на выполнение проекта.

• Время: сколько времени у вас есть на выполнение проекта.

• Область проекта: конкретные цели, результаты, функции и особенности, которые являются частью проекта.

• Ограничения проекта взаимосвязаны и часто называются «треугольником управления проектом». Изменение одного ограничения требует изменения других для компенсации. Например, увеличение области проекта обычно требует увеличения затрат и/или времени.

Понимание и балансировка ограничений проекта является ключом к успешному управлению зависимостями. Зависимости проекта могут влиять на все три ограничения: они могут увеличивать стоимость, вызывать задержки и влиять на объем проекта.

Критический путь

В управлении проектами критический путь — это последовательность зависимых заданий, которые формируют самую длинную последовательность, позволяющую определить минимально возможное время для завершения проекта. Это ключевая концепция при работе с зависимостями, поскольку любая задержка в критическом задании приведет к задержке всего проекта.

Метод критического пути (СРМ) — это метод, используемый при планировании проекта для определения критических и некритических заданий, расчета ожидаемой продолжительности проекта и отображения зависимостей между заданиями. Диаграмма Ганта — это распространенный способ визуализации критического пути и зависимостей между задачами в графике проекта. 

Препятствия

Блокирующий фактор — это всё, что может помешать завершению работы над проектом. Блокирующими факторами могут быть внутренние проблемы, например отсутствие участника команды в течение недели, или внешние факторы, например несвоевременное выполнение заказа сторонним поставщиком. Раннее выявление блокирующих факторов может свести к минимуму их влияние на время выполнения работ.

Типы зависимости в управлении проектами

Концепция зависимости проста, но в проектах могут быть разные её типы.

Логические зависимости

Эти зависимости, также известные как причинно-следственные, являются частями проекта, необходимыми для его завершения. Они часто являются целью всех предыдущих заданий и не могут выполняться параллельно с другими задачами. 

Например, вы не можете делегировать задание кому-то другому, если в вашей команде нет другого человека. В этом случае найм другого участника команды считается логической зависимостью.

Ресурсные зависимости

Ресурсные зависимости — это ограничения проекта, связанные с ограниченным количеством ресурсов, которые у вас есть для проекта. Если для проекта доступны дополнительные ресурсы, эта зависимость не будет проблемой. Эффективное распределение ресурсов является ключом к управлению этими типами зависимостей проекта.

Например, ход выполнения проекта B зависит от того, чтобы один дизайнер завершил проект A, чтобы у него было время для выполнения проекта B без переработки.

Предпочтительные зависимости

Предпочтительные зависимости создаются в рамках процессов, навязанных командой, но не обязательно требуются для завершения проекта. 

Например, редактору может потребоваться окончательная проверка перед отправкой статьи на публикацию. Хотя этот шаг создан командой для обеспечения отсутствия ошибок, он не обязательно необходим для завершения проекта.

​​Внешние зависимости

Внешние зависимости — это задачи, зависящие от внешних факторов, которые вы или ваша команда не можете контролировать. Внутренние зависимости встречаются чаще, поскольку они зависят от вещей, которые ваша команда может контролировать.

Хороший пример внешней зависимости — это когда погодное явление препятствует доставке свежих фруктов в ресторан. В меню шеф-повара могли быть блюда с апельсинами, но из-за неожиданного мороза он не может их приготовить. Повар был внешне зависим от поставщика апельсинов для создания определенных блюд. Выявление внешних факторов позволяет разработать планы действий в непредвиденных обстоятельствах.

Типы зависимостей между задачами в управлении проектами

Некоторые зависимости относятся только к двум конкретным заданиям. Ниже приводятся наиболее распространённые типы зависимостей между заданиями:

• Зависимость «окончание — начало» (FtS). Это наиболее распространённый тип зависимости между задачами. К заданию B нельзя приступить, пока не будет выполнено задание A. Эта функция часто используется в каскадной методологии управления проектами.

• От завершения к завершению (FtF): задание B не может быть завершено, пока не будет завершено задание A. Этот тип зависимости по завершению часто встречается в заданиях, которые содержат подзадания; если подзадания не выполнены, вы не можете выполнить родительское задание. 

• От начала к началу (StS): задание B не может начаться до начала задания A. Этот тип зависимостей используется для заданий, которые должны выполняться параллельно друг с другом. В качестве примера зависимости начала можно назвать запуск электронной коммерции по расписанию. Маркетолог социальных сетей может захотеть разместить объявление о продаже, как только веб-разработчик продвигает правильную веб-страницу для публикации. Маркетолог не начнёт работу, пока веб-разработчик не начнёт свою, чтобы объявление вышло в одно и то же время.

• От начала к завершению (StF): задание B должно начаться, чтобы задание A было завершено. Это важно для ситуаций, в которых требуется перекрытие. Примером может служить работа линии поддержки. Представитель не может уйти, пока другой представитель не придет, чтобы освободить его от обязанностей, чтобы всегда был кто-то, кто может оказать поддержку клиентам.

Преимущества эффективного управления зависимостями проекта

Эффективное управление зависимостями приносит пользу не только проекту, но и менеджеру проекта и команде. Вот некоторые из ключевых преимуществ:

Преимущества для проекта:

• Снижение риска задержек и узких мест

• Оптимизация распределения ресурсов

• Повышение шансов на завершение проекта в срок и в рамках бюджета

• Более чёткая коммуникация и координация между участниками команды

Преимущества для отдельных сотрудников и команды:

• Улучшение навыков решения проблем и принятия решений для менеджеров проектов

• Улучшение совместной работы и повышение продуктивности команды

• Возможность для участников команды развивать новые навыки и брать на себя больше обязанностей

• Большее чувство удовлетворения от завершения проекта

Хорошо понимая зависимости и управляя ими, менеджеры проектов могут привести свои команды к успеху, одновременно способствуя личностному и профессиональному росту.

Советы по управлению зависимостями

Управление зависимостями может показаться сложным на первый взгляд, но, научившись ориентироваться в них, вы сможете настроить свои проекты на успех. Ниже приводятся четыре совета, которые помогут вам оптимизировать зависимости между заданиями.

1. Организуйте задания с помощью программного обеспечения для управления проектами

Подбор правильного инструмента для управления проектами, который подходит вашей команде, может изменить правила игры с точки зрения внутренних зависимостей. Использование инструмента управления задачами, который может содержать план проекта, мероприятия по проекту и чётко определять зависимые задачи, поможет вашей команде придерживаться графика проекта. Ищите инструменты, которые можно интегрировать с другими системами, используемыми в вашей работе.

2. Чётко визуализируйте зависимости

Визуализация зависимостей — это простой способ лучше понять, какие задания необходимо выполнить и в каком порядке. Использование визуальных инструментов, таких как диаграмма Ганта или Канбан-доска, может четко показать членам вашей команды, на каком этапе находится ваш проект и какие задания зависят друг от друга.

3. Отслеживайте потенциальные риски в плане проекта

При составлении плана проекта проведите мозговой штурм всех потенциальных внутренних зависимостей, с которыми вы можете столкнуться в ходе его реализации. У кого-то из вашей команды загрузка выше обычной? Работаете ли вы с какими-либо внешними поставщиками для выполнения этого проекта? Готова ли команда проекта к изменению графика в случае задержки одного из этапов?

Вы не можете отслеживать каждый потенциальный риск, но можете контролировать зависимости, чтобы обеспечить своевременное выполнение работ. Это особенно важно для межкомандных зависимостей, например, когда маркетинговая команда ожидает получения материалов от команды дизайнеров. Регулярное общение — ключ к успеху. 

4. Поощряйте вовлеченность заинтересованных сторон

Когда речь идёт о зависимостях между заданиями, лишней информации не бывает. Если одному из участников проекта известно о задержке задания, предложите ему сообщить об этом всей команде, чтобы каждый мог соответствующим образом скорректировать свои сроки.

Отслеживайте зависимости между заданиями

Хотите узнать больше о том, как лучше отслеживать зависимости в проектах? Узнайте больше с помощью ресурсов по управлению проектами Asana.

Часто задаваемые вопросы о зависимости

Какие типы зависимостей наиболее распространены в графиках проектов?

В графиках проектов чаще всего встречаются следующие типы зависимостей:

• «окончание–начало» (задание не может начаться, пока не будет завершено предыдущее задание);

• «Начало–начало» (задание не может начаться, пока не начнётся другое задание)

• «окончание–окончание» (завершение одного задания невозможно без завершения другого);

• «От начала к завершению» (задание не может быть завершено, пока не начнется другое задание).

Как управлять зависимостями между задачами?

Для управления зависимостями между заданиями необходимо выявлять и документировать взаимосвязи между ними, сообщать о них участникам команды, отслеживать ход выполнения и корректировать график по мере необходимости с учетом любых изменений или задержек.

Как отобразить зависимости в проекте?

Зависимости в проекте можно отобразить с помощью диаграммы Ганта, сетевой диаграммы или матрицы зависимостей, которые визуально представляют взаимосвязи и последовательность выполнения заданий.

Каковы примеры зависимости?

Примеры зависимостей включают ожидание подтверждения от клиента перед переходом к следующему этапу, необходимость доставки материалов до начала строительства или необходимость выполнения задания конкретным участником команды до того, как другой сможет начать.