Процесс управления проектными рисками за шесть понятных шагов

Вы наверняка замечали, что ваши проекты наиболее успешны, когда вы эффективно планируете их и управляете ими. Развитие ваших навыков управления проектами и использование проверенных стратегий управления имеют большое значение для успеха. Но даже самые продуманные проекты имеют риски.

Лучший способ предотвратить проектные риски — быть к ним готовым. Превентивное планирование на случай возможного негативного развития событий поможет вам вести проектную команду вперёд с уверенностью, что бы ни случилось. Если вы никогда не разрабатывали план управления проектными рисками, вы наверняка сталкивались с последствиями возникновения непредвиденных рисков в ваших прошлых проектах. Эта статья вам поможет. Узнайте больше об управлении проектными рисками и попробуйте создать ваш собственный план управления рисками, используя шесть простых шагов.

Что такое управление проектными рисками?

Управление проектными рисками включает в себя идентификацию, анализ и работу с потенциальными рисками проекта. Проектным риском может быть что угодно, что может повлиять на успех проекта, в том числе привести к нарушению запланированной хронологии проекта, превышению бюджета или снижению эффективности проекта по другим причинам.

Эффективно управляя рисками, вы можете решить любые потенциальные проблемы, которые могут появиться во время реализации проекта, и минимизировать их, чтобы проект был выполнен вовремя и в рамках бюджета, а также достиг заданных целей.

Когда нужно задуматься об управлении проектными рисками?

Подход к управлению проектными рисками не может быть реактивным, он должен быть превентивным. В идеале вы должны разработать план управления проектными рисками на этапе планирования проекта. Так вы сможете идентифицировать все потенциальные риски и их возможные последствия и отслеживать их во время реализации проекта. Тогда вас будет невозможно застать врасплох — вы будете готовы к возникновению рисков.

Если же вы хотите разобраться с проектными рисками процесса, который уже был запущен, попробуйте использовать теорию ограничений. Теория ограничений это методика, которая поможет вам распознать наиболее слабые места проекта или процесса и снизить связанные с ними риски.

Действительно ли управление рисками необходимо для моего проекта?

План управления рисками нужен далеко не каждому проекту. Если ваш проект представляет собой довольно простой процесс, вам будет достаточно просто обсудить возможные риски с коллегами. Это касается небольших проектов, не отнимающих у сотрудников много времени и не требующих внешних ресурсов (бюджета или свободного времени), а также процессов, которые вы ранее выполняли без каких-либо проблем.

Но если вы работаете над сложной инициативой, в которую вовлечены заинтересованные стороны из разных подразделений и задействованы важные ресурсы, план управления рисками будет полезен. Это те проекты, на которые команда тратит много времени или которые требуют крупных финансовых вложений. Имея план управления рисками, вы сможете убедиться в том, что объем проекта не изменится, и он будет успешным.

Шесть шагов к управлению проектными рисками

Управление проектными рисками — это идентификация рисков, планирование превентивных действий и мониторинг возникновения рисков. Вряд ли всё пойдёт не по плану. Возможно, ничего плохого не произойдёт вообще. Но превентивная оценка рисков и управление инцидентами помогут вам быть готовыми и быстро менять план в случае необходимости, чтобы достичь целей проекта вовремя и в рамках заданного бюджета.

Если вы впервые сталкиваетесь с управлением проектными рисками, начините с этих шести шагов. Для каждого шага мы подготовили план управления проектными рисками в Asana, чтобы показать вам, как он может выглядеть в вашем следующем проекте.

1. Идентификация

Первый шаг к созданию процесса управления проектными рисками — подготовка списка всех возможных событий риска. Событие риска — это всё, что может повлиять на график проекта, его бюджет или его успешность в целом.

Есть много способов идентифицировать проектные риски:

• Опросите ключевых участников проекта. Лучший способ выявления рисков проекта — обсудить его с заинтересованными лицами, руководителями и экспертами в данной предметной области. Если у них уже были похожие проекты, спросите, с какими рисками они сталкивались и как их предотвратить. Даже если похожих проектов не было, обязательно поговорите с основными заинтересованными лицами проекта, чтобы не пропустить потенциальные ни одной значимой угрозы.

• Обсудите возможные риски с участниками проекта. Команда проекта — это те люди, которые день за днём будут работать над проектом вместе с вами. Перед тем как начать работу, спросите у них, какие потенциальные риски они видят. Рассмотрите возможность проведения коллективного обсуждения с целью выявления возможных серьёзных рисков для проекта.

• Задокументируйте и проверьте ваши предположения. Согласно Руководству по управлению проектами Института по управлению проектами (PMBOK®), предположениями могут быть какие угодно идеи о том, что может произойти с проектом — при этом они не являются гарантированным фактами. Вы можете принимать решения по проекту на основе собственных предположений, даже не осознавая этого. Но делая так — не документируя и не подкрепляя ничем такие предположения — вы ставите себя и проект в уязвимое положение. Если ваши предположения не верны, основы проекта могут пошатнуться, а его успех окажется под угрозой.

• Проверьте ваши контрольные списки. Узнайте, есть ли в вашей команде или департаменте контрольные списки распространённых рисков. Если раньше контрольные списки не создавались, начните подготовку такого списка, чтобы будущие проекты были успешными.

По мере идентификации возможных событий риска записывайте их в реестр рисков. Как подсказывает название, реестр рисков — это список всех возможных рисков по проекту. Реестр рисков должен содержать ответы на несколько вопросов об обнаруженных вами рисках, в том числе:

• Какова вероятность наступления этого события риска?

• Каково влияние этого риска и его серьёзность?

• Какой у нас план по реагированию?

• Учитывая степень вероятности и влияния, каков приоритет этого риска?

• Кто отвечает за этот риск?

Не волнуйтесь, если у вас не получилось ответить на все эти вопросы — на некоторые из них вы сможете ответить на последующих шагах.

2. Анализ

Для каждого идентифицированного риска вам нужно проанализировать вероятность наступления, влияние и подготовить план действий. В зависимости от сложности проектных рисков вы можете выполнить анализ вместе с командой проекта или привлечь к этому ключевых заинтересованных. Чтобы определить серьёзность влияния, подумайте о том, как риск повлияет на цели проекта. Будут ли сдвинуты сроки, нарушен бюджет или снижен эффект от ожидаемых результатов проекта?

Затем продумайте план действий для каждого риска. Ваш план действий не обязателен к исполнению прямо сейчас — скорее, он должен описывать, что должна будет предпринять команда, чтобы быстро переориентироваться в случае наступления события риска.

3. Расстановка приоритетов

Чтобы определить приоритет риски, задайте себе вопрос: какие из выявленных и проанализированных вами угроз наиболее вероятны и могут нанести наибольший ущерб проекту? Прежде всего следует работать с рисками, отличающимися самой высокой серьёзностью и вероятностью возникновения. Все потенциальные риски нужно отслеживать и реагировать на них, но именно на эти нужно обращать особое внимание.

4. Назначение

Это необязательный шаг, но мы его рекомендуем. Несмотря на то, что риски ещё не произошли, будет полезно назначить ответственного за риск, чтобы сотрудники были готовы. Этот человек будет отвечать не только за отслеживание риска, но и за разработку плана снижения риска в случае его возникновения.

5. Отслеживание

К этому момент ваш проект уже запущен. Мы надеемся, что всё идёт по плану, и вы отслеживаете достижение целей проекта. Но вы не должны забывать об активном мониторинге рисков, чтобы избежать неприятных сюрпризов. Для этого:

• Отправляйте регулярные обновления статуса, чтобы участники проекта и заинтересованные лица были в курсе происходящего. Не забывайте: управление рисками должно быть превентивным, а не реактивным процессом.

• Будьте на связи с отдельными ответственными за риски. Каждый ответственный за риск должен отслеживать тревожные сигналы, связанные с событием риска. Руководитель проекта или команды должен быть постоянно на связи с ответственными, чтобы знать, что всё идёт хорошо.

• Следите за реестром рисков и вносите необходимые изменения. Если вероятность наступления риска меняется или обновлён план реагирования на риск, эти изменения должны быть отражены в реестре рисков. Как и другие документы, связанные с управлением проектами, план управления рисками должен быть постоянно актуализируемым документом, который команда использует в работе.

На этом этапе также очень важна совместная работа. Слишком часто бывает так, что сотрудники видят новые проблемы или риски, но стесняются сказать об этом сразу. Убедитесь в том, что создаёте культуру командной работы, открытости и честности.

6. Реагирование

Если в какой-то момент риск станет реальностью, вам нужно будет на него реагировать. Но, скорее всего, имея реестр рисков и план управления проектными рисками, вы также имеете отличный план действий для работы с рисками.

Помните: управление рисками не то же самое, что предотвращение рисков — хотя оно и помогает предотвращать риски. Скорее управление проектными рисками — это подготовка к рискам и разработка необходимых планов, чтобы вас ничто не застало врасплох.

Сделайте управление проектными рисками частью вашей следующей сессии планирования проекта

Хорошие проекты отличает наличие тщательно проработанных планов, а управление рисками является ключевой задачей на ранних этапах планирования. Не забудьте включить план управления рисками проекта в документы, формируемые на начальных этапах планирования, например, в проектное задание. Это позволит всем пользоваться таким планом и реагировать на все возникающие риски.

Получите больше советов о планировании проектов в нашей статье о плане управления проектом.