Как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

Молли Талберт, фото автораMolly Talbert29 июля 2020 г.8 мин. на чтение
facebooktwitterlinkedin
Создание шаблона и хронологии проекта

Управляете проектом? Возможность отслеживать ход работы по хронологии, а не по электронной таблице или бессистемному списку задач представляет собой одно из преимуществ управления проектами. Хронология показывает, как стыкуются воедино все части вашего плана. Так почему же вы ещё не сделали такую хронологию? Без подходящей технологии создание хронологии проекта может быть весьма сложным и утомительным занятием.

Не мучайтесь. Вот вам пример пошагового создания хронологии проекта независимо от вашей должности, сферы деятельности или структурного подразделения. Выполните следующие действия и узнайте, как построить хронологию проекта, чтобы самому управлять процессом и создать собственный шаблон хронологии проекта.

Более 50 шаблонов Asana под любой вид проекта

1. Составление проектного задания с указанием целей, сроков и зависимых элементов

Чтобы все заинтересованные стороны проекта действовали по плану, каждый проект должен начинаться с проектного задания. Это своего рода дорожная карта, отражающая намерения, цели, вехи и общую картину проекта. В задании должны быть ответы на следующие вопросы:

  • Каковы внутренние и внешние цели вашего проекта?

  • Какие внутренние и внешние заинтересованные стороны участвуют в проекте? Каковы их функции?

  • Какой срок у проекта?

  • Каковы ключевые вехи проекта?

Рассмотрим практический пример этого шага. Вам поручили запланировать праздничный ужин в честь клиентов этого года. Ваша персональная цель в рамках этого мероприятия — обеспечить максимальную организованность, продуктивность и эффективность. Вы уверены, что сможете это сделать, и понимаете, что всё должно начаться с составления чёткого задания для мероприятия. Ваши ответы на четыре вышеперечисленных вопроса:

Каковы внутренние и внешние цели вашего проекта?

Внутренняя цель заключается в планировании грандиозного мероприятия с участием клиентов на сумму не более 15000 долл. США. Внешней целью является принятие приглашений 50% приглашённых и обеспечение посещаемости на уровне 80%.

Какие внутренние и внешние заинтересованные стороны участвуют в проекте?

Внутренними заинтересованными сторонами являются комитет по планированию мероприятий (Джон, Сэм, Тара, Линда), вице-президент по работе с клиентами и группа маркетинга. К внешним заинтересованным сторонам относятся все нынешние клиенты и некоторые поставщики (компания по организации питания, место проведения мероприятия и т. д.).

Какой срок у проекта?

Планирование проекта начинается 15 января, а само мероприятие намечено на 30 августа.

Какие задачи следует рассматривать как вехи проекта?

Оформление страницы регистрации, бронирование места проведения мероприятия и подписание договоров с определёнными поставщиками.

После того как вы подготовите проектное задание и обозначите цели, можно будет перейти к проработке и составлению списка действий, которые необходимо предпринять для получения ожидаемого результата, и приступить к созданию хронологии проекта.

2. Составление списка всех действий, необходимых для выполнения проекта

Для составления эффективной хронологии проекта необходимо создать список всех событий, которые должны произойти в процессе планирования проекта, вплоть до получения конечного результата, будь то отчёт или мероприятие. Продумывая действия, обращайте внимание как на мелочи, так и на общую картину. В этом списке должны быть все задачи, способствующие выполнению проекта в установленные сроки и в рамках определённого бюджета.

Пока не стоит слишком задумываться о порядке всех ваших действий и сроках их выполнения: мы вернёмся к этому позже.

Например, список действий для организации праздничного ужина в честь наших клиентов может выглядеть следующим образом:

  • Написание плана мероприятия

  • Составление бюджета

  • Согласование места проведения мероприятия

  • Выбор поставщика услуг питания

  • Выбор тематики мероприятия

  • Разработка креативной концепции мероприятия

  • Оформление страницы регистрации приглашённых

  • Рассылка приглашений

  • Реклама мероприятия

  • Заказ сувениров

  • Проверка работы аудио- и видеотехники

  • Составление презентаций

  • Подготовка всех аксессуаров и сувенирной продукции

  • Контрольный список задач на день

В случае особо сложных и длительных действий разбейте их на более мелкие и удобоваримые подзадачи. Это не только поможет понять истинный масштаб действия, но также не упустить ни одной мелочи и сделать решение этой задачи более управляемым.

В нашем случае, чтобы несколько упростить выбор поставщика услуг питания, мы разделим этот этап проекта на более удобоваримые части:

  • Составление списка потенциальных поставщиков услуг питания

  • Получение ценовых предложений от каждого поставщика услуг питания

  • Сравнение цен и меню

  • Проведение переговоров с отобранными кандидатами

  • Выбор поставщика услуг питания

  • Оформление договора

3. Оценка времени на выполнение каждого действия с целью построения хронологии вашего проекта

Когда у вас будет полный список всех действий в рамках вашего проекта, можно будет распределить время на каждое из этих действий. При этом необходимо следить за тем, чтобы у вашей группы было достаточно времени для выполнения поставленных задач с соблюдением общих сроков проекта. Когда у вас будет понимание, сколько времени займёт каждая задача, вы сможете правильно спланировать и определить последовательность выполнения каждой задачи, чтобы составить дорожную карту проекта.

На том же примере с праздничным мероприятием для наших клиентов давайте выполним действие, связанное с выбором поставщика услуг питания, включая все подзадачи, и посчитаем, сколько времени займёт выполнение отдельных задач.

Выбор варианта организации питания (9 недель)

  • Составление списка потенциальных поставщиков услуг питания (1 неделя)

  • Получение ценовых предложений от каждого поставщика услуг питания (3 недели)

  • Сравнение цен и меню (1 неделя)

  • Проведение переговоров с отобранными кандидатами (2 недели)

  • Выбор поставщика услуг питания (1 неделя)

  • Заключение договора (1 неделя)

По нашим прогнозам относительно сроков, процесс выбора поставщика услуг питания займёт в общей сложности девять недель. Отталкиваясь от установленного срока, можно определить, когда следует начать то или иное действие, и отразить соответствующие даты в хронологии проекта.

4. Определение зависимых элементов и последовательности выполнения действий

В процессе работы над проектом некоторые действия могут прорабатываться одновременно, особенно когда за каждую из пересекающихся задач отвечают разные специалисты группы. Однако может возникнуть ситуация, при которой невозможно начать или завершить те или иные действия, пока не будет выполнено какое-то другое действие. Иными словами, некоторые действия зависят от выполнения других действий. Например, нельзя заказать еду раньше, чем будет выбран поставщик услуг питания. Это одна из многих причин, почему хронология играет такую важную роль. Наглядное представление каждого действия, пересечения этих действий, а также времени, необходимого для их выполнения, позволит вам держать руку на пульсе.

На этом же этапе определяются ответственные за каждое действие. Своевременное назначение ответственных за то, что происходит в каждой части проекта, позволяет выявлять и корректировать накладки по времени и ресурсам, а также исключить вероятность непредвиденных событий и задержек в будущем. При выполнении действия № 6 вы узнаете, как предоставить хронологию проекта другим его участникам, сохраняя предельную чёткость распределения обязанностей.

Читать руководство по первым шагам в управлении ресурсами

Одной из задач в нашем примере с праздничным мероприятием является рассылка приглашений. Хотя это действие кажется довольно простым, сначала должны произойти несколько других событий, прежде чем можно будет думать о рассылке приглашений. Для начала нужно разработать макет приглашения, а сделать это можно только после того, как будет выбрана тема нашего мероприятия. То есть необходимо выполнить одну задачу, прежде чем приступить к другим. Например:

Тема мероприятия (команда по планированию мероприятия) → Концепции дизайна (Линда) → Выбор дизайна (команда по планированию мероприятия) → Создание приглашения (Линда) → Рассылка приглашений (Тара)

При этом необходимо уделить время определению каждого зависимого элемента и последовательности (или порядка) выполнения каждой задачи. Тогда мозаика вашего проекта начнёт быстро собираться в цельную картину. Также важно решить, кто за что отвечает. Кто будет заниматься проработкой темы мероприятия? Кто будет разрабатывать макет приглашения? Не ждите, когда придёт время приступать к задаче, чтобы назначить ответственного за её выполнение. Организуйте всё заранее, чтобы не было накладок и сбоев.

Благо, что приглашением гостей и выбором поставщика услуг питания можно заниматься одновременно (что будет отражено на нашей хронологии проекта).

5. Составление хронологии

Вы уже начали понимать, как может выглядеть ваша хронология проекта? Хотя держать эту схему (со всеми её задачами и сроками выполнения) в голове нецелесообразно, было бы вполне разумно зафиксировать её на бумаге (или на экране). Первое, что приходит на ум, — открыть электронную таблицу в Excel или презентацию в PowerPoint. Однако не спешите. Поскольку эти приложения изначально не были предназначены для планирования и управления проектами, вы столкнётесь с определёнными проблемами, которых можно избежать, выбрав более подходящий инструмент.

Вместо этих программ воспользуйтесь инструментом управления проектами, специально предназначенным для создания и управления хронологиями проектов, таким как Asana. Это не только сэкономит вам время на составление хронологии (ведь вам не придётся биться над слиянием ячеек и добавлением формул, чтобы превратить электронную таблицу в хронологию проекта), но и позволит впоследствии управлять хронологией после запуска проекта. Специальные инструменты управления проектами позволяют легко корректировать хронологию в процессе работы и информировать заинтересованные стороны об изменениях и текущем прогрессе.

Благодаря использованию подходящего инструмента, ваша хронология будет привязана к основной работе, всегда оставаясь в актуальном состоянии. Разница между планомерно реализуемым и хаотичным проектом может быть разительной.

Как составить хронологию в Asana

Чтобы воспользоваться функцией Хронология Asana для создания собственного графика проекта, выполните следующие действия:

  1. Укажите все действия по проекту в виде списка задач.

  2. Добавьте даты начала и завершения каждой задачи.

  3. Добавьте ответственного за выполнение каждой задачи.

  4. Определите зависимые элементы.

  5. Нажмите на представление «Хронология», чтобы увидеть свой список в виде наглядной хронологии.

Хронология проекта торжественного мероприятия в Asana

Совет: Если вы уже создали свой план в электронной таблице, можно быстро импортировать его в Asana с помощью нашего средства импорта файлов CSV и перейти к четвёртому действию.

Читать о семи инструментах для планирования мероприятий, которыми должен владеть каждый менеджер по организации мероприятий

Шаблоны хронологии проекта для начала работы

Самый простой способ быстро создать хронологию проекта — использовать шаблон проекта. Ниже приводятся несколько шаблонов проекта, созданных Asana для вашего пользования. Изначально каждый проект отображается в виде списка, но вы можете нажать на вкладку «Хронология», чтобы переключиться на это представление.

6. Предоставление хронологии заинтересованным сторонам

Помните, как вы добавляли список всех заинтересованных сторон проекта в своё проектное задание в самом начале этого процесса? Так вот теперь, когда вы составили свою хронологию, необходимо поделиться ею со всеми заинтересованными сторонами. Не сомневаемся: они будут в восторге от того, насколько чётко составлен ваш план. Чем больше вы облегчите их часть проекта, тем чаще они будут вспоминать вас добрым словом на протяжении всего процесса.

Если вы используете инструмент управления проектами для составления хронологии, поделиться ею будет проще простого. Забудьте об электронных письмах и многочисленных документах: заинтересованные стороны вашего проекта сразу узнают, кто что и когда делает.

В случае праздничного мероприятия в честь клиентов нам понадобится поделиться нашей хронологией со всеми участниками проекта, а не только с теми, кто непосредственно отвечает за выполнение задач. Это позволит каждому участнику в любой момент отслеживать свою часть проекта и зависимые элементы по нему без необходимости обращаться к вам для получения информации.

7. Управление и корректировка. Советы по использованию хронологии проекта после его запуска

Если вам уже приходилось работать над каким-нибудь проектом, вы знаете, что не всегда всё идёт по плану. Однако, если вы подготовлены, изменения не будут такими уж сложными. Хронологии не только отлично подходят для планирования. Они хороши ещё и тем, что помогают скорректировать процесс с учётом неизбежных задержек и изменений.

Перемещение задач не является поводом для беспокойства и не нарушает процесс реализации всего проекта. Если по какой-либо части проекта возникнет задержка, то вы как ответственный за проект будете иметь чёткое представление о влиянии на остальные части проекта. В этом случае у вас будет возможность скорректировать свои действия, чтобы можно было эффективно реализовывать проект и дальше.

Как отмечается на сайте The Balance Careers, управление изменениями в проекте может осуществляться на уровне отдельных действий, но как только изменения будут окончательно приняты, нужно будет обновить хронологию вашего проекта. Поскольку при изменении планов хронологии быстро теряют актуальность, гораздо выгоднее использовать инструмент управления проектами, а не электронную почту или электронные таблицы. Как ответственный за проект вы должны сообщить всем заинтересованным сторонам о единственном достоверном источнике информации (вашей хронологии проекта) и следить за его актуализацией.

  • Своевременность действий. Как только изменение будет подтверждено, необходимо отразить его, обновив хронологию проекта.

  • Уведомление заинтересованных сторон. Все, кого касаются изменения в хронологии проекта, должны понимать, как эти изменения отразятся на них, и иметь возможность просматривать изменения в хронологии проекта.

  • Определение воздействия. Обновление хронологии позволит увидеть, есть ли перегруженные промежутки времени и заинтересованные стороны с чрезмерным количеством задач. Можно ли переместить задачу, чтобы выделить больше времени? Может ли кто-то другой взять на себя эту ответственность или предложить помощь?

В заключение нашего примера с торжественным мероприятием представим, что вам удалось досрочно выбрать поставщика услуг питания для праздничного ужина в честь клиентов. Вы уже собираетесь подписать договор, как вдруг раздаётся звонок, и выясняется, что поставщик услуг питания занят другим заказом. Увы, вам придётся искать нового поставщика.

Мы можем использовать хронологию, чтобы скорректировать график (а также всё, на что влияет это изменение). Положительным моментом в этой ситуации является то, что мы уже решили несколько первоначальных задач и можем видеть это в хронологии. Хотя это весьма досадная ситуация, она представляется более управляемой, поскольку наша хронология обеспечивает нам организованность и контроль.

Узнайте, как хронология помогает визуализировать проекты

Общие вопросы о хронологиях проектов

Знание того, как создать хорошо организованную хронологию проекта, представляет собой значительный первый шаг на пути к пониманию этого мощного инструмента. Однако у вас могут возникнуть и другие вопросы. И вы в этом не одиноки. Ниже приводятся ответы на некоторые общие вопросы, которые возникают у людей в отношении хронологий проектов.

В чём разница между хронологией и диаграммой Ганта?

Диаграммы Ганта в большей степени ориентированы на рабочий процесс и зависимые элементы. Они более линейны, и в них не учитываются изменения и многие вещи, которые происходят одномоментно. Хронологии отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменениям в планах проекта. Они позволяют актуализировать рабочий процесс без особых усилий. И то и другое представляет собой инструменты для наглядного представления.

Каким образом можно отслеживать ход выполнения проекта, особенно когда вы управляете несколькими проектами?

Портфель проектов для управления несколькими проектами

Это сложно делать в электронных таблицах, но заметно проще — в инструменте управления проектами. В нём предусматривается несколько представлений с возможностью просматривать один проект за раз или управлять сразу несколькими проектами посредством представления в виде портфеля.

Другими словами, можно наглядно представить, когда у вас будет больше времени для работы над теми или иными задачами и когда будет больше ресурсов, а затем внести необходимые корректировки и равномерно распределить нагрузку на вашу команду.

Создание очередной хронологии проекта

Недостаточно просто составить план проекта. Не менее важно определить, как его выполнить. Разработка хронологии или графика реализации плана имеет решающее значение на этапе планирования и повышает эффективность управления проектом.

Применение этого пошагового процесса к каждой хронологии управления проектом позволит снизить нагрузку и всегда держать ситуацию под контролем. Попробуйте составить хронологию, скорректировать её под свой бизнес и поделиться ею!

Чтобы выйти на новый уровень хронологии проектов, создайте следующую свою хронологию с помощью Asana.

Дополнительные ресурсы

Статья

The beginner's guide to Agile methodologies