Как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

Управляете проектом? Возможность отслеживать ход работы по хронологии, а не по электронной таблице или бессистемному списку задач представляет собой одно из преимуществ управления проектами. Хронология показывает, как стыкуются воедино все части вашего плана. Так почему же вы ещё не сформировали такую хронологию? Без подходящей технологии создание хронологии проекта может быть весьма сложным и утомительным занятием.

Не мучайтесь. Вот вам пример пошагового создания хронологии проекта независимо от вашей должности, сферы деятельности или структурного подразделения. Выполните следующие действия и узнайте, как построить хронологию, чтобы самому управлять процессом и создать собственный шаблон хронологии проекта.

1. Создайте проектное задание

Чтобы все заинтересованные стороны проекта действовали по плану, каждый проект должен начинаться с проектного задания. Это своего рода дорожная карта, отражающая намерения, цели, вехи и общую картину проекта. В задании должны быть ответы на следующие вопросы:

• Каковы внутренние и внешние цели вашего проекта?

• Какие внутренние и внешние заинтересованные стороны участвуют в проекте? Каковы их функции?

• Какое время отведено на выполнение проекта?

• Каковы ключевые вехи проекта?

Рассмотрим практический пример данного шага. В этом году вам поручили спланировать праздничный ужин в честь клиентов. Ваша персональная цель в рамках этого мероприятия — работать как можно более организованно, продуктивно и эффективно. Вы уверены, что вам такое по плечу, и понимаете, что, прежде всего, необходимо составить чёткое задания для мероприятия. Ваши ответы на четыре приведённых выше вопроса:

Каковы внутренние и внешние цели вашего проекта?

Внутренняя цель заключается в планировании грандиозного мероприятия с участием клиентов на сумму не более 15 000 долл. США. Внешней целью является принятие приглашений 50% приглашённых и обеспечение посещаемости на уровне 80%.

Какие внутренние и внешние заинтересованные стороны участвуют в проекте?

Внутренними заинтересованными сторонами являются комитет по планированию мероприятий (Джон, Сэм, Тара, Линда), вице-президент по работе с клиентами и отдел маркетинга. К внешним заинтересованным сторонам относятся все нынешние клиенты и некоторые поставщики (компания по организации питания, место проведения мероприятия и т. д.).

Какое время отведено на выполнение проекта?

Планирование проекта начинается 15 января, а само мероприятие состоится 30 августа.

Какие задачи следует рассматривать как вехи проекта?

Запуск страницы регистрации, бронирование места проведения мероприятия и подписание договоров с определёнными поставщиками.

После того как вы подготовите проектное задание и обозначите цели, можно будет перейти к проработке и составлению списка действий, которые необходимо предпринять для получения ожидаемого результата, и начать формировать хронологию проекта.

2. Составьте список своих дел

Для составления эффективной хронологии проекта необходимо создать список всех событий, которые должны быть выполнены в процессе планирования проекта, вплоть до получения конечного результата, будь то отчёт или мероприятие. Продумывая действия, обращайте внимание как на мелочи, так и на общую картину. В этом списке должны быть все задачи, способствующие выполнению проекта в установленные сроки и в рамках определённого бюджета.

Пока не стоит особо беспокоиться о порядке всех ваших действий и сроках их выполнения: мы вернёмся к этому позже.

Например, список действий для организации праздничного ужина в честь наших клиентов может выглядеть следующим образом:

• Написание плана мероприятия

• Составление бюджета

• Согласование места проведения мероприятия

• Выбор поставщика услуг питания

• Выбор тематики мероприятия

• Разработка креативной концепции мероприятия

• Оформление страницы регистрации приглашённых

• Рассылка приглашений

• Реклама мероприятия

• Заказ сувениров

• Проверка работы аудио- и видеотехники

• Составление презентаций

• Подготовка всех аксессуаров и сувенирной продукции

• Контрольный список задач на день мероприятия

В случае особо сложных и длительных действий разбейте их на более мелкие и удобоваримые подзадачи. Это не только поможет понять истинный масштаб действия, но также не упустить ни одной мелочи и сделать решение этой задачи более управляемым.

В нашем случае, чтобы несколько упростить выбор поставщика услуг питания, мы разделим этот этап проекта на более удобоваримые части:

• Составление списка потенциальных поставщиков услуг питания

• Получение ценовых предложений от каждого поставщика услуг питания

• Сравнение цен и меню

• Проведение переговоров с отобранными кандидатами

• Выбор поставщика услуг питания

• Оформление договора

3. Оцените продолжительность каждого этапа

Сформировав полный список всех действий в рамках проекта, вы сможете распределить время на каждое из них. При этом необходимо следить за тем, чтобы у вашей группы было достаточно времени для выполнения поставленных задач с соблюдением общих сроков проекта. Определившись с тем, сколько времени займёт каждая задача, можно будет правильно спланировать и определить последовательность выполнения каждой задачи, чтобы составить дорожную карту проекта.

На том же примере с праздничным мероприятием для наших клиентов давайте возьмём действие, связанное с выбором поставщика услуг питания, включая все подзадачи, и посчитаем, сколько времени займёт выполнение отдельных задач.

Выбор варианта организации питания (9 недель)

• Составление списка потенциальных поставщиков услуг питания (1 неделя)

• Получение ценовых предложений от каждого поставщика услуг питания (3 недели)

• Сравнение цен и меню (1 неделя)

• Проведение переговоров с отобранными кандидатами (2 недели)

• Выбор поставщика услуг питания (1 неделя)

• Заключение договора (1 неделя)

По нашим прогнозам относительно сроков, процесс выбора поставщика услуг питания займёт в общей сложности девять недель. Отталкиваясь от установленного срока, можно определить, когда следует начать то или иное действие, и отразить соответствующие даты в хронологии проекта.

4. Установите зависимости

В процессе работы над проектом некоторые действия могут прорабатываться одновременно, особенно когда за каждую из пересекающихся задач отвечают разные специалисты группы. Однако может возникнуть ситуация, при которой невозможно начать или завершить те или иные действия, пока не будет выполнено какое-то другое действие. Иными словами, некоторые действия зависят от выполнения других действий. Например, нельзя заказать еду раньше, чем будет выбран поставщик услуг питания. Это одна из многих причин, почему хронология играет такую важную роль. Наглядное представление каждого действия, пересечения этих действий, а также времени, необходимого для их выполнения, позволит вам держать руку на пульсе.

На этом же этапе определяются ответственные за каждое действие. Своевременное назначение ответственных за то, что происходит в каждой части проекта, позволяет выявлять и корректировать накладки по времени и ресурсам, а также исключить вероятность непредвиденных событий и задержек в будущем. При выполнении действия № 6 вы узнаете, как предоставить хронологию проекта другим участникам проекта, сохраняя предельную чёткость распределения обязанностей.

Одной из задач в нашем примере с праздничным мероприятием является рассылка приглашений. Хотя это действие кажется довольно простым, сначала должны произойти несколько других событий, прежде чем можно будет думать о рассылке приглашений. Для начала нужно разработать макет приглашения, а сделать это можно только после того, как будет выбрана тема нашего мероприятия. То есть необходимо выполнить одну задачу, прежде чем приступить к другим. Например:

Тема мероприятия (команда по планированию мероприятия) → Концепции дизайна (Линда) → Выбор дизайна (команда по планированию мероприятия) → Создание приглашения (Линда) → Рассылка приглашений (Тара)

При этом необходимо уделить время определению зависимостей между задачами и последовательности (или порядка) выполнения каждой из них. Тогда мозаика вашего проекта начнёт быстро собираться в цельную картину. Также важно решить, кто за что отвечает. Кто будет заниматься проработкой темы мероприятия? Кто будет разрабатывать макет приглашения? Не ждите, когда придёт время приступать к задаче, чтобы назначить ответственного за её выполнение. Организуйте всё заранее, чтобы не было накладок и сбоев.

Благо, что приглашением гостей и выбором поставщика услуг питания можно заниматься одновременно (что будет отражено на нашей хронологии проекта).

5. Составьте хронологию

Вы уже начали понимать, как может выглядеть ваша хронология проекта? Хотя держать эту схему (со всеми её задачами и сроками выполнения) в голове нецелесообразно, было бы вполне разумно зафиксировать её на бумаге (или на экране). Первое, что приходит на ум, — открыть электронную таблицу в Excel или презентацию в PowerPoint. Однако не спешите. Поскольку эти приложения изначально не были предназначены для планирования и управления проектами, вы столкнётесь с определёнными проблемами, которых можно избежать, выбрав более подходящий инструмент.

Вместо этих программ воспользуйтесь инструментом управления проектами, специально предназначенным для создания и управления хронологиями проектов, таким как Asana. Это не только сэкономит вам время на составление хронологии (ведь вам не придётся биться над слиянием ячеек и добавлением формул, чтобы превратить электронную таблицу в хронологию проекта), но и позволит впоследствии управлять хронологией после запуска проекта. Специальные инструменты управления проектами позволяют легко корректировать хронологию в процессе работы и информировать заинтересованные стороны об изменениях и в ходе работ.

Благодаря использованию подходящего инструмента, ваша хронология будет привязана к основной работе, всегда оставаясь в актуальном состоянии. Разница между планомерно реализуемым и хаотичным проектом может быть разительной.

Как формировать хронологию в Asana

Чтобы воспользоваться функцией Хронология Asana для формирования собственного графика проекта, выполните следующие действия:

1. Укажите все действия по проекту в виде списка задач.

2. Добавьте даты начала и завершения каждой задачи.

3. Добавьте ответственного за выполнение каждой задачи.

4. Определите зависимые элементы.

5. Нажмите на представление «Хронология», чтобы увидеть свой список в виде наглядной хронологии.

Совет. Если вы уже создали свой план в электронной таблице, можно быстро импортировать его в Asana с помощью нашего средства импорта файлов CSV и перейти к четвёртому действию.

Шаблоны хронологии проекта для начала работы

Самый простой способ быстро создать хронологию проекта — использовать шаблон проекта. Ниже приводятся несколько шаблонов, созданных для вас специалистами Asana. Изначально каждый проект отображается в виде списка, но вы можете нажать на вкладку «Хронология», чтобы переключиться на это представление.

• Шаблон для запуска кампании по маркетингу продуктов

• Шаблон для планирования мероприятий

• Шаблон дорожной карты продукта

• Общий шаблон плана проекта

6. Предоставление хронологии заинтересованным сторонам

Помните, как вы добавляли список всех заинтересованных сторон проекта в своё проектное задание в самом начале этого процесса? Так вот теперь, когда вы составили свою хронологию, необходимо поделиться ею со всеми заинтересованными сторонами. Не сомневаемся: они будут в восторге от того, насколько чётко составлен ваш план. Чем больше вы облегчите их часть проекта, тем чаще они будут вспоминать вас добрым словом на протяжении всего процесса.

Если вы используете инструмент управления проектами для составления хронологии, поделиться ею будет проще простого. Забудьте об электронных письмах и многочисленных документах: заинтересованные стороны вашего проекта сразу узнают, кто что и когда делает.

В случае праздничного мероприятия в честь клиентов нам нужно будет поделиться нашей хронологией со всеми участниками проекта, а не только с теми, кто непосредственно отвечает за выполнение задач. Это позволит каждому участнику в любой момент отслеживать свою часть проекта и зависимые элементы по нему без необходимости обращаться к вам для получения информации.

7. Управляйте и адаптируйтесь на ходу

Если вам уже приходилось работать над каким-нибудь проектом, вы знаете, что не всегда всё идёт по плану. Однако если вы подготовлены, изменения не будут такими уж сложными. Хронологии не только отлично подходят для планирования. Они хороши ещё и тем, что помогают скорректировать процесс с учётом неизбежных задержек и изменений.

Перемещение задач не является поводом для беспокойства и не нарушает процесс реализации всего проекта. Если по какой-либо части проекта возникнет задержка, то вы как ответственный за проект будете иметь чёткое представление о влиянии на остальные части проекта. В этом случае у вас будет возможность скорректировать свои действия, чтобы можно было эффективно реализовывать проект и дальше.

Как отмечается на сайте The Balance Careers, управление изменениями в проекте может осуществляться на уровне отдельных действий, но как только изменения будут окончательно приняты, нужно будет обновить хронологию вашего проекта. Поскольку при изменении планов хронологии быстро теряют актуальность, гораздо выгоднее использовать инструмент управления проектами, а не электронную почту или электронные таблицы. Как ответственный за проект вы должны сообщить всем заинтересованным сторонам о единственном достоверном источнике информации (вашей хронологии проекта) и следить за его актуализацией.

• Своевременность действий. Как только изменение будет подтверждено, необходимо отразить его, обновив хронологию проекта.

• Уведомление заинтересованных сторон. Все, кого касаются изменения в хронологии проекта, должны понимать, как они отразятся на них, и иметь возможность просматривать такие изменения в хронологии проекта.

• Определение воздействия. Обновление хронологии позволит увидеть, есть ли перегруженные промежутки времени и заинтересованные стороны с чрезмерным количеством задач. Можно ли переместить задачу, чтобы выделить больше времени? Может ли кто-то другой взять на себя эту обязанность или предложить помощь?

В заключение нашего примера с торжественным мероприятием представим, что вам удалось выбрать поставщика услуг питания для праздничного ужина в честь клиентов. Вы уже собираетесь подписать договор, как вдруг раздаётся звонок, и выясняется, что поставщик услуг питания занят другим заказом. Увы, вам придётся искать новую кейтеринговую компанию.

С помощью хронологии можно легко скорректировать сроки выполнения для любой задачи или участников группы, которых затрагивают данные изменения. Положительным моментом в этой ситуации является то, что мы уже решили несколько первоначальных задач и можем видеть это в хронологии. Хотя это весьма досадная ситуация, она представляется более управляемой, поскольку наша хронология позволяет сохранять организованность и контроль.

Общие вопросы о хронологиях проектов

Знание того, как создать хорошо организованную хронологию проекта, представляет собой значительный первый шаг на пути к пониманию этого мощного инструмента. Однако у вас могут возникнуть и другие вопросы. И вы в этом не одиноки. Ниже приводятся ответы на некоторые общие вопросы, которые люди часто задают в отношении хронологий проектов.

В чём разница между хронологией и диаграммой Ганта?

Диаграммы Ганта в большей степени ориентированы на рабочий процесс и зависимость задач друг от друга. Они более линейны, и в них не учитываются изменения и многие вещи, которые происходят одномоментно. Хронологии отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменениям в планах проекта. Они позволяют актуализировать рабочий процесс без особых усилий. И то, и другое является средством наглядного представления.

Каким образом можно отслеживать ход выполнения проекта, особенно когда вы управляете несколькими проектами?

Это сложно делать в электронных таблицах, но заметно проще — в инструменте управления проектами. В нём предусматривается несколько представлений с возможностью просматривать один проект или управлять сразу несколькими проектами посредством представления в виде портфеля.

Другими словами, можно наглядно представить, когда у вас будет больше времени для работы над теми или иными задачами и когда будет больше ресурсов, а затем внести необходимые корректировки и равномерно распределить нагрузку на вашу команду.

Создание хронологии очередного проекта

Недостаточно просто составить план проекта. Не менее важно определить, как его выполнить. Разработка хронологии реализации плана имеет решающее значение на этапе планирования и повышает эффективность управления проектом.

Применение этого пошагового процесса к каждой хронологии управления проектом позволит снизить нагрузку и всегда держать ситуацию под контролем. Попробуйте составить хронологию, скорректировать её под свой бизнес и поделиться ею!

Чтобы выйти на новый уровень хронологии проектов, создайте следующую свою хронологию с помощью Asana.