График важных этапов: определение, этапы и шаблон

Диаграмма важных этапов — это способ наглядного представления наиболее значимых этапов вашего проекта. Каждый важный этап, которого достигает ваша команда, приближает вас к завершению проекта. Таким образом, важные этапы создают ощущение выполненной работы и показывают вашей команде, как её деятельность способствует достижению главной цели проекта.

Вехи важны не только для вашей команды. Они также упрощают вашу роль в качестве менеджера проекта. Вы можете поделиться диаграммой важных этапов с заинтересованными сторонами проекта, чтобы наглядно продемонстрировать ход выполнения проекта и обеспечить единое понимание ситуации.

Как создать диаграмму важных этапов?

Мы рассмотрим различные способы создания графика важных этапов. Кроме того, вы узнаете об основных элементах хорошей диаграммы важных этапов, о том, когда её использовать, и о том, как празднование важных этапов может повысить моральный дух команды.

Что такое график важных этапов?

Диаграмма важных этапов — это визуальный инструмент, который показывает основные контрольные пункты в хронологии проекта. Она выделяет ключевые достижения и дедлайны, благодаря чему командам и заинтересованным сторонам проще отслеживать прогресс. В отличие от диаграмм Ганта, графики важных этапов ориентированы только на крупные результаты и завершение этапов.

Вехи похожи на ступеньки лестницы. Каждая достигнутая ступень приближает вас к завершению проекта.

Ключевые компоненты графика важных этапов

Хорошая диаграмма важных этапов содержит несколько ключевых элементов, которые помогают отслеживать ход выполнения работ:

• Обозначения важных этапов: чёткие индикаторы, которые выделяют значительные достижения или контрольные пункты проекта.

• Хронология или ось дат: горизонтальное отображение, показывающее, когда должен быть достигнут каждый важный этап.

• Описания важных этапов: краткие пояснения того, что представляет собой каждый важный этап и почему он имеет значение.

• Зависимости: визуальные связи, показывающие, как важные этапы связаны друг с другом.

• Ответственность: назначение ответственных за каждый важный этап конкретных участников команды или отделов.

• Индикаторы статуса: визуальные обозначения, показывающие, являются ли важные этапы ожидающими, находящимися в процессе или завершенными.

Благодаря этим элементам ваша диаграмма важных этапов становится эффективным инструментом, позволяющим всем участникам быть в курсе происходящего.

Разница между важными этапами и задачами

Задачи и вехи играют разную роль в плане вашего проекта:

Проще говоря, задачи — это работа, которую выполняет ваша команда, а важные этапы — это крупные достижения, которых она добивается.

Диаграмма важных этапов и диаграмма Ганта

И диаграммы важных этапов, и диаграммы Ганта показывают сроки проекта, но используются для разных целей и разными людьми.

Диаграмма Ганта помогает тем, кто выполняет работу, планировать свои задачи. График важных этапов предназначен для тех, кому нужно видеть общую картину, например для руководителей или клиентов. Многие команды используют оба инструмента в зависимости от того, кому нужна информация.

Преимущества использования графика важных этапов

Диаграммы важных этапов имеют ряд преимуществ как для менеджеров проектов, так и для заинтересованных сторон.

• Повышенная ясность: поскольку в диаграммах важных этапов основное внимание уделяется ключевым достижениям, а не каждой задаче, они дают чёткое представление о ходе проекта без излишних деталей.

• Улучшение общения с заинтересованными сторонами: руководители и клиенты могут быстро понять, на какой стадии находится проект, без необходимости проверять сложные графики.

• Более эффективное отслеживание хода работ: важные этапы служат естественными контрольными пунктами, облегчая определение того, идёт ли ваш проект по плану или отстаёт от графика.

• Повышение ответственности: когда важные этапы чётко определены и назначены, участники команды точно понимают, к чему они стремятся и когда должны это сделать.

• Эффективное планирование: диаграммы важных этапов помогают разделить крупные проекты на управляемые фазы, облегчая распределение ресурсов и установление реалистичных дедлайнов.

• Мотивация команды: достижение важных этапов даёт вашей команде чувство выполненного долга и придает ей импульс на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Когда использовать диаграмму важных этапов

Диаграммы важных этапов особенно эффективны в определенных ситуациях. Рассмотрите возможность их использования в следующих случаях:

• Управление сложными многоэтапными проектами: когда ваш проект длится несколько месяцев или в нём задействовано несколько команд, важные этапы помогают отслеживать ход работ на значимом уровне.

• Отчётность перед руководством или заинтересованными сторонами: руководству редко нужно видеть каждую задачу. График важных этапов предоставляет им обзор высокого уровня, необходимый для принятия решений.

• Работа с внешними клиентами: графики важных этапов помогают управлять ожиданиями клиентов, показывая основные ожидаемые результаты и дедлайны без раскрытия внутренних деталей работы.

• Координация межфункциональных инициатив: когда в проекте участвуют несколько команд, важные этапы служат общими ориентирами, которые помогают всем действовать согласованно.

• Отслеживание стратегических целей: важные этапы могут связать ежедневную работу с более глобальными целями компании, помогая командам понять, как их усилия способствуют достижению приоритетов компании.

Если ваш проект простой, может быть достаточно списка задач. Но если у вас много заинтересованных лиц или длительный срок выполнения проекта, график важных этапов будет очень полезен.

Различные способы создания графиков важных этапов

Создать график важных этапов можно несколькими способами:

• Шаблон хронологии проекта: добавляйте важные этапы непосредственно в существующую структуру хронологии.

• Диаграмма Ганта: используйте горизонтальную столбчатую диаграмму, чтобы визуализировать график проекта и важные этапы.

• Программное обеспечение для управления работой: используйте специальный инструмент для создания хронологий, чтобы получать актуальную информацию в режиме реального времени и легко делиться ею с другими.

Диаграммы Ганта полезны, но их настройка может занять много времени, и они могут быть перегружены излишними деталями. Подробнее об их плюсах и минусах можно прочитать в нашем полном руководстве.

Современный инструмент для создания хронологии проекта — отличная альтернатива традиционной диаграмме Ганта. Давайте рассмотрим, почему использование специального инструмента для планирования и создания хронологии может помочь вам составить диаграмму важных этапов.

Зачем использовать инструмент для управления проектами при создании диаграмм важных этапов?

Чтобы получить такое же общее представление о проекте, какое даёт диаграмма Ганта, используйте инструмент «Хронология» в выбранном вами программном обеспечении для управления работой. У инструмента для создания хронологии есть несколько преимуществ по сравнению с диаграммой Ганта:

• Инструмент для создания хронологии легко настраивать и поддерживать в актуальном состоянии, особенно когда нужно добавлять новые задачи или корректировать важные этапы.

• Задачи и другая основная работа могут быть привязаны к вашей хронологии и будут обновляться в реальном времени.

• Одним щелчком мыши вы можете поделиться хронологией со своей командой или заинтересованными сторонами.

7 шагов по созданию графика важных этапов

Давайте рассмотрим шаги по созданию графика вех, начиная с постановки целей проекта.

Шаг 1. Определение целей проекта

Прежде чем создавать диаграмму важных этапов, вам нужно будет обрисовать общий график и цели проекта в брифе проекта. Определение целей проекта даёт вашей команде полное представление о желаемом результате проекта. Таким образом, ваша команда будет точно знать, к чему она стремится и почему это важно.

Пример: допустим, вы — директор по коммуникациям, и ваша компания объединяется с другой. Ваша главная цель проекта — успешно объединить две компании. Датой начала вашего проекта является создание внутреннего объявления, а датой окончания — глобальное мероприятие компании, посвящённое успешному слиянию.

Шаг 2. Создайте список задач

Определив хронологию и основную цель проекта, составьте список задач. Перечислите задачи в порядке их выполнения и, по возможности, укажите сроки для каждой из них.

Помимо прочего, ваши обязанности в связи со слиянием компаний будут включать подготовку внутреннего информационного бюллетеня с объявлением, планирование сессий вопросов и ответов с сотрудниками, организацию пресс-конференций для объявления о слиянии для внешней аудитории и планирование глобального мероприятия, посвящённого слиянию.

Шаг 3. Определите важные этапы

Чтобы определить важные этапы, необходимо знать, что к ним относится, а что — нет.

Цели обычно важнее важных этапов. Цель объясняет, что произойдёт, когда ваш проект будет успешно реализован, и как он соотносится с задачами бизнеса. Важный этап обозначает ключевой момент, к которому вы стремитесь или которого уже достигли.

Люди часто путают важные этапы и ожидаемые результаты. Результат — это то, что можно увидеть или использовать, например отчёт или продукт. Важный этап — это ключевой момент или контрольный пункт в проекте.

Чтобы определить, является ли что-то важным этапом, ответьте на следующие вопросы:

• Влияет ли это задание на ваш дедлайн?

• Является ли это важным моментом в вашем проекте, который указывает на прогресс?

• Должна ли эта задача быть проверена вашими заинтересованными сторонами?

• Можно ли завершить проект без этой задачи?

Если вы ответили «да» на все вопросы, кроме последнего, вы нашли важный этап.

Пример. Чтобы составить проект слияния и список подлежащих выполнению задач, сначала необходимо классифицировать каждую инициативу:

• Создание внутреннего информационного бюллетеня с объявлением о слиянии — это задача.

• Рассылка бюллетеня — это ожидаемый результат проекта.

• Объявление о слиянии в компании (завершение двух вышеуказанных подзадач) — это важный этап.

Шаг 4. Составьте хронологию

Теперь пришло время собрать пазл и превратить ваши задачи, цели, этапы, результаты и важные этапы в хронологию. Проанализируйте сроки, которые вы указали для ожидаемых результатов проекта, и проверьте, достаточно ли продолжительны этапы. Это также отличная возможность проверить наличие зависимостей, которые могут привести к возникновению узких мест.

Добавьте все задачи и этапы проекта в инструмент «Хронология», определите зависимости, при необходимости скорректируйте этапы, а затем укажите подзадачи, ожидаемые результаты и ключевые вехи. После того как вы завершите составление графика проекта, у вас должно быть чёткое визуальное представление всего плана проекта.

Пример. В проекте такого масштаба, как слияние компаний, естественно, будут задачи или этапы, которые нельзя начать, пока не будут завершены другие. Например, вам понадобятся обновлённые логотипы от вашей команды маркетологов, прежде чем вы сможете отправить пресс-релиз с объявлением о слиянии.

Шаг 5. Поделитесь хронологией

Когда ваша хронология будет готова, поделитесь ею со своей командой, чтобы убедиться, что ничего не упущено. Они могут проверить, все ли зависимости установлены и достаточно ли времени отведено на каждый этап.

После того как основная команда проверит хронологию, поделитесь ею со всеми остальными. Это поможет всем понять, какие задачи и этапы им нужно выполнить, чтобы достичь важных этапов.

Пример. Четыре глаза видят больше, чем два. После того как вы поделились своим графиком важных этапов с менеджером по коммуникациям, он обнаружил, что вы не выделили достаточно времени на подготовку внутренних сессий вопросов и ответов для сотрудников. Скорректировав хронологию, вы сможете выделить своей команде достаточно времени для подготовки к этому этапу проекта.

Шаг 6. Добавление документации

На протяжении всего жизненного цикла проекта добавляйте любые документы, заметки и соответствующие сообщения к задачам, этапам или важным этапам, к которым они относятся. Ваша диаграмма важных этапов никогда не бывает окончательной; это развивающийся инструмент для управления проектами, который необходимо обновлять и расширять, чтобы он соответствовал вашему проекту.

Привязка важной информации к хронологии помогает вашей команде видеть, что уже сделано, что находится в процессе и что ещё предстоит выполнить.

Пример: когда команда маркетинга поделится новым логотипом, привяжите файл к соответствующей задаче в вашей хронологии. Это позволит всем остальным участникам проекта легко находить и использовать этот дизайн при необходимости.

Шаг 7. Отмечайте важные этапы

Когда ваша команда достигнет важного этапа, найдите время, чтобы это отпраздновать. Можно заказать пиццу, отпустить команду пораньше или раздать подарочные карты в кофейню. Отмечая важные этапы, вы демонстрируете, что цените усилия своей команды, и поддерживаете мотивацию всех участников.

Каждый раз, когда ваша команда завершает важный этап, вы приближаетесь к завершению проекта. Продолжайте отслеживать ход работ с помощью хронологии и делиться актуальной информацией с заинтересованными лицами.

Пример. Ваша команда неустанно работала над организацией самого грандиозного международного мероприятия компании, посвящённого официальному слиянию двух компаний. Все отлично провели время, и ваш генеральный директор даже упомянул, насколько он доволен результатами мероприятия. Вы можете отметить этот важный этап, предоставив всей команде выходной в следующий понедельник, чтобы все могли отдохнуть перед совещанием по итогам проекта.

Лучшие практики управления диаграммой важных этапов

Создание графика важных этапов — это только первый шаг. Чтобы получить максимальную отдачу от него, воспользуйтесь следующими лучшими практиками:

• Устанавливайте реалистичные целевые сроки: даты важных этапов должны основываться на реалистичных оценках, а не на желаемых результатах. Предусмотрите запас времени на случай непредвиденных трудностей.

• Чётко распределяйте ответственность: у каждого важного этапа должен быть ответственный, который может отчитываться о ходе работ и заблаговременно сообщать о проблемах.

• Регулярно проверяйте и обновляйте график: ваш график важных этапов должен меняться по мере продвижения проекта. Планируйте регулярные сверки, чтобы при необходимости корректировать даты.

• Пусть важные этапы будут значимыми: избегайте создания слишком большого количества важных этапов. Сосредоточьтесь на действительно важных достижениях, которые отражают реальный прогресс.

• Связывайте важные этапы с более масштабными целями: увязывайте важные этапы проекта со стратегическими целями, чтобы ваша команда понимала общую картину.

• Своевременно сообщайте об изменениях: когда даты важных этапов меняются, обновляйте реестр заинтересованных лиц и незамедлительно информируйте их об этом. Прозрачность укрепляет доверие даже при изменении сроков.

Другие способы планирования важных этапов

Хотя хронология — это лучший способ представить свою работу и получить обширный обзор задач, результатов и дедлайнов, другие схемы проекта также могут помочь вам визуализировать и планировать важные этапы.

Хотя эти способы визуализации, возможно, и не являются лучшими инструментами для управления проектами, они отлично подходят для презентаций или мозгового штурма.

Например, во время слияния компаний ваша команда по связям с общественностью может опубликовать упрощённую версию хронологии во внутреннем информационном бюллетене. Предоставлять доступ ко всей хронологии всем обычно не нужно, и это может быть рискованно.

Вместо этого создайте упрощённое визуальное представление, в котором будут выделены только важные этапы, или модифицированную версию вашей канбан-доски, чтобы работники компании лучше понимали, кто и над чем работает.

Оптимизируйте отслеживание важных этапов с помощью Asana

Если вы готовы попробовать хронологии вместо традиционных диаграмм Ганта, ознакомьтесь с инструментом «Хронология» от Asana. Воспользуйтесь одним из готовых шаблонов диаграмм важных этапов в Asana или создайте свой собственный.

У вас уже есть график важных этапов в Excel? Вы можете импортировать свой файл CSV напрямую в Asana. Начните уже сегодня и обеспечьте согласованность действий своей команды на каждом важном контрольном пункте.

Часто задаваемые вопросы о диаграммах важных этапов