диаграмма Ганта

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта — это горизонтальная столбчатая диаграмма, которая иллюстрирует хронологию проекта и связанных с ним задач. Простая диаграмма Ганта отображает задачи проекта в горизонтальных полосах с цветовой кодировкой. Каждый горизонтальный столбец на диаграмме представляет собой отдельную задачу, а его длина отображает продолжительность задачи, что позволяет легко видеть предстоящие важные этапы, выявлять препятствия и отслеживать ход выполнения.

Что такое шаблон диаграммы Ганта?

Вкратце, шаблон диаграммы Ганта — это диаграмма Ганта, которую можно использовать для отслеживания деталей проекта, таких как списки задач, исполнители и зависимости, для любого проекта, который существует в течение определённого периода времени.

Шаблоны диаграммы Ганта представляют собой визуальное отображение плана проекта с чётко определённой хронологией, в отличие от более подробного, насыщенного текстом плана проекта без подтверждённых дат начала или окончания. Поскольку шаблон диаграммы Ганта можно использовать повторно, он помогает оптимизировать рабочие процессы и сократить предварительную работу по составлению хронологий проектов.

Как создать шаблон диаграммы Ганта

Чтобы создать собственный шаблон диаграммы Ганта, подумайте о вариантах использования и сложности ваших типичных проектов. Будет ли он служить графиком проекта или же станет источником информации о проекте в реальном времени после начала работы? В зависимости от того, для чего вам нужна диаграмма, вы можете включить в неё больше или меньше деталей. Например, если вы используете его в качестве графика проекта, сосредоточьтесь на разработке способов назначения задач и делегирования работы. Если же это будет источник информации о проекте, создайте шаблон, по которому команда будет прикреплять документы и отслеживать процессы. Часто шаблон используется для обеих целей. 

Решив, как вы будете использовать шаблон, приступайте к его созданию:

• Подумайте, какие элементы вам нужно отобразить и отслеживать в проекте. Это будут ваши входные данные, и вам нужно будет включить в шаблоны место для каждой категории. Для сложных проектов вам понадобится больше входных данных, чем для других. Возможные входные данные включают: даты начала, даты завершения, независимые и зависимые задачи, важные этапы проекта, роли, подзадачи и описания.

• Соберите информацию и соответствующие ресурсы. Приложите повторяющиеся рабочие листы, соответствующие дорожные карты, документы, результаты анализа, панели задач для отчётности, цели, назначенные роли и процессы.

• Вводите информацию в единый центральный источник достоверной информации, например в программное обеспечение для управления задачами. Не забудьте указать повторяющиеся зависимости и роли. Например, если один и тот же участник команды всегда управляет бюджетом, вы можете назначить ему бюджетные результаты в шаблоне. Чем больше внимания вы уделите созданию шаблона, тем меньше работы вам придётся проделать, когда придёт время запускать следующий проект.

• Добавьте интеграции и приложения для поддержки своей работы. Если вы используете инструмент для управления проектами, можно напрямую прикреплять таблицы Google, канбан-доски и справочные материалы (например, учебные презентации PowerPoint) к хронологии проекта.

Для более сложных проектов простой электронной таблицы, скорее всего, будет недостаточно. Вместо этого можно использовать конструктор диаграмм Ганта или программное обеспечение для создания диаграмм Ганта с более широкими функциональными возможностями, например инструмент, позволяющий управлять данными и вводить информацию в пространстве, доступном для всех заинтересованных сторон.

Как использовать шаблон диаграммы Ганта для планирования проекта

Создание шаблона — самая трудоёмкая часть. Но как только он будет готов, вам нужно будет лишь продублировать шаблон и заполнить пробелы. Как и любой ресурс для управления проектами, ваш шаблон диаграммы Ганта будет иметь лучшие сценарии и ограничения. Частично это зависит от используемого инструмента для создания диаграмм Ганта.  Если вы когда-либо видели или использовали шаблоны диаграмм Ганта в электронной таблице, то знаете, насколько трудоёмким и длительным может быть их изменение вручную. Но если вы создадите шаблон в цифровом динамическом инструменте, вы сможете вносить обновления и видеть изменения в реальном времени. Например:

Онлайн-шаблон диаграммы Ганта может...

• Предоставить всем заинтересованным сторонам общее представление о проекте.

• Помогать вам идти по плану, используя простые и чётко определённые дедлайны.

• Сократить путаницу и недопонимание, а также улучшить совместную работу команды.

• Автоматизировать процессы с помощью зависимостей и надёжной настройки, особенно если шаблон создан с помощью вспомогательного программного обеспечения.

Важно отметить, что шаблон диаграммы Ганта не может заменить управление проектом после его запуска. Шаблоны диаграммы Ганта наиболее полезны на этапе планирования и производства. 

Примеры шаблонов диаграммы Ганта

Шаблоны диаграммы Ганта полезны для многих типов проектов. Вот лишь несколько примеров диаграмм Ганта, которые можно использовать для контроля сроков выполнения проектов.

1. Базовый шаблон диаграммы проекта: создайте шаблон диаграммы проекта в стиле диаграммы Ганта, чтобы отслеживать задачи для различных типов проектов, от разработки программного обеспечения до маркетинговых кампаний.

2. Шаблон строительного проекта: используйте шаблон плана строительного проекта, чтобы визуализировать каждый этап процесса строительства.

3. Шаблон плана Agile-проекта. Как правило, шаблоны планов Agile-проектов организованы в виде диаграммы Ганта и представляют собой повторяемые фреймворки, которые можно настраивать и использовать для любых будущих Agile-проектов.

4. Шаблон критического пути. С помощью шаблонов критического пути можно определить, какие задачи нужно выполнить, чтобы вовремя и успешно завершить весь проект. С помощью шаблона критического пути можно просматривать предстоящие задачи и ожидаемые результаты проекта в виде диаграммы в стиле Ганта, что позволяет быстро увидеть, что предстоит и какие могут быть препятствия.

Интегрированные функции

• Вид «Хронология». Вид «Хронология» — это представление проекта в стиле диаграммы Ганта, отображающей все ваши задачи с помощью горизонтальной гистограммы. Благодаря такому представлению можно видеть не только даты начала и окончания каждой задачи, но и зависимости между ними. С помощью представления в виде хронологии можно легко отслеживать, как стыкуются воедино все части вашего плана. Кроме того, когда вы видите всю свою работу в одном месте, вам будет проще выявлять и устранять конфликты между зависимостями до их возникновения, чтобы вы могли достичь всех своих целей в срок.

• Подзадачи. Иногда объём работы слишком велик, чтобы его можно было охватить одной задачей. Если в задаче несколько исполнителей, не указана дата сдачи или есть заинтересованные лица, которые должны рассмотреть и одобрить задачу, прежде чем она будет опубликована, на помощь приходят подзадачи. Подзадачи — это мощный способ распределять работу и разбивать задачи на отдельные компоненты, сохраняя при этом связь между небольшими задачами и общим контекстом родительского задания. Разбивайте задачи на более мелкие элементы или фиксируйте отдельные компоненты многоэтапного процесса с помощью подзадач.

• Вехи. Вехи представляют собой важные контрольные пункты проекта. Устанавливая важные этапы в проекте, вы можете информировать участников команды и заинтересованные стороны о том, как вы движетесь к своей цели. Используйте вехи, чтобы отмечать небольшие победы на пути к большой цели проекта. 

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Узнавайте, когда ваша работа блокирует работу другого человека, чтобы вы могли расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Если же срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи. 

Рекомендуемые приложения

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• OneDrive. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью средства выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенного в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и других приложений.

• Clockwise. С помощью интеграции Clockwise + Asana вы можете добавлять задачи Asana в виде интервалов времени в Google Календарь. Интеграция Clockwise + Asana позволяет вам указать длительность задач, время их выполнения, а также может ли Clockwise переносить их автоматически. Добавляйте задачи в Календарь и выделяйте время на выполнение работы.

• Vimeo. С помощью текста вы можете донести основную мысль, но в написанных словах всегда не хватает тона, эмоций и выражения. С помощью видеосообщений в Asana на основе Vimeo вы можете предоставить команде весь необходимый контекст, не назначая для этого очередную встречу. Записывайте короткие видео с собой, вашим экраном или и с тем, и с другим, и добавляйте видео в задачи, проекты, сообщения или комментарии, чтобы сделать их предельно ясными. Asana автоматически создает расшифровку записи, так что её можно прочитать и искать в ней ключевые слова. Оставляйте обратную связь, задавайте вопросы и назначайте задачи — и всё это не покидая Asana.

Вопросы и ответы