Шаблон плана строительного проекта

Строительные проекты — одни из самых сложных и трудоёмких инициатив. В них необходимо объединить множество различных компонентов, таких как поиск материалов, создание графика, а также фактическое строительство и реализация проекта. Но сложность не должна превращаться в хаос. С помощью шаблона плана строительного проекта вы можете оптимизировать процесс строительства и контролировать выполнение всех работ.

Что такое шаблон плана строительного проекта?

Шаблон плана строительного проекта — это руководство для многократного использования, в котором описан каждый этап процесса строительства. Он даёт вашей команде чёткую дорожную карту, которой нужно следовать, чтобы не начинать процесс планирования с нуля для каждого нового проекта. А поскольку всё изложено в шаблоне, вы можете легко спланировать хронологию проекта и убедиться, что ваша команда не пропустит ни одного важного этапа в процессе строительства. 

Каковы преимущества цифрового шаблона плана строительного проекта?

Программное обеспечение для управления проектами предназначено не только для офисных работников, но и для любой команды, которой необходимо планировать и координировать работу. А в таком сложном деле, как строительство, полезно иметь гибкий инструмент, позволяющий адаптироваться к изменениям сроков, ресурсов или приоритетов. Создание шаблона в цифровом инструменте означает, что вам не нужно возиться с шаблонами Microsoft Excel или бумажными документами, которые могут быстро устареть. Цифровой шаблон позволяет перемещать и назначать задачи на ходу и сотрудничать с командой в режиме реального времени.

Возможности, которые даёт цифровой шаблон плана строительного проекта: 

• Централизованно отслеживать все действия, необходимые для завершения проекта. 

• Получать информацию о статусе и дедлайне каждой задачи в сфере строительства в режиме реального времени. 

• Устанавливать и корректировать дедлайны, чтобы точно оценивать сроки строительства.

• представлять задачи в виде цифрового списка или легко переключаться на более наглядный формат (например, диаграмму Ганта или канбан-доску) без дополнительных усилий; 

• Назначать и делегировать задачи другим участникам команды. 

• Общаться и координировать работу с заинтересованными сторонами и участниками команды проекта в одном месте. 

• Прикреплять к задачам файлы, необходимые для контекста, например чертежи, спецификации или документы с ценами.

• Получать доступ к плану проекта и обновлять его на рабочих площадках с помощью мобильного приложения Asana.   

Что должно быть в шаблоне плана строительного проекта

Шаблон плана строительного проекта объединяет все результаты проекта в одном месте, чтобы можно было видеть дедлайн, исполнителя и статус каждой задачи. В таком шаблоне полезно создать разделы для каждого этапа процесса управления строительным проектом, а затем добавить все задачи, которые необходимо выполнить на каждом этапе. В целом, строительные проекты состоят из шести этапов: 

1. Инициация: работа с клиентом, чтобы определить его потребности и показать, как ваша команда будет их удовлетворять. 

2. Подготовка к строительству: соберите команду и завершите планирование таких деталей, как бюджет проекта, дорожная карта и план обмена информацией. 

3. Выполнение проекта: вы, ваша команда и субподрядчики фактически реализуете проект. 

4. Ввод в эксплуатацию: проведите заключительный осмотр и представьте готовое здание клиенту. 

5. Заселение и гарантия: клиент переезжает в здание. В зависимости от условий договора вы можете продолжать нести ответственность за проект. 

6. Завершение: проведите совещание по итогам проекта и официально урегулируйте все вопросы. 

Создав разделы, добавьте столбцы, чтобы отслеживать статус каждого результата, например «не начат», «в процессе» или «завершен». Кроме того, можно создавать вехи, чтобы отмечать важные этапы в процессе строительства, например завершение фундамента или внешней отделки здания.

Интегрированные функции

• Вид «Хронология». Вид «Хронология» — это представление проекта в стиле диаграммы Ганта, отображающей все ваши задачи с помощью горизонтальной гистограммы. Благодаря такому представлению можно видеть не только даты начала и окончания каждой задачи, но и зависимости между ними. С помощью представления в виде хронологии вы можете легко отслеживать, как стыкуются воедино все части вашего плана. Кроме того, когда вы видите всю свою работу в одном месте, вам будет проще выявлять и устранять конфликты зависимостей до их начала, чтобы вы могли достичь всех своих целей в срок.

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Узнавайте, когда ваша работа блокирует работу другого человека, чтобы вы могли расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Если же срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи.

• Настраиваемые нестандартные поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, над чем работать в первую очередь. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации.

• Мобильное приложение. Asana доступна на iOS и Android, что позволяет легко проверять свои задачи в дороге. Просматривайте новые уведомления, отправляйте их и получайте доступ к задачам, чтобы всегда быть в курсе всей информации о проекте.  

Рекомендуемые приложения

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail. 

• Outlook. Получая по электронной почте различные поручения, например, рецензировать работу агентства, с которым вы сотрудничаете, или заявка на элементы дизайна от партнёра, вы можете создавать задачи по ним в Asana прямо из Outlook. Затем новую задачу можно будет назначить себе или участникам команды, задать дату сдачи и добавить эту задачу в проект и связать её с другой актуальной работой.

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Диска, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

Другие типы шаблонов для управления строительными проектами и способы их создания

Как и в любом проекте, в строительных инициативах есть различные компоненты, которые необходимо организовать, например бюджет, график проекта или результаты. Вот некоторые другие шаблоны, которые можно создать, чтобы упорядочить все эти ключевые элементы: 

Шаблон графика строительства

Шаблон графика строительства — это, по сути, то же самое, что и план проекта: список ожидаемых результатов и сроки их выполнения. Вы можете включить график в план проекта, но отдельный шаблон графика строительства может быть полезен, если вам нужно очень детально указать, когда должны начинаться и заканчиваться задачи. Например, в расписании может быть указано, что сантехник должен установить сантехнику в ванной комнате с 9:00 до 12:00, а электрик — провести проводку во второй половине дня. 

При создании шаблона графика проекта добавьте к каждому заданию время и диапазоны дат, чтобы точно указать, когда оно должно быть завершено. Чтобы не сбиться с пути, можно также отмечать зависимости— задачи, которые нельзя начинать, пока не будет завершена предыдущая. 

Шаблон бюджета строительного проекта

Шаблон бюджета строительства (также называемый шаблоном сметы) помогает планировать и отслеживать расходы в ходе реализации проекта. Упорядоченный бюджет помогает точно оценивать затраты для клиентов, предотвращать перерасход средств и улучшать управление ресурсами. 

Чтобы создать шаблон бюджета строительства, разбейте все ожидаемые результаты проекта на второстепенные зависимости, а затем оцените стоимость каждой из них. Например, если одним из результатов является перекраска интерьера дома, то второстепенные зависимости могут включать покупку краски, укладку грунтовки и оклейку молдингов. Если вам удобнее работать с визуальными материалами, попробуйте создать иерархическую структуру работ (СРР) — диаграмму, которая разбивает работу на несколько уровней, начиная с главной цели вверху и ветвясь на ожидаемые результаты и второстепенные зависимости ниже. 

Чтобы упорядочить информацию, добавьте столбцы для отслеживания стоимости каждого элемента бюджета, сроков его выполнения и статуса согласования с клиентом. 

Шаблон перечня замечаний по строительству

В шаблоне перечня замечаний по строительству перечислены все задачи, которые необходимо выполнить до завершения строительного проекта. По сути, это список дел, который ваша команда может использовать во время заключительной проверки, чтобы убедиться, что готовый проект соответствует требованиям. Чтобы создать шаблон перечня замечаний по строительству, добавьте следующие столбцы: 

• Номер элемента, чтобы участники команды могли сообщать, о каком элементе перечня замечаний идёт речь. 

• Название элемента или задачи.

• Общее описание задачи.

• Исполнитель задачи.

• Даты начала и окончания задачи, чтобы было понятно, когда она должна быть завершена.

• Статус задачи.

Вопросы и ответы