Как создать бюджет проекта и придерживаться его

Если бы ваш проект был автомобилем, бюджет был бы его топливом. Как грузовику нужен бензин в баке, так и проектам нужны деньги и ресурсы для их реализации. Как менеджер проекта вы можете планировать и использовать эти ресурсы наиболее эффективным образом, чтобы ваш проект достиг необходимой цели вовремя, не исчерпав запасы топлива. 

Поскольку бюджет проекта необходим для продвижения работы, умение создавать и соблюдать надёжный бюджетный план является одним из самых важных навыков управления проектами, которые можно развить в течение своей карьеры. 

Что такое бюджет проекта? 

Бюджет проекта — это план, в котором детально указано, сколько вы будете тратить, на что и когда. Если вы создадите бюджетный план заранее и будете использовать его для отслеживания расходов на протяжении всего проекта, вы сможете снизить вероятность того, что у вас закончатся ресурсы или вы превысите бюджет, что является обычным явлением на многих рабочих местах. Фактически, респонденты, участвовавшие в опросе Института управления проектами в 2021 году, сообщили, что за последние 12 месяцев только 62% проектов в их организации были завершены в рамках первоначального бюджета.

Составление бюджета до начала проекта помогает определить объем работы и контролировать затраты. Это также хороший способ представить проект заинтересованным сторонам и получить необходимые средства, потому что подробный план расходов помогает утверждающим лицам понять, как затраты способствуют достижению целей. По мере выполнения проекта бюджет можно использовать в качестве базового уровня для сравнения фактических расходов с запланированными и снижения дополнительных затрат по мере их возникновения. 

Чтобы упростить процесс, можно начать с готового шаблона бюджета, который адаптируется к различным потребностям, от небольших проектов до сложных финансовых планов.

9 шагов по созданию бюджета проекта

Создание бюджета проекта может показаться сложной задачей, но вы можете выполнить её, следуя ряду шагов. Ниже мы изложили каждую часть процесса составления бюджета. 

1. Определите цели проекта

Задачи проекта — это то, чего вы планируете достигнуть по его окончании. Это хорошая отправная точка, потому что они помогают понять, куда движется работа, и служат ориентиром, пока вы прорабатываете остальную часть плана проекта. 

Лучшие цели чётко определены и проверяемы, поэтому их можно использовать в качестве оценки успешности проекта по его завершении. Чтобы сформулировать чёткие цели, используйте методологию SMART. SMART означает конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени цели. Например, если вы пытаетесь привлечь посетителей на свой сайт, можно поставить следующую цель: «К концу этого квартала увеличить органический трафик на главную страницу сайта на 10%». 

2. Определите область проекта

После постановки целей можно определить объём работы, необходимый для их достижения. Область проекта устанавливает границы для вашего проекта, например, какую работу вы будете выполнять или не будете выполнять, а также какие дедлайны и ожидаемые результаты вы будете достигать. При определении области проекта учитывайте следующее: 

• Доступные ресурсы. Прежде чем определять конкретные результаты, которых вы хотите достичь, проанализируйте имеющиеся у вас ресурсы. Если вы работаете с жёстким ограничением бюджета или ограниченной загруженностью команды проекта, вам может потребоваться соответствующим образом скорректировать ожидаемые результаты. Таким образом, прежде чем углубляться в детали ожидаемых результатов и необходимых ресурсов (к которым мы вернёмся на более поздних этапах), полезно осознавать любые ограничения. 

• Ограничения по времени. Есть ли у этого проекта ограничения по времени или вы можете потратить столько времени, сколько вам нужно? Плотный график проекта может повлиять на стоимость ресурсов. Например, если вы работаете с дедлайном, вам, возможно, придется платить фрилансерам повышенную ставку за срочность. 

• Нецели: что находится за пределами области проекта? Полезно определить, чего вы не пытаетесь достичь, чтобы избежать разрастания объёма и потенциального перерасхода средств. 

Помните, что область проекта — это установление границ. Это поможет вам понять, чего вы хотите достичь, какую работу вы будете выполнять и к каким результатам вы стремитесь.

3. Разбейте ожидаемые результаты на второстепенные зависимости

Затем перечислите все ожидаемые результаты, которые входят в область проекта, и разбейте их на второстепенные зависимости. Например, представьте, что одним из ожидаемых результатов проекта является публикация статьи в блоге. Вы можете разбить его на следующие элементы: 

• Написать черновик блога

• Редактирование блога

• Создать изображения для оформления

• Подготовка в Wordpress

• Распространение в соцсетях

Этот метод помогает включить в бюджет любые скрытые расходы по проекту. Например, если вы просто попытаетесь оценить бюджет для публикации блога в целом, вы, скорее всего, упустите дополнительные расходы, такие как почасовая ставка для редактора-фрилансера или стоимость платных публикаций в социальных сетях. 

Если вам больше нравятся диаграммы, чем списки, попробуйте создать иерархическую структуру работ (WBS). Этот визуальный инструмент разбивает работу на несколько уровней, начиная с вашей главной цели вверху и ветвясь на результаты и второстепенные зависимости ниже. 

4. Составьте список необходимых ресурсов

Теперь, когда вы изложили все свои результаты и второстепенные зависимости, пришло время перечислить ресурсы, необходимые для каждого элемента. Будьте максимально конкретны и помните, что «ресурс» может означать не только персонал или оборудование, но и косвенные затраты, такие как обучение или физическое пространство для работы. 

Для начала рассмотрим несколько общих категорий затрат по проекту: 

• Участники команды: кто будет выполнять работу? Отметьте, являются ли они штатными сотрудниками или вам нужно нанять дополнительных подрядчиков с почасовой оплатой.

• Закупки: что нужно сделать, чтобы приобрести внешние ресурсы? Например, вам может понадобиться команда для изучения лучших продуктов, общения с торговыми представителями и покупки инструмента.  

• Обучение: нужно ли команде время или ресурсы, чтобы войти в курс дела? Подумайте о времени, необходимом для обучения новых работников или прохождения курсов для получения новых навыков. 

• Оборудование: какие инструменты требуются? Это могут быть дополнительные компьютерные мониторы, программное обеспечение для проектирования или даже интернет-сервис. 

• Пространство: где будет работать ваша команда? Например, подумайте, понадобятся ли вам конференц-залы или рабочие места для новых членов команды. 

• Исследования: какие данные вам нужны? Подумайте, будете ли вы полагаться на такую информацию, как исследования пользователей, веб-аналитика или опросы. 

• Профессиональные услуги: нужно ли нанимать сторонних экспертов, например юристов или маркетологов? 

• Командировки: нужны ли вашей команде транспорт, проживание или пособие на питание в дороге? 

5. Оцените суммы

В конечном итоге бюджет — это смета расходов. Но хотя мы не можем предсказать будущее, есть несколько методов, которые помогут вам сделать максимально точные оценки. И вам не нужно придерживаться только одного из них — можно использовать комбинацию этих подходов в зависимости от уникальных обстоятельств вашего проекта. 

Ниже приводятся несколько методов оценки, которые можно использовать:

Оценка и суммирование стоимости каждого отдельного элемента 

Этот метод часто называют восходящей оценкой. Он лучше всего подходит, если вы точно знаете, какие результаты и второстепенные зависимости будут составлять ваш нынешний проект. Если вы создали иерархическую структуру работ, то уже хорошо подготовлены к использованию этого метода.

Для полноты картины можно также сравнить свои сметы с другими методами. Например, можно отметить, как бюджет был потрачен на аналогичный проект в прошлом.  

Работайте в обратном направлении от фиксированной суммы 

При таком подходе вы начинаете с фиксированной суммы бюджета и разбиваете её на результаты или важные этапы проекта. Хотя работа в обратном направлении может быть немного сложной, особенно если вы ещё не знаете, сколько могут стоить результаты проекта, она может быть полезна, если вам нужно определить, какие цели вы можете достичь с ограниченным бюджетом. 

Если вам нужно использовать этот метод, попробуйте объединить его с другим из этих вариантов. Например, определив, чего вы можете достичь, используйте подход «снизу вверх», чтобы не упустить из виду важные детали. 

Сравните бюджеты аналогичных проектов

Предыдущие проекты — это золотая жила исторических данных, потому что они представляют собой реальную запись того, где расходы оставались в нужном русле (или выходили из него). Таким образом, они помогут вам увидеть расходы, которые вы могли упустить из виду, или то, как неожиданные обстоятельства могут повлиять на расходы. По возможности изучите опыт, полученный в ходе реализации похожего проекта в прошлом. 

Рассмотрите разные сценарии

Оценка может быть сложной для комплексных проектов с широким спектром потенциальных результатов. Например, если вы планируете мероприятие на открытом воздухе в апреле, расходы могут варьироваться в зависимости от погоды: вам могут понадобиться палатки или вентиляторы для защиты от неожиданной жары, обогреватели, если будет слишком холодно, или крытое помещение, если пойдёт дождь. 

В этом случае полезно оценить расходы для каждого из этих сценариев. В зависимости от гибкости бюджета можно перестраховаться и спланировать самый дорогой сценарий. Или же можно рассчитать ожидаемые расходы для худшего, лучшего и наиболее вероятного результата, а затем взять среднее значение из всех трех. 

6. Выделите средства на непредвиденные расходы

Иногда случается непредвиденное. Инструменты ломаются, графики меняются, а пандемии, случающиеся раз в столетие, усложняют ситуацию. Или же в ходе проекта может открыться неожиданная возможность, например, приобрести актив Business по сниженной цене. Резервы на случай непредвиденных обстоятельств обеспечивают дополнительную подушку безопасности для вашего бюджета при изменении планов. Обычно рекомендуется выделять на непредвиденные обстоятельства 5–10% от общего бюджета. 

Бюджетирование — это процесс оценки, поэтому всегда следует включать в него резерв на непредвиденные расходы. А если вы создали на 100% точный бюджет и вам не понадобится эта дополнительная подушка, вы можете использовать оставшиеся средства для увеличения прибыли компании. 

7. Создайте свой бюджет

На этом этапе вы определили все ожидаемые результаты проекта, выделили ресурсы и оценили затраты. Теперь самое интересное — создание фактического документа бюджета. Вот некоторые ключевые компоненты, которые необходимо включить: 

• Элементы для каждого ожидаемого результата, промежуточного результата и необходимого ресурса, а также ожидаемая стоимость каждого из них. 

• График того, когда вам понадобится каждый ресурс и когда вы планируете потратить средства. 

• Лицо, ответственное за каждый компонент бюджета. Например, можно отметить, что помощник редактора отвечает за отслеживание рабочего времени и счетов фрилансеров. 

• Четкое указание, из какой части бюджета компании вы будете получать средства для каждого элемента. Например, вы можете использовать бюджет отдела маркетинга для создания видеорекламы, а бюджет отдела ИТ — для обновления компьютеров. 

• Общая сумма расходов по всему проекту. Если применимо, укажите отдельные итоговые суммы для бюджета каждого отдела, который вы будете использовать. 

• Место для отслеживания фактических затрат по сравнению с заложенными в бюджет после начала проекта. 

Инструменты для составления бюджета проекта

Выбор правильного инструмента для составления бюджета проекта также важен. Убедитесь, что выбранная вами программа имеет функцию авт��матического суммирования сумм в долларах, чтобы вам не приходилось вручную пересчитывать каждый раз, когда вам нужно скорректировать отдельные элементы. Кроме того, выбранный инструмент должен позволять легко делиться бюджетом и обновлять его в режиме реального времени, чтобы все участники команды работали с его нынешней версией. 

Существует множество вариантов, включая базовые таблицы Excel и более надежное программное обеспечение для управления проектами. Неудивительно, что мы отдаём предпочтение Asana, поскольку она позволяет вводить и суммировать отдельные элементы, создавать нестандартные поля, назначать исполнителей и легко делиться информацией с участниками команды. Помимо фактического бюджета, вы можете повторно использовать прошлые рабочие процессы, создавать документы по процессам и сохранять шаблоны бюджетов проектов, чтобы не пропустить ни одного этапа.

8. Составьте план мониторинга расходов

Бюджет хорош только до тех пор, пока вы его придерживаетесь. Заранее спланируйте, как часто вы будете сравнивать фактические затраты с запланированными, чтобы вовремя устранять потенциальные проблемы. Вы также можете заранее решить, что будете делать, если превысите бюджет или не достигнете его.

Преимущество такого инструмента, как Asana, заключается в том, что он позволяет делиться бюджетом, управлять им и отслеживать его в режиме реального времени. Например, функция универсальной отчётности в Asana автоматически извлекает данные из ваших проектов и отображает расходы, статус задач и завершённые важные этапы в одном месте, поэтому вам не нужно копаться, чтобы понять, всё ли идёт по плану. 

9. Получите подтверждения от ключевых заинтересованных лиц 

Теперь, когда у вас есть план бюджета проекта, пришло время поделиться им с заинтересованными сторонами и запросить согласование. К счастью, подробный план, который вы составили, должен дать утверждающим лицам чёткое представление о том, как каждая отдельная позиция будет способствовать достижению целей вашего проекта. 

Пример бюджета проекта

Допустим, вы обновляете поток оформления заказов в мобильном приложении, и цель вашего проекта — сократить среднее время оформления заказов на 25% в третьем квартале. Для достижения этой цели вы определили два приоритетных результата и выделили необходимые ресурсы. 

Вот простой пример того, как может выглядеть бюджет вашего проекта. Обратите внимание, что вы указали сроки, ответственного и ориентировочную стоимость по каждому пункту. Вы также указали, бюджет какого отдела вы будете использовать для каждого элемента, и добавили столбцы для отслеживания подтверждения бюджета и фактических расходов. 

Разумное расходование бюджетов проектов

Хорошо продуманный бюджет помогает на протяжении всего жизненного цикла проекта, включая планирование, подтверждение и выполнение. Освоив навыки составления бюджета, вы сможете обеспечить свою команду ресурсами, необходимыми для достижения ключевых целей и качественных результатов. А когда вы настроите процесс, позволяющий отслеживать расходы, вы сможете решать проблемы с непредвиденными затратами по мере их возникновения, укреплять доверие со стороны лиц, утверждающих бюджет, и создавать солидный послужной список успешных проектов. 

Хотите узнать больше об управлении проектами? Вот 25 важных навыков, которые нужны для успешного управления проектами.