Как создавать графики проектов для упрощения работы

Новый проект в работе зачастую сигнализирует о начале ещё одного приключения со всеми его заинтересованными сторонами, сроками, результатами и инструментами. Но будь то запуск нового продукта, проведение мероприятия для поставщиков, составление контент-календаря на год или даже адаптация новых сотрудников, у каждого проекта обязательно должен быть график его реализации.

Чтобы вести свою команду верным курсом, знать, кто что и когда делает, а также видеть, как отдельные элементы стыкуются между собой, крайне важно подготовить график проекта с чёткими планами, процессами и обязанностями. Несмотря на то, что подготовка может занять некоторое время, тщательно проработанный график проекта позволит повысить эффективность работы, ответственность за результат и отлаженность действий. А эти три словосочетания — просто как музыка для ушей (особенно для начальства, которое поручило вам этот проект). Кроме того, можно будет избавиться от лишних инструментов, которые, по идее, должны помогать вам в управлении проектом, но на самом деле лишь усложняют процесс.

Пусть на вашей визитке и не написано, что вы руководитель проекта, но знаете что? В этом проекте, как и во многих проектах в будущем, фактически это и есть ваша функция. Примите это! Когда вы научитесь думать, как руководитель проекта, вы начнёте делать свою работу эффективно.

Как создать график проекта

Теперь, когда вы готовы двигаться вперёд в качестве руководителя проекта, самое время начать планирование и составить график проекта. Поскольку процесс составления графика в рамках управления проектом может показаться вам незнакомым, ниже приведён список действий, которые необходимо выполнить при создании плана проекта.

1. Определите цели проекта. Запишите ключевые вехи и ожидаемые результаты, которые позволят судить об успешности проекта.

2. Определите все заинтересованные стороны. Составьте список лиц, которых нужно будет привлечь к проекту, даже если их функции ограничиваются лишь подписью.

3. Определите крайний срок. Когда проект должен быть полностью завершён? Обязательно выделите достаточно времени на устранение нестыковок, которые непременно возникнут.

4. Составьте список всех действий или задач. Возьмите вехи и ожидаемые результаты, которые вы определили, выполняя действие № 1, и разбейте их на более мелкие задачи и подзадачи, чтобы учесть все возможные варианты.

5. Назначьте участников группы, ответственных за каждую из задач. Решите, кто возьмёт на себя ту или иную задачу или подзадачу, и чётко обозначьте сроки их выполнения. Помните, что ваши коллеги наверняка заняты и в других проектах. Рассчитывайте их рабочую нагрузку так, чтобы они не оказались перегружены.

6. Проработайте сроки выполнения всех задач. Определите, сколько времени займёт выполнение каждой из них (сроки начала и завершения) с учётом неизбежных задержек. Также важно учитывать последовательность работы, поскольку к некоторым задачам можно будет приступить только после завершения других задач.

7. Организуйте график проекта в одном инструменте и поделитесь им с группой.

   После составления плана проекта необходимо организовать его таким образом, чтобы все участники могли использовать его в своей работе. Наличие инструмента, позволяющего сделать и то, и другое, будет иметь решающее значение для вашего успеха.

Когда у вас появится детальный график проекта, вы (и ваш коллектив) будете тратить меньше времени непосредственно на управление проектом и больше заниматься качественной работой. В конце концов, разве не для этого вас нанимали?

Примеры графика проекта

После выполнения всех перечисленных выше действий у вас будет график с чётко прописанными временными рамками и этапами проекта. Ниже приводятся несколько примеров того, как это может выглядеть.

Пример графика планирования мероприятия

Планируете виртуальное мероприятие? В вашем графике должно быть отражено всё, что нужно сделать, с указанием сроков вплоть до самого главного события.

Пример графика проекта по запуску нового продукта

Создайте структуру разбивки работ, отразив в ней все необходимые этапы, и определите зависимости между задачами для запуска очередного нового продукта, а затем просмотрите всё это в одном проекте, которым можно легко поделиться со всеми коллегами, чтобы каждый понимал, что от него требуется.

Пример графика маркетинговой кампании

План проекта, в котором расписана каждая деталь, позволяет точно знать, что происходит в тот или иной день вашей маркетинговой кампании.

Действия после составления графика проекта

Хронология проекта предназначена для того, чтобы эффективнее делать больше полезной работы. Если видеть общую картину проекта и создать тщательно продуманный план, стресса будет меньше, а производительность повысится. После составления плана останется выполнить ещё два важных действия.

Предоставление плана коллективу

Имея график проекта, участники группы будут точно знать свои обязанности в рамках проекта и смогут высказывать собственное мнение об отведённых им частях плана. Сначала разошлите график проекта всем его участникам, а затем попросите их рассказать, что они о нём думают (поделиться вопросами, сомнениями или идеями).

Чтобы поддерживать высокий уровень организации, предложите единое место, куда должны отправляться все ответы, и укажите срок, до которого они принимаются, приучая тем самым участников группы выполнять действия своевременно. Собрав все отзывы, сформируйте обновлённую версию графика проекта и ещё раз поделитесь ею со всеми заинтересованными сторонами. Также обязательно внесите график проекта во все важные документы по его планированию, такие как проектное задание и пояснительная записка.

Корректировка проекта по ходу выполнения

В Древней Греции Гераклит как-то озвучил интересную мысль о том, что постоянны лишь изменения. Это относится и к вашему плану проекта. Приступив к работе над проектом, постоянно сверяйтесь со своим графиком. Корректируйте его по мере необходимости при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Когда управление графиком и остальными материалами проекта ведётся централизованно, у всех его участников есть единый источник достоверной информации, а сами они всегда используют актуальную версию графика проекта.

Повышение эффективности путём преобразования планов и графиков в шаблоны

Чтобы сэкономить ещё больше времени при планировании проектов, используйте проверенный шаблон и перестаньте заново изобретать колесо всякий раз, когда запускаете новый проект.

Если ваш текущий проект представляет собой ежегодное событие, скажем, отраслевую выставку-ярмарку, то нет ничего сложного в том, чтобы взять тщательно проработанный график проекта сегодня и использовать его для проведения такого же мероприятия в следующем году. А над какими ещё проектами, которые каждый раз проходят по одной и той же схеме, вы работаете? Например, в рамках выставки-ярмарки могут выполняться задачи, схожие с теми, которые потребуются для организации виртуального обеда с клиентами, устраиваемого вами позднее в этом году. Наличие шаблона графика проекта позволит быстрее и эффективнее запускать проекты в будущем.

Где составлять график проекта?

Раз уж вы фактически берёте на себя новую роль руководителя проекта и принимаете более эффективный подход к работе, предусматривающий создание графиков проектов, то наверняка пришло время перейти на универсальный инструмент. (Да-да, такие бывают!)

На рынке представлены инструменты управления работой, позволяющие строить динамические графики проектов и интуитивно понятные хронологии, похожие на диаграммы Ганта, которые обеспечивают высокую прозрачность на всех этапах и для всех заинтересованных сторон. Попрощайтесь с электронной почтой, электронными таблицами и чатами, которые никак не взаимодействуют друг с другом.

Разработка графика проекта и управление им в централизованной системе позволяет определять каждое отдельное действие и его длительность с помощью календаря проекта, выстраивать задачи и подзадачи, а также назначать их соответствующим исполнителям. Когда же план проекта нужно будет скорректировать, вы сможете оперативно внести изменения с помощью этого инструмента, о которых будут автоматически уведомлены все заинтересованные стороны. При этом различные варианты представления графика проекта отражают все стили работы и обучения, а рабочие процессы идеально сочетаются друг с другом, поскольку вы всегда знаете, кто что и когда делает.

Работайте умнее с помощью графиков проектов

Поздравляем вас, руководитель проекта по факту! Вы на пути к тому, чтобы работать умнее. Теперь у вас есть всё необходимое для того, чтобы перестроить ваш процесс работы над проектами и вдохнуть в него новую жизнь. Вы можете делать всё это (и даже больше) с помощью такого решения для управления работой, как Asana. Считайте его своим универсальным инструментом для достижения успеха в проектах. Удачного планирования!