Три способа визуализации плана проекта: хронология, календарь и доски

Дженни Тай, фото автораJenny Thai1 июля 2019 г.4 мин. на чтение
facebooktwitterlinkedin
Изображение для статьи о визуальном управлении проектами

Каким бы ни был проект, вам нужен способ планировать и отслеживать работу. При этом недостаточно просто знать кто, что и когда должен сделать. Вам необходима возможность с лёгкостью визуализировать динамически меняющиеся задачи и информацию, которыми вы управляете.

Списки и электронные таблицы с этим не справятся. Списки превращаются в длинные документы, а таблицы обрастают бесконечными деталями проекта, из-за чего понять, что происходит с проектом в данный момент времени почти невозможно.

Что такое визуальное управление проектами?

Визуальное управление проектами — это способ организации работы и управления ею, выходящий за пределы традиционного списка задач. Оно позволяет представлять данные проекта визуально в разных вариантах, например, в виде хронологии, Канбан-доски или календаря. Ведя визуальное управление проектами, вы сразу видите, какая предстоит работа, когда должны быть готовы результаты проекта, какие вехи должен пройти коллектив и так далее.

Как визуализировать ход работ над проектом?

Есть три популярных способа визуализации хода работ над проектом:

  • Хронологии (или диаграммы Ганта)

  • Канбан-доски

  • Календари

У каждого из этих вариантов визуализации есть свои плюсы и минусы, а выбор подхода зависит от типа планируемого проекта. Поэтому очень важно использовать платформу управления проектами, которая позволяет переключаться между разными представлениями. Так все сотрудники, от исполнителей до руководителей, смогут  извлекать пользу из платформы управления проектами.

Читать о том, как использовать списки, доски, календарь и хронологию в Asana

Итак, что же вам выбрать: хронологию, Канбан-доску или календарь. Мы расскажем, как работают эти способы визуализации и для проектов каких типов они лучше всего подходят.

1. Хронологии и диаграммы проектов

Хронология Asana на примере брендовой кампании

Одним из способов визуализации плана проекта является создание его хронологии или диаграммы Ганта. Хронология проекта — это визуальная схема его плана. С помощью хронологии проект можно представить так, чтобы сроки выполнения задач отображались в виде плана-графика, который также показывает, сколько времени займёт работа над задачами и в каком порядке они должны идти.

Читать о том, как начать пользоваться диаграммами Ганта

Когда использовать хронологии и диаграммы Ганта проектов

Хронология полезна для тех проектов, в которых нужно знать не только сроки исполнения, но также даты начала и длительность выполнения работы. Распределив всё в хронологии проекта, вы сможете эффективнее выделять ресурсы и подбирать сотрудников для разных этапов, а также визуально отображать зависимые элементы.

С помощью хронологии можно создать план проекта, в котором видно, как сходятся воедино его отдельные части, а также вносить изменения, чтобы предотвращать возникновение проблем. Хронология идеальна для таких проектов, как:

Когда не стоит использовать хронологии проектов и диаграммы Ганта

Управление проектом с помощью хронологии наиболее полезно, когда у всех задач есть дата начала и сок выполнения. Её можно представить себе как визуальную гистограмму. Если же этих дат нет, то и визуализировать особо нечего. Если вы планируете проект, в котором будет много ежедневных задач, скорее всего, вам лучше подойдёт календарь проекта или Канбан-доска.

Пример хронологии проекта

Визуальное планирование проекта — пример хронологии проекта

Предположим, вы планируете запуск продукта. Так как в этом проекте участвуют сотрудники из разных подразделений — отдела разработки продуктов, инженерного отдела, отдела маркетинга, отдела продаж, службы сопровождения клиентов — без сложного проекта запуск не состоится.

Хронология поможет вам прогнозировать сроки реализации и координировать ресурсы, чтобы достигать промежуточных целей без помех. В хронологии проекта должен быть приведён каждый шаг на пути к необходимому результату, даты начала и сроки выполнения, а также зависимости между задачами. Так все участники группы проекта будут иметь чёткую картинку плана запуска с самого начала.

Совет: делитесь хронологией с коллегами и управляйте ей вместе

Создав план проекта в виде хронологии, не забудьте подключить коллег и других заинтересованных лиц, а также обновляйте информацию по мере развития проекта. Благодаря единому источнику достоверной информации вся сотрудники будут видеть развитие проекта в реальном времени.

Читать о том, как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

В Asana очень легко предоставлять доступ к проекту коллегам и другим заинтересованным лицам. Благодаря визуализации  в виде хронологии вы сможете получить одобрение вашего плана, а также менять расписания по мере необходимости. Визуализируйте зависимости между задачами и находите связанные с ними конфликты до начала работы.

2. Канбан-доски

[Вид доски] Канбан-доска брендовой кампании в Asana

Канбан-доски — это визуальная система организации проекта, в которой каждая задача или объём работы представлен в виде карточки. Эти карточки располагаются в одном из нескольких столбцов, представляющих собой этапы проекта или процесса, исполнителя задачи, приоритет работы, или что-то ещё — зависит от того, какая система подходит вам. По мере продвижения работы над задачей, карточка перемещается из одного столбца в другой, что даёт возможность видеть, на каком этапе процесса она находится.

Читать: как создавать Канбан-доски и управлять ими в сети с помощью Asana

Когда использовать Канбан-доски

Управление проектами по методике Канбан лучше всего подходит для проектов, имеющих конкретные этапы, через которые проходит каждая задача до её завершения.  Канбан-доски — это идеальный вариант для  коллективов, использующих Agile, работающих с применением спринтов, поскольку они позволяют чётко видеть ход выполнения работы. В частности, Канбан-доски будут удобны для следующих проектов:

Пример проекта в виде доски

Процесс отслеживания ошибок — это пример проекта, которым удобно управлять с помощью Канбан-доски. Доска для обнаружения и исправления ошибок может иметь столбцы для следующих этапов:

  • Новые ошибки (незавершённая работа)

  • Готово к исправлению

  • Выполняется

  • Контроль качества

  • Готово

Для каждой обнаруженной ошибки сотрудники могут с лёгкостью создавать новую карточку, а затем перемещать её по этим столбцам по мере продвижения работы.

Совет: создавайте доску и предоставьте к ней доступ в сети

Визуальное управление проектами — пример Канбан-доски

Часто Канбан-доски создаются на настоящих досках с помощью стикеров, но знаете ли вы, что с помощью Asana вы можете создавать их в сети?

Создание Канбан-доски в Asana даёт дополнительные возможности, в том числе  добавление настраиваемых полей, описаний, файлов и участников в каждую карточку, что позволяет легко фиксировать дополнительную информацию по проекту, чтобы помочь всем его участникам успешно работать вместе.

3. Календари проектов

[Вид календаря] Проект брендовой кампании в Asana

Канбан-доски и хронология хорошо подходят для множества проектов, но иногда вам нужен календарь. Такой вариант может показаться слишком простым, но он идеально подходит для определённых проектов.

Читать о том, как создавать собственные календари групп и проектов с помощью Asana

Когда использовать календари проектов

Календарь отлично подойдёт для тех случаев, когда у вас много задач с разными сроками выполнения. Точно зная неделю, месяц или год, когда нужно достигнуть вехи или подготовить материал, вы можете спланировать всё заранее и уложиться в сроки. Календарь будет особенно полезен для следующих проектов:

Когда не стоит использовать календари проектов

Календари проектов могут оживить ваши задачи и помочь вам планировать на неделю, месяц или квартал вперёд. Тем не менее, календарь проекта будет не особо полезен, если у вас много задач каждый день. Если вам нужно по-настоящему глубоко погрузиться в работу, которой сотрудники занимаются каждый день, то вам больше подойдёт Канбан-доска или даже список задач.

Пример календаря проекта

Визуальное управление проектами — календари проектов

Если вы планируете проект, в котором каждый день новые задачи, календарь проекта позволит вам видеть все запанированные на следующие дни и недели задачи. И тогда вы сможете просматривать весь проект в календаре, из которого вы будете точно знать, что предстоит и кто над этим будет работать.

Совет: сначала создайте список задач, а потом назначайте им сроки

Если вы используете Asana для управления календарём проекта, вы можете создать список задач проекта, назначить им сроки, а затем переключиться на вид календаря и просмотреть все эти задачи на календаре. При необходимости можно быстро изменить сроки, перемещая задачи по календарю.

Какое визуальное отображение подойдёт для вашего проекта?

Хронология, Канбан-доска или календарь — отличные способы визуализации всех этапов проекта, позволяющие видеть картину в целом, не упуская ключевые детали. В Asana проект можно создать, используя любое из этих представлений. Причём, что бы вы ни выбрали, вы сможете делиться планом с коллегами и управлять проектом из одного места.

Дополнительные ресурсы

Статья

The beginner's guide to Agile methodologies