Три способа визуализации плана проекта: хронология, календарь и доски

Дженни Тай, фото автораJenny Thai5 июля 2022 г.4 мин. на чтение
facebooktwitterlinkedin
Изображение для статьи о визуальном управлении проектами
Просмотр шаблона

Каким бы ни был проект, вам требуется способ планировать и отслеживать работу. При этом недостаточно просто знать кто, что и когда должен сделать. Нужна возможность с лёгкостью визуализировать динамически меняющиеся задачи и информацию, которыми вы управляете.

Списки и электронные таблицы с этим не справятся. Списки превращаются в длинные документы, а таблицы обрастают бесконечными деталями проекта, из-за чего понять, что происходит с ним в данный момент времени почти невозможно.

Что такое визуальное управление проектами?

Визуальное управление проектами — это способ организации работы и управления ею, выходящий за пределы традиционного списка задач. Оно позволяет представлять данные проекта визуально в разных вариантах, например, в виде хронологии, канбан-доски или календаря. Ведя визуальное управление проектами, вы сразу видите, какая предстоит работа, когда должны быть готовы результаты проекта, какие вехи должен пройти коллектив и так далее.

Как визуализировать ход работ над проектом?

Есть три популярных способа визуализации хода работ над проектом:

  • Хронологии (или диаграммы Ганта)

  • Канбан-доски

  • Календари

У каждого из этих вариантов визуализации есть свои плюсы и минусы, а выбор подхода зависит от типа планируемого проекта. Поэтому очень важно использовать платформу управления проектами, которая позволяет переключаться между разными представлениями. Это позволит всем, от исполнителей до руководителей, работать в программном обеспечении для управления проектами с пользой для себя.

Читать о том, как использовать списки, доски, календарь и хронологию в Asana

Итак, что же вам выбрать: хронологию, канбан-доску или календарь. Мы расскажем, как работают эти способы визуализации, а также для проектов каких типов они лучше всего подходят.

1. Хронологии и диаграммы проектов

[Вид хронологии] Проект кампании по продвижению бренда в Asana, представление в стиле диаграммы Ганта

Одним из способов визуализации плана проекта является создание его хронологии или диаграммы Ганта. Хронология проекта — это визуальная схема его плана. С помощью хронологии проект можно представить так, чтобы сроки выполнения задач отображались в виде плана-графика, который также показывает, сколько времени займёт работа над задачами и в каком порядке они должны идти.

Читать о том, как начать пользоваться диаграммами Ганта

Когда использовать хронологии и диаграммы Ганта проектов

Хронология полезна для тех проектов, в которых нужно знать не только сроки исполнения, но также даты начала и длительность выполнения работы. Расставив все задачи проекта в хронологическом порядке, вы сможете эффективнее выделять ресурсы и подбирать сотрудников для разных этапов, а также визуально отображать зависимые элементы.

С помощью хронологии можно создать план проекта, в котором видно, как сходятся воедино его отдельные части, а также вносить изменения, чтобы предотвращать возникновение проблем. Хронология идеальна для таких проектов, как:

Когда не стоит использовать хронологии проектов и диаграммы Ганта

Хронологии подойдут для управления проектами, в которых у всех задач есть дата начала и срок выполнения. Хронология — это своего рода визуальная гистограмма. Если же этих дат нет, то и визуализировать особо нечего. Если вы планируете проект, в котором будет много ежедневных задач, скорее всего, вам лучше обратиться к календарю проекта или канбан-доске.

Пример хронологии проекта

[Вид хронологии] Хронология запуска продукта в Asana, представление в стиле диаграммы Ганта

Предположим, вы планируете запуск продукта. Так как в этом проекте участвуют сотрудники из разных подразделений — отдела разработки продуктов, инженерного отдела, отдела маркетинга, отдела продаж, службы сопровождения клиентов — без сложного проекта запуск не состоится.

Хронология поможет прогнозировать сроки реализации и координировать ресурсы, чтобы достигать промежуточных целей без помех. В хронологии проекта должен быть приведён каждый шаг на пути к необходимому результату, даты начала и сроки выполнения, а также зависимости между задачами. Так все участники группы проекта будут иметь чёткую картину плана запуска с самого начала.

Совет: делитесь хронологией с коллегами и управляйте ей вместе

Создав план проекта в виде хронологии, не забудьте подключить коллег и других заинтересованных лиц, а также обновляйте данные по мере развития проекта. Благодаря единому источнику достоверной информации все сотрудники будут видеть развитие проекта в реальном времени.

Читать о том, как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

В Asana очень легко предоставлять доступ к проекту коллегам и другим заинтересованным лицам. Благодаря визуализации  в виде хронологии вы сможете получить одобрение вашего плана, а также менять расписания по мере необходимости. Визуализируйте зависимости между задачами и находите конфликтующие элементы до начала работы над ними.

Создать хронологии проектов с помощью Asana

2. Канбан-доски

[Вид доски] Канбан-доска брендовой кампании в Asana

Канбан-доски — это визуальная система организации проекта, в которой каждая задача или объём работы представлен в виде карточки. Эти карточки располагаются в одном из нескольких столбцов, представляющих собой этапы проекта или процесса, исполнителя задачи, приоритет работы, или что-то ещё — зависит от того, какая система подходит именно вам. По мере продвижения работы над задачей, карточка перемещается из одного столбца в другой, и все могут видеть, на каком этапе процесса она находится.

Создать канбан-доски в Asana

Когда использовать канбан-доски

Управление проектами по методике Канбан лучше всего подходит для проектов, имеющих конкретные этапы, через которые проходит каждая задача до её завершения.  Канбан-доски — это идеальный вариант для  коллективов, использующих Agile, работающих с применением спринтов, поскольку они позволяют чётко видеть ход выполнения задач. В частности, канбан-доски будут удобны для следующих проектов:

Пример проекта в виде доски

Процесс отслеживания ошибок — это пример проекта, которым удобно управлять с помощью канбан-доски. Доска для обнаружения и исправления ошибок может иметь столбцы для следующих этапов:

  • Новые ошибки (незавершённая работа)

  • Готово к исправлению

  • Выполняется

  • Контроль качества

  • Готово

Для каждой обнаруженной ошибки сотрудники могут с лёгкостью создавать новую карточку, а затем перемещать её по этим столбцам по мере продвижения работы.

Совет: создавайте доску и предоставьте к ней доступ в сети

[Вид доски] Проект планов спринтов в Asana

Часто Канбан-доски создаются на настоящих досках с помощью стикеров, но знаете ли вы, что с помощью Asana вы можете создавать их в сети?

Создание канбан-доски в Asana даёт дополнительные возможности, в том числе  добавление настраиваемых полей, описаний, файлов и участников в каждую карточку, что позволяет легко фиксировать дополнительную информацию по проекту, чтобы помочь всем его участникам успешно работать вместе.

Создать канбан-доски в Asana

3. Календари проектов

[Вид календаря] Проект брендовой кампании в Asana

Канбан-доски и хронология хорошо подходят для множества проектов, но иногда вам нужен календарь. Такой вариант может показаться слишком простым, но именно он идеален для определённых проектов.

Визуализировать календари групп в Asana

Когда использовать календари проектов

Календарь отлично подойдёт для тех случаев, когда у вас много задач с разными сроками выполнения. Точно зная неделю, месяц или год, когда нужно достигнуть вехи или подготовить материал, вы можете спланировать всё заранее и уложиться в сроки. Календарь будет особенно полезен для следующих проектов:

Когда не стоит использовать календари проектов

Календари проектов могут оживить ваши задачи и помочь вам планировать на неделю, месяц или квартал вперёд. Тем не менее, календарь проекта будет не особо полезен, если у вас много задач каждый день. Если вам нужно по-настоящему глубоко погрузиться в работу, которой сотрудники занимаются каждый день, то тут больше подойдёт канбан-доска или даже список задач.

Пример календаря проекта

[Вид календаря] Календарь публикации в социальных сетях в Asana

Если вы планируете проект, в котором каждый день новые задачи, его календарь позволит видеть всё, что нужно сделать в последующие дни и недели. В этом случае вы сможете просматривать весь проект на календаре и будете точно знать, что предстоит и кто над этим будет работать.

Совет: сначала создайте список задач, а потом назначайте им сроки

Если вы управляете календарём проекта в Asana, то можете создать список задач проекта, назначить им сроки, а затем переключиться на вид календаря и просмотреть в нём все эти задачи. При необходимости можно быстро изменять сроки, перемещая задачи по календарю.

Визуализировать календари групп в Asana

Какое визуальное отображение подойдёт для вашего проекта?

Хронология, канбан-доска или календарь — отличные способы визуализации всех этапов проекта, позволяющие видеть картину в целом, не упуская ключевые детали. В Asana проект можно создать, используя любое из этих представлений. Причём, что бы вы ни выбрали, вы сможете делиться планом с коллегами и управлять проектом из единого центра.

Попробовать Asana для управления проектами

Дополнительные ресурсы

Вебинар

How Asana uses Asana for IT and technical program management