15 секретов создания по-настоящему полезного списка дел

Джулия Мартинс, фото автораJulia Martins11 января 2021 г.7 мин. на чтение
facebooktwitterlinkedin
Изображение для заголовка статьи о более эффективных списках дел

Список дел — это всего лишь перечисление того, чем вам нужно заняться. В таком списке может быть всё, что угодно. Но сам факт того, что вы записали дела, ещё не означает, что этот список будет по-настоящему полезным. Отслеживание сроков выполнения работы позволяет определять приоритеты и делать её хорошо. Но слишком часто списки дел плохо упорядочены и никак не связаны с работой, которую вы выполняете, что приводит к путанице и необходимости тратить много времени на организацию работы.

Однако составление списка дел не всегда является бесполезным занятием. Возьмите списки своих дел под полный контроль, познав 15 секретов создания по-настоящему полезного списка дел.

Самое главное: откажитесь от списков дел на бумаге

Если вы этого ещё не сделали, то первым шагом к созданию по-настоящему полезного списка дел будет его составление в специализированном приложении. Несомненно, очень приятно вычёркивать завершённые задачи из списка дел на бумаге, но это самый плохой способ вести учёт дел. Списки дел на бумаге плохо организованы, в них могут быть ошибки, их легко потерять, и они малоэффективны.

Вместо этого обратитесь к приложению для ведения списка дел. По сравнению со списками на бумаге, приложения имеют следующие преимущества:

  • Сортировка работы и определение её приоритета. Чтобы изменить порядок дел в списке на бумаге, придётся полностью переписать его. Используя же приложение, можно с лёгкостью перетаскивать задачи. И это не всё — в большинстве приложений можно отслеживать приоритеты с помощью настраиваемых тегов.

  • Невозможно потерять. В отличие от списка дел на бумаге, нельзя потерять список, ведущийся в сети. Он всегда доступен, а вычёркивать в нём завершённые задачи можно из любого места.

  • Добавление расширенных сведений. В большинстве приложений для ведения списков дел есть возможность добавить дополнительную информацию в описание, тогда как списке дел на бумаге можно лишь в двух словах описать задачу. В приложении у каждой задачи есть дополнительное место для описания, куда можно внести любые данные, документы для работы и прочую информацию.

  • Создание разных списков в одном месте. Выбирая приложение для ведения списка дел, убедитесь, что в нём можно создать больше одного списка. Например, можно создать один список для своих личных задач, второй для командной работы и третий для своего профессионального развития. Приложение для ведения списка дел, поддерживающее несколько списков, позволяет хранить их все в одном месте.

  • Установка сроков выполнения, напоминаний и уведомлений. Задачи мало что значат, если не делать их вовремя. Приложение для ведения списка дел позволяет отслеживать сроки выполнения и создавать напоминания или уведомления, которые помогут своевременно завершать работу.

  • Совместная работа. Когда ваш личный список дел чётко структурирован, а приоритеты ясно обозначены, повышается эффективность вашего участия в групповых проектах и инициативах. Другими словами, чем вы организованнее, тем проще вам взаимодействовать с коллегами.

Попробуйте списки дел Asana бесплатно

Если вы ищете приложение для ведения списка дел, попробуйте Asana. Asana — это инструмент управления работой, созданный для организации работы таким образом, чтобы вы всегда знали, что нужно сделать, почему это важно и как к этому подойти. Используйте Asana для отслеживания работы в контексте общих проектов, общения с коллегами, и будьте уверены, что ничего не забудете.

Составление более эффективных списков дел — пример раздела «Мои задачи»

15 секретов составления более эффективных списков дел

Если вы готовы выйти на новый уровень в составлении списков дел, попробуйте приведённые далее 15 советов, которые позволят добиться максимальной ясности и повысить эффективность. Большинство этих советов подразумевают, что для организации работы и повышения продуктивности вы используете приложение для ведения списков.

1. Записывайте всё

Лучше записать что-то, а потом указать, что эта задача завершена, чем совсем забыть о ней. Очень часто лучшие наши идеи приходят к нам тогда, когда мы не готовы их записать — но у вдохновения нет расписаний. Если у вас промелькнула мысль о том, как улучшить что-то в проекте, или появилась отличная идея, о которой нужно рассказать руководителю, просто добавьте её в свой список дел.

Именно поэтому важно выбирать приложение для ведения списков дел с удобным мобильным приложением. С его помощью создать заметку можно будет в любое время, чтобы не держать идею в голове, пока вы не доберётесь до компьютера.

Чем меньше вы полагаетесь на собственную память, тем проще вам жить. Asana помогает снизить когнитивную нагрузку сотрудников и делает процессы чёткими и ясными.

2. Списки, списки и ещё раз списки

Одна из причин, по которой списки дел становятся неподъёмными, заключается в том, что они часто представляют собой смесь всего подряд. Можно работать над несколькими проектами, и попытки сохранить напоминание посмотреть задание для предстоящей кампании рядом с заметкой о поиске поставщиков для мероприятия скоро приведут к тому, что список перестанет быть функциональным. Неудивительно, что вы будете чувствовать себя перегруженным.

Чтобы контролировать свои задачи и работать эффективно, заведите себе несколько списков. Например, создайте отдельные списки для каждого проекта или крупной инициативы. Кроме того, выделите один список для задач, которые необходимо выполнить как можно скорее, второй для идей будущих проектов и третий для личных напоминаний. Это позволит открывать список, связанный с той работой, которой вы занимаетесь в данный момент, чтобы больше ни на что не отвлекаться.

Подробнее: идеальное приложение для ведения списков рабочих дел в сети

3. Организуйте список дел по рабочим процессам, приоритету или сроку выполнения

Реорганизовывая список дел каждый день, вы теряете время — даже если вам нравится этим заниматься. Откажитесь от этого, создав список с чёткой структурой. Если приложение поддерживает такую возможность, попробуйте создать несколько разделов для разных типов работы. Это позволит сортировать работу по проектам или приоритетам, в зависимости от ваших предпочтений.

Составление более эффективных списков дел — приоритет и рабочие процессы

4. Добавляйте практические задачи

Список дел не подходит для хранения мыслей или целей. Всё это важно фиксировать, но, если делать это в одном списке дел, в нём будет сложно отыскать важную работу. Вместо этого старайтесь хранить такие сведения в инструменте управления проектами или системе управления целями. Так у вас всегда будет доступ к идеям и важным целям и чёткий список дел.

Хотя хранить идеи и цели отдельно от списка задач к исполнению важно, переключаться между несколькими инструментами не всегда удобно. Попробуйте найти способ фиксировать всю информацию в одном инструменте — например, в Asana.

5. Сначала действия, потом детали

Чтобы все пункты в вашем списке дел призывали к действию, мы рекомендуем начинать названия задач с глаголов. Это необязательное правило, но если название задачи начинается с глагола, вам будет проще понять, что именно нужно сделать.

Например, пункт в списке Три изображения для рекламы в Facebook почти ничего вам не скажет. А вот если добавить в начале слово «подготовить», задача сразу станет понятной: Подготовить три изображения для рекламы в Facebook. Списки дел, в которых названия задач начинаются с глаголов, позволяют быстро понять, что вам предстоит сделать.

6. Указывайте приоритет задач в списке

Чтобы вовремя выполнять нужную работу, важно понимать, какие из задач приоритетны. Можно располагать самое значимое в верхней части списка или использовать настраиваемые теги, чтобы отмечать приоритет, главное — сделать так, чтобы было видно, какие задачи имеют первостепенное значение и ничего не упускать.

Читать о том, как отдавать приоритет самой важной работе

Это не значит, что сначала надо выполнять наиболее важную работу. Иногда начать день с простой задачи бывает полезно, чтобы войти в ритм. А может быть, вы живёте по правилу 80/20 — то есть стремитесь выполнить 80% работы за 20% времени, и хотите вначале справляться со сложными задачами. Даже если вы не берётесь за наиболее приоритетные дела в первую очередь, позаботьтесь о том, чтобы знать, что нужно закончить до конца дня.

Раньше я приходил домой, укладывал сына спать в восемь вечера, а потом просматривал почту до полуночи, пытаясь разобраться в том, что происходит. Теперь я быстро просматриваю Asana и знаю, что действительно важно.

7. Всегда указывайте срок выполнения

Когда речь идёт о делах их списка, знать нужно не только, что делать, но и когда это нужно закончить. Если выполнить все важные задачи слишком поздно, в этом будет мало хорошего. Другими словами, всегда важно понимать, кто, что и к какому сроку делает. Даже если нет жёстких временных рамок, лучше определить дату выполнения и потом передвинуть срок, чем не справиться вовремя.

8. Разбивайте большую работу на отдельные задачи

Одно из препятствий на пути к выполнению всех задач вовремя — это ситуация, когда вы видите в своём списке, что закончить нужно завтра, а потом понимаете, что на эту работу потребуется не меньше недели.

Если с вами часто такое случается, попробуйте разбивать работу на более мелкие задачи. Представьте, что задачу нужно выполнить к пятнице, но работа над ней займёт несколько дней. Если разбить её на несколько задач меньшего размера, с которыми можно справиться быстрее, это может спасти весь проект.

Благодаря Asana мы смогли увидеть общий объём работ, который нам предстояло выполнить, а затем заново расставить приоритеты и стратегически перестроить разные виды работ.

9. Объединяйте похожие задачи

Если вы выполняете несколько похожих задач друг за другом, то не просто вычёркиваете их из списка, но и повышаете продуктивность. Каждый раз, когда вы переключаетесь между задачами или начинаете новый проект, ваш мозг тратит определённое время, чтобы настроиться на новый вид работы. Люди, на самом деле, не очень сильны в многозадачности, поэтому чем больше задач вы сможете сгруппировать, тем проще будет мозгу.

Ищете повторяющуюся ежедневно работу, которую можно сгруппировать и упростить. Если вы делаете что-то каждый день, возможно, вы даже не думаете о том, сколько на это уходит времени, но в сумме его может быть порядочно. Если у вас есть ежедневные задачи, запишите, сколько времени они занимают. Потом подумайте, можно ли выполнять их эффективнее? Можно ли объединить такие задачи или автоматизировать их? Если вы избавитесь от этой работы, вы не только вычеркните её из списка, но и повысите свою продуктивность.

10. Отмечайте прогресс

Каждый раз, когда вы вычёркиваете что-то из списка дел, это ваше достижение. Это важно! Это нужно отметить — хотя бы просто похвалить себя.

Одной из основных корпоративных ценностей в Asana для нас является сердечность — это то, что нам по-настоящему дорого. Сердечность означает то, что мы тратим время на создание забавных и приятных моментов в ходе рабочих дней. Если вы когда-либо использовали Asana, вы наверняка видели, что, когда вы отмечаете выполнение задачи, по экрану пролетают единороги и йети. Почему? Вопрос должен звучать так: почему бы и нет?

Благодаря таким особенностям Asana, как единороги, пролетающие по экрану, когда вы выполняете задачу, работа из обязаловки превращается в нечто более приятное.
Составляйте более эффективные списки дел — награды в Asana

11. Сортируйте список в конце дня

Вместо того чтобы большую часть утра разбираться со списком дел, организуйте задачи с вечера, и тогда, войдя в систему утром, вы уже будете знать, что нужно делать. Потратив 5-10 минут вечером, с утра вы сможете сразу же приступать к работе.

12. Отключайте уведомления

Уведомления полезны для выполнения работы в срок, и в любом хорошем приложении для ведения списков дел будет функция уведомлений. Но также важна и функция «Не беспокоить». Ведь вы занимаетесь организацией своей работы, чтобы добиться максимальной продуктивности, а иногда для этого нужно сосредоточиться на чём-то одном, ни на что не отвлекаясь.

Отвлекающие моменты дорого обходятся, поэтому мы стараемся избежать их, насколько возможно. Asana даёт людям возможность работать сконцентрировано, потому что все и так знают, что происходит и кто за что они отвечают, без ежедневных совещаний.
Читать 7 советов о том, как сосредоточиться и снизить количество цифровых отвлекающих факторов

13. Отслеживайте то, что вам не нужно делать

Никто не хочет тратить время на неважную работу. Поэтому, хотя и нужно указывать все подробности в списке задач, важно отсеивать всё лишнее.

Если вы отслеживаете приоритеты задач, то уже знаете, что важно, а что не очень. В этом случае не стесняйтесь понижать приоритет работы. Отслеживать задачи не значит выполнять всё, что есть в списке, это значит контролировать задачи так, чтобы выполнять самую важную работу.

14. Следите за подвисающими задачами

У всех бывает так, что задачу нужно было выполнить на прошлой неделе, а вы к ней ещё даже не приближались. Видя такие задачи, задайте себе вопрос, почему они не были выполнены? Что мешает вам сделать эту работу? Может быть, нужно изменить её приоритет или делегировать? Может быть, вы что-то не понимаете, и это не даёт вам выполнить задачу? Зная, почему произошла задержка, вы можете эффективнее разбираться с такими задачами.

15. Работайте совместно, используя одну платформу

В идеале не нужно отслеживать список дел в вакууме. Быть организованным и знать приоритет своих задач не так уж полезно, если вам неизвестно, над чем работает команда, и наоборот. Наиболее эффективные команды используют единый источник достоверных данных, в котором и ведётся вся работа. Благодаря этому все понимают, кто за какие задачи отвечает, и вы можете сосредоточиться на том, чтобы эффективно работать всей командой.

Конечно, мы полагаем, что лучше всего для этого подходит Asana. С Asana команда может организовать работу так, чтобы все понимали, что делать, почему это важно и как к этому подойти. Так вы будете пользоваться преимуществами ясности и повышенной эффективности не в одиночку.

Подробнее

Вычеркните «научиться составлять списки дел» из вашего списка

Списки дел нужны для того, чтобы эффективнее организовывать и отслеживать работу — и эти 15 советов помогут вам добиться этого. Но если вы хотите создать список для отслеживания работы, вам также понадобится способ делиться информацией и видеть, что делают ваши коллеги. Ищите приложение, в котором есть такие дополнительные функции, как управление задачами и проектами.

Хотите узнать об этом больше? Прочитайте о преимуществах управления проектами с помощью Asana.

Дополнительные ресурсы

Статья

What is a project sponsor? (Role + duties breakdown)