Каковы преимущества управления проектами?

Джулия Мартинс, фото автораJulia Martins24 декабря 2020 г.14 мин. на чтение
facebooktwitterlinkedin
Изображение для статьи о преимуществах управления проектами

Не у каждой компании и не у каждого коллектива есть формализованный процесс управления проектами. Вы можете работать в большой организации или в быстро развивающемся стартапе, но и там, и там такой процесс может не быть приоритетным. Однако сейчас вам всё труднее оставаться организованными и поддерживать совместную работу с коллегами. Возможно, вы даже подумываете об управлении проектами, но ведь такую систему могут позволить себе только коллективы, в которых есть специально обученные менеджеры. Верно?

Не совсем. В Asana считается, что навыки управления проектами помогают коллективам достигать целей более эффективно. Поиск способов планирования, управления и выполнения работ важен для любого коллектива и компании. Вам не обязательно пользоваться всеми элементами традиционной системы управления проектами. Знание некоторых фундаментальных основ уже принесёт вашему коллективу немалую пользу.

Что такое управление проектами?

Управление проектами помогает коллективам организовывать, отслеживать и выполнять работы по проекту. Проект следует рассматривать как список задач для достижения конкретной цели. Управление проектами поможет вашему коллективу планировать, контролировать и выполнять работу, чтобы сдать проект в срок. Благодаря инструменту управления проектами коллектив может организовать всю работу в одном месте, делиться отзывами и информацией о ходе работ и, в конечном итоге, взаимодействовать более эффективно.

Читать о том, как выбрать средство управления проектами для своего коллектива

Вместо того чтобы метаться между электронными таблицами, почтой и другие программы, воспользуйтесь инструментом управления проектами, который поможет вашему коллективу:

  • Организовывать совместную работу разных групп

  • Централизованно работать с планами, информацией, файлами и обратной связью

  • Делиться обновлениями статуса с заинтересованными сторонами

  • Улучшать совместную работу команды

Преимущества управления проектами

История управления проектами

Управление проектами возникло при объединении разных видов инженерного дела в начале XX века, однако инструменты и методы, присущие современному управлению проектами, сформировались только в 1950-х годах. К тому времени управление проектами стало превращаться в чётко определённую методологию, которая чаще всего применялась в инженерном деле. В 1969 году был официально создан Институт управления проектами (PMI). На протяжении нескольких следующих десятилетий эта организация играла большую роль в формировании и развитии дисциплины. PMI является не только центром сертификации менеджеров проектов, но и организацией, которая в 1996 году создала первое в мире «Руководство по управлению проектами» (Свод знаний по управлению проектами), выдержавшее ряд переизданий.

Исторически сложилось, что менеджером проектов всегда был отдельный сотрудник, часто прошедший обучение методологии и инструментарию управления проектами, а также имеющий сертификат от организации наподобие PMI. Чтобы возглавлять процесс управления проектами, требовался соответствующий специалист, так как для настройки и использования инструментов управления проектами часто требовались уникальные знания.

В современных условиях управление проектами изменилось. В наши дни любой может стать менеджером по управлению проектами, и для этого не нужно проходить сложную процедуру сертификации и изучать непонятный жаргон. На самом деле, в Asana принято считать, что если вы управляете каким-либо проектом, то уже являетесь специалистом в этом деле. Гибкость и демократизация этого процесса стали возможны во многом благодаря улучшенному и более современному программному обеспечению по управлению проектами. На смену неуклюжим программам со сложной навигацией пришли более гибкие, наглядные и легко настраиваемые под ваши нужды инструменты — прогресс не стоит на месте.

Азы современного управления проектами

Существует множество терминов и жаргонизмов, связанных с управлением проектами, но всё это не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Если вы только начинаете или хотите знать, что коллега имеет в виду под «Agile-методологией», чтобы обсудить с ним проект на равных, ниже приводится обзор видов, составных частей, процессов и ролей внутри управления проектами.

Виды управления проектами

Управление проектами — это способ помочь вашему коллективу отслеживать всю ведущуюся работу для своевременного выполнения требований проекта. Однако под широкой категорией управления проектами скрываются дополнительные виды, методологии и подходы, в том числе:

  • Гибкое управление проектами. Agile  — это вид экономичного управления проектами, который популярен среди команд, занимающихся разработкой продуктов, инженерных решений и программного обеспечения. Agile-система обеспечивает коллективам постоянное развитие, позволяет гибко реагировать на изменения, оптимизировать повторяющиеся процессы и последовательно эволюционировать. К популярным Agile-системам относятся Scrum и Канбан.

  • Каскадная модель. В каскадной модели задачи располагаются линейно: по завершении одной задачи другая задача становится готовой к выполнению и т. д. Каскадная модель включает в себя шесть стадий: определение требований, анализ, проектирование, конструирование, тестирование и эксплуатация. Эта модель лучше всего подходит для проектов, где ожидаемые результаты и объём работ фиксированы, так как в конкретные моменты времени каскадный метод бывает менее гибким по сравнению с другими методологиями управления проектами.

  • Методология PRINCE2. PRINCE2 расшифровывается как PRojects IN Controlled Environments (проекты в контролируемых средах). Согласно методологии управления проектами PRINCE2, проекты разбиваются на семь процессов: управление проектом, начало проекта, инициация проекта, контроль границ стадий, контроль стадий, управление производством продукта и завершение проекта.

  • Метод критического пути (CPM) и метод оценки и контроля программ (PERT). CPM и PERT были первоначальными методологиями управления проектами, разработанными в 1950-х годах. CPM предлагает алгоритм определения критического пути между сложными и связанными задачами с заданными временными рамками. С помощью CPM коллективы могут определять самые длинные отрезки зависимых действий. А метод PERT помогает выявлять критический путь, когда хронология и временные рамки неизвестны. В системе PERT менеджеры проектов указывают все задачи, которые нужно выполнить (не только на критическом пути), чтобы определить минимальное время реализации проекта в целом.

Попробуйте управление проектами с помощью Asana

Основные компоненты и ключевые термины

В управлении проектами нет строго определённого списка всех компонентов. По большей части это обусловлено тем, что существуют различные виды управления проектами — каждый со своим собственным набором компонентов, процессов и форматов. Однако любая методология или инструмент управления проектами обычно включают в себя:

Умные цели

У каждого проекта должны быть определённые цели или направление. По мере формулирования целей проекта используйте SMART-структуру целей, чтобы обеспечить себе чёткие показатели и критерии для оценки успеха проекта.

План проекта

План проекта — это схема ключевых элементов, необходимых вашей команде для успешного достижения целей проекта.

Читать о том, как создать план проекта, который будет вести вас правильным курсом

Бюджет

У большинства проектов есть бюджет, который ограничивает и определяет ваши возможности при выполнении проекта.

Риск проекта

Проектные риски описывают всё, что может пойти не так — перерасход бюджета или срыв сроков сдачи проекта. Управление проектными рисками — это метод определения рисков до запуска проекта в целях их предотвращения.

Масштаб проекта

В процессt планирования вы также определяете параметры своего проекта: размер, ограничения, бюджет и цели. Зная масштаб проекта, можно предотвратить расползание границ, которое происходит, когда ожидаемые результаты и работы по вашему проекту выходят за его рамки.

План управления ресурсами

План управления ресурсами — это план того, как вы собираетесь распределять ресурсы своего коллектива: рабочее время сотрудников, технические средства или бюджет. Создание плана управления ресурсами для проекта поможет наилучшим образом распределить ресурсы коллектива и управлять ими, а также сделать их максимально доступными.

Читать руководство по первым шагам в управлении ресурсами

Заинтересованные стороны

Заинтересованные стороны проекта — это все участвующие в нём лица. Это могут быть специалисты из разных отделов или высшее руководство компании.

Хронология

У большинства проектов есть своя хронология — даты начала и окончания работ по проекту.

Читать о том, как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

Результаты

Результаты — это материалы, файлы или продукты, работа над которыми завершается в конце хронологии вашего проекта. К результатам могут относиться рекламные материалы для брендовой кампании или новые возможности для запуска продукта.

Вехи

Вехи — это контрольные точки, обозначающие завершение группы работ или начало нового этапа работ. В отличие от результатов, которые характеризуют конечный продукт, веха — это момент времени.

Читать о том, как устанавливать вехи проекта, достигать их и выражать за это признательность

Зависимые элементы

В проекте также могут быть зависимые элементы, которые возникают, когда одна задача не может начаться без завершения другой. Если в проекте много таких зависимостей, то, возможно, его удобно будет отображать в виде диаграммы Ганта, которая позволяет представить работу в хронологическом порядке.

Ход работ и обновления статуса

В процессе управления проектом вам нужно будет отправлять заинтересованным сторонам отчёты и обновления статуса. Хорошая отчётность позволяет сделать информацию более доступной для специалистов из разных отделов и улучшить качество совместной работы.

Читать о том, как написать продуктивный отчёт о статусе проекта

Процесс управления проектами

Каждый проект хотя бы немного отличается от предыдущего в зависимости от того, над чем вы работаете, в каком коллективе находитесь и как ваши коллеги привыкли выполнять совместную работу. Но в общем случае существует четыре основных стадии проекта, которые возникают в процессе управления проектом:

  1. Определение масштабов. На этом этапе вы подбираете команду для работы над проектом и оцениваете его масштабы. В зависимости от сложности и объёмов вам также может понадобиться дорожная карта проекта.

  2. Планирование. При планировании проекта определяются требования и критерии его успешности. Эта стадия очень важна для качественного управления проектом и достижения поставленных в нём целей: здесь вы создаёте план проекта, определяете ключевые вехи и получаете представление о затратах на проект и его хронологии.

  3. Выполнение. Самая длительная стадия проекта — это его выполнение. Всё это время вы с коллективом работаете над достижением результатов проекта. На стадии выполнения рекомендуется практиковать управление загрузкой, тайм-менеджмент и управление задачами, чтобы синхронизировать работу коллектива, не перегружать отдельных сотрудников работой и не давать проекту выбиться из графика.

  4. Отчётность. Отчётность нужна как на стадии выполнения, так и по её завершении. В ходе работы над проектом отчётность поможет вам корректировать курс, налаживать совместную работу и делать информацию доступной представителям разных подразделений. Затем по завершении проекта можно будет составить отчёт о проделанной работе и обсудить его с заинтересованными сторонами в целях улучшения будущих проектов.

Попробуйте управление проектами с помощью Asana

ЧаВо: как быть с проектами в стадии реализации?

Лучший способ управления такими процессами, к которым можно отнести отслеживание багов или проект по творческому заданию, — это система управления работами. Управление проектами на самом деле является частью управления работами, однако при этом управление проектами помогает вам координировать отдельные проекты, а программное обеспечение для управления работами создано для того, чтобы помогать коллективам контролировать разрозненные проекты и процессы без дат начала или завершения.

Читать о разнице между управлением работами и управлением проектами

Пять преимуществ управления проектами

Если вы всё ещё не уверены по поводу того, нужно ли вам управление проектами, читайте дальше о его преимуществах. Мы также поделимся с вами несколькими простыми способами внедрения новых идей в работу своего коллектива — всё это без учёных степеней и сертификации.

1. Чёткие, организованные планы повышают эффективность совместной работы

Если вы когда-нибудь прыгали в гущу проекта без чёткого плана, то наверняка знаете, как быстро всё может выйди из-под контроля. Вы можете пропустить важные этапы в расписании проекта, в последнюю минуту судорожно искать потерявшуюся задачу или каждый раз решать одни и те же логистические вопросы: «когда это сдавать?», «что нам делать дальше?» и т. д. Хуже всего то, что в такой спешке к финишной черте качество работы непременно пострадает.

Чтобы перестать планировать на ходу, обозначьте перед началом проекта всё, что необходимо сделать, а также укажите исполнителей задач, ожидаемые результаты и сроки выполнения. Далее, визуализируйте список задач проекта в виде хронологии или списка по категориям. Так вам станет понято, кто какую работу выполняет и к какому сроку. Например, если вы планируете мероприятие, распишите каждый отдельный этап до главного события, ответственных за эти этапы и время, необходимое на их выполнение. Затем добавьте всё это в общедоступный календарь проекта. Это позволит избежать авралов, когда приглашения заказываются в последнюю минуту или два сотрудника привлекают двух разных поставщиков питания (случается и такое).

Читать о том, как создать план проекта, который будет вести вас правильным курсом

Обозначив конкретный план со всеми проектными задачами, а затем, добавив сроки, исполнителей и другие важные сведения, вы превратите нечто хаотичное с пустой тратой ресурсов в эффективную машину. У вас будет чёткое представление о масштабах и временных рамках своей работы, за счёт чего вы сможете выявлять потенциальные конфликты ещё до начала стадии выполнения. Совсем немного предвидения и планирования — и вот уже меньше времени и ресурсов тратится впустую. Кто от такого откажется?

Советы по планированию проектов

  • Для начала составьте список всего, что нужно сделать. Затем добавьте дополнительные сведения: сроки выполнения, исполнителей, статус или ссылки на сопутствующие файлы. Если для вашего коллектива это новый формат проекта, предусмотрите запас времени на случай, если потребуются дополнительные этапы или возникнут неувязки.

  • Организуйте всё в виде общедоступного плана. Это может быть обычный список, календарь или нечто более наглядное — например, хронология или канбан-доски. План нужно представить таким образом, чтобы всем было сразу понятно, кто какую работу выполняет и к какому сроку. Затем распространите эту информацию среди заинтересованных лиц, чтобы все были в курсе дела.

  • Преобразуйте повторяющиеся проекты в шаблон. Если вам предстоит снова и снова выполнять похожие проекты, создайте шаблон, с помощью которого вы в следующий раз сэкономите время на этапе планирования.

Чтобы успешно управлять проектом, необходимо расставить приоритеты. У вас никогда не будет столько времени и ресурсов, сколько хотелось бы иметь, поэтому чтобы всё успеть, придётся сосредоточиться на том, что больше всего повлияет на результат. Затем доведите эти приоритеты до заинтересованных сторон, потому что тогда вы сможете установить определённый уровень ожиданий для себя и коллектива и сосредоточиться на нужной работе.
Чтобы успешно управлять проектом, необходимо расставить приоритеты. У вас никогда не будет столько времени и ресурсов, сколько хотелось бы иметь, поэтому чтобы всё успеть, придётся сосредоточиться на том, что больше всего повлияет на результат. Затем доведите эти приоритеты до заинтересованных сторон, потому что тогда вы сможете установить определённый уровень ожиданий для себя и коллектива и сосредоточиться на нужной работе.

2. Определение роли каждого сотрудника устраняет путаницу

По завершении подготовительной работы наступает время непосредственного управления проектом. Однако без лидера проекта, который поведёт ваш коллектив к финишной черте, сотрудники будут часто бросать задачи, забывать нужную информацию или не будут знать, к кому обращаться с вопросами.

Читать о том, как эффективно управлять загрузкой своей группы

В компаниях, где предусмотрена должность менеджера по проектам, этот самый менеджер следит за тем, чтобы работа шла по плану. При отсутствии отдельного менеджера эти обязанности зачастую возлагаются на инициатора проекта или кого-нибудь из начальства. Например, если вы редактор, работающий над публикацией серии статей, разработчик, возглавляющий переезд сайта на другой сервер, или специалист по работе с клиентами, следящий за обновлением системы отчётности по работе с клиентами, вам, по всей вероятности, также придётся координировать все подвижные элементы своего проекта.

К счастью, вам не придётся работать в две смены, чтобы эффективно управлять своим проектом. Немного обмена информацией и совместной работы — и вы уже сделали большой шаг вперёд. Если остальные будут понимать, что именно вы возглавляете этот проект, они будут знать, к кому обращаться с вопросами и от кого ждать новостей. Обозначив со своей стороны роль всех участников проекта, вы предотвратите путаницу с их вовлечённостью и полномочиями.

Советы по управлению проектами

  • Чётко обозначьте свою роль (и роли всех остальных участников). Будь то стадия планирования или самое начало проекта, каждый сотрудник должен знать, кто возглавляет этот проект (и это вы!), а также быть в курсе обязанностей других участников.

  • Общайтесь с исполнителями и отвечайте на их вопросы. Так как вы создали чёткий план, все заинтересованные стороны уже знают, кто и за что отвечает. Теперь помогите им оставаться в курсе событий, проверяя ход работ или помогая получить доступ ко всему необходимому, чтобы разблокировать очередную задачу.

  • Регулярно делитесь обновлениями статуса. Поддерживайте темп путём публикации для своего коллектива новостей о ходе работ по проекту. Это не только поможет всем быть в курсе событий и сократить количество вопросов об этом статусе, но и придаст дополнительную мотивацию заинтересованным сторонам.

Asana помогла нам улучшить взаимодействие в целом. Есть один проект, и все над ним работают. У сотрудников нет своих проектов под те же самые цели. У нас есть только один проект, который принадлежит всем нам.
Asana помогла нам улучшить взаимодействие в целом. Есть один проект, и все над ним работают. У сотрудников нет своих проектов под те же самые цели. У нас есть только один проект, который принадлежит всем нам.

3. Хорошо поставленные цели повышают эффективность коллектива

Проект не может быть успешным, когда коллектив не знает его целей. Без чётких целей коллектив не только лишается мотивации — он рискует начать работать над неправильной целью или тратить излишние усилия на малопроизводительный труд.

С помощью инструмента управления проектами вы определяете цели заранее. Таким образом, все участники проекта знают эти цели и могут вместе стремиться к их достижению. Например, если суть вашего проекта заключается в запуске нового продукта, вы можете установить цель «Повысить продажи на 20%». Эта цель, в свою очередь, повлияет на ваши решения в отношении запуска. Она также будет выступать критерием успешности продукта после запуска.

Это будет полезно и вашим сотрудникам, занятым в проекте. Обдумав как следует проблему и попытавшись решить её, дайте своему коллективу 'путеводную звезду', которая будет поддерживать курс коллектива и его концентрацию на задачах, необходимых для достижения целей. В противном случае сотрудники рискуют погрязнуть в ненужной работе.

Советы по постановке целей проекта

  • Подумайте, зачем вы запускаете этот проект. Спросите себя: для чего это нужно? На кого это повлияет? Как этот проект впишется в глобальные цели вашей организации? Насколько он сочетается с работой, которой уже могут заниматься другие сотрудники? Какие результаты мы рассчитываем получить от этой инициативы?

  • Поделитесь своими целями со всеми заинтересованными сторонами. Прежде чем планировать проект, расскажите о его целях всем, кто будет в нём участвовать. В зависимости от стиля работы коллектива сделать это можно на организационном совещании, путём распространения документа или, открыв доступ к целям в инструменте управления проектами. Все заинтересованные стороны должны понимать, что входит (и не входит) в цели вашей инициативы.

  • Наладьте процесс контроля и отчётности по целям. Цели нельзя упускать из вида после постановки. У вас должен быть план регулярного мониторинга и составления отчётов по ним. Это позволит определить цели, достижение которых находится под угрозой, и внести необходимые коррективы в планы.

Благодаря Asana мы смогли увидеть общий объём работ, который нам предстояло выполнить, а затем заново расставить приоритеты и стратегически перестроить разные виды работ.
Благодаря Asana мы смогли увидеть общий объём работ, который нам предстояло выполнить, а затем заново расставить приоритеты и стратегически перестроить разные виды работ.

4. Создание плана обмена информацией помогает вашему коллективу оставаться синхронизированным и сосредоточенным

Несмотря на то, что термин звучит именно как «управление» проектами, само по себе управление — это всего лишь один из кусочков мозаики. Ещё до начала работы вам необходимо создать план обмена информацией. У вашего коллектива среди прочего наверняка есть инструмент по работе с электронной почтой, программа для обмена сообщениями и инструмент управления проектами. План по обмену информацией регламентирует порядок использования всего вышеперечисленного. Например, в компании Asana мы используем электронную почту для связи с внешними партнёрами, Slack для оперативной внутренней переписки, а саму систему Asana для всей отслеживаемой работы.

Среднестатистический сотрудник переключается между 10 инструментами за день. Когда у вас нет утверждённого плана, в котором прописано, когда и какой инструмент использовать, постоянное переключение может не только вводить в заблуждение, но и перегружать сотрудников. План по обмену информацией сокращает утомление от лишних решений и помогает всему коллективу настроиться на одну волну.

Подробные сведения приведены в доступном для загрузки докладе «Указатель структуры работы»

Советы по созданию плана обмена информацией

  • Предусмотрите регламент по обмену информацией. Ваш план по обмену информацией должен регламентировать как минимум инструменты и частоту обмена внутри коллектива.

  • Предоставьте возможность делиться отзывами. Ваш план по обмену информацией должен распространяться на всех сотрудников, поэтому проследите за тем, чтобы все заинтересованные стороны были в курсе дела. Собирайте обратную связь и проводите рабочие совещания до тех пор, пока план по обмену информацией не станет выполнимым для всех вовлечённых лиц.

  • Определите заинтересованные стороны проекта и их роли. Когда заинтересованные стороны следует посвящать в курс дела? Существуют ли вышестоящие сотрудники, которых нужно ставить в известность перед началом каждого нового этапа проекта? Создайте документ с перечнем заинтересованных сторон и их ролями и включите его в свой план по обмену информацией.

  • Синхронизируйте частоту и стиль обновлений статуса. Одна из самых важных частей вашего плана по обмену информацией — это организация доступа к информации о ходе работ по проекту. В идеале вся отслеживаемая работа должна храниться в вашем инструменте управления проектами, чтобы можно было с лёгкостью составлять обновления статуса и делиться ими.

Уйдя от запросов по электронной почте и начав использовать Asana для более эффективной совместной работы, мы можем экономить 60 часов в месяц и теперь пускаем это время на стратегические разработки.
Уйдя от запросов по электронной почте и начав использовать Asana для более эффективной совместной работы, мы можем экономить 60 часов в месяц и теперь пускаем это время на стратегические разработки.

5. Инструменты управления проектами помогают повысить эффективность

Чтобы применить эти советы на практике, подумайте об использовании инструмента управления проектами, который поможет вашему коллективу наладить взаимодействие и соблюдать сроки.

У вас есть широкий выбор из десятков инструментов, но при этом следует избегать более традиционных средств управления проектами, поскольку большинство из них созданы для таких же традиционных процессов, а на их настройку и внедрение может уйти много времени. Вместо этого вам стоит обратить внимание на что-то более простое в освоении, гибкое и быстро настраиваемое. Бонусом для вас будет возможность связывать работу, ведущуюся в разных проектах (чего трудно добиться с помощью электронной почты и таблиц) и организовывать обмен информацией между сотрудниками в той же системе, где они работают.

Читать о 9 способах повысить эффективность вашей команды на работе

Само собой, мы считаем, что Asana идеально вам подойдёт и станет отличным вариантом для компаний, желающих быстро улучшить свою систему управления проектами с помощью инструмента, который и прост во внедрении, и обладает функциями, необходимыми коллективу для достижения успеха.

Советы по использованию инструмента управления проектами

  • Соберите всех вместе с помощью единого инструмента. Откажитесь от практики использования разных инструментов управления проектами тем или иным рабочим коллективом или отдельным сотрудниками и выберите такой инструмент, которым будут пользоваться все. Это позволит повысить качество совместной работе и уменьшить путаницу при поиске важной информации.

  • Определите принципы его использования. Помогите всем почувствовать уверенность в том, что они используют новый инструмент правильно с помощью простых инструкций. Например, вы можете сказать: «всегда добавляйте срок выполнения к задачам», «всегда добавляйте слово 'маркетинг' во все заголовки маркетинговых проектов» или «если у вас есть задание для другого сотрудника на отслеживаемую работу, создайте задачу в нашем инструменте управления проектами вместо сообщения по электронной почте».

  • Делитесь обновлениями статуса и отчётностью. Самый быстрый способ показать коллегам пользу от нового инструмента — дать им больше информации о статусе проекта и ходе работ. Открыв доступ к обновлениям статуса и показав ход работ по проекту непосредственно в инструменте, вы поможете коллегам лучше понять, в каком состоянии находится работа, что также сподвигнет их использовать этот инструмент для отслеживания личных целей и задач.

Мой совет номер один по управлению проектами: всегда анализируйте проект после его завершения. Это позволит взять всё, чему вы научились, и создать своё руководство, чтобы в следующий раз быть готовыми к планированию и управлению похожим проектом.
Мой совет номер один по управлению проектами: всегда анализируйте проект после его завершения. Это позволит взять всё, чему вы научились, и создать своё руководство, чтобы в следующий раз быть готовыми к планированию и управлению похожим проектом.

Я хочу стать менеджером проектов — что дальше?

Поздравляем — теперь вы менеджер проектов! Да, для этого не требуется ничего особенного. Когда управление проектами только появилось, необходимо было пройти сложное обучение и процедуру сертификации, чтобы считаться «специалистом в области управления проектами». Однако за последние десятилетия ситуация изменилась благодаря, по большей части, демократизации и расширению ролей в современных коллективах. Раньше для «управления» проектами вам был нужен отдельный менеджер, однако руководители коллективов стали всё чаще возглавлять свои собственные проекты, в связи с чем управление проектами превратилось из профессии в навык.

Современные инструменты управления проектами создаются с учётом новых тенденций. В Asana мы считаем, что управлять проектами может каждый. Если вы являетесь частью коллектива, работающего над проектом, вы вполне можете стать его менеджером — при этом вам даже не придётся изучать все тонкости нового инструмента. Вам просто нужен инструмент, который подстраивается под вас, а не наоборот.

Инструменты управления проектами

Средства управления проектами — это способ получить визуальное представление о работе и наладить обмен информацией с коллективом. Подумайте о том, как ваш коллектив управляет своей работой в данный момент. Если у вас нет общего доступа к инструменту управления проектами, то проекты, задачи, файлы и обмен информацией, скорее всего, разбросаны по разным инструментам, которые не могут обеспечить прозрачность работы и синхронное взаимодействие. Без единого источника достоверной информации у сотрудников нет чёткого понимания о своих приоритетах, в результате чего они тратят слишком много времени на поиски ответов. На самом деле, по данным, опубликованным в исследовании «Указателю структуры работы», мы каждый день тратим 60% нашего времени на организацию работы (такие действия, как поиск документов, ожидание согласований и посещение собраний), а не на квалифицированную или стратегически важную работу.

С помощью онлайн-инструмента управления проектами у вас будет более совершенный способ обмена информацией о приоритетах, и каждый сотрудник будет знать, кто какую работу и к какому сроку выполняет. Чтобы помочь коллективам повысить прозрачность своей работы, инструменты управления проектами предлагают несколько разных способов наглядного представления работ по проекту в реальном времени. Вот наиболее популярные варианты:

Канбан-доски

[Вид доски] Канбан-доска брендовой кампании в Asana

Канбан-доски — это способ визуального представления хода работ по проекту. Прогресс на канбан-доске показывается с помощью вертикальных столбцов, а задачи перемещаются от одного этапа к другому до их завершения. Обычно у канбан-досок есть столбцы для новой, выполняемой и завершённой работы.

Попробуйте доски Asana бесплатно

Диаграммы Ганта

Преимущества управления проектами — диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта — это графики с горизонтальными столбиками, используемые для визуального представления хронологии проекта. На диаграмме Ганта задачи изображаются в виде горизонтальных столбиков, а длина каждого столбика обозначает, сколько времени займёт работа над задачей.

Попробуйте хронологию Asana бесплатно

Календари

[Вид календаря] Проект брендовой кампании в Asana

Календари проектов — это отличный способ «оживить» свои задачи и наглядно представить их список на неделю или месяц вперёд. Календари принято использовать в проектах, где много разных задач с уникальными сроками выполнения, таких как календари редакторов или менеджеров контента в социальных сетях.

Попробуйте календари групп Asana бесплатно

Списки в стиле электронных таблиц

[Вид списка] План проекта брендовой кампании в Asana, список в стиле электронной таблицы

При отображении задач в виде списка вы моментально получаете чёткое понимание того, кто какую работу выполняет и к какому сроку. При таком способе визуального управления проектами вы можете просматривать ход работ по проекту в линейном представлении, похожем на таблицу.

Попробуйте списки дел Asana бесплатно

А как же инструменты управления работой?

Ранее мы упоминали программное обеспечение для управления работой, поскольку такое управление — это зонт, под которым находится и управление проектами. Благодаря управлению проектами вы получаете отличные инструменты для организации, планирования и реализации проектов. Однако управление работой помогает вам не только с процессами внутри одного проекта, но и обеспечивает коллективу всесторонний обзор связей между всеми вашими проектами и инициативами. К четырём самым распространённым способам визуального представления управления проектами можно добавить два основных средства управления работой.

Управление портфелем проектов

[Портфели] Портфель корпоративного планирования в Asana

Управление портфелем проектов — это секрет контроля всех своих инициатив из единого центра. Портфели предлагают общий вид всей вашей работы, чтобы вы могли управлять своим коллективом при работе над разными проектами. Портфели позволяют вам связывать повседневные задачи с корпоративной стратегией.

Попробуйте портфельное управление в Asana

Управление загрузкой

Преимущества управления проектами — управление загрузкой

С помощью управления загрузкой вы можете получить чёткую картину работы своего коллектива и проследить за тем, чтобы никто не страдал от перегрузки или не сидел без дела. Таким образом, вы можете выявлять потенциальную перегрузку и при необходимости корректировать задачи.

Попробуйте управление загрузкой с помощью Asana бесплатно

Убедитесь в этих преимуществах лично

Независимо от того, в какой компании или отрасли вы работаете, вашему коллективу будет полезно освоить ряд принципов управления проектами и работами. Даже несколько простых изменений в процессе планирования, управления и составления отчётности по вашей работе помогут коллективу стать более эффективным, ответственным за свою работу и уверенным в том, что он выполняет самые важные на данный момент задачи.

Asana — это инструмент управления работой, который помогает коллективам организовывать и вести свою деятельность. Узнать подробнее об Asana сейчас.

Дополнительные ресурсы

Статья

The beginner's guide to Agile methodologies