На первый взгляд термины «управление работой» и «управление проектами» отличаются незначительно. Несмотря на то, что оба эти процесса входят в группу инструментов совместной работы, эта статья поможет вам понять, чем они отличаются, чтобы вы смогли подобрать правильный инструмент для своего коллектива.
Как и все инструменты совместной работы, управление работой и управление проектами помогают сотрудникам действовать коллективно. От чатов до обработки электронной почты и проведения видеоконференций, различные коллективы пользуются программным обеспечением для совместной работы, чтобы оставаться на связи — особенно сейчас, когда всё большее распространение получает удалённая и распределённая работа.
Читать о трёх способах взаимодействия с распределённой командойПо данным доклада «Указатель структуры работы: исследование удалённых команд» сегодня количество коллективов, использующих инструменты для совместной работы, как никогда высоко. Во время перехода на распределённую и удалённую работу, вызванного пандемией COVID-19, интенсивность использования инструментов для совместной работы выросла на 62%, причём каждый пятый сотрудник (19%) начал пользоваться таким программным обеспечением впервые.
Инструменты совместной работы помогают сотрудникам взаимодействовать, однако обмен информацией — это всего лишь один из элементов совместной работы. Инструменты управления проектами и управления работой дополняют средства коммуникации, используемые в совместной работе, и помогают планировать проекты, координировать работу и достигать целей.
Управление проектами — это способ контролировать проекты любых размеров. Программное обеспечение управления проектами поможет вам добиться конкретной цели — индивидуально или в коллективе — путём формулирования чётких ожидаемых результатов и основных вех в рамках заданного периода времени.
Подотчётность, прозрачность и открытость — это преимущества, которые появляются благодаря правильному управлению проектами с использованием нужных инструментов. ”
Изначально программное обеспечение управления проектами разрабатывалось для того, чтобы один конкретный человек — менеджер проекта — с его помощью управлял всеми процессами координации, назначения и выполнения проектов и задач. В наши дни программным обеспечением управления проектами может пользоваться любой коллектив — от менеджеров по маркетингу компании Sony Music до руководства организации Whale and Dolphin Conservation. Теперь любой из нас может стать более организованным с помощью современного программного обеспечения управления проектами. План управления проектами позволяет:
Организовать полностью виртуальное мероприятие
Установить цели и задачи компании
Разработать дорожную карту продукта
Сформировать и отслеживать план продаж своей группы
И многое другое
Однако управление проектами — это часть более широкой системы планирования: управления работой. Поэтому если у вас возникнет вопрос: «Когда мне применять управление проектами, а когда — управление работой?» — ответ заключается в следующем: инструменты управления проектами помогают координировать отдельные проекты, а управление работой определяет систему и процесс для всей работы, ведущейся в организации — от повседневных задач до глобальных целей компании.
Читать руководство для менеджеров и их групп по управлению проектами в ИТЧитать об 11 шаблонах проектов для начала работы в правильном направленииУправление работами помогает коллективу организовывать свои рабочие процессы, будь то проект, текущий процесс или рутинные задачи. Обеспечивая чёткость и прозрачность для сотрудников на всех уровнях, управление работой помогает коллективам быстрее достигать своих целей. С помощью инструмента управления работой можно координировать действия сотрудников и выполнение работы во всей организации, а также следить за тем, чтобы у всех была информация, необходимая для решения самых важных задач.
Помимо возможности вести отдельные проекты программное обеспечение управления работами помогает коллективам контролировать процессы, у которых нет дат начала или завершения. А кроме того, пользуясь инструментом управления работами, ваши сотрудники могут получить общее представление о том, как связаны друг с другом все эти инициативы.
С помощью инструмента для управления работой можно:
Вести контрольный список адаптации новых сотрудников
Отслеживать все подвижные элементы маркетинговой кампании
Вести календари публикаций
Планировать регулярные спринты
Координировать рабочие процессы управления программами или управления портфелями проектов
Всегда очень полезно иметь общее представление о вехах всех проектов, чтобы знать, куда движется компания.”
Инструменты управления проектами могут вам очень пригодиться при работе над конкретным результатом. С их помощью можно концентрироваться на работе и достигать целей. Однако для того чтобы быть эффективной командой в любой компании, вам придётся заниматься не только отдельными задачами.
С помощью платформы для управления работой можно не только выполнять отдельные проекты, но и следить за тем, чтобы никакая работа не оставалась без внимания, путём создания повторяющихся процессов и надёжных систем, которые будут полезны вашим сотрудникам, причём не только в рамках отдельных проектов.
Помимо этого, инструменты управления работой также связывают каждую отдельную задачу с целями организации. Согласно Указателю структуры работы сотрудники, у которых есть чёткое понимание того, как их работа влияет на цели организации, имеют вдвое более сильную мотивацию по сравнению с остальными.
Платформы управления работой наподобие Asana помогают добиваться прозрачности в работе, чтобы все сотрудники всегда знали, кто какую задачу выполняет и к какому сроку.
Одной чёткости в нашей повседневной работе недостаточно. Для обеспечения сплочённости и успеха коллектива необходимо более глубокое понимание того, как он вписывается в общую миссию компании. Таким образом, независимо от характера работы сотрудников (удалённая и распределённая работа или возвращение в офис) они смогут взаимодействовать и добиваться отличных результатов из любой точки земного шара.
Попробовать Asana для управления работой