В чем разница между управлением работой и управлением проектами?

На первый взгляд термины «управление работой» и «управление проектами» отличаются незначительно. Несмотря на то, что оба эти процесса входят в группу инструментов совместной работы, эта статья поможет вам понять, чем они отличаются, чтобы вы смогли подобрать правильный инструмент для своего коллектива.

Как и все инструменты совместной работы, управление работой и управление проектами помогают сотрудникам действовать коллективно. От чатов до обработки электронной почты и проведения видеоконференций, различные коллективы пользуются программным обеспечением для совместной работы, чтобы оставаться на связи — особенно сейчас, когда всё большее распространение получает удалённая и распределённая работа.

По данным доклада «Указатель структуры работы: исследование удалённых команд» сегодня количество коллективов, использующих инструменты для совместной работы, как никогда высоко. Во время перехода на распределённую и удалённую работу, вызванного пандемией COVID-19, интенсивность использования инструментов для совместной работы выросла на 62%, причём каждый пятый сотрудник (19%) начал пользоваться таким программным обеспечением впервые.

Инструменты совместной работы помогают сотрудникам взаимодействовать, однако обмен информацией — это всего лишь один из элементов совместной работы. Инструменты управления проектами и управления работой дополняют средства коммуникации, используемые в совместной работе, и помогают планировать проекты, координировать работу и достигать целей.

Что такое управление проектами?

Управление проектами — это способ контролировать проекты любых размеров. Программное обеспечение управления проектами поможет вам добиться конкретной цели — индивидуально или в коллективе — путём формулирования чётких ожидаемых результатов и основных вех в рамках заданного периода времени.

Подотчётность, прозрачность и открытость — это преимущества, которые появляются благодаря правильному управлению проектами с использованием нужных инструментов. ”

Изначально программное обеспечение управления проектами разрабатывалось для того, чтобы один конкретный человек — менеджер проекта — с его помощью управлял всеми процессами координации, назначения и выполнения проектов и задач. В наши дни программным обеспечением управления проектами может пользоваться любой коллектив — от менеджеров по маркетингу компании Sony Music до руководства организации Whale and Dolphin Conservation. Теперь любой из нас может стать более организованным с помощью современного программного обеспечения управления проектами. План управления проектами позволяет:

• Организовать полностью виртуальное мероприятие

• Установить цели и задачи компании

• Разработать дорожную карту продукта

• Сформировать и отслеживать план продаж своей группы

• И многое другое

Однако управление проектами — это часть более широкой системы планирования: управления работой. Поэтому если у вас возникнет вопрос: «Когда мне применять управление проектами, а когда — управление работой?» — ответ заключается в следующем: инструменты управления проектами помогают координировать отдельные проекты, а управление работой определяет систему и процесс для всей работы, ведущейся в организации — от повседневных задач до глобальных целей компании.

Что такое управление работой?

Управление работами помогает коллективу организовывать свои рабочие процессы, будь то проект, текущий процесс или рутинные задачи. Обеспечивая чёткость и прозрачность для сотрудников на всех уровнях, управление работой помогает коллективам быстрее достигать своих целей. С помощью инструмента управления работой можно координировать действия сотрудников и выполнение работы во всей организации, а также следить за тем, чтобы у всех была информация, необходимая для решения самых важных задач.

Помимо возможности вести отдельные проекты программное обеспечение управления работами помогает коллективам контролировать процессы, у которых нет дат начала или завершения. А кроме того, пользуясь инструментом управления работами, ваши сотрудники могут получить общее представление о том, как связаны друг с другом все эти инициативы.

С помощью инструмента для управления работой можно:

• Вести контрольный список адаптации новых сотрудников

• Отслеживать все подвижные элементы маркетинговой кампании

• Вести календари публикаций

• Планировать регулярные спринты

• Координировать рабочие процессы управления программами или управления портфелями проектов

Всегда очень полезно иметь общее представление о вехах всех проектов, чтобы знать, куда движется компания.”

Почему вашему коллективу нужна платформа для управления работой, а не инструмент управления проектами

Инструменты управления проектами могут вам очень пригодиться при работе над конкретным результатом. С их помощью можно концентрироваться на работе и достигать целей. Однако для того чтобы быть эффективной командой в любой компании, вам придётся заниматься не только отдельными задачами.

С помощью платформы для управления работой можно не только выполнять отдельные проекты, но и следить за тем, чтобы никакая работа не оставалась без внимания, путём создания повторяющихся процессов и надёжных систем, которые будут полезны вашим сотрудникам, причём не только в рамках отдельных проектов.

Помимо этого, инструменты управления работой также связывают каждую отдельную задачу с целями организации. Согласно Указателю структуры работы сотрудники, у которых есть чёткое понимание того, как их работа влияет на цели организации, имеют вдвое более сильную мотивацию по сравнению с остальными.

Готовы управлять работой?

Платформы управления работой наподобие Asana помогают добиваться прозрачности в работе, чтобы все сотрудники всегда знали, кто какую задачу выполняет и к какому сроку.

Одной чёткости в нашей повседневной работе недостаточно. Для обеспечения сплочённости и успеха коллектива необходимо более глубокое понимание того, как он вписывается в общую миссию компании. Таким образом, независимо от характера работы сотрудников (удалённая и распределённая работа или возвращение в офис) они смогут взаимодействовать и добиваться отличных результатов из любой точки земного шара.