Советы по координации проектов, которые помогут вашей команде работать максимально эффективно

Когда в 1969 году был запущен «Аполлон-11», астронавты Нил Армстронг и Эдвин «Базз» Олдрин стали первыми людьми, ступившими на Луну. Но это грандиозное достижение было не просто маленьким шагом для человечества — это была кульминация почти восьми лет ежедневной работы сотен учёных, инженеров и менеджеров проектов НАСА. И при всём том, что для запуска космической миссии требуется множество подвижных элементов, можно не сомневаться, что за кулисами был кто-то, кто всё это координировал. 

Координация проекта не так привлекательна, как космические путешествия, но она абсолютно необходима для доведения инициативы до финиша. Эффективная координация проекта позволяет придерживаться графика, оптимизировать рабочие процессы и ускорить его выполнение.

Что такое координация проекта? 

Координация проекта — это повседневная работа, которую выполняет менеджер проекта, чтобы инициатива шла по плану. Сюда входит организация и передача деталей проекта и заданий заинтересованным сторонам, мониторинг хода работ, отслеживание бюджета проекта, документирование ключевых рабочих процессов и устранение препятствий для вашей команды. 

Координация и управление проектами 

Если вы никогда раньше не занимались координацией проектов, эти два термина могут показаться похожими, но на самом деле они немного отличаются. Координация проекта сосредоточена на повседневных задачах, необходимых для бесперебойной работы, в то время как управление проектом предполагает планирование более высокого уровня, например определение целей и ожидаемых результатов.

Менеджеры проектов часто отвечают как за управление проектами, так и за их координацию. Однако в некоторых командах может быть отдельная роль координатора проекта, который занимается важными повседневными административными задачами. Например, если менеджер проекта создаёт полный план проекта, координатор проекта помогает выполнять этот план на ежедневной основе. 

Отчёт о совместной работе: как сотрудничают самые эффективные команды в мире

Узнайте, какие ключевые черты сделали самые эффективные команды в мире успешными: их стратегии, методы и советы по совместной работе.

Получайте аналитическую информацию

Почему координация проекта так важна

План проекта хорош ровно настолько, насколько хорошо он выполняется. Независимо от того, насколько тщательно разработана инициатива, именно повседневная координационная работа обеспечивает выполнение проекта в срок. В этом ключе эффективная координация проекта может помочь вам:  

• Оптимизировать общение с заинтересованными сторонами и участниками команды

• быстро устранять препятствия для участников команды проекта и поддерживать рабочий процесс;

• контролировать хронологию проекта и обеспечивать завершенный в сроки результат;

• отслеживать бюджет проекта и управлять затратами;

• Обеспечить доступность информации о проекте 

6 основных навыков координации проекта и советы по их освоению

Основная часть ежедневной координации проекта состоит из шести основных навыков. Освоение этих навыков поможет вам плавно переводить проекты от планирования к исполнению и сдаче. 

1. Следите за тем, чтобы работа шла по плану

Отставание от графика — одна из самых распространённых причин провала проекта. По данным исследования «Anatomy of Work» за 2021 год, работники умственного труда еженедельно срывают 26% дедлайнов. Таким образом, способность выполнять работу по графику является важнейшим компонентом успешной координации проекта. 

Как это сделать:

Создайте график проекта с чёткими дедлайнами для каждого результата и промежуточного результата (более мелкие шаги, необходимые для выполнения задачи). Для этого при назначении дат сдачи отталкивайтесь от конечного дедлайна, чтобы выделить достаточно времени на каждый компонент. Отмечая каждый результат и промежуточный результат, вы будете легко видеть, как продвигается работа с течением времени, и с меньшей вероятностью пропустите какой-либо шаг.  

2. Организуйте и отслеживайте результаты

В проектах часто много подвижных элементов. У каждой отдельной задачи есть своя дата сдачи, исполнитель и приоритет, и по мере выполнения проекта задачи проходят различные этапы завершения. Поиск способа организовать и отслеживать эти переменные — важная часть координации проекта. 

Как это сделать:

Используйте визуальные инструменты для отслеживания  ожидаемых  результатов проекта. Например, можно использовать канбан-доску, чтобы показать работу на разных этапах, диаграмму Ганта, чтобы увидеть горизонтальную временную шкалу, или календарь проекта, чтобы визуализировать работу за целый месяц в одном центральном представлении. Вместо того чтобы пытаться поддерживать в актуальном состоянии статические трекеры или электронные таблицы, мы рекомендуем использовать инструмент для управления проектами, чтобы просматривать результаты и управлять ими. Это позволит вам и вашей команде легко получать доступ к задачам проекта, работать с ними и обновлять их в режиме реального времени. 

3. Контролируйте затраты по проекту

Деньги не могут купить любовь, но они точно помогают довести проекты до финиша. На самом деле бюджет проекта часто является ограничивающим фактором, определяющим, может ли работа быть завершенной. Это означает, что отслеживание затрат и управление ими — одна из самых важных задач в списке задач координатора проекта. 

Отчёт о совместной работе: как сотрудничают самые эффективные команды в мире

Узнайте, какие ключевые черты сделали самые эффективные команды в мире успешными: их стратегии, методы и советы по совместной работе.

Получайте аналитическую информацию

Как это сделать:

Создайте подробный бюджет проекта. Четкий план бюджета проекта — это лучший способ планировать, отслеживать и контролировать затраты на протяжении всего проекта. Как и в графике проекта, в бюджете обычно каждый результат разбивается на промежуточные результаты, чтобы можно было эффективно оценить необходимые ресурсы и затраты на каждый из них. Ваш бюджет должен включать затраты на каждый ресурс и результат, график расходования средств, ответственного за каждую задачу и место для отслеживания заложенных в бюджет и фактических затрат. 

4. Делитесь обновлениями с заинтересованными лицами

Важно, чтобы ваша команда знала, как продвигается ваш проект, и была в курсе любых неожиданных изменений. Таким образом, регулярная отчётность о состоянии проекта является важнейшим компонентом успешной координации проекта. Это лучший способ обеспечить согласованность действий заинтересованных сторон, заблаговременно выявлять риски и поддерживать работу в рамках бюджета. 

Как это сделать:

Освойте искусство составления отчётов о статусе проекта. Отчёт о статусе проекта даёт заинтересованным сторонам краткую информацию о ходе выполнения работ. В нём обычно указывается состояние проекта (по плану, под угрозой, отстаёт), приводится обзор каждой области проекта и обобщаются основные моменты, препятствия или неожиданные риски. В зависимости от продолжительности проекта вы можете составлять отчёт о его статусе каждую неделю (для коротких проектов) или каждый месяц (для более длительных).

Чтобы не начинать каждый отчёт о состоянии проекта с нуля, создайте шаблон для повторного использования. Это позволит избежать работы по организации работы и каждый раз включать в отчёт ключевую информацию. Программное обеспечение для управления проектами может сделать этот процесс ещё проще. Отслеживая результаты в едином централизованном инструменте, вы можете создавать отчёты прямо в рабочей среде, а не в��учную собирать данные по проекту из разных инструментов. С правильным инструментом для управления проектами задача, которая может занять часы, сводится к нескольким щелчкам мышью. 

5. Документируйте информацию о проекте

Мы все были в такой ситуации: вы начинаете новый проект, который кажется вам странно знакомым, и понимаете, что делали что-то подобное год назад. Но когда вы пытаетесь вспомнить, что именно вы делали и как прошёл старый проект, ваша память отказывает. 

Вот почему документирование информации о проекте является ключевой частью координации проекта. Гораздо проще (и быстрее) записывать процессы и заметки, пока вы находитесь в гуще работы, чем пытаться вспомнить важные детали позже. 

Как это сделать:

Создайте документацию по процессу — внутренний документ, в котором описываются задачи и действия, необходимые для запуска нового проекта или процесса. Например, можно создать документацию по процессу, в которой будут детально описаны все действия, необходимые для адаптации новых сотрудников, требования к тестированию новой веб-функции или рабочий процесс по обновлению и публикации статей в блоге. Помните, что документация по процессу должна быть живой записью, которую вы обновляете по мере необходимости, поэтому убедитесь, что она легко редактируется и доступна вашей команде. 

6. Планируйте и назначайте совещания

Координация проекта часто включает в себя планирование и организацию встреч с вашей командой и внешними заинтересованными сторонами. Но чтобы наилучшим образом использовать время каждого, важно, чтобы у каждой встречи была стратегическая цель и конкретный план. Чем эффективнее ваши совещания, тем больше времени и интеллектуальных ресурсов у вашей команды для решения задач проекта. 

Как это сделать:

Проводите совещания с определённой целью. Вместо автоматического планирования встреч подумайте, нужны ли они вам вообще. Например, можно ли вместо этого отправить отчёт о статусе или асинхронное обновление? 

Если вы решите, что совещание необходимо, убедитесь, что оно будет эффективным и полезным для всех участников. Для этого можно создать повестку и заранее определить элементы для предварительного ознакомления, вести протокол совещания и распространять его после завершения, а также определить чёткие задачи для последующего контроля. 

Четыре качества успешного координатора проекта

Если вы хотите улучшить свои навыки координации или нанять координатора проекта для своей команды, вот четыре основных качества, на которые следует обратить внимание. 

• Навыки общения. Координация работы требует ежедневного общения с заинтересованными сторонами и участниками команды. Это включает в себя назначение задач, предоставление обновлений по проекту, координацию совещаний и выполнение роли контактного лица для подтверждений и запросов ресурсов.  

• Управление временем. Хорошее управление временем имеет решающее значение, особенно когда вы жонглируете всеми подвижными элементами целого проекта. Это относится как к управлению личным временем, так и к способности управлять графиком проекта и обеспечивать своевременное завершение работ. 

• Умение решать проблемы. Когда неизбежно возникают неожиданные события, важно спокойно подходить к проблемам и решать их стратегически. Таким образом, координатору проекта часто пригодятся навыки эффективного решения проблем. 

• Внимание к деталям. Детали важны для координатора проекта, особенно когда вы устанавливаете даты сдачи задач, планируете встречи и создаете подробную документацию по процессу. Когда вы правильно выполняете мелочи, ваша команда может быть спокойна, зная, что им не нужно перепроверять вашу работу. 

Координация — это ключ к успеху

Координация имеет решающее значение для успеха любого проекта на протяжении всего его жизненного цикла. Управление проектами на высоком уровне и тщательно продуманный план проекта, цели, важные этапы и область проекта — это только начало. Именно ежедневная координация помогает использовать эти методологии планирования и перевести вашу инициативу от планирования к завершению. 

Отчёт о совместной работе: как сотрудничают самые эффективные команды в мире

Узнайте, какие ключевые черты сделали самые эффективные команды в мире успешными: их стратегии, методы и советы по совместной работе.

Получайте аналитическую информацию