Почему проекты терпят неудачу: 7 причин (и их решения)

Большинство менеджеров проектов сталкивались с провалами. Согласно опросу, проведённому Институтом управления проектами в 2021 году, респонденты сообщили, что 12% проектов в их организации за последний год были признаны неудачными. Но хотя вы не одиноки в желании предотвратить провал проекта, просто прочитав эту статью, вы уже сделали важный шаг. Итак, давайте планировать заранее и предотвращать распространённые ошибки в проектах. 

Что такое провал проекта?  

Проект можно считать неудачным по следующим причинам: 

• Проект не достиг поставленных целей.

• Вы не получили ожидаемый результат.

• Работа не была завершенный вовремя.

Однако неудача — понятие субъективное. Часто «неудачные» проекты всё равно приносят значительные результаты, даже если вы пропустили дедлайн или не достигли ожидаемого результата. И хотя неудача никогда не приносит удовольствия, она часто идет рука об руку с постановкой сложных целей. 

Например, в Asana мы считаем, что если вы добиваетесь успеха в 100% случаев, вы, скорее всего, недостаточно амбициозны в планировании. При этом важно, чтобы проекты проваливались по правильным причинам, например из-за постановки завышенной цели, которая должна стимулировать движение вперёд, а не из-за подводного камня, которого можно было избежать. 

7 распространённых причин срыва проекта (и их решения)

К счастью, эти распространённые проблемы решаемы, поэтому, спланировав всё заранее, можно предотвратить неудачу.  

1. Нечёткие цели

Проблема: ваша команда не согласована с целями проекта, и нет способа измерить успех. 

Задачи проекта — это то, чего вы планируете достигнуть по его окончании. Это должны быть конкретные, ограниченные по времени цели, достижение которых можно измерить по завершении проекта. Без чётких целей трудно поддерживать согласованность действий команды или даже понять, был ли проект успешным или нет. 

Допустим, ваша команда разрабатывает новую страницу оформления заказа для мобильного приложения. Без чёткой цели (например, «сократить среднее время оформления заказа для конечных пользователей на 30% во втором квартале») трудно понять, какие новые функции сделают страницу успешной. А после завершения проекта вам будет трудно измерить производительность без конкретной цели для сравнения.

Неясные цели — распространённая проблема. Исследование «Анатомия работы: тенденции и вызовы» 2021 года, в котором приняло участие более 10 000 работников умственного труда, показало, что менее половины всех работников понимают, как их повседневная работа способствует достижению более широких целей. 

Решение: ставьте чёткие цели в рамках процесса планирования.

Эффективные цели проекта помогают команде работать слаженно и обеспечивают оценку успеха. Поставьте цели перед началом работы, и они будут направлять ваш проект. Ещё лучше, если вы вовлечёте команду в процесс постановки целей, чтобы все были согласованы с самого начала. 

Рекомендуется ставить цели в рамках общего плана проекта, в котором также указываются заинтересованные стороны, ожидаемые результаты, хронология и многое другое. 

2. Разрастание объёма

Проблема: ожидаемые результаты проекта меняются по ходу работ.

Разрастание объёма трудно заметить, потому что оно часто происходит медленно — можно даже сказать, что оно подкрадывается незаметно. Это то, что происходит, когда ожидаемые результаты проекта превышают его область, и вы получаете больше работы, чем рассчитывали. 

Допустим, вы планировали опубликовать 10 статей в блоге в этом месяце в рамках запуска нового продукта. Однако вы получили запрос от заинтересованного лица добавить ещё две публикации для поддер��ки другого продукта. С этим новым запросом ваши ресурсы истощаются, и вам приходится откладывать дедлайны публикации по всем направлениям. 

Разрастание объёма — основная причина срыва дедлайнов и неудачных проектов. Фактически, респонденты в опросе Института управления проектами 2021 года сообщили, что 34% проектов в их организации испытали разрастание объёма в прошлом году. 

Решение: определите и согласуйте область проекта до начала работ.

Когда вы определяете объём заранее, вам будет проще достичь результатов в срок и в рамках бюджета. Вы можете заранее спланировать ресурсы и убедиться, что запросы в последнюю минуту не перегружают вашу команду. Задокументированная область проекта также является хорошим инструментом для отклонения дополнительных запросов от заинтересованных сторон. В приведенном выше примере это означает, что вы должны придерживаться первоначальных 10 публикаций в блоге и сдать проект вовремя. 

Вы можете задокументировать область проекта с помощью заявления о его объёме. Это может быть частью плана проекта или даже отдельным документом. После создания обоснования объёма проекта обязательно поделитесь им с заинтересованными сторонами. Когда они будут чётко понимать, что входит и не входит в ваш проект, они с меньшей вероятностью будут обращаться с дополнительными запросами. А когда вы получите дополнительный запрос, вы можете использовать процесс контроля изменений, чтобы определить, достаточно ли он важен для добавления в область проекта. 

3. Нереалистичные ожидания

Проблема. Успех недостижим.

Вдохновляющие цели могут стимулировать движение вперёд, но они должны быть достижимыми. Если задачи проекта слишком амбициозны, участники команды будут испытывать стресс и срывать дедлайны. 

Представьте, что у вашей команды по продажам есть амбициозная цель — 100 комиссионных в этом месяце. Но два участника команды находятся в отпуске, поэтому остальным придётся работать сверхурочно, чтобы достичь цели. Это означает, что ресурсов для достижения цели недостаточно, и успех, скорее всего, недостижим. 

Чрезмерно амбициозные цели могут стать криптонитом для хронологии проекта. Согласно каталогу «Anatomy of Work» за 2021 год, наиболее распространенной причиной пропущенных дедлайнов являются нереалистичные ожидания. 

Решение: Ставьте SMART-цели проекта.

При некотором предварительном планировании можно ставить вдохновляющие цели, которые не требуют дополнительных часов работы. Чтобы создать амбициозные (но достижимые) цели, убедитесь, что они соответствуют принципу SMART: конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени. Методология SMART-целей даёт чёткое представление об успехе, а также обеспечивает чёткую дорожную карту и финишную линию для вашего проекта. Если вы убедитесь, что ваши цели достижимы и находятся в области проекта, вы сможете снизить риск проекта и настроить свою команду на успех. 

4. Ограниченные ресурсы

Проблема. У вас нет ресурсов, необходимых для выполнения работы. 

Ресурсы — это всё, что вам нужно для завершенного проекта, например бюджет, персонал, время, пространство или инструменты. Нехватка ресурсов может задержать проект или даже остановить его. 

Допустим, вы работаете над рекламной кампанией для нового продукта. Приближается дедлайн, но бюджет на фриланс-редактора иссяк. В штате есть только один редактор, поэтому запуск кампании придётся отложить. В этом случае у вас закончились и бюджет, и рабочая сила, необходимые для своевременного выполнения работы. 

Решение: заранее составьте план управления ресурсами. 

Иногда незапланированные события, такие как сокращение бюджета, трудно предсказать. Но зачастую, если немного спланировать, можно обеспечить команду всем необходимым для достижения целей проекта. План управления ресурсами определяет количество и тип ресурсов, необходимых для вашего проекта, чтобы вы точно знали, что вам нужно, прежде чем начать. Затем используйте лучшие практики распределения ресурсов, чтобы точно определить, когда каждый ресурс должен быть выделен для каждого проекта. Речь может идти о рабочем времени, бюджете, техническом оборудовании или даже рабочем пространстве. 

5. Плохое общение

Проблема: команда не понимает, как и когда сообщать об изменениях. 

В настоящее время общение усложнилось как никогда. Согласно каталогу «Anatomy of Work» за 2021 год, в среднем люди переключаются между 10 приложениями 25 раз в день, чтобы выполнять свою работу, а 27% работников говорят, что при переключении между приложениями они пропускают действия и сообщения. 

Из-за перегруженности приложениями трудно понять, когда и где следует публиковать важные обновления по проекту. Это означает, что работа может быть под угрозой, если участники команды проекта не согласовали, какие каналы общения использовать, когда их использовать или кто должен общаться. 

Представьте, что вы руководите удалённой командой, разбросанной по Северной Америке и Европе. Для выполнения работы вы используете различные инструменты общения, включая электронную почту, сообщения, видеоконференции и общие документы. Но у вашей команды нет документации о том, когда использовать каждый канал, поэтому участники часто делятся важными обновлениями в каналах, которые видят только некоторые люди. В результате вы упускаете важные детали, а работа часто дублируется. 

Решение: создайте план обмена информацией и поделитесь им с командой.

Четкий план обмена информацией определяет, как вы будете передавать важные сведения о текущем проекте. Он даёт команде ясность в отношении того, какие инструменты для чего использовать, определяет, как часто будут передаваться обновления (и кто должен их передавать), и определяет, когда следует подключать ключевых заинтересованных лиц. С продуманным планом общения вы сможете тратить меньше времени на поиск информации и уделять больше внимания достижению целей проекта. 

План обмена информацией обычно включает в себя частоту, канал, аудиторию и ответственного за каждый тип общения, который вы будете использовать. Например, можно включить следующие детали для еженедельных обновлений текущего статуса проекта:  

• Тип общения: текущий статус проекта

• Частота: еженедельно

• Канал: электронная почта

• Аудитория: команда проекта

• Ответственный: менеджер проекта

6. Отставание от графика работ

Проблема. Просроченные дедлайны приводят к спешке и значительным задержкам в проекте.  

Пропущенный дедлайн здесь, отложенная встреча там — это может показаться несущественным в данный момент, но в конечном итоге может привести к спешке, стрессу у участников команды и значительным задержкам в проекте. 

Например, представьте себе следующую ситуацию: вы планируете музейную выставку, и ваша встреча по логистике с представителями места проведения выставки несколько раз переносилась. До торжественного открытия осталось две недели, и вашей команде придётся ускорить процесс планирования, чтобы успеть вовремя, или даже отложить мероприятие. Подобные задержки в планировании встречаются всё чаще: согласно каталогу «Anatomy of Work» за 2021 год, 26% дедлайнов срываются каждую неделю. 

Решение: включите график проекта в план проекта. 

Помните тот самый полезный план проекта, о котором мы упоминали ранее? Обычно он включает подробный график проекта. В графике проекта указывается каждый этап, который необходимо завершить, кто отвечает за эту работу и когда каждая задача должна быть выполнена. 

Эффективный график проекта даёт вашей команде ясность в отношении того, как связаны между собой отдельные элементы. Так вы сможете легко определить, какие важные этапы зависят от других, и, отталкиваясь от дат сдачи, убедиться, что у вас достаточно времени для завершения каждого этапа. Вы также можете включить свою команду в процесс планирования, чтобы учесть сроки и обязанности каждого. 

7. Отсутствие прозрачности

Проблема: участники команды не могут найти важную документацию по проекту. 

Итак, вы создали потрясающий план проекта с графиком проекта, планом обмена информацией, планом управления ресурсами и SMART-целями. Что дальше? 

Если эти документы статичны и труднодоступны для вашей команды, может быть сложно сообщать об обновлениях без длительных совещаний по статусу. И даже в этом случае информация может затеряться в общей массе. 

Решение: используйте инструмент для управления работой, чтобы хранить информацию о проекте в одном месте. 

Управление работой помогает организовывать рабочие процессы и настраивать процессы, чтобы ваша команда могла сотрудничать в долгосрочной перспективе. Правильный инструмент для управления работой может служить единым источником достоверной информации о проекте, документации и статусе. Мы (очевидно) неравнодушны к Asana, потому что она дает командам живую систему, в которой каждый может просматривать и управлять работой и приоритетами команды так, как ему удобно. Но независимо от используемого инструмента, программное обеспечение для управления проектами позволяет вашей команде получать доступ к необходимой информации и быть в курсе последних обновлений проекта. Это означает, что вы можете отказаться от отслеживания в Excel, которое быстро устаревает, и убедиться, что ваша команда проекта получает информацию в режиме реального времени, когда она им нужна.

Сделайте свои проекты устойчивыми к сбоям

Теперь, когда вы знаете о распространённых причинах провала проектов, предлагаем вам несколько инструментов, которые помогут настроить ваши проекты на успех: 

Устав проекта для представления проекта заинтересованным сторонам.

План проекта, позволяющий выполнять работу по графику. В него входят: 

• Цели и задачи проекта

• Показатели успеха

• Заинтересованные стороны и функции

• Объём и бюджет

• Вехи и ожидаемые результаты

• Хронология и график

• План общения

План управления ресурсами для управления загрузкой команды. 

Реестр рисков для выявления потенциальных препятствий.

Организационное совещание по проекту для согласования ключевых деталей и получения одобрения заинтересованных лиц.

Инструмент для управления проектами, чтобы координировать все эти действия.

Путь к успеху проекта

Вероятно, вы уже поняли, что в вопросах управления рисками и предотвращения сбоев в проектах ключевую роль играет предварительное планирование. Предоставив команде возможность стратегически планировать и учитывать все движущиеся части проекта, вы можете добиться успеха и достичь ключевых целей. Так что давайте планировать заранее и реализовывать как можно больше успешных проектов.