Ваше руководство по матрицам RACI с примерами
Знаете ли вы наверняка, кто что делает и к какому сроку по каждой задаче, вехе и ожидаемому результату своего проекта? Если нет, возможно, вам нужна матрица RACI.
RACI — это сокращённое название системы, которая помогает командам прояснять роли в проекте и определять, кто отвечает за выполнение каждой конкретной задачи. Если вы никогда не слышали о RACI или хотите создать матрицу RACI для своего следующего проекта, здесь вы найдёте всю необходимую информацию о создании и использовании этих матриц.
Что такое матрица RACI?
Матрица RACI (другое название — матрица распределения ответственности) — это способ определения ролей и обязанностей в группе по любой задаче, вехе или ожидаемому результату проекта. Следуя принципам RACI, можно чётко распределять обязанности и устранять путаницу. RACI расшифровывается следующим образом:
Ответственное лицо (Responsible). Это человек, на которого непосредственно возложена работа. У каждой задачи должно быть только одно ответственное лицо, чтобы все знали, к кому обращаться за информацией или с вопросами. Если в задаче несколько ответственных, теряется чёткость и возникает путаница. Вместо этого лучше приглашать дополнительных участников, имеющих другие роли по RACI, в которых может быть больше одного человека.
Подотчётное лицо (Accountable). Подотчётное лицо отвечает за ход выполнения задач в целом, хотя при этом может не принимать непосредственного участия в работе. Есть два способа определения подотчётного лица. Иногда это менеджер проекта (или даже ответственное лицо, хотя в таком случае оно будет выполнять две разные роли в процессе выполнения задачи). В подобных случаях подотчётное лицо отвечает за выполнение всей работы. В других случаях это топ-менеджер или руководитель, отвечающий за утверждение работы, прежде чем она будет считаться выполненной. Как и в случае с ролью ответственного лица, роль подотчётного лица должен выполнять только один человек.
Консультирующее лицо (Consulted). Этот человек или люди проверяют и визируют работу перед её сдачей. У каждой задачи, вехе проекта или ожидаемому результату может быть несколько таких специалистов.
Информируемое лицо (Informed). Это человек или группа специалистов, которых информируют о ходе и завершении работ. Они по большей части не вовлечены в другие аспекты достижения результата.
Когда следует создавать матрицу RACI?
Матрицы RACI — это полезный способ отслеживания ролей всех заинтересованных лиц в задаче, вехе или ожидаемом результате, особенно если вы управляете сложным проектом, в котором участвует множество специалистов, принимающих решения, и экспертов в различных областях. С помощью матрицы RACI можно предотвращать неудачные решения и избегать препятствий в процессах согласования, которые могут повлиять на общий успех проекта.
Эти матрицы (с учётом отличий от PERT-графиков) особенно полезны, если заинтересованные лица могут выполнять разные роли по ходу проекта. Например, кто-то может быть ответственным лицом по одному ожидаемому результату, но информируемым по другому. В матрице RACI можно чётко прописать эту информацию, чтобы все знали, кто и за что отвечает.
Пример матрицы RACI
Чтобы построить матрицу RACI, создайте список всех задач, вех или ожидаемых результатов проекта. Затем определите, кто будет ответственным, подотчётным, консультирующим и информируемым лицом (лицами) в каждом случае.
Допустим, вы обновляете главную страницу своего веб-сайта. В числе заинтересованных лиц по проекту будут:
Копирайтер
Дизайнер
Администратор веб-сайта
Веб-разработчик
Вам нужно создать матрицу RACI по пяти задачам и ожидаемым результатам:
Обновить кнопки, призывающие к действию, на главной странице
Обновить историю клиента на главной странице
Обновить дизайн веб-сайта
Увеличить скорость загрузки главной страницы
Обновить дизайн главной страницы
Вот как будет при этом выглядеть матрица RACI:
Обновить кнопки, призывающие к действию, на главной странице
Ответственное лицо: копирайтер
Подотчётное лицо: веб-разработчик
Консультирующее лицо: администратор веб-сайта
Информируемое лицо: дизайнер
Обновить историю клиента на главной странице
Ответственное лицо: копирайтер
Подотчётное лицо: веб-разработчик
Консультирующее лицо: администратор веб-сайта
Информируемое лицо: дизайнер
Обновить видео на главной странице
Ответственное лицо: дизайнер
Подотчётное лицо: веб-разработчик
Консультирующее лицо: администратор веб-сайта
Информируемое лицо: копирайтер
Увеличить скорость загрузки главной страницы
Ответственное лицо: веб-разработчик
Подотчётное лицо: веб-разработчик
Консультирующее лицо: администратор веб-сайта
Информируемые лица: копирайтер и дизайнер
Обновить дизайн главной страницы
Ответственное лицо: дизайнер
Подотчётное лицо: веб-разработчик
Консультирующее лицо: администратор веб-сайта
Информируемое лицо: копирайтер
Преимущества и недостатки матриц RACI
В конечном итоге всё сводится к следующему: нужно ли вам создавать матрицу RACI? Они являются полезным инструментом для распределения обязанностей в проекте, однако по мере его развития такие матрицы могут становиться громоздкими. Ниже приводятся преимущества и недостатки создания матриц RACI для своей команды:
Преимущества матриц RACI
Чёткое распределение ролей и обязанностей в проекте поможет вашей команде работать быстрее и устранять путаницу при определении того, кто что делает. С помощью матрицы RACI можно следить за тем, чтобы два сотрудника не занимались одной и той же работой. В результате вам будет проще выполнять совместную работу в команде.
Матрицы RACI особенно полезны, когда процесс принятия решений распределён между задачами. Возможны ситуации, в которых информируемое лицо в одной задаче или вехе является ответственным или консультирующим в другой. Чтобы чётко это обозначить, лучше всего отслеживать такую работу в матрице RACI.
Подводные камни матриц RACI (и как их избегать)
Модели RACI сосредоточены на деталях и не охватывают всю работу на уровне проекта. Вы можете знать, кто является консультирующим лицом в конкретной задаче (что полезно), но эта информация не поможет вам понять, как различные заинтересованные лица взаимодействуют в масштабах работы по проекту в целом.
К тому же, если вы будете расписывать каждую задачу и роль, ваша матрица RACI станет огромной. Что ещё хуже, если ваш проект каким-либо образом изменится, сформированная матрица тут же потеряет актуальность. В результате вам будет трудно получать в реальном времени чёткое представление о месте каждой задачи в рабочем процессе проекта.
Матрицы RACI ограничены в своих возможностях, потому что не могут адаптироваться к нуждам вашего проекта в реальном времени. Чтобы задать чёткие ожидания и устранить путаницу на уровне проекта, вам необходимо средство управления проектами.
Выведите матрицы RACI на новый уровень с помощью управления проектами
В программном обеспечении управления проектами у каждой задачи есть исполнитель — это ответственное лицо. Работу можно просматривать на уровне проекта, поэтому подотчётным и информируемым лицам не нужно сверяться по электронной почте или на совещаниях по статусу. К тому же, если вам требуются согласования консультирующих лиц, соответствующие комментарии и статусы можно отслеживать в одном месте. Таким образом, вся ваша команда по системе RACI будет иметь единый источник достоверной информации по всей выполняемой работе.
Читать: 3 макета для визуального управления проектами (и как их использовать)Вместо того чтобы отделять свою матрицу RACI от места выполнения работ, средства управления проектами фиксируют работу, исполнителя и другую важную информацию, такую как срок выполнения задачи или её относительную важность. Это позволяет всему коллективу вашего проекта видеть, кто какую работу выполняет и к какому сроку. При этом работу по ведению и обновлению матрицы RACI не придётся поручать отдельному специалисту. Средства управления проектами обновляются в реальном времени, поэтому в процессе согласования вы всегда будете видеть актуальную информацию.
Контроль того, кто, что и когда делает
Чёткое распределение ролей и обязанностей в команде помогает своевременно добиваться результатов. Отслеживание разных и комплексных ролей заинтересованных лиц в матрице RACI может вам в этом помочь, однако RACI — это всего лишь начало. Узнайте больше об управлении работами и о том, какие преимущества может получить ваша команда.
