Матрица RACI

Каждый день мы принимаем сотни решений. На работе часто приходится принимать их быстро. В противном случае ожидаемые результаты проекта (и, в конечном счёте, более крупные цели компании) могут пострадать от задержек и недопонимания. Вот почему так важно знать, кто за что отвечает, чтобы понимать, кто имеет право принимать решения, к кому обращаться за дополнительной информацией и кто должен давать окончательное подтверждение.

Матрица RACI помогает определить роли в процессе принятия решений, уточнив, кто участвует в каждом компоненте проекта, ещё до его начала. Это помогает заручиться поддержкой заинтересованных сторон на раннем этапе, а когда вы приступите к работе, показать, кто отвечает за каждый аспект. Одним словом, диаграммы RACI упрощают и уточняют роли в проекте, а шаблон матрицы RACI стимулирует каждую команду к их использованию.

Что такое матрица RACI?

Матрица RACI — это способ определения ролей и обязанностей в команде по ожидаемому результату проекта. Аббревиатура RACI расшифровывается следующим образом:

• (R) Responsible — ответственный: лицо, отвечающее за конкретное задание в проекте. Важно, чтобы для каждой задачи был только один «ответственный» участник команды. Если несколько человек будут выполнять эту роль, это может привести к задержкам в проекте (пока они ждут решения друг друга) и запутать заинтересованные стороны, которые не будут знать, к кому обращаться с вопросами.

• (A) Accountable (подотчётное лицо): отвечает за завершение задачи. Иными словами, он следит за тем, чтобы работа была выполнена. Чтобы избежать путаницы, обычно для каждой задачи назначается только один подотчётный. 

• (C) Consulted (Консультирующее лицо): это человек или люди, которые проверяют и согласовывают работу перед её сдачей или помечают её как завершенную.

• (I) Informed (Информируемое лицо): информируемые заинтересованные лица должны быть в курсе хода выполнения проекта, но не обязательно должны участвовать в работе. Обеспечение информированности заинтересованных сторон на протяжении всего проекта помогает получить первоначальную поддержку и создать готовый продукт, который будет нравиться всем.

Модель RACI особенно полезна для крупных организаций с большим количеством межфункциональных команд и заинтересованных лиц из числа высшего руководства. Но она также полезна для небольших команд, где люди выполняют сразу несколько разных ролей. Кроме того, RACI поощряет участие различных участников команды, что может помочь вам найти решения более сложных проблем. 

Что такое шаблон матрицы RACI?

Шаблон матрицы RACI — это сохранённая, заполненная матрица RACI вашей организации. Он также называется шаблоном диаграммы RACI и позволяет оптимизировать матрицы RACI в масштабах всей компании. Возможно, вам не нужна матрица RACI для каждого результата, но если вы работаете в крупной программе или организации, которая обычно полагается на RACI для работы над различными типами проектов, использование шаблона может оказаться полезным. Создание шаблона для вашей организации упрощает использование единой модели RACI в проектах, снижает путаницу и повышает эффективность работы всей компании. 

Преимущества использования шаблона матрицы RACI

Использование шаблона матрицы RACI даёт множество преимуществ, но главное из них заключается в том, что он обеспечивает стандартизированный пример матрицы RACI для вашей организации. Иными словами, шаблон матрицы RACI упрощает командам создание собственных диаграмм RACI, повышая вероятность того, что они будут использовать RACI.

Это важно. Когда вы чётко понимаете, кто отвечает за выполнение задачи, вы даёте каждому работнику возможность выполнять свои обязанности и более эффективно взаимодействовать с другими. В результате повышается мотивация работников, что приводит к росту производительности. Короче говоря, шаблон матрицы RACI позволяет делать больше с меньшими затратами.

В программах или организациях со множеством сложных проектов и результатов использование шаблона обеспечивает последовательное применение модели RACI. Это позволяет лучше понимать, кто и что делает по каждому важному этапу и задаче в проекте. Поскольку формат RACI одинаков для всей компании, вы знаете, как его используют другие команды, даже если они находятся в другом отделе. При последовательном использовании это уменьшает путаницу и помогает людям лучше понимать свою работу. 

Как использовать шаблон матрицы RACI

Чтобы использовать шаблон матрицы RACI, сначала ознакомьтесь с планом проекта и определите, для каких результатов проекта нужна матрица RACI. Создайте новую матрицу RACI на основе шаблона и список задач для каждого результата. Если это полезно, добавьте разделы или важные этапы, чтобы разбить список задач на этапы проекта. Например, если вы работаете в сфере производства, ваши этапы могут быть следующими: начало, середина, конец, подготовка, производство и постпроизводство. 

Затем назначьте роли RACI для каждой конкретной задачи. Добавьте столбцы для отслеживания хода выполнения проекта и обновляйте их в реальном времени. Для максимальной функциональности создайте шаблон в инструменте для управления проектами. Так вы сможете информировать заинтересованные стороны в асинхронном режиме, сокращая количество совещаний по статусу и высвобождая время для более старших сотрудников и всех остальных членов команды.

После завершения поделитесь шаблоном матрицы RACI с командами и отделами. Одним из главных преимуществ использования шаблона является обеспечение согласованности, поэтому вы должны быть уверены, что он есть у всех, кому нужен доступ. Включите дополнительную информацию, которая поможет заинтересованным сторонам найти нужные детали или связаться с людьми для получения ответов на вопросы. Чтобы повысить уровень вовлечённости, укажите, какие роли выполняют эксперты в той или иной области, чтобы показать, что вы тщательно продумали, как определять каждую роль в RACI. 

Интеграции для шаблонов Asana

Используйте эти функции и интеграции, чтобы создать шаблон матрицы RACI в Asana, который наилучшим образом соответствует потребностям вашей команды.

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Подтверждения. Иногда вам нужно не просто завершенный результат, а знать, согласован он или нет. Подтверждения — это особый тип задачи в Asana с опциями «Подтвердить», «Запросить изменения» или «Отклонить». Таким образом, исполнители задачи получают чёткие инструкции о том, какие действия им следует предпринять и была ли их работа согласована или нет. 

• Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, над чем работать в первую очередь. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации. 

• Вид «Хронология». Вид «Хронология» — это представление проекта в стиле диаграммы Ганта, отображающей все ваши задачи с помощью горизонтальной гистограммы. Благодаря такому представлению можно видеть не только даты начала и окончания каждой задачи, но и зависимости между ними. С помощью хронологии вы можете легко отслеживать, как части вашего плана сочетаются друг с другом. Кроме того, когда вы видите всю свою работу в одном месте, вам легко выявлять и устранять конфликты зависимостей до их начала, чтобы вы могли достичь всех своих целей в соответствии с графиком.

Приложения

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack. 

• OneDrive. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью средства выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенного в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и т. д.

Часто задаваемые вопросы