Диаграмма PERT: что это такое и как её составить (с примерами)

Если вы когда-либо испытывали трудности с распределением задач в проекте или отслеживанием зависимостей между ними, у нас есть идеальное решение.

Диаграмма PERT — это инструмент, который используется для планирования, организации и распределения задач в проекте.

Акроним PERT расшифровывается как Program Evaluation and Review Technique (методика анализа и оценки программ). Такая диаграмма предлагает визуальное представление хронологии проекта и его разбивку на отдельные задачи. Она похожа на диаграмму Ганта, но имеет другую структуру.

Для составления диаграммы нужно выполнить несколько шагов, которые проведут вас от даты начала до дня завершения проекта. В этой статье мы расскажем о пяти таких действиях, покажем вам примеры и объясним, как эффективно использовать диаграмму PERT.

Как работает диаграмма PERT

На диаграмме PERT задачи проекта и зависимости между ними показываются в наглядной форме. Её можно использовать для создания первоначального графика и приблизительной хронологии для предоставления заинтересованным сторонам до начала проекта.

Дорожная карта проекта в виде диаграммы PERT пригодится при выполнении различных действий в рамках планирования проекта, в том числе:

• Получить согласование графика и хронологии проекта от руководства

• Проинформировать заинтересованных лиц о целях проекта

• Создать визуальное представление сложного проекта

• Оценить время, необходимое для выполнения отдельных задач 

Для того чтобы максимально эффективно использовать диаграмму PERT, для начала нужно изучить шаги, необходимые для её составления и визуальной организации.

Как создать диаграмму PERT

Для создания диаграммы PERT нужно выполнить пять шагов процесса, который предусматривает всё от идентификации задач до управления выполнением проекта.

1. Определите задачи проекта

Первым шагом к созданию качественной диаграммы PERT является определение и сбор информации о проекте и выполняемых в его рамках задачах. Начать этап планирования проекта можно так же, как вы обычно приступаете к этапу управления проектом. На этом этапе может потребоваться:

• Экономическое обоснование проекта

• План обмена информацией

• Организационное совещание по проекту

Первоначальное планирование позволяет подготовиться к определению зависимых элементов и определению связей между задачами на последующих этапах.

2. Определите зависимых элементов 

Зависимый элемент — это задача или веха, для начала работы над которой сначала необходимо выполнить другую задачу. Иногда для описания этого используется термин «логические связи», которые часто используются в структуре разбивки работ.

Создание зависимостей помогает правильно отслеживать работу, обеспечить выполнение задач и поддерживать чёткий обмен информацией. Для сложных проектов хронологию и длительность проекта нужно планировать заранее.

На диаграмме PERT для представления зависимостей задачи соединяются и нумеруются. Несмотря на то, что этот метод не столь всеобъемлющ, как, например, структура разбивки работы, с его помощью можно сформировать общее наглядное представление задач и работы, которая необходима для их выполнения.

3. Свяжите задачи проекта друг с другом

Определив зависимости между задачами, можно начать работу над диаграммой PERT, соединяя задачи проекта друг с другом. В состав этих соединений входят стрелки, которые являются задачами, и узлы, представляющие собой события или вехи.

Например, можно расположить родительские события в узлах (представленные пронумерованными кругами или квадратами) и провести между ними задачи в виде стрелок, чтобы изобразить зависимости, необходимые для выполнения событий.

Эта схема представляет собой простую структуру проекта, которая, не будучи слишком подробной, будет легко понятна заинтересованным в проекте сторонам. 

4. Оцените продолжительность проекта

Теперь пора оценить, сколько времени может занять проект, используя метод критического пути и формулу PERT. Критический путь — это самая длинная последовательность задач, которые необходимо выполнить для успешного завершения проекта.

Цель состоит в том, чтобы найти наиболее долгий путь, на который уйдёт больше всего времени, чтобы оценить наиболее наименьшую общую длительность проекта. Для расчёта временных промежутков можно воспользоваться следующими показателями:

• Оптимистичная оценка длительности. Минимальное количество времени, необходимого на выполнение задачи.

• Пессимистичная оценка длительности. Максимальное количество времени, необходимого на выполнение задачи. 

• Наиболее вероятная длительность. Самая точная оценка того, сколько времени будет потрачено на выполнение задачи.

 Для расчёта ожидаемой продолжительности выполнения задачи можно использовать формулу PERT: (О + (4 × Н) + П) ÷ 6. Единицей времени могут быть минуты, часы, дни или даже недели.

Например, если оптимистичная оценка составляет 30 минут, пессимистичная 60 минут, а наиболее вероятная длительность составляет 45 минут, формула PERT будет выглядеть следующим образом: (30 минут + (4 × 45 минут) + 60 минут) ÷ 6 = 45 минут. 

Рассчитав ожидаемое время для каждой задачи, можно сложить эти оценки критического пути вместе и получить усреднённую хронологию проекта.

5. Управляйте ходом работы над задачами

Последним шагом в процессе создания диаграммы PERT является управление ходом работы над задачами до завершения проекта. Делать это можно, закрывая зависимые элементы и решая проблемы, пока все задачи не будут выполнены.

Не забывайте о том, что диаграмму PERT необходимо обновлять по мере реализации проекта и при внесении изменений. Эту процедуру можно объединить с процессом контроля изменений, который помогает организовать внесение корректив проект и доводить их до сведения всех заинтересованных лиц. 

Когда все задачи в проекте будут завершены, материалы можно будет оправить в архив, хранящийся в общем пространстве, чтобы вернуться к ним при необходимости.

Пример диаграммы PERT

Теперь, изучив пять шагов по созданию диаграммы PERT, вы можете приступать к составлению собственной диаграмму. Так как диаграммы отличаются друг от друга в зависимости от сложности и длительности проекта, ваша может слегка отличаться от нашего проекта.

Чтобы создать свою диаграмму:

• Изобразите пронумерованные узлы. Не забывайте, что это родительские задачи вашего проекта, которые после выполнения и станут его составными элементами. В диаграмме может быть любое количество задач, но начать рекомендуется с 10. 

• Соедините узлы с задачами. Нарисуйте стрелки, которые обозначающие зависимости между задачами. Эти задачи необходимо выполнить для завершения событий. У диаграммы должно быть чёткое начало и окончание, а середина может быть более сложной. 

Вот пример того, как должна выглядеть ваша диаграмма PERT:

Вот основные термины, которые можно включить в диаграмму PERT, а также их определения:

• Узлы. Узлы представляют собой события в проекте. Они являются крупными частями, из которых состоит проект. Например, если вы запускаете дизайн веб-сайта, узлом может быть разработка дизайна нового логотипа  

• Задачи. Задачи — это работа, которую нужно выполнить для реализации узлов. Например, задачей может быть дизайн трёх вариантов логотипа. 

• Зависимости. Зависимости — связь одной задачи с другой. Эти задачи зависят друг от друга, причём одну из них нельзя выполнить без другой. 

• Зависимости без ресурсов. Зависимость без ресурсов — это задача, связанная с другой задачей, но их выполнение не зависит друг от друга. Например, запуск продукта и создание целевой страницы для него связаны, но выполнение этих работ никак не зависит друг от друга.  

Диаграммы PERT можно создавать с помощью разных инструментов, в том числе с помощью программного обеспечения для управления проектами. Эти инструменты помогут правильно планировать и визуализировать работу, а также добавлять зависимые элементы и напоминания, чтобы отслеживать ход работ по проекту и с лёгкостью выявлять проблемные места. 

Когда использовать диаграмму PERT

Руководители проектов используют диаграммы PERT для оценки и выполнения проектов. Но когда доступно так много других методов, стоит ли выбирать именно диаграмму PERT? 

В целом, диаграмма PERT — хороший метод, когда вам нужно наметить хронологию, оценить необходимые ресурсы и критический путь проекта. Давайте рассмотрим каждый из этих элементов подробнее.

• Определение критического пути. Одно из ключевых отличий диаграммы PERT от других методов — возможность определить критический путь проекта. Это важно для визуализации общей хронологии проекта. 

• Оценка ресурсов. Благодаря уникальным возможностям диаграммы PERT, можно с лёгкостью показать, какие задачи требуют ресурсов, а какие нет. Доступность этой информации позволяет вам экономить своё время и время всех заинтересованных лиц. 

• Оценка затрачиваемого времени. Так как диаграмма PERT оценивает как длительность выполнения отдельных задач, так и общую продолжительность проекта, она хорошо подходит для тех случаев, когда вам надо определить ожидаемую длительность ещё на этапе планирования проекта.

В целом, диаграмма PERT хорошо подходит для создания простого плана проекта, которым можно легко поделиться с коллегами. Эту диаграмму можно использовать, чтобы быстро делиться ресурсами и хронологиями.

Диаграмма PERT и диаграмма Ганта

Диаграммы PERT и Ганта часто путают, хотя между ними есть несколько ключевых отличий. Они различаются не только визуально, но и предоставляют разные возможности в зависимости от потребностей вашего коллектива.

Вот на какие возможности следует обратить внимание при выборе подходящего вам варианта:

1. Диаграммы PERT — это блок-схемы, в то время как диаграммы Ганта представляют собой гистограммы: одно из самых больших отличий заключается в их визуальной компоновке. Диаграммы Ганта представляют собой традиционную гистограмму, тогда как диаграммы PERT менее структурированы по внешнему виду, а их компоновка зависит от проекта.

2. Диаграммы Ганта отличаются строгой организацией, а диаграммы PERT — возможностью адаптации: диаграммы Ганта более жёстко структурированы, а компоновку диаграмм PERT легко настроить их под нужды проекта, что подходит для формирования обобщённого представления проекта. 

3. Диаграммы PERT можно использовать до начала проекта. Поскольку диаграммы PERT дают возможность получить простой план и хронологию проекта, они часто используются в качестве наглядных пособий во время запуска проекта. Затем менеджеры проектов используют другой метод, например, структуру разбивки работ или диаграмму Ганта, для точного сопоставления задач проекта и зависимостей.

В целом, диаграммы Ганта чаще используются для систематизации задач проекта в ходе его реализации, а диаграммы PERT — для планирования времени на начальных этапах проекта. Эти методы можно использовать по отдельности или вместе для составления подробного плана.

Планируйте заранее с помощью диаграмм PERT

Создав собственную диаграмму PERT, можно быть уверенным в том, что ваш очередной проект будет спланирован точно и правильно. Благодаря простой компоновке и оценке хронологии ваши сотрудники получат чёткое представление о задачах проекта и будут готовы ко всему, что встретится им на пути.

Если вы хотите, чтобы ваш следующий проект был спланирован ещё эффективнее, попробуйте отслеживать его реализацию с помощью функции «Хронология» в Asana.