Что такое блок-схема? Символы, типы и как её создать

Блок-схемы могут стать бесценным инструментом для любого: будь то владелец бизнеса, стремящийся оптимизировать операции, менеджер проекта, желающий вести свою команду верным курсом, или разработчик программного обеспечения, создающий новое Приложение. Разбивая сложные процессы на четкие, логические этапы, блок-схемы помогают выявлять потенциальные узкие места, оптимизировать рабочие процессы и эффективно доносить идеи. В этом подробном руководстве мы рассмотрим основы блок-схем, включая их символы, типы и практическое применение.

Что такое блок-схема?

Блок-схема — это визуальная диаграмма, на которой отображаются этапы, решения и последовательность процесса от его начала до завершения. В ней используются стандартные фигуры и символы для обозначения различных типов действий, что позволяет с первого взгляда понять суть даже самых сложных рабочих процессов. Команды используют блок-схемы для планирования, документирования и улучшения процессов в различных отраслях.

Инженеры-инжиниринговцы Фрэнк и Лилиан Гилбреты представили концепцию блок-схемы в 1921 — они продемонстрировали ее Американскому обществу инженеров-механиков (ASME). С тех пор блок-схемы совершенствовались и стандартизировались для оптимизации процессов в различных отраслях.

Если вы хотите больше узнать о различных типах блок-схем и используемых в них символах, вы попали в нужное место. Мы также расскажем, как создавать блок-схемы, и приведем несколько примеров для вдохновения.

Когда использовать блок-схемы

Блок-схемы могут быть полезны в самых разных ситуациях, в том числе когда вам необходимо:

1. Документирование и стандартизация процессов

Блок-схема — это отличный способ детально расписать и задокументировать совместный проект или процесс. После создания блок-схемы вы можете повторно использовать ее для аналогичных проектов и процессов. В долгосрочной перспективе это может сэкономить время и уберечь от стресса вас и вашу команду.

2. Визуализация сложных идей и систем

Не у всех членов вашей команды будет время (или ресурсы) на то, чтобы прочитать сложный и объемный документ по процессу. Блок-схема позволяет всем следить за рабочим процессом, понимать задачи, а также быстро и легко анализировать отдельные этапы.

3. Организация работы команды и назначение задач

Визуальное представление процесса может упростить для вас назначение задач участникам команды и организацию работы вашей команды, чтобы весь процесс шел более гладко.

4. Принятие решений на основе данных

Решения часто кажутся гораздо менее пугающими и сложными, если они представлены на блок-схеме. Кроме того, блок-схема поможет вам увидеть последствия ваших решений, что облегчит прогнозирование и обоснование последующих шагов.

5. Выявление и предотвращение узких мест

Блок-схемы помогают выявлять узкие места или трудности до того, как они перерастут в проблемы. Составляя карту всего процесса с помощью этого наглядного руководства, вы можете отслеживать каждый этап и следить за тем, чтобы на каждую задачу выделялось достаточно времени и ресурсов.

6. Планирование и отслеживание хода работ по проекту

Поскольку на блок-схеме очень легко отслеживать этапы, вы всегда можете точно определить, на каком этапе проекта или процесса находится ваша команда в данный момент. Это значительно упрощает отслеживание хода работ, а также дает вам отличное представление о задачах, которые еще предстоит выполнить.

Символы и определения блок-схем

Блок-схемы могут быть как простыми набросками, нарисованными от руки, так и комплексными схемами рабочего процесса, созданными с помощью специального программного обеспечения. Чтобы обеспечить единообразие между командами и отраслями, в 1960-х годах Американский национа��ьный институт стандартов (ANSI) установил официальные стандарты.

Эти стандарты были приняты Международной организацией по стандартизации (ISO) в 1970 году и поддерживаются ISO по сей день. При чтении блок-схемы следует придерживаться западного стандарта: читать сверху вниз и слева направо. Давайте рассмотрим некоторые из наиболее часто используемых форм, символов, названий и значений, применяемых в блок-схемах.

• Линия потока: линия потока показывает направление процесса, соединяя два блока друг с другом.

• Элемент начала и конца: элемент начала и конца обозначает начальную или конечную точки процесса на блок-схеме.

• Процесс: символ процесса является наиболее распространенным элементом блок-схемы и обозначает этап процесса.

• Комментарий или аннотация: Вы можете указать дополнительную информацию об этапе с помощью комментария или аннотации.

• Решение: Этот символ обозначает решение, которое вы или ваша команда должны принять, чтобы перейти к следующему этапу процесса. Как правило, это решение типа «верно/неверно» или вопрос, на который нужно ответить «да/нет».

• Хранимые данные: этот символ обозначает файл данных или базу данных.

• Символ «Или»: указывает на то, что поток процесса продолжается по трем или более ветвям.

• Ввод/вывод: этот символ обозначает процесс ввода или вывода внешних данных.

• Интерфейс: этот элемент указывает на этап, на котором отображается необходимая информация.

• Документ: этот символ обозначает один документ.

• Задержка: этот элемент позволяет планировать и отображать любые периоды задержки, которые будут частью процесса.

• Ручной ввод: этот символ указывает на данные или информацию, которые необходимо ввести в систему вручную.

• Ручное управление: этот элемент обозначает ручное управление процессом или его корректировку.

• Соединитель между страницами: этот символ соединяет два символа, расположенные на разных страницах.

• Соединитель на одной странице: эта точка может соединять два символа и заменять длинные линии, делая блок-схему более чёткой.

• Символ объединения ветвей: этот символ используется для объединения нескольких ветвей обратно в один процесс.

• Альтернативный процесс: линии, ведущие к этому символу, обычно пунктирные. Сам по себе этот символ обозначает альтернативу обычному этапу процесса, если она необходима.

• Предварительно определенный процесс: этот элемент обозначает процесс, описание которого приводится где-то в другом месте.

• Несколько документов: этот символ обозначает несколько документов.

• Подготовка или инициализация: этот элемент обозначает этап подготовки или инициализации процесса.

Узнав, что обозначают эти символы, вы сможете читать или создавать практически любые блок-схемы и лучше понимать визуализированный процесс. При создании блок-схемы, в которой используются различные фигуры или символы, добавьте условные обозначения, чтобы участники вашей команды могли легко разобраться в ней.

Распространенные типы блок-схем

Блок-схемы разных типов служат разным целям. Выбор подходящего типа зависит от того, что вы визуализируете: простой рабочий процесс, технический алгоритм или межфункциональный процесс.

Блок-схема принятия решений

Блок-схема принятия решений фокусируется на процессе принятия решений, описывая различные пути и результаты на основе конкретных условий или критериев. Она помогает командам оценивать и совершенствовать свои стратегии принятия решений.

Блок-схема процесса

Схема процесса, которую также называют блок-схемой процесса или картой процесса, представляет собой пошаговое описание процесса, отражающее последовательность задач, точек принятия решений и конечных точек. Она полезна для документирования и анализа бизнес-процессов, а также для оптимизации рабочих процессов.

Диаграмма рабочего процесса

Схема рабочего процесса иллюстрирует поток работы и информации между людьми, отделами или системами. Она помогает оптимизировать процессы, выявлять узкие места и обеспечивать эффективное взаимодействие между членами команды.

Блок-схема плавательных дорожек

Этот тип блок-схемы, также называемый межфункциональной блок-схемой или схемой «дорожки», разделяет этапы процесса на дорожки, представляющие различных участников, таких как отделы или должности. Она идеально подходит для визуализации сложных процессов, в которых участвует множество заинтересованных сторон.

Диаграмма потоков данных (DFD)

Диаграмма потоков данных (DFD) отражает поток данных внутри системы, показывая, как данные обрабатываются, хранятся и передаются. DFD обычно используются в компьютерном программировании и системном анализе для разработки и документирования информационных систем.

Блок-схема программы

Блок-схема программы отражает последовательность действий и решений в компьютерной программе или алгоритме. Она помогает программистам разрабатывать, документировать и отлаживать Приложения с помощью стандартных символов и фигур блок-схем.

Блок-схема системы

Блок-схема системы отражает архитектуру и компоненты системы, включая аппаратное и программное обеспечение, а также взаимодействие между ними. Она полезна при разработке, документировании и устранении неисправностей в сложных системах.

Схема технологического потока (PFD)

Как и блок-схема процесса, технологическая схема процесса (PFD) содержит общий обзор процесса с акцентом на основном оборудовании, потоках материалов и контурах управления. Этот тип схемы обычно используют в химической инженерии и при описании промышленных процессов.

Блок-схема управляемой событиями цепочки процессов (EPC)

Блок-схема управляемой событиями цепочки процессов (EPC) — это специализированный тип блок-схемы, используемый для моделирования бизнес-процессов с точки зрения событий, функций и логических соединителей. EPC-диаграммы часто используются в сочетании с другими методологиями моделирования процессов, такими как BPMN (нотация моделирования бизнес-процессов).

Блок-схема на языке спецификации и описания (SDL)

Блок-схемы SDL используются при разработке и документировании систем реального времени, особенно в телекоммуникационной отрасли. Они обеспечивают графическое представление поведения системы, включая состояния, переходы и действия.

Совет: Блок-схему задокументированного процесса можно найти в нашей статье о документации по процессу, а еще один распространенный пример блок-схемы — диаграммы PERT.

Как создать блок-схему: пошаговое руководство

Создание блок-схемы необязательно должно быть сложным процессом. Следуйте этим пяти шагам, чтобы визуализировать любой процесс, рабочий процесс или алгоритм с помощью конструктора блок-схем или простых инструментов для рисования.

1. Определите цель и область применения

Прежде чем приступать к созданию блок-схемы, необходимо четко определить ее назначение и объем. Вы документируете бизнес-процесс, разрабатываете алгоритм или визуализируете сложный рабочий процесс? Понимание вашей цели поможет вам выбрать подходящий тип блок-схемы и определить необходимый уровень детализации.

2. Определите и систематизируйте задачи

Соберите информацию о процессе, рабочем процессе или системе, которые вы хотите визуализировать. Проведите мозговой штурм с членами команды и заинтересованными сторонами, чтобы определить ключевые этапы, точки принятия решений, исходные ресурсы и результаты. Используйте доску или стикеры, чтобы упорядочить свои идеи и создать черновик блок-схемы.

3. Выберите подходящие символы для блок-схемы

Ознакомьтесь со стандартными символами и фигурами блок-схем, включая соединители, точки принятия решений и конечные точки. Выберите наиболее подходящие символы в зависимости от типа создаваемой блок-схемы. Последовательное использование символов обеспечивает ясность и удобство восприятия.

4. Нарисуйте и доработайте свою блок-схему

Воспользуйтесь конструктором блок-схем или программным обеспечением, таким как Microsoft Visio или Lucidchart, чтобы создать аккуратную цифровую версию своей блок-схемы. Эти инструменты предлагают шаблоны, фигуры и соединители, которые позволяют с легкостью создавать профессиональные диаграммы.

При составлении блок-схемы:

• Располагайте элементы логически: размещайте этапы и точки принятия решений в чёткой последовательности сверху вниз или слева направо.

• Используйте соединители: нарисуйте стрелки, чтобы показать поток между каждым этапом.

• Добавьте контекст: используйте аннотации и метки, чтобы пояснить сложные действия.

5. Внедрение и оптимизация

После того как ваша блок-схема будет завершена, воплотите ее в жизнь:

• Поделитесь блок-схемой и соберите обратную связь: раздайте блок-схему сотрудникам команды и заинтересованным лицам для ознакомления.

• Проверьте, правильно ли все поняли схему: убедитесь, что все участники одинаково интерпретируют процесс.

• Внедрение и мониторинг: используйте блок-схему в своей организации и отслеживайте ее эффективность.

• Итерация: обновляйте блок-схему с учетом реального опыта и обратной связи.

Лучшая практика создания блок-схем

Хорошая блок-схема обеспечивает ясность, а не путаницу. Пользуйтесь следующими лучшими практиками, чтобы создавать схемы, которыми ваша команда действительно сможет пользоваться.

Быть проще

Цель блок-схемы — упростить сложный процесс. Избегайте ненужных шагов или деталей. По возможности постарайтесь разместить всю блок-схему на одной странице, чтобы команда могла с первого взгляда увидеть полную картину.

Используйте единообразное оформление

Используйте одну и ту же фигуру для похожих действий, а также сохраняйте одинаковые размеры шрифта и стиль на всей схеме. Благодаря такой визуальной согласованности блок-схему будет легче понять, и она будет выглядеть более профессионально.

Следуйте чёткому направлению

Всегда рисуйте линии потока сверху вниз или слева направо. Такой предсказуемый путь помогает читателям логично следить за процессом, не теряясь. По возможности избегайте пересечения линий потока, чтобы не допустить путаницы.

Добавьте условные обозначения для нестандартных символов

Хотя лучше всего использовать стандартные, общепризнанные символы, иногда может потребоваться собственная форма. В этом случае добавьте расшифровку условных обозначений, чтобы все понимали, что означает каждый символ.

Рассмотрите схему со своей командой

По завершении работы над блок-схемой поделитесь ею с заинтересованными сторонами, участвующими в процессе. Они могут помочь проверить правильность шагов, выявить упущенные пробелы или узкие места и убедиться, что схема точно отражает рабочий процесс.

Оптимизируйте свои рабочие процессы с помощью шаблонов блок-схем

Создание четкой блок-схемы помогает вашей команде понимать процессы, принимать более взвешенные решения и уверенно двигать работу вперед. Вместо того чтобы начинать с нуля, используйте шаблоны и интеграции, чтобы быстро создавать эффективные диаграммы.

Используйте шаблон карты процесса от Asana, чтобы создавать блок-схемы и диаграммы процессов прямо в своих проектах, обеспечивая всем сотрудникам понимание плана. Готовы превратить ясность в действия? Начните работу с Asana уже сегодня.

Часто задаваемые вопросы о блок-схемах