Что такое распределение ресурсов? Узнайте, как распределять ресурсы

Что приходит вам в голову, когда вы думаете о самых важных элементах планирования проекта? Вероятно, вы думаете об основных целях проекта, сроках их достижения и объёме работ, которые можно выполнить в рамках проекта. 

Но достижение любого из этих элементов зависит от одного: ресурсов, доступных для вашего проекта. 

В управлении проектами распределение ресурсов помогает обеспечить команду активами, необходимыми для достижения целей проекта, будь то бюджет, инструменты или участники команды. Эффективное распределение ресурсов поможет вам достичь целей проекта в срок и в рамках бюджета. 

Если вы никогда раньше не создавали план распределения ресурсов, эта статья для вас. Мы расскажем о пяти шагах, которые помогут вам эффективно распределять ресурсы. Затем мы рассмотрим типичные проблемы, связанные с распределением ресурсов, и то, что можно сделать, чтобы их избежать.

Что такое распределение ресурсов? 

Распределение ресурсов — это процесс распознавания и назначения доступных ресурсов в рамках инициативы. Эффективное распределение ресурсов помогает максимизировать их влияние на проект, одновременно поддерживая цели вашей команды. Чтобы создать план распределения ресурсов, определите, какие ресурсы, включая участников команды, инструменты, бюджет и т. д., вам нужны для достижения результатов проекта.

Что такое ресурс? 

Ресурс — это всё, что помогает вам завершить проект. Это может быть следующее:

• Участники команды

• Бюджет

• Хронологии проектов

• Идеи, интеллектуальная собственность или конкретные навыки

• Оборудование

• Инструменты или программное обеспечение

• Автоматизированные процессы, сокращающие работу по организации работы

Кто отвечает за распределение ресурсов? 

Лицо, ответственное за распределение ресурсов, зависит от размера вашей организации, но обычно это человек, отвечающий за принятие решений по проекту. В небольших компаниях менеджер проекта или руководитель команды обычно управляет бюджетом, планированием ресурсов и работой по проекту. 

В более крупных компаниях менеджер проекта и владелец бюджета проекта часто являются разными людьми. В результате вам может потребоваться подтверждение от важных заинтересованных сторон или спонсора проекта, прежде чем распределять ресурсы. 

Если вы не уверены, кто должен распределять ресурсы, задайте себе следующие два вопроса и определите, кто лучше всего подходит для ответа на них:

• Каков бюджет и кто его утверждает? Вам понадобится бюджет на инструменты, технологии, фрилансеров и оборудование. 

• Каковы приоритеты команды и у кого есть время поработать над этой инициативой? Прежде чем распределять человеческие ресурсы, продумайте емкость и приоритеты каждого участника команды. Как вы можете помочь участникам команды работать максимально эффективно?

Если вы не знаете, кто чем занят, используйте инструмент управления работой, чтобы просматривать емкость участников команды, опережать предстоящие проекты и выявлять выгорание до того, как оно произойдет. 

Преимущества распределения ресурсов

Эффективное распределение ресурсов — это не просто задание, а стратегический подход, который может улучшить управление проектами, обеспечивая эффективное и разумное использование ресурсов. Это приводит к лучшему согласованию заданий с доступными ресурсами, более плавной рабочей нагрузке и более эффективному устранению ограничений проекта. 

В результате проекты с большей вероятностью будут завершены в срок, в рамках бюджета и в соответствии с желаемыми стандартами качества, что напрямую способствует общему успеху проекта.

• Оптимизированная рабочая нагрузка: правильное распределение ресурсов приводит к более оптимизированной рабочей нагрузке. Это гарантирует, что каждый этап проекта будет соответствовать необходимым требованиям, что сократит задержки и повысит эффективность.

• Устранение узких мест: прогнозируя и планируя использование ресурсов, можно выявлять и устранять узкие места до того, как они повлияют на сроки проекта. Такой проактивный подход позволяет выполнять проекты в срок и повышает удовлетворённость клиентов.

• Упрощённое управление проектами: объединение использования панелей задач с автоматизацией выходит за рамки традиционных методов, таких как электронные таблицы. Панели задач обеспечивают наглядный и интуитивно понятный обзор распределения и использования ресурсов, а автоматизация упрощает процесс отслеживания и распределения. Эта комбинация повышает общую эффективность управления проектами, позволяя вносить коррективы в режиме реального времени и принимать более обоснованные решения.

• Оптимизация ресурсов: хорошо продуманная стратегия распределения ресурсов является ключом к успеху проекта. Она гарантирует, что лучшие ресурсы используются там, где они наиболее необходимы, в соответствии с целями и сроками проекта. Оптимальное использование как физических, так и человеческих ресурсов повышает вероятность того, что проекты достигнут своих целей и оправдают ожидания клиентов.

Как эффективно распределять ресурсы

Эффективная стратегия распределения определяет цели и приоритеты проекта и собирает ресурсы в соответствии с вашими потребностями на протяжении всего жизненного цикла проекта. Распределение ресурсов должно быть одним из первых вопросов, которые следует рассмотреть на ранней стадии проекта. В идеале, это нужно сделать на этапе планирования. 

1. Начните с конца

Чтобы понять приоритеты проекта, его важность и то, как он должен финансироваться, сначала нужно обрисовать цели проекта. Это первый шаг к любому проекту. Задачи проекта — это достижимые, ограниченные по времени и конкретные цели, которых вы планируете достичь по его окончании.

Если вы ещё этого не сделали, согласуйте следующее:

• Основные цели и задачи проекта

• Ключевые ожидаемые результаты проекта

• важные этапы;

• Общая хронология или дорожная карта проекта

2. Определите имеющиеся ресурсы

В распределении ресурсов ресурсом является всё, что помогает вам достичь целей проекта. В зависимости от потребностей проекта, к ресурсам относятся команда проекта и любые инструменты, бюджет, оборудование или навыки, необходимые для достижения ожидаемых результатов. 

Прежде чем распределять ресурсы, необходимо понять, что именно вам доступно. Существует несколько зависимостей, на которые следует обратить внимание, в том числе:

• Каков приоритет проекта? Это влияет на то, как его следует финансировать. Это проект, в котором задействованы все сотрудники и который способствует достижению OKR компании, или это инициатива с более низким приоритетом? Разработайте внутреннюю систему уровней приоритета, чтобы понимать, как распределять ресурсы. 

• Кто может работать над этим проектом? Посмотрите, над чем работает ваша команда, чтобы понять её емкость. Если этот проект важнее, чем текущая работа, попробуйте рационально распределить ресурсы. Посмотрите, есть ли что-то, что вы можете отложить или перенести, чтобы выполнить эту новую работу. 

• Какой имее��ся бюджет или инструменты? Есть ли у проекта бюджет? Есть ли дополнительные инструменты, в которые нужно инвестировать или которые нужно разработать, чтобы выполнить эту работу? 

• Какие дополнительные ресурсы нам нужны? Нужны ли вам участники из других команд для работы над этим проектом? Или, наоборот, есть ли нетрадиционные ресурсы, такие как уникальные навыки или новое оборудование, которые необходимы для успешной реализации проекта?

• Кто должен утвердить план распределения ресурсов? Если кто-то другой отвечает за бюджет, инструменты или загрузку команды, свяжитесь с ним, чтобы убедиться, что этот план распределения ресурсов выглядит хорошо. ��сть ли какие-либо дополнительные заинтересованные стороны проекта, которых необходимо привлечь к процессу распределения ресурсов? 

3. Определите область проекта

Чтобы определить объём нового проекта, сначала необходимо понять его цели, дедлайны и ожидаемые результаты. Это поможет вам понять потребности проекта, чтобы достичь целей в срок и в рамках бюджета. 

Четкое определение области проекта также помогает избежать разрастания, которое происходит, когда дополнительные запросы и ожидаемые результаты превышают первоначально установленный объем проекта.

4. Создайте план проекта и поделитесь им

Теперь, когда вы понимаете, какие ресурсы у вас есть, поделитесь этой информацией с командой. Пригласите команду проекта на организационное совещание и поделитесь следующей информацией:

• План проекта

• важные этапы проекта;

• график проекта;

• Любые зависимости между задачами, на которые следует обратить внимание

Отслеживайте всю эту работу с помощью программного обеспечения для управления работой. Важно, чтобы ваша команда знала, какие ресурсы доступны для этого проекта, а также имела центральный источник достоверной информации на случай, если она изменится. С помощью централизованной системы управления работой можно чётко определить приоритеты проекта, чтобы все понимали контекст работы. Таким образом, если что-то изменится, вы сможете пересмотреть приоритеты, исходя из наиболее важной работы. 

5. Отслеживайте ход выполнения проекта

После запуска проекта отслеживайте ход его выполнения на случай непредвиденных изменений в распределении ресурсов. Как бы хорошо ни был спланирован ваш проект, всё может измениться. Члены команды уходят в отпуск, клиент может задержаться с ответом, или могут измениться цели вашего бизнеса. Отслеживайте ход выполнения проекта в реальном времени, чтобы при необходимости вносить коррективы.

Общие проблемы распределения ресурсов

Правильное распределение ресурсов поможет вам достичь своих целей, повысить эффективность и максимально использовать ресурсы. Со временем вы научитесь распределять ресурсы лучше, но если вы только начинаете, вот несколько распространённых проблем и способы их избежать. 

Выгорание и чрезмерное распределение ресурсов

Одна из самых сложных задач в процессе распределения ресурсов — избежать перегрузки и выгорания. Без чёткого представления о загрузке, особенно в нескольких проектах, можно легко непреднамеренно перераспределить ресурсы в конкретный проект. Постоянные переработки могут привести к снижению продуктивности, вовлеченности и общей эффективности проекта.

Чтобы предотвратить выгорание, попробуйте планирование емкости для оценки распределения рабочей нагрузки и убедитесь, что ресурсы распределяются эффективно в соответствии с требованиями проекта. Вы также можете использовать программное обеспечение для управления ресурсами, чтобы поддерживать баланс рабочей нагрузки и следить за тем, чтобы участники команды не были перегружены. Поскольку в 2020 году 71% работников умственного труда испытывали выгорание, эффективный мониторинг рабочей нагрузки имеет решающее значение для долгосрочного успеха проекта.

Зависимости ресурсов

Успех проекта часто зависит от множества подвижных элементов, но неожиданные изменения могут нарушить даже самые лучшие планы. Если ключевое задание задерживается, это может привести к узким местам и повлиять на связанную с ним работу.

Использование программного обеспечения для управления проектами позволяет отслеживать зависимости в режиме реального времени, выявлять потенциальные недостатки и задержки на ранней стадии и корректировать ресурсы по мере необходимости. Этот тип автоматизации помогает избежать неожиданностей в последнюю минуту и обеспечивает своевременное выполнение проектов.

Неэффективное использование ресурсов

Многие участники команды тратят значительную часть своего рабочего дня на административные задачи — поиск файлов, получение подтверждений и переключение между инструментами — и у них остаётся мало времени на стратегическое планирование. Использование ресурсов измеряет, насколько эффективно команда тратит время на работу, которая повышает прибыльность.

Максимальное использование ресурсов — это не усердная, а умная работа. Приоритизация важных заданий и сокращение ненужной административной работы позволяет команде сосредоточиться на том, что действительно важно. Использование инструментов управления ресурсами помогает оптимизировать рабочую нагрузку и повысить эффективность.

Советы по эффективному распределению ресурсов

Многие команды, которые только начинают принимать решения о распределении ресурсов, часто испытывают трудности с определением и развертыванием лучших ресурсов таким образом, чтобы оптимизировать операции и поддерживать проект на критическом пути. Это может привести к узким местам и задержкам, которые могут поставить под угрозу успех проекта.

Следуйте этим ключевым стратегиям, чтобы оптимизировать операции и процесс распределения ресурсов:

1. Согласуйте местоположение с доступностью ресурсов

• Чтобы настроить команду на успех, выбирайте места реализации проекта с умом, учитывая географические потребности и доступность ресурсов.

• Оптимизируйте логистику, закупая материалы на месте, что поможет сократить время транспортировки и снизить затраты.

• Следите за динамикой цепочки поставок, чтобы точно настроить стратегию распределения ресурсов и опережать потенциальные проблемы.

2. Используйте инструменты автоматизации и управления проектами

• Позвольте программному обеспечению для управления ресурсами взять на себя основную работу, автоматизируя распределение заданий с учётом загрузки и опыта вашей команды.

• Используйте подходящие инструменты для планирования и распределения ресурсов, чтобы работа шла гладко. Благодаря обновлениям в реальном времени о наличии материалов вы всегда будете знать, что у вас есть, и избежите неожиданного дефицита.

• Уделяйте больше времени тому, что действительно важно — успеху проекта и удовлетворённости клиентов, — автоматизируя рутинные процессы, которые в противном случае замедлят вас.

3. Используйте данные в реальном времени для принятия решений

• Используйте панели задач и программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать ключевые показатели и вносить коррективы в стратегии распределения ресурсов в режиме реального времени.

• Используйте аналитику структуры разбивки работ, чтобы предотвратить задержки и перераспределить ресурсы туда, где они нужны больше всего.

• Используйте свои ресурсы максимально эффективно, корректируя планы по мере развития потребностей проекта, что поможет вам оставаться гибкими и эффективными.

Эффективное распределение ресурсов ведет к лучшим проектам

Распределение ресурсов поможет вам настроить проект на успех с первого дня. Управляйте доступностью ресурсов на раннем этапе процесса планирования, чтобы точно знать, что вы можете поддерживать и как вы будете достигать целей проекта.  

Часто задаваемые вопросы о значении и определении распределения ресурсов