Лучшее программное обеспечение и инструменты для управления проектами

Если вы управляете работой, вы менеджер проекта. Но так было не всегда. В течение многих лет единственными людьми, ответственными за управление проектами, были (что неудивительно) менеджеры проектов. Эти узкоспециализированные роли использовали устаревшие инструменты, которые требовали обширного обучения и знаний для использования. 

Теперь же управлять своими проектами приходится практически всем, и эти устаревшие инструменты уже не практичны. И хотя должности менеджеров проектов и устаревшее программное обеспечение всё ещё существуют, современное программное обеспечение для управления проектами адаптировалось к потребностям более динамичной и ориентированной на совместную работу рабочей силы.

Независимо от того, являетесь ли вы новым владельцем Business, которому просто нужна помощь с выставлением счетов, или управляете многонациональной компанией, у нас есть программное обеспечение для управления проектами, которое подходит именно вам. Читайте дальше, чтобы узнать, какое программное обеспечение для управления проектами соответствует потребностям вашей компании.

Что такое программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами — это инструмент, который помогает командам организовывать, отслеживать и выполнять работу. В простейшей форме программное обеспечение для управления проектами можно представить как интерактивное рабочее пространство, в котором вы координируете свою работу, сотрудничество и общение с другими. Но лучшее программное обеспечение для управления проектами выходит далеко за рамки этого, объединяя самые сложные рабочие нагрузки в компании и помогая вам достигать самых смелых целей. 

Это широкая категория, которая может быть как простой, как цифровые списки дел, так и продвинутой, как полноценная платформа для управления работой. Тип программного обеспечения для управления проектами и способ его использования зависят от размера, потребностей и главных целей вашей организации.

Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?

В наши дни все управляют проектами, но не всегда имеют инструменты, необходимые для эффективного управления ими. В результате команды часто используют электронные таблицы, которые отлично подходят для организации работы, но не отображают обновления в реальном времени. Электронные таблицы требуют ручного ввода данных и могут затруднять взаимодействие между специалистами из разных отделов. Короче говоря, им не хватает возможностей программного обеспечения для управления проектами. 

Именно поэтому программное обеспечение для управления проектами так важно для современной рабочей среды. Среди множества преимуществ программного обеспечения для управления проектами — то, что оно служит связующим звеном между работой, командами, заинтересованными сторонами, целями и всем остальным.

Преимущества программного обеспечения для управления проектами

• Сосредоточьтесь на работе. Вы будете делать больше, но, что более важно, вы будете делать нужную работу. С помощью программного обеспечения для управления проектами вы с меньшей вероятностью будете дублировать работу или тратить время на поиск материалов.

• Сокращение объёма рутинной работы. С помощью программного обеспечения для управления проектами вы можете связать каждое отдельное задание с целями, которые поддерживают самое большое и широкое видение компании, чтобы каждый знал, как он способствует успеху компании в каждом проекте. Когда работники понимают, как их повседневные задания влияют на компанию, они ещё больше мотивированы выполнять свою работу наилучшим образом.

• Подключите свой набор технологий. Для работы на современном рабочем месте компаниям требуется бесчисленное множество инструментов. С помощью динамичного программного обеспечения для управления проектами можно подключить все инструменты к одной платформе (например, связь через Slack, файлы Dropbox и вложения Google Диска — всё в одном месте).

• Создайте систему учёта. Программное обеспечение для управления проектами служит системой учёта для всех ваших проектов и связанных с ними заданий. В результате вы можете одновременно хранить информацию, а также упрощать доступ к ней для заинтересованных сторон и команд.

• Улучшение взаимодействия между командами. Программное обеспечение для управления проектами по своей сути является инструментом для совместной работы команды. Объединяя работу, цели и людей из разных проектов, команд и отделов, программное обеспечение для управления проектами помогает создать взаимосвязанную и успешную кросс-функциональную организацию.

• Безопасное хранение рабочих данных. Случалось ли вам удалять ячейку в электронной таблице по ошибке? Или забывали, где сохранили свой последний список «Нужно сделать»? Хранение данных в облаке помогает поддерживать порядок и снижает вероятность потери работы, сохраняя при этом конфиденциальность. 

11 лучших программ и инструментов для управления проектами 

На современном рынке доступен широкий спектр программного обеспечения для управления проектами, и выбор только одного из них может показаться непосильной задачей. Поэтому мы составили список лучших продуктов в отрасли и указали, для каких типов Business они подходят лучше всего. Посмотрите, как они соотносятся между собой, и узнайте, как программное обеспечение для управления проектами может оптимизировать и улучшить вашу работу.

1. Asana: лучшее для корпораций

Asana выходит за рамки традиционного программного обеспечения для управления проектами, предоставляя полноценное решение для управления работой, которое поддерживает динамичные, меняющиеся потребности корпораций. Asana не только помогает управлять заданиями (хотя и это возможно), но и связывает всю работу компании с её главными целями и бизнес-стратегией. Asana — это гораздо больше, чем просто программное обеспечение для управления проектами. В частности, вы получаете:

• Интеграции со всеми вашими любимыми инструментами и системами, чтобы вы могли организовать свою работу на одной платформе.

• Цели, которые связаны со всеми и каждым заданием в вашей компании, чтобы вы могли гарантировать, что выполняемая работа всегда является самой важной.

• Автоматизация задач, планирование, назначение работы и многое другое — всё это призвано сократить время, затрачиваемое на рутинную работу с низким приоритетом.

• Готовые шаблоны проектов, позволяющие сразу приступить к выполнению самых важных заданий.

• Панели задач для отчётности, которые автоматически информируют заинтересованные стороны и устраняют необходимость в совещаниях по обновлению статуса.

• Функции безопасности, конфиденциальности и соответствия требованиям, обеспечивающие защиту ваших данных.

Узнайте, что ещё может Asana.

2. Trello: лучший вариант для простого управления проектами

Trello — это программное обеспечение для управления проектами в стиле канбан-доски, принадлежащее Atlassian. В Trello вы размещаете задания по проектам на досках, помеченных общей темой. Например, у вас могут быть доски «Не начато», «В процессе» и «Завершено». Такая настройка позволяет легко отслеживать ход выполнения проекта от доски к доске, что полезно, когда в��м нужен простой инструмент для небольших проектов.

3. Smartsheet: лучший вариант для любителей электронных таблиц

Smartsheet — это расширенная версия электронной таблицы с большим количеством возможностей. Эта система может быть интуитивно понятной для компаний, которые традиционно использовали электронные таблицы для управления проектами, например для отслеживания времени с помощью табелей учёта рабочего времени. 

4. Jira: лучший вариант для управления проектами по гибкой методологии

Jira разработана специально для разработки программного обеспечения и готова к запуску для команд, которые используют методологию Agile для выполнения своей работы. Jira принадлежит материнской компании Atlassian и часто используется для общих проектов разработки, таких как отслеживание ошибок, а также для проектов, в которых используется процесс Scrum.

5. Monday: лучший вариант для малого бизнеса

Monday предлагает широкий спектр приложений, которые упрощают внедрение и позволяют сразу приступить к работе. Это подходит для малого бизнеса, который только начинает пользоваться программным обеспечением для управления проектами, хотя, как только вы ускорите свою работу, увеличите размер компании или наладите сотрудничество между командами, вы можете достичь предела возможного.

6. Clickup: лучший вариант для небольших команд или стартапов

Интуитивно понятный и красочный интерфейс Clickup позволяет легко разобраться в нём и освоить его. Clickup — популярный выбор для стартапов с ограниченными ресурсами и небольших команд, которым не нужно много функций. 

7. Notion: лучший выбор для ведения заметок

Notion — это продвинутая система для создания и хранения динамических документов, таблиц и заметок. Она лучше всего подходит для компаний или частных лиц, которым просто нужно более организованное пространство для мыслей и идей, хотя Notion может показаться ограниченным в том, как вы можете работать с другими в самом инструменте.

8. Airtable: лучший вариант для тех, кто хочет создать систему самостоятельно

Airtable предоставляет гибкую базу данных с низким или нулевым уровнем кода, которую можно использовать для создания собственной системы управления проектами (или другого пользовательского приложения). Airtable — отличный вариант для тех, кто предпочитает контролировать разработку бэкенда своего программного обеспечения для управления проектами.

9. Wrike: лучший вариант для управления клиентами

Wrike предлагает наращиваемое хранилище и безопасность в простом в использовании формате, поэтому и клиенты, и внутренние команды могут безопасно получать доступ к информации. Это может быть полезно, когда вы работаете с внешними партнёрами, например клиентами, и управляете работой компании.

10. Workfront: лучший вариант для маркетинговых команд

Workfront (принадлежит Adobe) — это программное обеспечение для управления проектами, которое изначально было разработано для маркетологов. Платформа была доработана, чтобы стать инструментом для всех команд, но из-за своей узкой направленности она может быть неудобна для координации с командами за пределами отдела маркетинга. 

11. Microsoft: лучший выбор для личных инструментов

Microsoft Office часто называют инструментом управления проектами, но это в основном потому, что их продукты являются основой любой компании. Поскольку мы уже знаем и понимаем, как их использовать, продукты Microsoft Office часто являются первым инструментом, к которому обращаются менеджеры, когда начинают экспериментировать с управлением проектами. Но реальность такова, что электронные таблицы и документы Excel не предназначены для совместной работы, поэтому их лучше использовать в сочетании с полноценным программным обеспечением для управления проектами. 

Функции, на которые нужно обратить внимание в инструменте для управления проектами

Готовы к покупке? Каждая система управления проектами имеет свои функции и возможности, но мы рекомендуем вам отдать предпочтение платформе, которая предлагает как минимум следующее:

• Функции для совместной работы, которые позволяют взаимодействовать участникам команды, отделам и всей компании, включая обмен файлами, отслеживание проектов и управление ресурсами.

• Платформа, которая предоставляет возможности управления портфелями и возможность связывать цели с практическими задачами, чтобы вся компания могла видеть, как связаны все работы.

• Мобильное приложение, позволяющее отправлять Подтверждения, получать своевременные уведомления и управлять проектами из любого места.

• Панели задач и отчётов, к которым легко получить доступ и которые удобно просматривать.

• Различные стили представления проектов, которые поддерживают все типы проектов и операций, включая диаграммы Ганта, Канбан-доски, списки и календари (так вы будете уверены, что по мере роста компании ваше программное обеспечение будет расти вместе с ней).

• Улучшенное планирование проектов, позволяющее устанавливать даты сдачи, создавать важные этапы и легко отслеживать время, чтобы всё шло по графику.

• Интеграции с приложениями для управления проектами, которые соответствуют вашим потребностям.

• Автоматизация и зависимости, которые в режиме реального времени информируют вас и заинтересованные стороны.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами — то, которое растёт вместе с вами

Многие программы для управления проектами предлагают похожие функции, и на базовом уровне многие из них одинаковы. Но когда вы выбираете решение для управления проектами, оно не должно быть просто ещё одним инструментом. Это должна быть полноценная платформа для управления проектами, которая позволит вам и вашей команде выполнять работу наилучшим образом и с меньшими усилиями. 

Это означает, что вам нужна платформа, которая будет расти, расширяться и адаптироваться вместе с вашей компанией. Последнее, что вам нужно, это достичь потолка именно тогда, когда вы входите в идеальную рабочую нагрузку. Asana создана для корпоративных команд, а это значит, что она может поддерживать вашу работу по управлению проектами с самого начала — когда вы являетесь командой из одного человека с идеей — и на протяжении всего вашего роста в Fortune 100. Более 80% компаний из списка Fortune 100 уже используют Asana*.

Asana — это не просто инструмент для увеличения количества результатов. Asana фокусируется на том, как вы можете объединить и использовать каждый аспект работы, цели и ресурсы вашей компании для выполнения правильной работы. 

Часто задаваемые вопросы о программном обеспечении для управления проектами 

Какое программное обеспечение лучше всего подходит для управления проектами?

Лучшее программное обеспечение для управления проектами — это то, которое имеет нужные вам функции. Ищите инструмент, подобный Asana, — полноценную платформу для управления работой, в которой можно интегрировать приложения, которыми вы уже пользуетесь, связывать цели с рабочими заданиями, устранять разрозненность команд и автоматизировать трудоёмкую рутинную работу.

К какому типу относится программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами — это тип программного обеспечения, используемого для всех аспектов управления проектами. Зачастую это включает в себя всё: от этапов планирования проекта (распределение ресурсов, установление сроков, создание и назначение списков рабочих заданий) до планирования, отслеживания и отчётности по проекту. Лучшее программное обеспечение для управления проектами поможет вам координировать и автоматизировать работу не только в рамках проектов, но и в портфелях, командах и отделах.

В чём разница между программным обеспечением для управления проектами и программным обеспечением для управления заданиями?

Программное обеспечение для управления заданиями используется исключительно для управления заданиями и ориентировано на производство. Часто это похоже на цифровой список «Нужно сделать» с большим количеством возможностей. Программное обеспечение для управления проектами выходит за рамки управления заданиями и включает в себя планирование, координацию и цели проекта. Оно охватывает более широкую картину, важную работу и практические задания, необходимые для достижения цели. Хорошее программное обеспечение для управления проектами также будет иметь возможности для управления заданиями, но обратное не всегда верно.

Как работает программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами — это инструмент, который помогает координировать всё, что вам нужно для управления проектами. Зачастую это включает в себя возможности создавать и назначать задания, планировать все аспекты проекта и координировать работу с другими участниками команды. Лучшее программное обеспечение для управления проектами также позволит вам работать в разных командах, отделах и проектах вашей организации.

Стоит ли использовать программное обеспечение для управления проектами?

Короткий ответ — да! Программное обеспечение для управления проектами имеет почти бесконечный список преимуществ. Большинство людей сразу же думают о повышении продуктивности как о причине для покупки программного обеспечения для управления проектами, но правильное программное обеспечение для управления проектами может не только повысить производительность. Инвестируя в лучшее программное обеспечение для управления проектами, вы сможете устранить разрозненность и объединить всю компанию вокруг своих главных идей и целей. Это позволит всем лучше работать над наиболее важными проектами.

*По состоянию на 7 сентября 2022 г. Asana не делает никаких заявлений об изменении этих цифр.