Сравнение 9 лучших программных средств для планирования проектов

Планирование проектов важно для любого бизнеса, независимо от того, работаете ли вы над небольшим командным проектом или крупной программой, охватывающей всю компанию. Без хорошего плана работникам может быть непонятно, каковы их роли и дедлайны, сроки могут сдвигаться, а проекты — становиться неуправляемыми.

Программное обеспечение для планирования проектов может значительно упростить задачу. Правильный инструмент помогает командам управлять работой от начала до конца, даже когда в ней задействовано много людей и отделов. В этом руководстве вы найдёте обзоры девяти лучших инструментов для планирования проектов, советы по выбору одного из них и способы повышения эффективности работы вашей команды с помощью полезных интеграций.

Что такое программное обеспечение для планирования проектов?

Программное обеспечение для планирования проектов — это инструмент, который помогает командам организовывать, координировать и выполнять проекты, централизуя задачи, сроки и обязанности в одном месте. Лучшие решения выходят за рамки организации работы в рамках одного проекта и устраняют разрыв между командами, облегчая межфункциональным заинтересованным сторонам совместную работу над критически важными для бизнеса инициативами.

Большинство инструментов также поддерживают планирование на разных уровнях — от отслеживания повседневных задач до составления дорожных карт высокого уровня и распределения ресурсов. Команды могут расставлять приоритеты, отслеживать ход работ в реальном времени и корректировать планы по мере развития работы, не теряя при этом прозрачности по всем проектам.

Совет. Если вам нужно только назначать, организовывать и отслеживать задачи, сравните более простые варианты в нашем руководстве по выбору лучшего программного обеспечения для управления задачами.

3 преимущества программного обеспечения для планирования проектов

Правильное программное обеспечение для планирования проектов может помочь компаниям повысить операционную эффективность и быстрее выполнять больше работы. Вот как это сделать:

1. Создание единой системы учёта

Приложения для планирования проектов помогают всем быть в курсе происходящего с самого начала. Хранение всех сведений о проекте в одном месте позволяет каждому участнику команды легко находить всё необходимое. Лучшие инструменты предлагают функции, которые вносят ясность, например:

• Чёткие цели, которые связывают каждый проект с общими бизнес-целями.

• Интеграции, которые объединяют информацию из разных приложений, чтобы участники команды могли получать доступ к сведениям о проекте в одном месте.

• Задачи с указанием ответственных лиц и дат сдачи, чтобы каждый знал, за что отвечает и к какому сроку.

• Зависимости, которые связывают между собой схожие задачи, чтобы команды могли выполнять работу в правильном порядке.

• Различные способы визуализации проектов и систематизации информации, такие как канбан-доски, диаграммы Ганта, календари или списки задач.

2. Оптимизация процессов

Программное обеспечение для планирования проектов помогает командам тратить меньше времени на повторяющиеся административные задачи и постоянный обмен сообщениями. Лучшие варианты экономят время благодаря таким функциям, как:

• Автоматизация, которая автоматически назначает, планирует и расставляет приоритеты в работе.

• Шаблоны проектов, которые помогают вашим командам быстро приступить к работе и стандартизировать процессы во всей организации. Шаблон планирования проектов с использованием ИИ также может создавать черновики задач, вех, исполнителей и дедлайнов на основе предоставленных вами сведений о проекте.

• Простые функции подтверждения задач и проверки качества, позволяющие заинтересованным сторонам быстро просматривать работу, утверждать её и оставлять по ней отзывы.

3. Корректировка в реальном времени

Проекты не всегда идут так, как ожидалось. Хорошее программное обеспечение для планирования проектов включает функции, которые помогают командам выявлять проблемы на ранней стадии и при необходимости корректировать свои планы. Например:

• Панели задач, которые отслеживают ход выполнения проекта в режиме реального времени, чтобы вы могли видеть, когда инициатива отстаёт от графика, и при необходимости вносить коррективы.

• Инструменты управления ресурсами, помогающие руководителям визуализировать и корректировать производительность команды.

• Важные этапы проекта, позволяющие определить ключевые цели на протяжении всей хронологии проекта.

• Функция обновления статуса, позволяющая командам легко сообщать об изменениях в проекте.

Сравнительная таблица лучших программных решений для планирования проектов

Прежде чем мы перейдём к деталям, давайте кратко сравним девять лучших инструментов для планирования проектов:

Читайте дальше, чтобы узнать, что делает каждый инструмент уникальным и в чём он может не соответствовать вашим потребностям.

9 лучших программных решений для планирования проектов

Готовы приступить к работе? Мы выбрали девять лучших платформ для планирования проектов, которые подойдут вам и вашей команде.

1. Asana: лучшее решение для крупных компаний

Межкомандное взаимодействие имеет огромное значение для современных компаний, особенно если руководители хотят решать проблемы быстро и эффективно. По данным Deloitte, 83% компаний используют межфункциональные команды.

Межфункциональное планирование проектов особенно сложно в крупных организациях, где команды, как правило, оказываются изолированными по отделам. Именно поэтому крупным компаниям необходимо программное обеспечение, которое облегчает взаимодействие между командами, независимо от количества вовлечённых заинтересованных сторон.

Благодаря набору решений для предприятий Asana помогает крупным (и небольшим) организациям выполнять критически важную работу. От сложных проектов до общекорпоративных инициатив — Asana может сократить время завершения проектов на 60% и уменьшить количество ошибок в проектах на 90%.

К ключевым возможностям относятся:

• Цели, которые связывают ежедневные задачи с общекорпоративными приоритетами.

• Автоматизация и рабочие процессы, которые сокращают объём рутинной работы и помогают командам концентрироваться на главном.

• Функции безопасности, конфиденциальности и соответствия требованиям корпоративного уровня для обеспечения безопасности ваших данных.

2. Monday: лучше всего подходит для малого бизнеса

Малым предприятиям могут не понадобиться продвинутые функции совместной работы или безопасности. Многим нравится Monday.com, потому что этот инструмент прост в использовании и быстро настраивается. Однако по мере роста вашей команды вы можете столкнуться с некоторыми ограничениями.

3. ClickUp: лучше всего подходит для стартапов

ClickUp популярен среди небольших команд и стартапов с ограниченным бюджетом. Её яркий дизайн прост в использовании, но по мере роста команд и увеличения объёма совместной работы некоторые пользователи считают его менее эффективным.

4. Basecamp: лучше всего подходит для традиционного управления проектами

Basecamp, запущенный в 1999 году, был одним из первых онлайн-инструментов для планирования проектов. Менеджерам проектов нравятся его эффективные функции обмена сообщениями, но он может показаться ограниченным, если вам нужен инструмент, который можно адаптировать к множеству потребностей.

5. Zoho Projects: лучше всего подходит для проектов, ориентированных на детали

Это программное обеспечение ориентировано на такие детали, как бюджеты, табели учёта рабочего времени и учёт времени. Он хорошо подходит для детального планирования проектов, но более крупные организации могут счесть его менее полезным, поскольку им приходится работать с большим количеством команд.

6. Jira: лучше всего подходит для разработчиков

Этот инструмент был разработан специально для разработки программного обеспечения и включает в себя характерные для методологии Agile функции, такие как эпики, пользовательские истории и спринты. Хотя Jira отлично подходит для таких методологий Agile, как Scrum, она может быть недостаточно гибкой для всех команд в вашей компании.

Чтобы работать максимально эффективно, компаниям необходимо объединять межфункциональную разработку между командами. С помощью интеграции Asana + Jira вы можете автоматически создавать задачи Asana из билетов Jira, а также синхронизировать заявки, задачи, проекты, комментарии, исполнителей, нестандартные поля и многое другое.

7. Wrike: лучше всего подходит для команд, работающих с клиентами

Wrike обладает простыми функциями безопасности и разрешениями, благодаря чему клиенты и команды могут легко и безопасно получать доступ к информации. Это отличное решение для команд, работающих со сторонними партнёрами, но, возможно, не самый лучший вариант для организации работы многих внутренних команд.

8. Trello: лучше всего подходит для любителей канбан-досок

Trello известен своими уникальными канбан-досками, которые позволяют небольшим командам легко перемещать задачи по разным этапам. Однако по мере роста вашей команды и появления потребности в большем количестве способов просмотра проектов вы можете столкнуться с ограничениями Trello.

9. Smartsheet: лучше всего подходит для любителей электронных таблиц

Smartsheet отлично подходит для команд, которые любят работать с электронными таблицами. Она предлагает больше функций, чем Excel, например учёт времени и совместную работу. Но поскольку не всем нравятся электронные таблицы, это решение может подойти не каждой команде.

Как выбрать программное обеспечение для планирования проектов

При таком большом выборе выбор подходящего инструмента для планирования проектов может показаться непосильной задачей. Вместо того чтобы выбирать программное обеспечение только для одной задачи, ищите достаточно гибкий инструмент для всей компании. Вот некоторые ключевые факторы, которые необходимо учитывать:

• Лёгкость внедрения: если программное обеспечение не является интуитивно понятным, команды не будут им пользоваться. Ищите понятный и удобный интерфейс в веб-приложении, приложении для компьютера и мобильном приложении.

• Окупаемость инвестиций: новый инструмент должен повысить финансовые показатели вашей компании. Изучите цены и ознакомьтесь с независимыми отчётами, в которых приведена количественная оценка экономии времени, например с этим отчётом от Nucleus Research.

• Безопасность и соответствие требованиям: крайне важно обеспечить конфиденциальность информации компании, даже если работники находятся в разных местах и часовых поясах. Убедитесь, что инструмент соответствует стандартам безопасности, требуемым вашим ИТ-отделом.

• Гибкость для работы между командами: ищите варианты, которые охватывают широкий спектр сценариев использования — от планирования проектов и отслеживания запросов на работу до стратегического планирования.

• Централизованная информация: выбирайте программное обеспечение для планирования проектов, которое создаёт единую систему учёта, чтобы работники могли легко находить всё необходимое.

• Возможности ИИ: ищите инструменты, которые используют ИИ для автоматизации повторяющихся задач, предоставления аналитики и обеспечения своевременного выполнения проектов.

Интеграции, повышающие эффективность

Большинство команд используют разные приложения для таких задач, как обмен сообщениями и хранение файлов. Подключив эти инструменты к своему программному обеспечению для планирования проектов, вы сможете хранить всю информацию в одном месте и облегчить всем задачу быть в курсе происходящего.

Вот несколько интеграций, которые хорошо сочетаются с программным обеспечением для планирования проектов:

Slack: будьте на связи

Обмен мгновенными сообщениями может помочь сплотить команды, особенно если вы работаете удалённо. Найдите инструмент для планирования проектов, который интегрируется со Slack, чтобы вы могли фиксировать детали и задачи из сообщений. Такие инструменты, как Zoom и Microsoft Teams, также могут способствовать укреплению связей. Выбор программного обеспечения для планирования проектов, которое интегрируется с этими приложениями, может помочь сделать совещания более действенными с помощью задач, поручений и доступных для поиска расшифровок.

Google Диск: совместная работа над документами

Google Диск позволяет безопасно хранить файлы, делиться ими и совместно работать над ними. Чтобы файлы не терялись и вы получали уведомления, когда заинтересованные стороны оставляют комментарии, попробуйте найти приложение для планирования проектов, которое эффективно интегрируется с Google Диском.

Dropbox: хранение больших файлов в облаке

Если вы работаете с большими файлами, Dropbox может вам помочь. Это приложение предлагает безопасное облачное хранилище, поэтому команды могут хранить весь свой контент в одном месте и с лёгкостью делиться файлами с кем угодно. Интеграция Dropbox с вашим инструментом планирования проектов — обязательное условие для обеспечения доступа к файлам.

Zapier: автоматизация повторяющихся задач

Zapier помогает автоматизировать работу без написания кода. Этот инструмент позволяет подключать вашу платформу для управления проектами к другим программным инструментам, автоматизируя повторяющуюся ручную работу.

Начните работу с подходящим инструментом планирования проектов

Правильное программное обеспечение для планирования проектов объединяет вашу команду, цели и задачи в одном месте. Вот о чём следует подумать при выборе:

• Определите свои потребности: учтите размер команды, рабочие процессы и количество межфункциональных заинтересованных сторон, которым нужен доступ.

• Отдавайте предпочтение гибкости: выбирайте инструмент, который будет работать во всей организации, а не только в одном отделе.

• Ищите ИИ и автоматизацию: функции, которые сокращают рутинную работу, помогают вашей команде сосредоточиться на стратегических приоритетах.

Готовы увидеть, как выглядит организованное и эффективное планирование проектов? Начните работу с Asana уже сегодня и помогите своей команде сосредоточиться на самой важной работе.

Часто задаваемые вопросы о программном обеспечении для планирования проектов