9 лучших программных инструментов для планирования проектов

Планирование проекта важно для каждой бизнес-инициативы — от небольших командных проектов до масштабных программ в масштабах всей компании. Без эффективного способа планирования работы всё становится запутанным. Работники не знают, кто, что и к какому сроку должен делать. Сроки сдвигаются. Ресурсы перегружаются. Области проекта выходят за рамки возможного. 

Но с программным обеспечением для планирования проектов это можно изменить. Правильный инструмент поможет работникам организовать работу от начального этапа проекта до его окончательной реализации, независимо от того, со сколькими заинтересованными сторонами и межфункциональными командами им нужно работать.

Что такое программное обеспечение для планирования проектов?

Программное обеспечение для планирования проектов — это инструмент, который помогает командам координировать и реализовывать инициативы. Оно позволяет работникам организовывать работу, чтобы они могли планировать, что и когда делать. В идеале программное обеспечение для планирования проектов должно выходить за рамки простой организации отдельных проектов. Оно также должно помогать преодолевать разобщённость между командами, облегчая межфункциональное взаимодействие заинтересованных сторон в рамках критически важных для бизнеса инициатив. 

Преимущества программного обеспечения для планирования проектов

Правильное программное обеспечение для планирования проектов поможет Business добиться большего и быстрее. Вот как это сделать: 

Создайте единую систему учёта

С самого начала обеспечьте единое понимание ситуации у всех заинтересованных сторон. Приложения для планирования помогают команде организовать всю информацию о проекте на единой платформе, чтобы каждый участник мог найти нужные сведения. Лучшие решения обеспечивают ясность с помощью таких функций, как: 

• Чёткие цели, которые связывают каждый проект с общими бизнес-целями. 

• Интеграции, объединяющие информацию из разных приложений, чтобы участники команды могли получать доступ к данным о проекте в одном месте. 

• задачи с исполнителями и датами сдачи, чтобы каждый знал, за что он отвечает и к какому сроку должен выполнить работу;

• Зависимости, которые связывают связанные задачи, чтобы команды могли выполнять работу в правильном порядке.  

• Различные способы визуализации проектов и организации информации, такие как канбан-доски, диаграммы Ганта, календари или списки задач. 

Оптимизация процессов

Программное обеспечение для планирования проектов помогает командам тратить меньше времени на повторяющиеся административные задачи и общение. Лучшие варианты экономят время благодаря таким функциям, как: 

• Автоматизация, которая автоматически назначает, планирует и сортирует работу. 

• Шаблоны проектов, которые помогут вашим командам быстро приступить к работе и стандартизировать процессы в организации. 

• Подтверждения и проверка качества, позволяющие заинтересованным сторонам быстро просматривать, утверждать и оставлять отзывы о работе. 

Корректировка в реальном времени

Иногда проекты идут не по плану. Хорошее программное обеспечение для планирования проектов имеет функции, которые помогают команде предвидеть препятствия и корректировать свой подход в процессе работы. Например: 

• Панели задач, которые отслеживают ход выполнения проекта в режиме реального времени, чтобы вы могли видеть, когда инициатива отклоняется от графика, и при необходимости корректировать курс. 

• Инструменты управления ресурсами, помогающие руководителям визуализировать и корректировать загрузку команды. 

• Важные этапы проекта, позволяющие определить ключевые цели на протяжении всей хронологии. 

• Функция обновления статуса, позволяющая команде легко сообщать об изменениях в проекте. 

Лучшее программное обеспечение для планирования проектов

Хотите начать работу? Мы подобрали девять лучших платформ для планирования проектов для вас и вашей команды.

Asana: лучшее решение для корпораций

Совместная работа между командами имеет важное значение для современного бизнеса, особенно если руководители хотят решать проблемы быстро и эффективно. По данным Deloitte, 83% компаний используют межфункциональные команды. 

Но хотя межфункциональное планирование проектов важно для всех компаний, оно особенно сложно в крупных организациях, где команды, как правило, разрознены по разным отделам и иерархиям. Вот почему корпорациям нужен инструмент для управления проектами, который выходит за рамки простого планирования. Крупным компаниям следует искать программное обеспечение, которое работает в разных командах и облегчает межфункциональное взаимодействие, независимо от того, сколько заинтересованных сторон участвует в каждой инициативе.

Благодаря набору корпоративных предложений Asana помогает крупным (и небольшим) организациям выполнять критически важную работу. С помощью таких функций, как цели, автоматизация и рабочие процессы, вы можете легко преодолеть разрыв между командами, сократить рутинную работу и сосредоточить внимание работников на том, что наиболее важно для вашего бизнеса. Кроме того, Asana включает в себя основные функции безопасности, конфиденциальности и соответствия требованиям, чтобы обеспечить безопасность ваших данных. 

Monday: лучший вариант для малого бизнеса

Небольшим компаниям не обязательно нужны продвинутые функции для совместной работы и обеспечения безопасности. Многие малые предприятия ценят удобный интерфейс Monday.com, который позволяет легко начать работу. Однако по мере роста команды вы можете столкнуться с ограничениями. 

Clickup: лучший вариант для стартапов

Яркий интерфейс Clickup, который нравится небольшим командам и стартапам с ограниченным бюджетом, очень удобен в освоении. Хотя с ним легко начать работу, некоторые пользователи сообщают о возникновении проблем по мере расширения команды и необходимости межфункционального сотрудничества.

Basecamp: лучший вариант для традиционного управления проектами

Basecamp, основанный в 1999 году, был одним из первых инструментов планирования проектов на рынке. Менеджерам проектов нравится его надежная платформа обмена сообщениями, но Basecamp может показаться ограниченным, если вашим приоритетом является адаптируемость. 

Zoho Projects: лучший выбор для проектов, ориентированных на детали

Это программное обеспечение для управления задачами позволяет детально прорабатывать такие аспекты, как бюджеты, табели учёта рабочего времени и отслеживание времени. Оно отлично подходит для планирования конкретных проектов, но более крупные организации могут столкнуться с ограничениями по мере расширения сотрудничества между командами. 

Jira: лучший вариант для разработчиков

Этот инструмент был разработан специально для разработки программного обеспечения и включает в себя такие функции, как эпики, пользовательские истории и спринты. Хотя Jira отлично подходит для таких методологий Agile, как Scrum, она может быть недостаточно гибкой для всех команд в компании. 

Wrike: лучший вариант для команд, работающих с клиентами

Благодаря простым в использовании функциям безопасности и разрешениям Wrike помогает клиентам и внутренним командам безопасно получать доступ к информации. Это означает, что он полезен для команд, которые уделяют приоритетное внимание работе с внешними партнёрами, но может быть менее эффективен для управления работой между командами.

Trello: лучший вариант для любителей канбан

Trello известен своими канбан-досками, которые небольшие команды могут использовать для перетаскивания задач на разных этапах. Но если ваша команда расширяется и вам нужны различные представления для планирования проектов, есть риск, что Trello вам быстро надоест.

Smartsheet: лучший выбор для любителей электронных таблиц

Smartsheet подходит командам, которые живут и дышат электронными таблицами. Он предлагает больше возможностей, чем Microsoft Excel, например функции учёта времени и совместной работы. Однако не все команды предпочитают работать в таблицах, поэтому этот инструмент может не подойти для вашей организации. 

Интеграции для повышения эффективности

Некоторые инструменты работают лучше всего в сочетании с более надежным вариантом планирования проекта. Например, команды часто используют несколько приложений для обработки различных аспектов планирования проекта, таких как обмен мгновенными сообщениями, хранение данных и многое другое. Интегрировав эти приложения с выбранным программным обеспечением для планирования проектов, вы поможете командам работать вместе более эффективно.

Интеграции позволяют централизовать информацию о проекте в одном месте. Это означает, что у межфункциональных команд по-прежнему есть единый источник достоверной информации, даже если они используют разные инструменты для выполнения работы. 

Эти инструменты хорошо сочетаются с программным обеспечением для планирования проектов. Интегрировав их с выбранным приложением, вы повысите эффективность и поможете межфункциональным командам работать вместе. 

Slack: оставайтесь на связи

Мгновенные сообщения помогают сплотить команду, особенно если вы работаете удалённо. Найдите инструмент для планирования проектов, который интегрируется со Slack, чтобы вы могли фиксировать детали и задачи из сообщений, гарантируя, что ничего не потеряется в суматохе. 

Помимо Slack, такие инструменты, как Zoom и Microsoft Teams, также могут способствовать сплочению команды. Выбор программного обеспечения для планирования проектов, которое интегрируется с этими приложениями, может помочь сделать совещания более действенными с помощью задач, поручений и доступных для поиска расшифровок.  

Google Диск: совместная работа над документами

Google Диск позволяет безопасно хранить файлы, делиться ими и совместно работать над ними. Благодаря таким функциям, как комментарии и предложения, команда может легко работать вместе над одним документом, таблицей или презентацией Google. Чтобы файлы не терялись и чтобы вы получали уведомления, когда заинтересованные стороны оставляют комментарии, найдите приложение для планирования проектов, которое эффективно интегрируется с Google Диском. 

Dropbox: хранение больших файлов в облаке

Если вы работаете с большими файлами, вам поможет Dropbox. Это приложение предлагает безопасное облачное хранилище, позволяющее командам хранить весь контент в одном месте и легко делиться файлами с кем угодно. Интеграция Dropbox с инструментом планирования проектов необходима для обеспечения доступности файлов, чтобы у заинтересованных сторон был единый источник достоверной информации о проекте. 

Zapier: автоматизация повторяющихся задач

Zapier помогает автоматизировать работу без написания кода. Этот инструмент позволяет подключать платформу управления проектами к программным средствам, чтобы автоматизировать повторяющуюся ручную работу. 

Часто задаваемые вопросы о программном обеспечении для планирования проектов

Какое программное обеспечение лучше всего подходит для планирования проектов?

Asana — лучший вариант, если вы работаете в крупной компании, хотите масштабировать свою команду или цените межфункциональную командную работу. От сложных проектов до инициатив в масштабах всей компании — Asana может сократить время на завершенный проект до 60% и уменьшить количество ошибок в проекте до 90%. Более 80% компаний из списка Fortune 100* доверяют программному обеспечению, а глобальные корпоративные клиенты, включая Amazon, Affirm, Japan Airlines и Sky, полагаются на Asana для управления своими стратегическими инициативами. 

Asana — это не просто инструмент для планирования проектов и составления списков задач. Это гибкий и кастомизируемый инструмент, который можно использовать во всей организации. Он помогает оптимизировать рабочие процессы между командами и обеспечивает единую систему учёта для всей работы. 

В чём разница между программным обеспечением для планирования и управления проектами? 

Как следует из названия, про��раммное обеспечение для планирования проектов помогает командам проработать ключевые детали инициативы до её начала, например создать дорожную карту проекта, определить зависимости, спланировать распределение ресурсов и разбить итоговые результаты. 

С другой стороны, программное обеспечение для управления проектами не только помогает командам планировать проекты. Оно также даёт работникам возможность контролировать и корректировать стратегию в ходе реализации инициативы. Например, эффективное программное обеспечение для управления проектами должно помогать командам отслеживать прогресс, сообщать об изменениях статуса проекта, выявлять препятствия и корректировать ресурсы. 

Лучше всего выбирать программное обеспечение, которое может выполнять обе задачи — планировать новые проекты и выполнять их от начала до конца. 

На что обращать внимание при выборе инструмента для совместной работы? 

Вместо того чтобы инвестировать в программное обеспечение для конкретного варианта использования, ищите решение для управления проектами, достаточно гибкое для использования во всей компании. Помимо управления задачами и отслеживания проектов, эффективные приложения для управления проектами предоставляют цифровое рабочее пространство, в котором могут работать все сотрудники вашей команды и компании. 

При оценке нового программного обеспечения обратите внимание на следующее: 

• Простота внедрения: если программное обеспечение не интуитивно понятно, команда не будет его использовать. Посмотрите демонстрационные версии продукта или запланируйте сеанс с командой продаж, чтобы ознакомиться с пользовательским интерфейсом программного обеспечения, включая его веб-приложение, приложение для компьютера и мобильное приложение. Убедитесь, что у программного обеспечения есть удобное руководство пользователя. Важно, чтобы команды могли легко начать работу с инструментом самостоятельно, без длительного обучения. 

• Рентабельность инвестиций (ROI): новое приложение должно улучшить финансовые показатели вашей компании. Помимо изучения цен, изучите независимые отчёты, в которых количественно оценивается экономия времени от различных инструментов для управления работой, например этот отчёт от Nucleus Research. 

• Безопасность: крайне важно обеспечить конфиденциальность информации компании, даже если работники находятся в разных местах и часовых поясах. Безопасность данных — обязательная функция. Проведите исследование и убедитесь, что инструмент соответствует требуемым стандартам безопасности вашей ИТ-команды. 

• Примеры использования в разных командах: новое ПО не должно способствовать разрастанию приложений. Вместо того чтобы выбирать инструмент, который можно использовать только в узком кругу для конкретной команды, ищите варианты, которые достаточно гибки, чтобы охватить широкий спектр вариантов использования. В идеале программное обеспечение для совместной работы должно оптимизировать рабочие процессы между командами, такие как планирование кампаний и проектов, отслеживание запросов на работу или стратегическое планирование.

• Отслеживание информации: трудно добиться результатов, когда информация разбросана по разным приложениям. Чтобы решить эту проблему, программное обеспечение для планирования проектов должно создать единую систему учёта для всей работы, централизовав информацию, чтобы работники могли легко найти то, что им нужно. 

*По состоянию на 7 сентября 2022 г. Asana не делает никаких заявлений об изменении этих цифр.