Как автоматизировать повторяющиеся задания за 5 шагов

Ваша команда находится в бесконечном цикле: вручную обновляет статусы проектов, сортирует запросы на работу и обрабатывает бесконечные цепочки электронных писем — задачи, которые требуют внимания, но мало что добавляют к стратегическим целям вашей организации. Этот сценарий слишком распространён на современных предприятиях, где ручные задания поглощают ценные ресурсы и отвлекают от основных целей. 

Здесь на помощь приходит автоматизация. Автоматизируя повторяющиеся задания, вы можете повысить производительность и перенаправить внимание на важную стратегическую работу. В этом руководстве мы расскажем, как выявлять повторяющиеся задания и превращать их в автоматизированные процессы, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на действительно важной работе.

Пять шагов по выявлению и автоматизации повторяющихся заданий

Мы разбили процесс автоматизации задач на пять этапов, чтобы вы могли начать работу в своей организации. 

Шаг 1. Определите задания

Начните с выявления действий, которые отнимают много времени, выполняются вручную или подвержены ошибкам. Обычно это задания, которые не требуют принятия решений, но выполняются достаточно часто, чтобы отнимать много времени. Например, составление графиков работ по проекту, отслеживание статуса работ или рассылка обновлений по проекту. Эти несложные задания — главные кандидаты на автоматизацию, поскольку их автоматизация может немедленно принести пользу с точки зрения точности и эффективности. 

Чтобы выявить такие задачи, обратитесь к источнику — своей команде. Используйте такие стратегии, как опросы, неформальные интервью и прямое наблюдение, чтобы понять их повседневные проблемы с рабочей нагрузкой и выявить закономерности. Какие задания повторяются с предсказуемой частотой? Какие процессы создают узкие места или отнимают время? Ответы на эти вопросы помогут вам понять, с чего начать, а вовлечение команды обеспечит её поддержку предстоящих изменений.

Кроме того, оцените потенциал автоматизации в ключевых областях, в том числе:

• Делегирование и расстановка приоритетов: автоматизация может сократить время на выполнение таких задач, как назначение работы нужным сотрудникам, стандартизация запросов на работу и перемещение задач с одного этапа на другой. 

• Планирование и реализация проектов: автоматизация упрощает планирование, создавая надёжные, масштабируемые рабочие нагрузки для различных процессов, чтобы вы могли сразу приступить к работе. 

• Совместная работа и обмен информацией: такие функции, как автоматические обновления статуса и ИИ, который создаёт сводки бесед, заданий и комментариев, обеспечивают чёткий обмен информацией и держат всех в курсе происходящего. 

• Мониторинг производительности: с помощью готовых панелей задач можно добавлять графики и отслеживать прогресс одним щелчком мыши, а также применять изменения в рамках всей организации.

Шаг 2. Оценка потенциала автоматизации

Автоматизация повторяющихся заданий — это не просто выявление рутинной работы, а стратегический выбор задач, где автоматизация будет иметь максимальный эффект. Принимая решение о том, какие задания автоматизировать, учитывайте такие критерии, как частота и регулярность выполнения задания, его сложность, а также количество времени и ресурсов, которые вы можете сэкономить.

Автоматизация заданий — это поиск баланса, когда автоматизация максимизирует эффективность без ущерба для человеческой аналитики и принятия решений. Правильно выполненная автоматизация не только помогает работать быстрее, но и оптимизирует процессы между функциями и создает согласованные, эффективные рабочие нагрузки.

Шаг 3. Изучите решения для автоматизации

Автоматизируя повторяющиеся задания, платформы для управления работой освобождают ваши команды, позволяя им сосредоточиться на более стратегической и важной работе. При поиске подходящей платформы отдавайте предпочтение тем, которые совместимы с вашим технологическим набором, а также масштабируемы и удобны в использовании. Вот основные функции автоматизации, на которые следует обратить внимание:

• Возможность создавать настраиваемые, оптимизированные рабочие нагрузки, адаптированные к конкретным процессам вашего предприятия. 

• формы, которые стандартизируют запросы, автоматически назначают и планируют задания и упрощают запуск работы; 

• Простая стандартизация, позволяющая редактировать и обновлять процессы в масштабах всей организации всего за несколько кликов, например, пакеты рабочей нагрузки. 

• Правила, которые автоматизируют повторяющиеся задания, такие как назначение работы, отправка напоминаний о дате сдачи и обновление статусов задач. 

• Интеграции с приложениями, которые оптимизируют рабочую нагрузку, объединяя все основные инструменты ваших команд в одном месте.

• Возможность добавлять настраиваемые метки к заданиям, чтобы автоматически сортировать, фильтровать и отчитываться о работе на основе конкретных показателей. 

• Функции автоматизации на базе ИИ для более эффективной работы и принятия решений, например предоставление полезных обновлений на основе данных о рабочей нагрузке в реальном времени и оптимизация рабочих процессов в организации. 

• Шаблоны, которые помогают стандартизировать и запускать работу для общих проектов и типов заданий. 

Шаг 4. Внедрение автоматизации

После выбора платформы для управления работой необходимо внедрить автоматизацию. Для этого потребуется сотрудничество с ИТ-отделом для получения необходимых подтверждений и поддержки, а также адаптация команды к платформе и обучение новым процессам.

Начните с небольшого пилотного проекта, например автоматизации графика обратной связи для общего задания или инициативы. Это поможет вам протестировать и усовершенствовать процесс автоматизации, прежде чем масштабировать его на всю организацию. 

Шаг 5. Оценка влияния 

Существует несколько ключевых показателей, которые можно отслеживать для оценки эффективности автоматизации, в том числе:

• Увеличение объёма важной работы: используйте панели задач с отчётами, чтобы оценить, как в результате автоматизации работы фокус вашей команды сместился в сторону более стратегических и ценных задач. 

• Экономия времени: инструменты отслеживания времени и анализ данных помогут вам измерить время, затрачиваемое на задания и инициативы до и после автоматизации.

• Экономия затрат: используйте инструменты финансового отслеживания или отчёты по анализу бюджета, чтобы оценить снижение операционных затрат, связанных с автоматизированными процессами. Не забудьте также учесть косвенную экономию затрат, например связанную с экономией времени, повышением производительности и сокращением количества ошибок.

• Удовлетворённость работников: опросы в масштабах всей организации и конкретной команды помогут вам понять влияние автоматизации на моральный дух команды и удовлетворённость работой.

• Сокращение количества ошибок: можно использовать журналы ошибок, регистрируемых вручную, или самостоятельные отчёты работников, чтобы сравнить частоту ошибок до и после внедрения автоматизированных процессов. 

• Повышение производительности: отслеживайте изменение общей производительности и эффективности, чтобы оценить рост производительности. 

• Сокращение ручной работы: оцените снижение количества рутинных заданий в командах и отделах. 

• Увеличение объёма производства: инструменты отчётности и аналитики помогут вам отслеживать рост объёма производства или результатов, чтобы лучше понять влияние на производство. 

• Скорость внедрения платформы: используйте аналитику платформы, чтобы отслеживать, насколько широко и эффективно новые инструменты автоматизации используются в вашей организации. 

• Сокращение количества и продолжительности совещаний: проводите опросы в командах и отделах или анализируйте данные Календаря, чтобы определить, произошло ли заметное сокращение количества или продолжительности совещаний после автоматизации процессов. 

Помните, что эти данные предназначены не только для оценки, но и для постоянного улучшения. Используйте показатели и отзывы, чтобы корректировать и совершенствовать свои стратегии автоматизации. В конечном счёте, автоматизация должна освободить вашу команду, чтобы она могла сосредоточиться на важной стратегической работе, которая приводит к результатам в бизнесе. 

Работайте умнее с помощью автоматизации

Автоматизация повторяющихся заданий может изменить работу предприятий. Следуя этим пяти шагам, вы можете преобразовать ручную работу в автоматизированные процессы, сокращая количество ошибок, повышая производительность и освобождая команду для выполнения важных задач. Готовы приступить к работе? Узнайте, как Asana может помочь вам с автоматизацией. 

Остались вопросы об автоматизации задач? Ознакомьтесь с нашими ответами на часто задаваемые вопросы.

Что такое автоматизация задач?

Автоматизация задач — это процесс использования технологий для автоматизации повторяющихся, рутинных и часто выполняемых вручную задач. Обычно это предполагает использование технологий, таких как платформа для управления работой, для автоматизации рабочей нагрузки и стандартизации процессов, таких как ввод данных, планирование, создание рабочих заданий и многое другое, без ручного ввода. 

Какие типы повторяющихся заданий можно автоматизировать?

Автоматизация работы и заданий может использоваться для автоматизации различных ручных задач, от рутинных, повседневных задач до более сложных инициатив, в том числе:

• Управление вводом данных

• Планирование и управление календарем

• Оптимизация ответов на электронные письма и сообщения

• Автоматизация создания отчётов

• Создание и масштабирование пользовательских рабочих нагрузок  

• Координация назначения заданий 

• Стандартизация поступления работы 

Каковы преимущества автоматизации повторяющихся заданий? 

Автоматизация повторяющихся заданий сокращает объём малозначимой работы и позволяет команде сосредоточиться на важных инициативах, что приводит к экономии средств и другим преимуществам, таким как:

• Повышение эффективности

• Повышение продуктивности

• Снижение количества ошибок

• Экономия времени

• повышение удовлетворённости работников.

Чем автоматизация заданий отличается от традиционного управления задачами? 

Традиционное управление заданиями предполагает ручное отслеживание и выполнение задач. В отличие от этого, автоматизация заданий использует технологию для автоматического управления и выполнения заданий без ручного вмешательства. 

Подходит ли автоматизация заданий для крупных предприятий? 

Конечно, автоматизация задач отлично масштабируется для крупных предприятий и растущих организаций. Ищите платформу для управления работой с масштабируемыми, кастомизируемыми решениями, такими как возможность подключать большое количество мест и автоматизировать более сложные рабочие нагрузки. 

Для каких отраслей подходит автоматизация задач? 

Ряд универсальных отраслей может использовать автоматизацию задач и извлекать из этого выгоду, в том числе:

• ИТ: запросы на обслуживание, организация данных, резервное копирование данных. 

• Маркетинг: управление кампаниями, создание контента, публикации в социальных сетях, отслеживание воронок продаж. 

• Операционная деятельность: управление ресурсами, стандартизация процессов, постановка целей. 

• Продажи: поиск, отслеживание и развитие потенциальных клиентов, планирование. 

• Здравоохранение: ввод и управление данными пациентов, планирование приемов, ведение карт.  

• Розничная торговля: отслеживание запасов, поддержка клиентов, обработка счетов. 

• Финансы: обработка транзакций, создание заказов на поставку, отчётность. 

• Кадры: размещение вакансий, адаптация работников, администрирование льгот, управление запросами на отпуск.