План распределения ресурсов

Вы готовы приступить к новой инициативе, но прежде вам нужно точно понять, какие ресурсы для этого потребуются. Какие инструменты, участники команды и бюджет вам понадобятся для эффективного выполнения этого проекта и сколько из них вам доступно? Шаблон плана распределения ресурсов поможет вам предоставить контекст о ресурсах как для вашей команды, так и для других межфункциональных сотрудников.  

Что такое шаблон плана распределения ресурсов?

Шаблон плана распределения ресурсов — это каркас плана распределения ресурсов, который можно легко дублировать для создания нового плана распределения. Это отличный инструмент, если вы хотите повысить согласованность процесса распределения или создать несколько разных планов одновременно.

В этом контексте ресурс — это то, что требуется для завершенного проекта. Это может быть время, отдельная команда, конкретные роли или финансы. 

Что такое план распределения ресурсов?

План распределения ресурсов — это список ресурсов, необходимых для завершенного проекта. В нём указываются необходимые ресурсы, время их использования, а также стоимость и количество каждого из них. План распределения ресурсов должен соответствовать области проекта, графику и бюджету. 

В чём разница между шаблоном распределения ресурсов и шаблоном управления ресурсами?

Шаблон распределения ресурсов предназначен для распределения имеющихся ресурсов по конкретным инициативам. Шаблон плана управления ресурсами немного более специфичен: он помогает управлять загрузкой команды, чтобы вы могли видеть, над чем работает ваша команда.

Когда использовать шаблон плана распределения ресурсов

Шаблон плана распределения ресурсов лучше всего использовать на этапе планирования или запуска проекта. Он может помочь с определением области проекта, графика, бюджета и других ограничений. 

Что входит в шаблон плана распределения ресурсов?

Хороший шаблон плана распределения ресурсов должен содержать всю необходимую информацию о ресурсах проекта, в том числе: 

• Название ресурса: это может быть конкретный человек или тип ресурса, необходимого для конкретного проекта.

• Связанная задача: конкретная работа или задание, для которого вы будете использовать этот ресурс.

• Роль в проекте: для кадровых ресурсов это конкретный набор навыков, который один человек предоставляет для проекта.

• Максимальная способность: максимальный объём работы, который может выполнить ресурс.

• Доступность: это то, сколько способности осталось у ресурса до достижения максимальной производительности.

• Даты начала и завершения проекта: период времени, в течение которого проект активен.

Интегрированные функции

• Загрузка. Функция «Загрузка» позволяет получить наглядное представление о способности команды, а также лучше видеть, какие работы выполняются в тех или иных проектах, причём всё это — в одном месте. С помощью этой информации можно выявлять конфликты, устранять риски и поддерживать темп работы над проектами, переназначая или перенося задачи. Регулярно проверяйте загрузку, чтобы убедиться, что участники команды не перегружены и не сидят без работы. Если это так, вы можете легко переназначить задачи с низким приоритетом или перенести их на более поздний срок, чтобы высвободить ресурсы для инициатив с высоким приоритетом.

• Портфели. Портфели позволяют систематизировать и контролировать многочисленные проекты вашей команды в одном представлении. Получайте общие сведения о ходе работ над всеми проектами, а затем углубляйтесь в детали для решения конкретных проблем. Кроме того, вы можете делиться обновлениями статуса между программами и держать заинтересованных лиц в курсе, не назначая совещания по статусу.

• Обзор проекта. Обзор проекта — это единое окно для всего важного контекста проекта. Предоставьте своей команде общее представление о том, что, почему и как работает ваш проект. Добавьте описание проекта, чтобы задать тон вашей будущей совместной работе в Asana. Затем поделитесь всеми важными ресурсами и контекстом, например деталями совещаний, каналами для общения и краткими описаниями проектов, в одном месте.

• Даты начала. Иногда нужно не только отслеживать сроки выполнения задачи, но и знать, когда следует приступить к работе над ней. Даты и время начала дают вашей команде чёткое представление о том, сколько времени должно уйти на выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы назначать задачи, отслеживать их и управлять ими, чтобы согласовывать цели команды и не упускать из виду зависимости. 

Рекомендуемые приложения

• Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и поручения из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. Переходите от быстрых вопросов и поручений к задачам с исполнителями и датами сдачи. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack. 

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google рабочее место, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

• Clockwise. С помощью интеграции Clockwise + Asana вы можете добавлять задачи Asana в виде интервалов времени в Google Календарь. Интеграция Clockwise + Asana позволяет вам указать длительность задач, время их выполнения, а также может ли Clockwise переносить их автоматически. Добавляйте задачи в Календарь и выделяйте время на выполнение работы.

Вопросы и ответы