Инициация проекта: первый шаг к успешному управлению

«Давайте начнём с самого начала, это очень хорошее место для начала».

Возможно, мы не поём до-ре-ми на фоне австрийских Альп, но мудрый совет Джули Эндрюс применим к управлению проектами так же, как и к музыке. Хорошее начало закладывает необходимую основу для успешного управления проектами. Инициирование проекта позволяет убедиться, что вы всё сделали правильно, прежде чем приступить к работе.   

Что такое инициация проекта?

Инициация — это первый шаг к началу нового проекта. На этом этапе вы определяете, зачем вам нужен проект и какую ценность он принесёт для бизнеса, а затем используете эту информацию, чтобы заручиться поддержкой ключевых заинтересованных сторон. 

Термин «инициирование проекта» происходит от пятиступенчатой модели, созданной Институтом управления проектами (PMI). PMI описывает эту модель в своем Своде знаний по управлению проектами, также известном как Руководство PMBOK®. Модель делит жизненный цикл проекта на следующие пять этапов: 

• Инициирование проекта: определение проекта в общих чертах и получение поддержки.

• Планирование проекта: создание подробных целей и дорожной карты проекта.

• Выполнение проекта: запустите проект, используя информацию из первых двух этапов. 

• Выполнение проекта: измерение эффективности с помощью ключевых показателей эффективности (КПЭ). 

• Закрытие проекта: подведение итогов с заинтересованными лицами. 

Инициирование и планирование проекта

На этапе инициации вы определяете проект на высоком уровне, чтобы продемонстрировать его ценность для бизнеса. Получив поддержку от ключевых заинтересованных сторон и доказав, что проект осуществим, можно переходить к этапу планирования. Именно тогда вы более подробно определяете свои конкретные цели, результаты и дорожную карту проекта. Посмотрите на это так: на этапе инициации вы предоставляете достаточно информации, чтобы получить подтверждение, а затем, после получения зелёного света, уточняете детали планирования проекта. 

Почему этап инициации проекта так важен? 

Начинать новый проект — это всегда интересно, но прежде чем переходить к этапу планирования, важно убедиться, что ваша инициатива действительно принесёт пользу. Именно здесь вступает в действие инициация проекта — она предлагает структурированный подход, позволяющий продемонстрировать бизнес-кейс вашего проекта и доказать, что работа, которую вы будете выполнять, осуществима. Инициация проекта также гарантирует, что вы вовремя привлечёте заинтересованные стороны, чтобы обеспечить необходимые ресурсы, повысить видимость проекта и предотвратить дорогостоящие препятствия на пути. 

Процесс инициации проекта: 4 шага для начала работы

Итак, у вас появилась новая заманчивая идея для проекта. Что дальше? В этой статье мы расскажем, как подойти к первому этапу управления проектом и заложить прочную основу для нового проекта.

1. Создайте устав проекта или бизнес-кейс

На этом первом этапе вы демонстрируете, почему ваш проект необходим и какую пользу он принесёт. Это можно сделать с помощью устава проекта или бизнес-кейса. Эти два документа основаны на одной и той же идее, поскольку оба используются для изложения ключевых деталей проекта и представления вашей инициативы заинтересованным сторонам. Главное отличие между ними заключается в объёме: устав проекта можно использовать для небольших инициатив, а бизнес-кейс — для более крупных проектов, требующих значительных ресурсов. Например, можно создать устав проекта для редизайна домашней страницы компании и бизнес-кейс для ребрендинга всей компании. 

Независимо от того, используете ли вы устав проекта или бизнес-кейс, это ваш шанс продемонстрировать, как ваш проект повысит ценность бизнеса и почему вам нужны конкретные ресурсы, такие как бюджет, оборудование или команда. Ниже приведен примерный шаблон того, что обычно включают в себя эти два документа. 

Устав проекта

Устав проекта демонстрирует, почему ваш проект важен, что он повлечёт за собой и кто будет над ним работать, с помощью следующих элементов: 

• Зачем: цели и задачи проекта

• Что: объём проекта, включая обзор бюджета

• Кто: ключевые заинтересованные лица, спонсоры и команда проекта

Business case

Бизнес-кейс включает в себя все компоненты устава проекта, а также следующие дополнительные элементы: 

• Комплексный финансовый анализ, включая оценку рентабельности инвестиций (ROI), которую принесет ваш проект 

• Анализ рисков проекта и план управления рисками

• План действий, включающий в себя порядок принятия решений (например, матрицу RACI), план коммуникации и дальнейшие шаги, которые вы предпримете, если ваш бизнес-кейс будет одобрен 

2. Определите ключевых заинтересованных лиц и представьте свой проект

Затем определите, кто должен подписать устав проекта или бизнес-кейс. Сюда входят ключевые заинтересованные лица, которые могут повлиять на результат вашего проекта, например, руководители, спонсоры проекта или кросс-функциональные команды, у которых вы запрашиваете бюджет или ресурсы. Если вы не уверены, кто является ключевыми заинтересованными лицами, задайте себе следующие вопросы: 

• Кто должен утвердить мой проект? 

• Кто предоставит ресурсы для моего проекта? 

• Кто может повлиять на мой проект? 

Кроме того, можно создать анализ заинтересованных лиц проекта, чтобы не упустить из виду ни одного важного участника. Эта методология предполагает разделение заинтересованных сторон на четыре основные группы: с высоким влиянием и высокой заинтересованностью, с высоким влиянием и низкой заинтересованностью, с низким влиянием и высокой заинтересованностью, а также с низким влиянием и низкой заинтересованностью. Любой участник первой группы (высокое влияние и высокая заинтересованность), скорее всего, является ключевым заинтересованным лицом, которое должно утвердить ваш проект на этапе его инициирования. 

Помимо ключевых заинтересованных сторон, сейчас также самое время определить других лиц, которые могут быть затронуты вашим проектом или заинтересованы в нём. Хотя этим людям не нужно официально одобрять вашу инициативу, может быть полезно заранее предупредить их, особенно если этот проект повлияет на их работу. Они также могут оказать дополнительную поддержку в форме аналитики или ресурсов.  

Подтверждения от заинтересованных сторон на этапе инициации не только помогают вам получить одобрение, поддержку и ресурсы, но и повышают видимость проекта и предотвращают дорогостоящие препятствия на более поздних этапах жизненного цикла проекта. 

3. Проведите технико-экономическое обоснование

На этом этапе вы представили свой проект, продемонстрировав, что он повышает ценность и соответствует общему стратегическому плану вашей компании. Теперь пришло время подготовить технико-экономическое обоснование, подтверждающее осуществимость проекта имеющимися у вас ресурсами. 

Проще говоря, технико-экономическое обоснование оценивает, может ли ваш проект быть успешным. Оно отвечает на следующие вопросы: 

1. Достаточно ли у моей команды ресурсов для выполнения этого проекта?

2. Будет ли рентабельность инвестиций (ROI) достаточной, чтобы ��еализация проекта имела смысл? 

Если вы можете ответить «да» на оба вопроса, у вас есть веские основания для продвижения проекта. Если технико-экономическое обоснование покажет, что у вас недостаточно бюджета или ресурсов, у вас будет веский аргумент, чтобы обратиться к заинтересованным сторонам и запросить больше. А если рентабельность инвестиций в проект не соответствует ожиданиям, можно использовать эти данные для корректировки плана проекта или поиска другой возможности. 

Всем ли проектам нужно технико-экономическое обоснование? 

Технико-экономическое обоснование обычно используется для более крупных проектов, требующих значительных ресурсов компании. Для небольших проектов с минимальным долгосрочным воздействием технико-экономическое обоснование может не потребоваться. Вы также можете пропустить этот шаг, если уже управляли похожим проектом в прошлом, ваши конкуренты уже преуспевают с аналогичной инициативой или вы уже составляли похожее технико-экономическое обоснование в последние три года. Имейте в виду, что технико-экономическое обоснование требует времени и ресурсов, поэтому убедитесь, что оно действительно необходимо, прежде чем приступить к работе. 

4. Соберите команду и инструменты

Теперь, когда ваш проект одобрен и его целесообразность доказана, вы можете наконец начать собирать свою команду, рабочее пространство и инструменты. Вот несколько советов, которые помогут вам начать: 

• Хорошая команда может иметь большое значение для успеха вашего проекта, и поиск людей с нужным опытом и навыками может занять некоторое время. Рекомендуется начать этот процесс как можно скорее после подтверждения проекта, особенно если вам нужно нанять новых работников или подрядчиков. В зависимости от процедур, принятых в вашей компании, вам может потребоваться заранее подать запрос на переназначение существующих работников в ваш проект. 

• Подумайте, как вы хотите организовать структуру своей команды. Например, хотите ли вы создать простую иерархическую структуру, в которой участники команды подотчётны одному руководителю, или имеет смысл разделить команду по географическому принципу?

• Место работы может влиять на то, как вы работаете. Если вы планируете управлять проектом удалённо, убедитесь, что у вас есть подходящая инфраструктура для управления виртуальной командой. А если ваша команда будет работать в офисе, не забудьте заблаговременно запросить офисное помещение до начала организационного совещания по проекту. 

• Выберите правильные инструменты. Подумайте, как ваша команда будет работать вместе над повседневными задачами — например, будете ли вы использовать электронную почту, Google Документы или более надежное программное обеспечение для управления проектами? Возможно, вам подойдёт такой инструмент, как Asana, который позволяет централизовать обмен информацией в команде, назначать задания с чёткими исполнителями и датами сдачи, а также легко организовывать проекты с учётом потребностей вашей команды.

Как только команда будет сформирована, используйте шаблон устава команды, чтобы с первого дня все понимали общие цели, роли и обязанности.

Далее: планирование проекта

Этап инициации проекта позволяет заложить прочный фундамент для вашего проекта. Он гарантирует, что вы докажете Business необходимость своего проекта, получите необходимые подтверждения, подтвердите осуществимость своей работы и начнёте собирать команду. 

После этого вы можете доработать детали плана проекта и определить конкретные цели, результаты, важные этапы и дорожную карту проекта. Так что удачного планирования и успешного начала ваших проектов!