Завершение проекта: 8 шагов к уверенному завершению

Велико искусство начинать, но ещё больше искусство заканчивать.”

Лонгфелло, безусловно, умел создавать эффектные финалы. Как один из величайших поэтов Америки, он понимал, что отличные заключения придают стихам силу, а тусклые концовки могут испортить даже лучшее произведение. И хотя Лонгфелло так и не получил сертификат по управлению проектами (вряд ли в XIX веке существовала такая профессия), он всё равно может научить нас кое-чему в отношении завершения проекта. 

Проектам, как и стихам, нужны отличные концовки. Даже если вы идеально выполните свой план, неорганизованное завершение может свести на нет всю вашу тяжелую работу. Но если вы доведёте его до конца, то сможете убедиться, что ваш проект имеет чёткие выводы, следующие шаги и силу притяжения. 

Что такое завершение проекта? 

Завершение проекта — это последний этап, на котором вы подводите итоги, сообщаете о результатах и подводите итоги с командой. Этап завершения официально ставит точку в проекте и даёт чёткий план дальнейших действий, будь то передача ответственности за проект другой команде, запуск нового проекта для улучшения работы или использование полученного опыта в будущих проектах. 

Вы можете адаптировать процесс завершения проекта к потребностям своей команды, но вот несколько ключевых шагов, которые необходимо включить: 

• Проведите заключительные тесты, чтобы убедиться, что результат проекта соответствует ожиданиям (например, протестируйте функцию после запуска, чтобы убедиться, что она работает, или обсудите окончательный результат с заинтересованными сторонами). 

• Просмотрите план проекта, чтобы завершить незавершённые дела и убедиться, что вы ничего не забыли. 

• Выполните административные задания, такие как обновление документации, окончательное составление бюджета проекта и переназначение ресурсов. 

• Сообщите заинтересованным лицам о примечаниях и дальнейших действиях.

• Проведите итоговое совещание по проекту, чтобы проанализировать извлечённые уроки и дать команде возможность высказать своё мнение и скорректировать процессы. 

• Разослать окончательный отчёт, в котором описывается, как ваш проект выполнил поставленные цели.

Пять стадий управления проектами

Термин «завершение проекта» происходит от пятиступенчатой модели управления проектами, созданной Институтом управления проектами (PMI). PMI описывает эту модель в своем Своде знаний по управлению проектами, также известном как Руководство PMBOK®. Их модель делит жизненный цикл проекта на следующие пять этапов: 

• Инициирование проекта: определение проекта в общих чертах и получение поддержки.

• Планирование проекта: создание подробных целей и дорожной карты проекта.

• Выполнение проекта: запустите проект, используя информацию из первых двух этапов. 

• Выполнение проекта: измерение эффективности с помощью ключевых показателей эффективности (КПЭ). 

• Закрытие проекта: завершение незавершённых задач, подведение итогов с заинтересованными сторонами и согласование дальнейших действий. 

Почему завершение проекта так важно 

Достижение важных этапов или цели — это здорово, но это не значит, что работа закончена. После того как вы отпразднуете свой успех, вам ещё предстоит выполнить несколько важных заданий, прежде чем вы официально завершите проект. Ниже описано, как завершение проекта поможет вам поставить галочки во всех пунктах и с уверенностью завершить свои инициативы. 

Убедитесь, что работа выполнена

Следование заранее определённому процессу завершения проекта гарантирует, что работа выполнена и вы не забыли ни одно задание из плана проекта. Этот последний этап проекта включает в себя все детали, которые легко упустить из виду, такие как окончательное тестирование, пересмотр плана проекта и доведение результатов до сведения заинтересованных сторон, чтобы вы могли завершить проект, зная, что выполнили все задачи. 

Кроме того, этап завершения помогает достичь консенсуса с заинтересованными сторонами в том, что ваша работа эффективна и завершена. Так все будут знать, чего вы достигли, и понимать, что проект завершён. 

Чётко определите дальнейшие действия

Когда ваш проект закрыт должным образом, у вас есть конкретные следующие шаги: передать работу другой команде, начать новый проект для улучшения своей работы или включить ключевые уроки в будущие инициативы. 

Таким образом, завершение проекта помогает избежать нежелательных сценариев, например: 

• У вашего проекта нет конкретной даты окончания, и ваша команда несет ответственность за его поддержание в течение неопределенного срока. Допустим, у вас был проект по увеличению посещаемости сайта на 20 процентов. Если не завершить его должным образом, вы можете бесконечно отвечать за мелкие правки, улучшения и тестирование, чтобы повысить посещаемость сайта. 

• Ваш проект не передаётся нужной команде, поэтому он просто лежит и пылится. Допустим, вы создали новый проект для тестирования функции на своем веб-сайте. Чтобы правильно завершить проект, вы должны сообщить заинтересованным сторонам, что вы достигли цели и объема проекта (то есть протестировали функцию). Затем вам нужно передать аналитику по тестированию соответствующей команде по продукту, чтобы она могла создать функцию. 

Фиксация извлечённых уроков

Каждый проект позволяет вашей команде учиться и совершенствоваться, а завершение проекта гарантирует, что вы зафиксируете эти знания, а не оставите их в заметках к проекту. Это связано с тем, что в процесс закрытия встроено совещание по итогам, поэтому у вашей команды есть возможность подумать о том, что прошло хорошо, а что можно улучшить в следующий раз. Обсуждение завершения проекта с командой часто выявляет проблемы, о которых вы, возможно, не задумывались, поскольку участники команды могут предоставить объективную точку зрения. Это означает, что вы можете постоянно совершенствовать управление проектами с течением времени: с каждым проектом у вас появляется возможность учиться и оптимизировать процессы, коммуникации и выполнение проектов.

Помимо улучшения процессов, завершение проекта также помогает фиксировать и делиться ключевыми знаниями о проекте. В итоговом отчёте, который вы предоставляете заинтересованным сторонам, можно зафиксировать выводы, сделанные на основе фактических данных проекта, например результаты A/B-тестирования, результаты исследования пользователей или сроки создания новой функции приложения. Таким образом, заинтересованные лица могут извлечь уроки из вашего проекта и использовать эти результаты в своей работе. 

Использование шаблона для анализа полученного опыта или шаблона для подведения итогов проекта даёт вам возможность получить обратную связь по результатам выполненной работы и применить её непосредственно к будущим проектам.

Как понять, что проект завершён? 

Прежде чем закрыть проект, необходимо определить, завершён ли он. Но что именно это значит? 

Существует несколько способов определить, завершён ли ваш проект, но самым важным показателем является то, достигли ли вы целей, поставленных при планировании. Независимо от используемой методологии постановки целей, цели определяют успех вашего проекта и дают вам чёткое представление о том, к чему стремиться. Существует несколько методов постановки целей, включая цели и ключевые результаты (OKR), ключевые показатели эффективности (KPI) и SMART-цели. 

Не каждый проект достигает своих целей, и это нормально. Даже если вы не достигли своих целей, можно сказать, что ваш проект завершён, когда:

• Вы достигли результатов, указанных в области проекта. 

• Вы завершили хронологию проекта

• Вы использовали весь бюджет проекта

Восемь шагов к завершению проекта

Закрытие проекта не должно быть сложным. Работая над проектами, вы узнаете, что работает, а что нет для вашей команды. Обладая этими знаниями, вы можете разработать свои собственные передовые методы завершения проекта. 

Если вы впервые официально закрываете проект, попробуйте выполнить восемь шагов, описанных ниже. Записывайте, что работает, а что нет, чтобы в будущем можно было усовершенствовать процесс.

1. Выполните заключительные тесты

Этот первый шаг наиболее полезен для команд, ориентированных на запуск новых продуктов или функций. Прежде чем официально завершить работу над проектом, проведите финальные тесты, чтобы убедиться, что конечный результат стабилен и работает так, как ожидалось. Это важно, потому что после запуска производительность часто меняется, особенно если ваш продукт стал доступен большому количеству клиентов. Зачастую бывает трудно предсказать, как продукт будет работать в больших масштабах, до его фактического запуска. 

Помимо технических тестов, можно также отслеживать отзывы клиентов (особенно в социальных сетях), чтобы узнать, сталкиваются ли пользователи с какими-либо явными ошибками продукта. Если вы столкнётесь с серьёзными проблемами, создайте проект для их устранения.

2. Завершите незавершённые дела

Затем пришло время пересмотреть план проекта и отметить незавершенные задания. Это поможет вам завершить все незавершённые дела и не забыть о важных этапах. Если вы используете программное обеспечение для управления проектами, такое как Asana, этот шаг будет простым, потому что вы можете видеть все задания проекта в одном месте, а также их дату сдачи, ответственного и статус завершения. 

Если вы что-то забыли, не волнуйтесь. Проанализируйте все незавершённые задания и решите, входят ли они в область проекта или выходят за её рамки. Если они входят в объём работ, составьте план по их выполнению. Если они выходят за рамки объёма, сообщите об этом заинтересованным сторонам и передайте эти задания соответствующей команде. 

Представьте, что ваша команда разработчиков только что завершила проект по редизайну сайта, и вы понимаете, что не выполнили задание по обновлению баннеров на сайте. Ознакомившись с обоснованием области проекта, вы решите, что это задание не входит в объём работ, поскольку ваша команда в основном занималась улучшением инфраструктуры. Поэтому вы передаёте оставшееся задание команде дизайнеров, которая может использовать созданную вами инфраструктуру для обновления изображений баннеров. 

3. Выполните административные задания

Теперь, когда вы завершили все незавершённые дела, пришло время заняться административной стороной вашего проекта. Хотя административные задания могут варьироваться в зависимости от проекта, вот несколько общих задач, которые следует учитывать: 

• Убедитесь, что все файлы и активы проекта находятся в нужном месте и что заинтересованные стороны знают, где они находятся. 

• Обновите документацию по проекту, включая описание процессов, бюджет и график проекта. В рамках этого процесса сравните оценки с фактическими результатами, чтобы понять, были ли вы правы. Например, сравните предполагаемые и фактические результаты по бюджету и срокам проекта.

• Убедитесь, что проектные документы подписаны, например, контракты или соглашения с поставщиками. 

• Закройте все контракты на поставки, субподрядчиков, спонсоров или аналогичных внешних заинтересованных сторон. 

• Подведите итоги по финансам проекта. Убедитесь, что окончательные платежи получены или отправлены, и отправьте своей финансовой команде обновлённую информацию с окончательными показателями бюджета. 

• Убедитесь, что участники команды были переназначены на другие проекты. 

• При необходимости продайте или передайте оборудование ​​или другие ресурсы проекта другим командам. 

4. Сообщите команде о дальнейших действиях

Затем напишите команде, чтобы проинформировать её о вашем плане завершения. Сообщите им о следующих шагах, например о том, как вы будете решать или передавать ответственность за любые невыполненные задачи по проекту. Кроме того, расскажите команде о заключительных мероприятиях, на которых они должны присутствовать, например о ретроспективе, анализе проекта или заключительной встрече с заинтересованными сторонами. Если вы хотите, чтобы команда предоставила обратную связь во время анализа проекта, сообщите об этом сейчас, чтобы они могли начать подготовку. 

5. Сообщите заинтересованным лицам о завершении проекта и отправьте им итоговый отчёт

После того, как вы связались со своей командой, пришло время синхронизироваться с заинтересованными сторонами. Это может быть либо асинхронное обновление, либо официальное итоговое совещание. Независимо от формата, обязательно включите следующую информацию: 

• Итоговый отчёт, включающий краткое изложение того, что было достигнуто в рамках проекта, его результативность по сравнению с поставленными целями, а также любые ключевые успехи или неудачи. 

• Список невыполненных задач, которые входили в объём работ, и план их выполнения. 

• Список незавершённых задач, которые не входили в объём работ, с кратким объяснением и подробной информацией о том, как вы будете взаимодействовать с соответствующей командой. 

• Список быстрых действий, которые вы планируете выполнить в рамках текущего проекта или передать другой команде.

• Запрос обратной связи. В идеале это может быть письменная обратная связь в форме анкеты или опроса. 

6. Проведите совещание по итогам проекта

Проведение совещания по итогам проекта — лучший способ зафиксировать и проанализировать уроки, извлечённые в ходе каждого проекта. Во время такого совещания команда может высказать своё мнение о том, что прошло хорошо, что не удалось и что можно улучшить в следующий раз. 

Ниже приводятся несколько советов, которые следует учитывать при проведении следующего анализа: 

• Отправьте команде список вопросов для размышления как минимум за два дня до совещания. Это могут быть простые вопросы, например: «Что прошло хорошо, что не получилось и чему мы научились?» Это поможет вашей команде заранее структурировать свои мысли, чтобы они чувствовали себя подготовленными и готовыми к участию. 

• Во время совещания поделитесь своим экраном (если можете) и активно делайте заметки, чтобы записать отзывы каждого участника. Так команда увидит, что их вклад ценится. 

• Выделите каждому участнику команды время, чтобы поделиться своим мнением во время совещания. Так вы сможете убедиться, что голос каждого будет услышан. 

• В конце встречи поблагодарите участников команды за вклад. А когда вы преобразуете их отзывы в конкретные дела (мы перейдём к этому на следующем этапе), отправьте команде обновлённую информацию, чтобы они знали, как вы решаете их проблемы. 

7. Создайте дорожную карту улучшений

Проанализировав, как прошёл ваш проект, можно перейти к будущему. На этом этапе можно использовать дорожную карту проекта, чтобы спланировать, как вы будете улучшать и совершенствовать конечный результат и процессы управления: 

1. Рассмотрите окончательные результаты тестирования, полученные на первом этапе, и определите приоритетные проблемы, которые вы хотите решить. Например, если многие клиенты жалуются на медленную загрузку, можно уделить первостепенное внимание инициативе по повышению скорости загрузки сайта. 

2. Соберите отзывы, полученные от заинтересованных сторон и команды проекта. Найдите общие темы и выделите все дела, которые вы хотите решить. Например, если участники команды сообщили, что им не хватает времени на выполнение заданий, можно добавить в будущие графики проекта дополнительный буфер времени. 

3. Создайте дорожную карту, чтобы спланировать, как и когда вы будете решать эти дела. 

4. Попросите команду высказать своё мнение о дорожной карте и получите одобрение от заинтересованных сторон. 

Создание дорожной карты для будущих улучшений гарантирует, что вы продолжите совершенствовать и итерации своих конечных результатов и процессов управления проектами. Кроме того, это позволит вам официально закрыть текущий проект, а затем заняться улучшениями в рамках совершенно новой инициативы. Таким образом, вы сможете предотвратить затягивание проектов до тех пор, пока конечный результат не станет «идеальным» (что в любом случае недостижимо).

8. Отметьте достижения

И последнее, но не менее важное: выделите время, чтобы отпраздновать достижения своей команды. Благодарности — это ключ к созданию сильной организационной культуры и поощрению командной работы на рабочем месте.

Празднования могут принимать разные формы: подарки или открытки, благодарственное сообщение, «счастливый час» для команды или даже свободный день. Учитывайте динамику команды и предпочтения каждого участника и выбирайте вариант, который, по вашему мнению, понравится всем больше всего. 

Уверенное завершение

Поздравляем! Вы только что успешно завершили свой проект. Вы выполнили все задачи и уладили все вопросы. Теперь можно спокойно переходить к следующей инициативе, зная, что все вопросы решены и у вас есть конкретный план дальнейших действий. 

Если вы хотите стандартизировать процесс закрытия для своей команды, подумайте о том, чтобы превратить его в настраиваемый шаблон проекта. Шаблоны позволяют создать заранее определённый набор действий (например, список дел), который можно дублировать и использовать каждый раз при завершении проекта.