Извлечённые уроки

Вы только что завершили большой проект. Всё было хорошо, пока вы не поняли, что вашей команде пришлось переделывать работу, потому что ключевые файлы не были предоставлены вовремя. Это было неприятно, но, что еще хуже, вы могли бы предотвратить это, если бы раньше обратили внимание на эту аналитику.

Каждый завершенный проект дает ценные уроки. Но без структурированного способа их фиксации ваша команда рискует повторить ошибки или упустить из виду успехи. Шаблоны анализа полученного опыта от Asana помогают анализировать результаты проекта, собирать информацию от заинтересованных лиц и документировать ключевые выводы, чтобы вы могли принимать более взвешенные решения и постоянно улучшать рабочие процессы.

Кому нужен этот шаблон?

В Asana мы используем обзоры извлечённых уроков после каждой крупной инициативы, чтобы определить, что сработало, что не сработало и почему. Фиксирование извлечённых уроков с помощью готового шаблона помогает нам делать это быстрее и эффективнее. Шаблон позволяет не терять ценную аналитику, а каждая команда получает выгоду от структурированного и повторяемого процесса. Такой анализ помогает командам становиться сильнее с каждым новым проектом.

Этот шаблон идеально подходит для:

• менеджерам проектов, которые хотят извлечь уроки из завершённых проектов;

• командам, проводящим ретроспективы спринтов, подведение итогов или обзоры завершения проектов;

• Заинтересованным сторонам, стремящимся улучшить планирование и реализацию проектов

• командам по управлению проектами, создающим библиотеку знаний о проектах для использования в будущем.

Используйте этот шаблон для управления проектами, чтобы повысить их успешность в будущем, избежать повторения ошибок и принимать более обоснованные решения.

Зачем использовать шаблон анализа полученного опыта от Asana?

После завершения проекта важно, чтобы ваша команда собрала ключевую аналитику, прежде чем двигаться дальше. Специальный шаблон делает этот процесс последовательным, практичным и простым для повторного использования.

С помощью этого шаблона Asana можно выполнять следующие действия:

• Сосредоточить обсуждения на ключевых темах. Используйте структурированные подсказки, чтобы понять, что прошло хорошо, а что нет и почему, например, пропущенный дедлайн или изменение объёма работ в последнюю минуту.

• Собирать информацию от заинтересованных сторон в реальном времени. Используйте комментарии и формы для сбора аналитики от проектной команды и заинтересованных лиц.

• Преобразовывать аналитику в задачи. Превратите уроки в чёткие и практические действия. Например, если ответственность за задачу была неясна, в следующий раз заранее решите, кто будет за неё отвечать.

• Избегайте повторения ошибок. Выявляйте первопричины, такие как пробелы в общении или нечёткие требования, и определяйте задачи для планирования и реализации будущих проектов, например уточнение сроков или улучшение процедур передачи.

• Отслеживайте ход выполнения последующих действий. Назначьте ответственных и дедлайны для задач, например, свяжитесь с заинтересованными сторонами проекта, чтобы убедиться, что все согласны с новым процессом подтверждения.

• Создайте базу знаний с возможностью поиска. Сохраняйте отчёты о накопленном опыте доступными и связанными с исходным проектом.

• Согласуйте непрерывное улучшение. Задокументируйте, что сработало хорошо, чтобы повторить успех в аналогичных проектах.

Как использовать этот шаблон

После завершения проекта запланируйте совещание по обобщению накопленного опыта и пригласите на него команду проекта и заинтересованных лиц. Затем:

1. Дублируйте и переименуйте шаблон. Создайте копию шаблона и дайте ей понятное название, по которому её можно будет найти. Примеры: «Кампания за второй квартал: извлечённые уроки», «Анализ результатов редизайна сайта» или «Обзор адаптации работников». Это поможет упорядочить рабочее пространство и упростит поиск отчётов в будущем.

2. Определите повестку совещания. Опишите такие темы, как успехи, проблемы, цели проекта и будущие рекомендации. Начните с брифа по проекту и объясните цель сессии.

3. Соберите отзывы. Используйте формы или общие документы, чтобы заранее собрать индивидуальные мнения. Предложите участникам рассказать о том, что прошло хорошо, что не удалось, и о любых повторяющихся проблемах.

4. Обсудите результаты в группе. Пройдитесь по ключевым этапам и результатам проекта. Проанализируйте причины успехов и неудач, а не только поверхностные симптомы.

5. Запишите выводы. Запишите основные выводы по таким категориям, как успехи, упущения и первопричины. По возможности приведите подтверждающие доказательства или примеры.

6. Назначьте задачи. Преобразуйте извлечённые уроки в конкретные действия. Создавайте практические задачи, назначайте исполнителей и устанавливайте сроки выполнения.

7. Поделитесь отчётом. Храните отчёт об извлечённых уроках вместе с проектом. Пометьте его для использования в будущем и сделайте доступным для команд, которые будут выполнять аналогичные проекты.

Функции Asana, упрощающие анализ извлечённых уроков

Чтобы собрать значимые выводы, не нужны сложные настройки. Эти функции Asana упрощают сбор обратной связи, документирование аналитики и отслеживание улучшений.

• формы: стандартизируйте сбор информации от заинтересованных сторон для каждого проекта, например, с помощью быстрого опроса после запуска продукта или мероприятия по продажам;

• Настраиваемые поля: отмечайте ключевые выводы по названию проекта или типу проблемы, чтобы было проще находить тенденции, например, помечать обратную связь как «проблемы с передачей» или «размывание объёма».

• Вехи: отмечайте ключевые поворотные моменты, такие как задержка подтверждения или изменение объёма работ, чтобы не забыть о них при анализе.

• Комментарии к задачам: позвольте участникам команды делиться контекстом непосредственно в уроках, например, указывать, почему дедлайн был пропущен или что помогло его соблюсти.

• Вложения: прикрепляйте к каждому уроку подтверждающие доказательства, результаты или итоговые отчёты.

• Asana AI: позвольте ИИ обобщать обратную связь, предлагать аналитику и определять темы по нескольким извлечённым урокам, например нечёткие роли или изменения в последнюю минуту.

• Обновления статуса: делитесь ключевыми выводами и планами последующих действий в кратком обновлении, чтобы все могли видеть основные моменты без необходимости проведения ещё одного совещания.

Рекомендуемые интеграции

Подключите шаблон учёта полученного опыта к инструментам, которые уже используются вашей командой. Независимо от того, собираете ли вы отзывы о кампании, делитесь ли дизайном или просматриваете техническую документацию, эти интеграции помогут вам хранить всё в одном месте и сократить количество переходов между инструментами для управления проектами.

Ещё больше вариантов можно найти в каталоге приложений Asana.

• Slack: собирайте обратную связь в режиме реального времени во время подведения итогов проекта и превращайте сообщения в задачи Asana.

• Microsoft Teams: проводите совместные обсуждения извлечённых уроков с интегрированным созданием задач во время совещаний.

• Google Диск: прикрепляйте файлы, такие как итоговые отчёты, ретроспективы или хронологии проектов, для контекста.

• Figma: встраивайте файлы дизайна и прототипы, чтобы ссылаться на визуальную работу или обратную связь по UX во время анализа.

• Coview: прикрепляйте записи экрана и визуальную обратную связь, чтобы обеспечить более глубокий контекст для решения проблем или пропущенных шагов.

• GitLab: привязывайте репозитории кода или объединяйте истории запросов для анализа результатов, связанных с технической работой.

• Threads: фиксируйте и синхронизируйте обсуждения команды из Threads, чтобы использовать их в сессии по обобщению опыта.

• Jira Cloud: синхронизируйте аналитику по итогам проекта между техническими и нетехническими командами. Подключить Jira

• Dropbox: загружайте материалы по завершении проекта прямо в задачу или отчёт с выводами.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах анализа результатов