Как эффективно делегировать: 10 советов по распределению задач для руководителей

Иногда самое ценное, что вы можете сделать как руководитель, — это делегировать работу. Это не только даёт вам больше времени на важные задачи, но и позволяет участникам команды участвовать в интересных проектах. 

Однако для новых руководителей понимание того, что и как делегировать, может быть непростой задачей. Делегирование — это навык руководства, который можно развить со временем. В этой статье мы дадим вам 10 советов, которые помогут вам стать лучшим делегантом.

Что такое делегирование?

Делегирование — это передача задач и инициатив другим участникам команды. Вы можете делегировать работу, чтобы более равномерно распределить ответственность, или потому, что задача или инициатива больше соответствует приоритетам, навыкам или интересам другого участника команды. 

Умение делегировать делает вас лучшим руководителем. Делегирование не только помогает вам выполнять важную работу, но и дает команде возможность участвовать в интересных проектах. Эффективное делегирование укрепляет навыки команды и позволяет участникам развивать новые сильные стороны. 

Почему делегирование так важно? 

Умение делегировать важно по двум основным причинам: максимальное повышение продуктивности и укрепление доверия. При эффективном делегировании большие группы достигают большего, чем отдельные люди. Это также предотвращает выгорание и переработку— ваша роль заключается не в том, чтобы делать всё, а в том, чтобы назначать нужные задачи нужным людям.

Сильные навыки делегирования помогают вам сосредоточиться на общих целях, одновременно развивая сильные стороны вашей команды. Умение делегировать задачи позволяет участникам команды брать на себя ответственность, повышать уверенность и совершенствовать свои навыки. Со временем, предоставляя людям возможности для развития, вы повысите производительность команды, стимулируете рост руководства и обеспечите долгосрочный успех.

10 советов по делегированию для руководителей

Научившись делегировать работу, вы станете лучшим руководителем и позволите участникам своей команды участвовать в интересных проектах. Попробуйте применить на практике эти 10 советов, чтобы начать процесс делегирования.

1. Определите работу, которую можно делегировать

Не всё можно делегировать. Некоторые задачи носят стратегический или критически важный характер и требуют вашего личного внимания. Прежде чем начать делегирование, оцените важность задачи и последствия её передачи. 

Тем не менее, вы можете делегировать важные задачи, если у участника команды есть необходимые навыки. Однако эффективное делегирование по-прежнему требует контроля — вы остаетесь ответственными за результат. 

Идеальная работа для делегирования включает в себя:

• Повторяющиеся задачи: если задание регулярно повторяется, делегирование освобождает ваше время, обеспечивая при этом согласованность.

• задачи, соответствующие интересам участников команды: если кто-то хочет развить навык, делегируйте работу, которая способствует его росту;

• задачи, связанные с целями команды: делегирование работает лучше всего, когда назначенные задачи способствуют профессиональному развитию сотрудника.

2. Учитесь отпускать

Для новых руководителей делегирование обязанностей может показаться сложной задачей — вы доверяете важные задачи другим. Но умение эффективно делегировать задачи — ключевой навык руководства.

Начинайте с малого. Прежде чем переходить к крупным проектам, делегируйте менее важные задачи. Будьте терпеливы — как к себе, так и к своей команде. Делегирование задач требует времени, и поначалу ваши сотрудники могут выполнять их дольше, чем вы. Однако делегирование задач помогает им развивать навыки, одновременно снижая вашу нагрузку.

3. Расставляйте приоритеты перед делегированием

Чтобы научиться делегировать, нужно оценивать приоритет и сложность задания. Если конкретная задача срочная, она должна быть выполнена быстро — либо вами, либо подходящим сотрудником. Главное — понимать, что требует вашего непосредственного внимания, а что можно поручить другим.

Лучший способ прояснить приоритеты — связать конкретные задачи с более масштабными целями группы. Когда команда понимает, почему её работа важна, ей проще расставлять приоритеты и эффективно делегировать задачи. Используйте общий инструмент для управления проектами, чтобы отслеживать выполнение задач. Это повышает ответственность и улучшает делегирование задач в команде.

4. Понимайте сильные стороны каждого участника команды

Часть делегирования — убедиться, что человек, которому вы передаёте работу, настроен на успех. Эффективное делегирование работы состоит из двух элементов:

1. Делегирование работы участникам команды, обладающим навыками в этой области.

2. Предоставление членам команды возможности развивать новые навыки. 

Учитывайте сильные стороны и интересы каждого участника команды. Во время следующей индивидуальной встречи спросите, какие навыки они хотят развить и какие новые навыки они хотели бы освоить. Делегирование задач, соответствующих их целям, повышает удовлетворённость работой и поддерживает их вовлечённость.

5. Предоставляйте контекст и рекомендации

Делегируя задачи, предоставляйте команде контекст и рекомендации, необходимые для успеха. Четкое делегирование ответственности включает в себя следующее:

• Как выполнить задачу

• Дедлайны и приоритеты

• Соответствующие документы и детали

• необходимые инструменты и ресурсы;

• Цели и ожидаемые результаты

• Связанные задачи

Задача, которая кажется вам простой, может быть новой для них. Научиться делегировать в качестве руководителя можно, начав с чёткого общения. Перед началом работы расскажите о задаче, ответьте на вопросы и убедитесь, что у подчинённых есть всё необходимое.

6. Инвестируйте в обучение

Иногда делегирование полномочий кажется невозможным, но обучение вашей команды может изменить это. Вместо того чтобы выполнять работу, которую можете сделать только вы, научите участников команды справляться с ней. Это ключевой метод делегирования, который снижает вашу загрузку и развивает навыки сотрудников.

Обучение требует времени, но если вы хотите научиться делегировать, инвестиции в команду необходимы. Это также улучшает ваши навыки управления временем и помогает команде расти.

Избегайте микроменеджмента — позвольте участникам команды решать проблемы самостоятельно. Если они застрянут, задавайте вопросы, чтобы направить их мышление, а не давать немедленное решение. Сильные навыки принятия решений необходимы как для развития команды, так и для эффективного делегирования. Чем больше вы инвестируете в обучение, тем проще становится делегирование работы.

7. Отдавайте приоритет общению и обратной связи

Делегирование работы — это действительно хорошая возможность для двусторонней обратной связи и общения. Убедитесь, что у людей есть возможность обратиться к вам с вопросами, и запланируйте регулярные проверки прогресса.

Предоставляйте обратную связь о проделанной р��боте, чтобы улучшить делегирование задач в будущем. Спросите их мнение: была ли у них вся необходимая информация? Были ли пробелы, которые усложнили выполнение задачи? Научиться делегировать — это навык, который требует времени, а постоянная обратная связь помогает со временем совершенствовать методы делегирования.

8. Сосредоточьтесь на результатах

Цель делегирования работы — не в том, чтобы она была выполнена именно так, как вы хотели, а в достижении нужных результатов. Позвольте сотрудникам разработать собственный подход, а не контролируйте каждый их шаг.

Не нужно подробно объяснять, как выполнять задание. Сосредоточьтесь на результате и доверьтесь процессу. Предоставление автономии укрепляет навыки принятия решений и демонстрирует уверенность в способностях сотрудников.

9. Доверяйте, но проверяйте

Делегировав работу, отойдите в сторону и позвольте сотруднику взять на себя ответственность. Периодически предлагайте поддержку, но не контролируйте каждый шаг — сотрудникам нужно пространство для работы.

Однако делегирование в управлении не означает потерю контроля. Если вы новичок в делегировании задач, настройте цикл проверки, чтобы оценивать результаты и при необходимости вносить коррективы. Вы по-прежнему несёте ответственность за конечный результат.

10. Отметьте завершенный проект

Эффективное делегирование работы дает участникам команды возможность развивать новые навыки, но признание тоже имеет значение. По завершении работы убедитесь, что они получили признание за свой вклад.

Если другие предполагают, что вы завершили задачу, исправьте их. Признание вклада укрепляет доверие к вашим навыкам делегирования. Научиться эффективно делегировать задачи — это не просто распределять работу, а расширять возможности своей команды и признавать её успех.

Примеры делегирования

Делегирование задач — это не сброс работы на других, а назначение подходящего задания наиболее подходящему для него сотруднику. Вот несколько примеров того, как эффективные руководители распределяют обязанности, одновременно повышая удовлетворённость работой и способствуя профессиональному росту:

• Управление проектами. Хороший руководитель назначает сотрудника руководить конкретным этапом проекта, позволяя ему развивать новые навыки координации и планирования. Менеджер по-прежнему периодически проверяет, как идут дела, но не контролирует каждую деталь.

• Общение с клиентами: руководитель команды делегирует рутинные задачи по работе с клиентами младшему сотруднику, освобождая время для принятия решений более высокого уровня и предоставляя ему ценный опыт в управлении отношениями.

• Административная поддержка: руководитель отдела поручает ввод данных и планирование помощнику, что позволяет ему уделять больше внимания стратегическим инициативам, обеспечивая при этом эффективное выполнение задач.

• Обучение и наставничество: старший работник берёт на себя роль наставника для новых сотрудников, укрепляя свой собственный опыт и давая новым членам команды структурированные рекомендации.

• Межфункциональное сотрудничество: вместо того чтобы самостоятельно готовить отчёт, руководитель назначает раздел каждому участнику команды, чтобы в конечном продукте отразился опыт разных отделов.

Эти методы делегирования улучшают навыки управления временем, предоставляют возможности для развития и помогают руководителям стать более эффективными в своей роли. В чём же секрет? Назначение конкретных задач на основе навыков, предложение поддержки без чрезмерного участия и доверие процессу.

Когда делегировать работу

Не существует единого сценария, когда следует делегировать работу. Но в целом, чтобы определить, когда делегирование задач будет полезным, задайте себе следующие вопросы. 

Вопросы, которые следует задать перед делегированием заданий: 

• Соответствует ли эта работа приоритетам другого участника команды?

• Есть ли кто-то ещё, у кого есть информация и контекст для выполнения этой работы? 

• Является ли эта работа возможностью для кого-то другого расти и развивать свои навыки? 

• Будет ли эта работа повторяться в будущем? 

• Есть ли у меня время, чтобы эффективно делегировать эту работу, включая обучение другого человека, ответы на его вопросы и проверку его работы? 

• Должен ли я лично работать над этим (потому что это важно или критично для бизнеса)?

• Повлияет ли невыполнение этой задачи на успех проекта? 

• Есть ли у нас время, чтобы переделать работу, если это потребуется?  

Обучение тому, как улучшить навыки делегирования, начинается с постановки правильных вопросов. Не обязательно отвечать на все вопросы утвердительно, но учет этих факторов поможет определить, какие задачи лучше всего делегировать.

Упростите делегирование с помощью инструментов для управления работой

Делегирование работы — это отличный способ не только развить свои личные управленческие навыки, но и поддержать профессиональное развитие всей команды. Чтобы настроить своих коллег на успех, убедитесь, что у них есть вся информация, необходимая для правильного выполнения делегированной задачи. 

Если вы ещё не сделали этого, воспользуйтесь инструментом для управления проектами. Общий источник достоверной информации, такой как инструмент для управления проектами, дает команде повышенную прозрачность и неограниченный доступ к контексту, необходимому для качественного выполнения работы.

Часто задаваемые вопросы о значении и методах делегирования