Чувствуете, что перегружены? Стратегии поиска баланса для отдельных сотрудников и команд

Джулия Мартинс, фото автораJulia Martins17 мая 2021 г.8 мин. на чтение
facebooktwitterlinkedin
Изображение для статьи о признаках перегруженности

Занимаетесь любимым делом или отмечаете профессиональные успехи — на работе вы каждый день одерживаете множество больших и маленьких побед. Но если вы часто испытываете стресс, а не удовлетворение, вы, возможно, страдаете от перегруженности.

Усердно работать очень важно, но столь же важно поддерживать высокое качество жизни. Ключ к предотвращению переработок — отдавать приоритет качеству, а не количеству работы.

Если лично вы чувствуете перегруженность, с этим можно справиться, установив границы и проинформировав о них своего руководителя. Руководители же могут предотвращать перегруженность команды, поддерживая сотрудников и предоставляя им всю необходимую информацию о работе. В этой статье мы расскажем о некоторых распространённых признаках и причинах перегруженности, а также о том, как можно справиться со своим переутомлением или помочь команде как руководитель.

Как заметить перегруженность

Возможно, на работе вы испытываете стресс — но как понять, что это именно перегруженность? Перегруженность наступает тогда, когда вы работаете слишком усердно, слишком много или слишком долго. Если вы чувствуете, что на работе вы расходуете больше сил, чем у вас есть — физически, умственно или эмоционально — скорее всего, вы перегружены.

Разница между перегруженностью и выгоранием

Постоянные переработки могут привести к выгоранию. В 2019 году Всемирная организация здравоохранения классифицировала выгорание как явление, вызываемое хроническим стрессом на работе. Согласно исследованию «Анатомия работы: тенденции и вызовы» в 2020 году 71% работников умственного труда сталкивались с выгоранием как минимум один раз. Из них почти половина (46 %) назвали перегруженность ключевым фактором, влияющим на развитие выгорания.

Читайте о том, как преодолевать выгорание в распределённом мире

Признаки перегруженности

Стресс — только один симптом перегруженности. Среди других возможных последствий:

  • Вялость

  • Постоянный стресс на работе

  • Тревожность перед работой, которая накатывает, например, в воскресенье

  • Невозможность отвлечься от работы 

  • Ощущение, что вы не справляетесь с жизнью из-за стресса, связанного с работой

  • Отдаление от друзей и семьи

  • Сниженное качество работы, несмотря на все ваши усилия

Переработки и переутомление не просто неприятны — выгорание в течение длительного времени может пагубно сказаться на вашем здоровье, влияя на сон и энергичность. Найти здоровый баланс между работой и личной жизнью важно для вашего ментального и физического здоровья.

Пять распространённых причин перегруженности

Возможно, вы чувствуете перегруженность и переутомление — но откуда всё это берётся? Перегруженность — это не просто ваше ощущение — она связана с реальными проблемами в вашей организации или сложившейся в ней культуре труда. Первым шагом в борьбе с перегруженностью должно быть понимание её причин.

1. Работа по организации работы

Работа по организации работы — это вся та деятельность, на которую вы тратите время, вместо того, чтобы заниматься значимыми задачами. Сюда входит поиск документов, напоминания о необходимости что-то согласовать, процесс выяснения статуса задач и многое другое. Мы часто без вопросов берёмся за работу по организации работы, думая, что так уж устроен мир. Но время, которое мы тратим на всю эту рутину, можно было бы направить на действительно важные дела.

Читать о том, как работа по организации работы мешает настоящей работе

Согласно исследованию «Анатомия работы: тенденции и вызовы» в среднем работник умственного труда тратит 60% времени на работу по организации работы. Это значит, что только 40% каждого рабочего дня вы уделяете выполнению задач, ради которых вас и наняли. Проблема в том, что в каждом дне одинаковое количество часов. И когда работа по организации работы поглощает огромную часть рабочего дня, нам кажется, что нужно работать больше, чтобы всё успеть.

2. Изолированность работы

Ещё одним часто встречающимся фактором стресса на рабочем месте является изолированность работы. Когда вы не понимаете, что делают ваши коллеги, или какое значение ваша работа имеет для организации, вы не можете выполнять её эффективно. Без прозрачного обмена информацией работники умственного труда тратят много времени на её поиск и многократно делают одну и ту же работу. В среднем, работники умственного труда сейчас тратят 13% рабочего времени на задачи, которые уже были кем-то выполнены (в 2019 году на это уходило 10% времени), а ведь это 246 часов работы в год, выброшенные на помойку.

3. Отсутствие связанных целей

Очень важно понимать, как выполняемая вами работа влияет на вашу компанию. Без этой связи вам может казаться, что все ваши труды напрасны. Хуже того, вы не знаете, каким задачам отдавать приоритет, из-за чего начинает казаться, что они все чрезвычайно важны.

И наоборот, когда вы понимаете, как ваша работа влияет на инициативы команды и компании в целом, вам проще разобраться с меняющимися приоритетами и сдвигающимся сроками. Вместо того чтобы отчаянно искать информацию или пытаться понять, как изменить приоритеты имеющихся задач, когда поменялись сроки их выполнения или на вас свалился новый проект, вы можете эффективно выполнять наиболее важную работу.

Читать о том, как создать пирамиду ясности с помощью целей в Asana

4. Мир, в котором нужно всегда быть на связи

Мы живём в эпоху безумной экономики, где вы испытываете повышенное давление, связанное с необходимостью всегда быть на связи, которое заставляет сотрудников думать, что они должны работать дольше, чтобы соответствовать ожиданиям. Сколько раз вы проверяли почту, едва открыв глаза утром, или отвечали на вопросы по работе на выходных? Всё это стало стандартной частью рабочего взаимодействия, которая вносит существенный вклад в развитие перегруженности и выгорания.

5. Использование слишком большого количества приложений

Согласно исследованию в среднем работники умственного труда используют около 10 различных инструментов и переключаются между ними до 25 раз за день. Сегодня кажется совершенно нормальным выполнять работу в одной программе, отслеживать её во второй и вести обсуждения работы в третьей. Но переключение между приложениями может привести к тому, то информация теряется. Больше четверти (27%) сотрудников считают, что при переключении между приложениями они теряют задачи и важную информацию.

Кроме того, у 80% работников умственного труда всегда открыта электронная почти или другие приложения для общения. Но если постоянно переключаться между приложениями, будет сложнее эффективно определять приоритет работы. Связано это с тем, что каждое уведомление кажется очень важным, поэтому с ним нужно разобраться прямо сейчас.

Читать о четырёх способах управления плотными графиками и изменения приоритетов

Советы о том, как справиться с личной перегруженностью: 3 шага к тому, чтобы защитить себя

Если вы чувствуете перегруженность, не следует пытаться её игнорировать или бежать от этого чувства. Идея избежать перегруженности, сменив работу, может казаться привлекательной. Найти другую работу всего лишь один из вариантов — и для некоторых ситуаций он является наилучшим. Но если просто убежать от этой проблемы, она может появиться и в будущем. Вместо этого вам стоит научиться находить причины стресса и перегруженности, а также защищать свои потребности на работе.

И это хорошо не только для вас лично. Когда вы демонстрируете, что можете сократить перегруженность, чтобы сосредоточиться на более приоритетной работе, вы показываете своему руководителю, что думаете о том, какое значение ваша работа имеет для команды и компании в целом, а не просто стараетесь быть продуктивнее ради самой продуктивности. Ставя здоровье и благополучие во главу угла, вы также положительно влияете на эффективность своей работы.

В целом, лучший способ защитить себя — поговорить с руководителем о загрузке и найти решение вместе. Перед этим разговором подготовьте план, чтобы он прошёл максимально эффективно.

1. Отслеживайте всё, чем занимаетесь

Если вы не уверены, почему чувствуете перегруженность, начните отслеживать свои ежедневные задачи и записывать, сколько времени вы тратите на каждую из них. Если вы продолжаете трудиться после окончания рабочего времени, запишите и это, а также не забудьте о тех сообщениях, на которые вы как будто не можете не ответить после рабочего дня.

Вот какие преимущества даёт отслеживание текущей работы:

  • Выявление задач, которые занимают слишком много времени. Одна из частых причин перегруженности — перфекционизм. Найдите простые задачи, на которые вы тратите слишком много времени, просто потому что хотите всё сделать идеально. Отслеживая количество затраченного времени, можно понять, какие задачи занимают больше времени, чем ожидалось, и внести необходимые коррективы.

  • Контроль отвлекающих уведомлений. Мы часто отвлекаемся от работы, когда видим на экране значок уведомления. Это вырывает вас из состояния потока и может нарушить составленный план на день. Попробуйте использовать режим «Не беспокоить», когда хотите сконцентрироваться на работе, не отвлекаясь на всё остальное.

  • Обнаружение скрытой работы. Ещё одной причиной перегруженности является скрытая работа — задачи, над которыми мы не планировали работать. Если вы этого ещё не делаете, начните отслеживать задачи в инструменте для ведения списков дел, чтобы точно понимать, что вам нужно сделать каждый день. 

  • Сравнение возложенных на вас обязанностей и должностной инструкции. Может быть, за месяцы и годы работы у вас набралось много дополнительных обязанностей? Если ваши текущие задачи существенно расходятся с описанными в должностной инструкции, поговорите с руководителем о возможности изменить название вашей должности или структуры оплаты. 

  • Определение того, что работы слишком много. Иногда причина перегруженности проста: вам просто не хватает рабочего времени, чтобы справиться со всеми задачами. Если причина в этом, вы можете обратиться к руководителю и расставить приоритеты, а также попробовать делегировать или отложить наименее важные задачи.

Читать о 15 секретах создания по-настоящему полезного списка дел

2. Связывайте свою работу с целями компании

Понимая, как ваша работа влияет на цели команды и компании в целом, можно точнее определять приоритет проектов, над которыми работаете вы. Чтобы быть эффективным сотрудником, нужно не пытаться делать как можно больше работы, а стараться уделять основное внимание наиболее важным задачам.

Перед тем, как поговорить с руководителем, подумайте о своих целях. Какие инициативы поддерживает ваша работа. Или, наоборот, работаете ли вы над чем-то, что никак не связано со стоящими перед вами целями? Можете ли вы делегировать что-то другому сотруднику или отложить на более поздний срок?

3. Создайте план действий вместе с руководителем

Говорить с начальством о своей перегруженности может быть сложно, но это важно для обеих сторон. Ваш руководитель хочет, чтобы вы были успешны, так что дайте ему знать, что ваш уровень стресса повысился, а нагрузка кажется непосильной. Попробуйте поговорить об этом во время вашей следующей встречи один на один. А если вы не встречаетесь на регулярной основе, запросите такую встречу, чтобы обсудить свою загрузку.

Советы для руководителей: 6 способов предотвратить выгорание у сотрудников

Возможно, вы лично не чувствуете перегруженности, но полагаете, что сотрудник страдает от выгорания. Как руководитель команды вы можете сделать так, чтобы сотрудник почувствовал поддержку, предоставляя ему необходимую информацию и инструменты для выполнения наиболее важной работы. Вот, как это сделать. 

Читать руководство по предотвращению выгорания для руководителей

1. Задавайте вопросы

Самый простой способ борьбы с выгоранием — спрашивать у сотрудников, не чувствуют ли они себя перегруженными. Это особенно важно, если вы замечаете, что кто-то перерабатывает или отвечает на рабочую почту по выходным. Кому-то нравится такой стиль работы, и быстрый ответ на письмо или немного работы в нерабочее время не являются для них источником стресса. Другие могут страдать от этого, но не знают, что с этим делать. Задавая вопросы о выгорании, вы даёте перегруженным сотрудникам возможность начать этот разговор, поделиться своими эмоциями и начать менять ситуацию к лучшему.

Читать о том, почему встречи «один на один» так важны для успеха команды

2. Предоставляйте необходимую информацию 

Чтобы предотвратить выгорание, сделайте так, чтобы у сотрудников были все сведения, необходимые для успеха. Сюда входит информация о том, как их работа связана с целями компании, что делают другие сотрудники, и каков статус различных рабочих инициатив. Делясь этими данными, вы предоставляете сотрудникам контекст, необходимый для понимания обстановки на работе и определения приоритета ключевых инициатив.

Читать статью «Чем больше рабочая нагрузка, тем выше стресс. Узнайте, как с этим справиться»

3. Отдавайте приоритет результату 

Ещё один способ поддержать сотрудников — предоставить им свободу в выполнении своей работы. Когда у людей есть вся необходимая для успеха информация, им также нужна возможность решать, как именно его добиться. 

Предлагайте сотрудникам ставить во главу угла результат и сделайте это стандартом работы в вашей команде. Например, рекомендуйте сотрудникам:

  • Отказываться от ненужных совещаний. Согласно нашему исследованию, в прошлом году бессмысленные совещания стоили сотрудникам около 157 часов продуктивного труда, которые можно было бы потратить на что-то полезное. Дайте сотрудникам возможность отказываться от посещения совещаний, которые им на самом деле не нужны.

  • Делегировать работу, которая не направлена на результат. Если сотрудник работает над задачей, которая не связана с его целями, порекомендуйте делегировать её коллеге, для которого она более важна.

  • Говорить «нет», объясняя причину. Один из наиболее важных умений для сотрудников — отказываться от работы. Это может быть сложно. Чтобы упростить эту задачу, можно обосновать такой отказ. Так сотрудники могут сказать: «У меня сейчас нет времени на эту задачу, потому что в приоритете у меня задачи X и Y».

4. Интегрируйте и автоматизируйте

Существенную часть работы по организации работы составляет ручной труд — например, запрос согласований, отслеживание статусов работы или переключение между рабочими инструментами. Все эти задачи отнимают время и умственную энергию. Для того чтобы уйти от этого, стоит проверить, предлагают ли используемые инструменты возможности интеграции с другими приложениями. Также можно поискать способы автоматизировать рутинные задачи, чтобы у команды было больше времени на важную работу.

5. Попробуйте управление загрузкой

Управление загрузкой — это процесс эффективного распределения работы в команде и управления ею. Качественное управление загрузкой позволяет улучшить результаты и избавиться от хаоса, благодаря чему сотрудники будут чувствовать удовлетворённость, а не перегруженность.

Если вы ещё не используете методы управления загрузкой, возьмите их на вооружение, чтобы не только сократить риск выгорания для сотрудников, испытывающих стресс, но и предотвратить ощущение перегруженности. Добиться этого можно путём отслеживания занятости каждого сотрудника с помощью инструментов для управления загрузкой.

Читать о том, как эффективно управлять загрузкой своей группы

6. В случае сомнений подавайте пример

Лучше всего будет, если вы покажете сотрудникам, что цените их время и энергию, избавившись от своих личных переработок. Если сотрудники видят, что вы отвечаете на почтовые сообщения по выходным, им будет казаться, что и они должны так делать.

Вы можете показывать пример различными способами, чтобы продемонстрировать всем, как вы разделяете работу и личную жизнь. Вот несколько вариантов:

  • Отказываться от дополнительной работы

  • Брать отгулы — и поощрять сотрудников делать то же самое

  • Не отвечать на сообщения по работе во время отпуска

  • Не писать сообщения или не просить ни о чём в нерабочее время

  • Отразить в своём календарь ваш рабочий график — в том числе время, отведённое на посещения врачей или время с семьёй

Будучи лидером, я понимаю, что задавать тон культуре компании — моя обязанность. Если у меня не будет баланса между работой и личной жизнью, то я буду беспокоиться о том, что его не будет и у сотрудников.
Читать о том, как быть примером для других, со слов одного из руководителей Asana

Как найти здоровый баланс

Стараетесь ли вы справиться с собственным выгоранием или хотите поддержать переутомлённых коллег, для этого важны ясность и коммуникация. Найдя баланс между усердной работой и качественной жизнью, вы будете более успешны как в работе, так и в других сферах.

Повысить продуктивность с помощью Asana

Дополнительные ресурсы

Статья

What is deep work? 7 rules to boost concentration and unleash your full potential