Effective one-on-one meetings: Free template and agenda

Встречи один на один проводятся во многих стартапах, включая наш. Но есть веская причина, по которой мы уделяем им приоритетное внимание в наших календарях (несмотря на все наши попытки сократить количество совещаний). Встречи один на один — это лучший способ для руководителей и их подчинённых обсудить насущные вопросы, укрепить отношения и дать сотрудникам понять, что они работают над достижением своих целей — как на работе, так и в других сферах. Однако без правильной структуры, повестки и мышления встреча один на один может стать просто ещё одной встречей в вашем расписании. Вот наш тактический план, который поможет сделать встречу один на один самой важной, независимо от того, являетесь ли вы руководителем или сотрудником.

Что такое встреча один на один?

Встреча один на один — это выделенное время в календаре и в вашей голове для открытого и ожидаемого разговора между руководителем и сотрудником. В отличие от отчётов о статусе или тактических совещаний, встреча один на один — это место для коучинга, наставничества, предоставления контекста или даже выражения эмоций. Встреча один на один выходит за рамки политики открытых дверей и выделяет время на регулярной основе для общения и взаимодействия между коллегами и руководителями.

Вы тратите так много времени на поиск отличных людей, что стоит помочь им стать лучшими.”

Какова цель встречи один на один?

Встречи один на один служат основой для прямого и открытого общения между руководителями и участниками их команд. Эти встречи помогают укрепить доверие и имеют решающее значение для понимания личных целей, решения проблем и формирования культуры доверия и прозрачности в команде. 

Например, руководитель проекта может использовать встречу один на один, чтобы предоставить персонализированную обратную связь сотруднику, помогая ему ориентироваться на карьерном пути и согласовывать свои личные цели с целями компании. Чтобы каждый участник команды чувствовал поддержку и признательность, это время выделяется для развития каждого человека, а также для решения любых проблем, с которыми он может столкнуться.

Преимущества встреч один на один

Индивидуальные встречи имеют явные преимущества перед групповыми совещаниями. Они сосредоточены на индивидуальной производительности сотрудников и целях карьерного роста, а также дают возможность устранить конкретные препятствия и обсудить достижения. 

В отличие от групповых встреч, где вопросы для обсуждения носят общий характер и направлены на достижение групповых целей, встречи один на один укрепляют рабочие отношения и позволяют в конфиденциальной обстановке обсудить повседневные проблемы и успехи. Этот личный формат идеально подходит для предоставления конструктивной обратной связи и согласования индивидуальных усилий с результатами работы команды.

Повышение вовлечённости сотрудников

Встречи один на один значительно повышают вовлечённость сотрудников, показывая участникам команды, что их мнения и вклад ценятся. Регулярные обсуждения работы и карьерных устремлений помогают сотрудникам чувствовать себя более вовлечёнными и приверженными своим обязанностям и организации.

Персонализированная обратная связь и развитие

Регулярные личные встречи дают уникальную возможность для индивидуальной обратной связи и профессионального развития. Руководители могут сосредоточиться на сильных сторонах участника команды и областях, требующих улучшения, установить четкие ожидания и определить индивидуальные планы роста. Эта стратегия улучшает благополучие сотрудников, а также способствует профессиональному развитию.

Улучшенное отслеживание производительности

Встречи один на один позволяют постоянно оценивать эффективность работы сотрудника в сравнении с его целями. Этот непрерывный цикл обратной связи позволяет вносить коррективы в стратегии или направления работы в режиме реального времени, чтобы участники команды могли достигать своих целей или превосходить их.

Построение взаимопонимания между руководителями и сотрудниками

Регулярные индивидуальные встречи помогают выстраивать более прочные и доверительные отношения между руководителями и их непосредственными подчинёнными. Эти встречи создают безопасное пространство для открытого диалога, в котором сотрудники могут делиться идеями, озвучивать проблемы и обращаться за советом, не опасаясь осуждения. Индивидуальные беседы часто способствуют созданию более сплочённой и поддерживающей командной среды.

Как провести встречу один на один

Организованный подход может иметь решающее значение для эффективного проведения встреч один на один. Вот пошаговое руководство, в котором подробно описано, как провести продуктивную и содержательную встречу один на один.

Шаг 1. Подготовьтесь заранее

Подготовка повестки встречи один на один имеет ключевое значение. Обе стороны должны подготовить темы для обсуждения, вопросы и обновления по предыдущим пунктам плана действий. Если это ваша первая встреча, задайте доброжелательный тон, который поспособствует открытому диалогу и взаимному уважению. В противном случае просмотрите заметки о встрече за прошлую неделю, чтобы определить прогресс в выполнении поручений и обеспечить целенаправленное и продуктивное обсуждение.

Например, менеджер по персоналу может проанализировать последние показатели эффективности сотрудника, отметить любые области для обсуждения и побудить людей подумать о своих недавних проблемах и достижениях.

Шаг 2. Создайте комфортную среду

Обстановка, в которой проходит совещание, может существенно повлиять на его результативность. Выберите тихое уединенное место, чтобы обеспечить конфиденциальность и свести к минимуму отвлекающие факторы. 

Например, руководитель может назначить встречу в конференц-зале или предложить прогуляться на улице, чтобы создать безопасную среду для откровенного общения.

Шаг 3. Обсуждайте и слушайте

Начните с обзора повестки дня, а затем перейдите к обсуждению вопросов. Поощряйте открытый обмен мнениями, задавая вопросы, допускающие разные ответы, и активно слушая ответы. 

Например, руководитель может спросить: «Какая поддержка вам нужна для достижения текущих целей?». Это способствует двустороннему разговору и показывает неподдельный интерес к точке зрения сотрудника.

Шаг 4. Согласуйте поручения и последующие действия

Завершите встречу кратким изложением обсуждения, согласуйте дальнейшие действия и установите сроки для всех поручений. 

Например, если сотрудник проявляет интерес к возможностям профессионального развития, руководитель может поручить ему изучить потенциальные курсы, а на следующем совещании обсудить вопрос о зачислении.

Повестка встречи один на один

Хорошо структурированная повестка дня необходима для максимальной эффективности встреч один на один. Она гарантирует, что обе стороны подготовлены и что разговор целенаправлен. 

Ниже перечислены основные элементы, которые необходимо включить в повестку встречи один на один:

• Обзор предыдущих действий: начните с оценки прогресса в выполнении задач и целей, поставленных на прошлой неделе или на последней встрече.

• Обсуждение текущих проектов и задач: изучите текущую загрузку сотрудника, трудности, с которыми он может столкнуться, и помощь, которая ему требуется.

• Обратная связь и признание заслуг: выделите время для обратной связи с обеих сторон. Признайте достижения и укажите на области, ��ребующие улучшения.

• Карьерное развитие и цели: обсудите карьерные устремления сотрудника и спланируйте шаги для роста и развития.

• Следующие шаги и поручения: подведите итоги встречи, согласуйте поручения и поставьте цели для следующей встречи.

Вопросы для встреч один на один для руководителей и сотрудников

Эффективность встреч в формате «один на один» зависит от правильных вопросов. Эти вопросы могут открыть доступ к ценной обратной связи в режиме реального времени, способствовать открытому общению и помочь как руководителям, так и сотрудникам создавать высокоэффективные команды. 

Чтобы помочь вам начать плодотворный разговор, мы подготовили несколько вопросов для личных встреч.

Вопросы для руководителей

В вашей роли руководителя повышение качества работы сотрудников с помощью индивидуальных встреч предполагает не только предоставление рекомендаций, но и использование стиля управления, в котором приоритет отдается активному выслушиванию ваших непосредственных подчинённых. 

Эти вопросы предназначены для оценки потребностей и удовлетворенности сотрудников, выявления любых проблем и создания позитивной атмосферы:

• «Что вы думаете о своих текущих проектах? Есть ли области, в которых вы сталкиваетесь с проблемами?»

• «Как я могу лучше поддержать вас в достижении ваших целей?»

•  «Есть ли какие-либо навыки, которые вы хотели бы развить, или возможности, которые вы хотели бы изучить?»

• «Как вы предпочитаете получать обратную связь и как часто?»

• «Какими достижениями вы больше всего гордитесь с момента нашей последней встречи?»

• «Сталкивались ли вы в последнее время с препятствиями, которые мешали вашей работе, и как мы можем их преодолеть вместе?»

• «Чувствуете ли вы, что вам не хватает обратной связи или признания на вашей должности?»

• «Как вы видите развитие своей роли в команде, и что мы можем сделать, чтобы способствовать этому росту?»

• «Есть ли в команде динамика или процессы, которые, по вашему мнению, мы можем улучшить?»

• «Что мы можем изменить в наших встречах один на один, чтобы сделать их более ценными для вас?»

Вопросы для сотрудников

Для сотрудника встречи один на один — это возможность взять под контроль развитие своей карьеры и напрямую обсудить с руководителем свои потребности и стремления. Чтобы получить максимальную пользу от этих регулярных встреч, задайте следующие вопросы:

• «Каковы ключевые приоритеты нашей команды в этом квартале и как я могу согласовать свою работу с этими целями?»

• «Исходя из моей недавней работы, в каких областях я могу стать лучше?»

• «Не могли бы вы привести примеры поведения или действий, которые помогут мне продвинуться к моим карьерным целям?»

• «Есть ли какие-либо предстоящие проекты или должности, которые, по вашему мнению, будут соответствовать моим навыкам и карьерным целям?»

• «Как вы оцениваете мой вклад в команду по сравнению с ожиданиями?»

• «С какими самыми большими проблемами сталкивается наша команда в настоящее время и как я могу внести свой вклад в их решение?»

• «Можете ли вы поделиться отзывами коллег о моей недавней работе или проектах?»

• «Какие самые важные качества вы ищете в человеке, переходящем на следующий уровень в моей должности?»

• «Есть ли какие-либо ресурсы компании или обучение, которые вы рекомендуете, чтобы помочь мне развивать свои навыки в дальнейшем?»

• «Как я могу лучше согласовать свою работу с более широкими целями или инициативами компании?»

Эти вопросы помогут сотрудникам получить ценную обратную связь, прояснить ожидания и согласовать свои усилия с целями команды и личными карьерными целями.

Практические рекомендации по проведению эффективных встреч один на один

Многие руководители считают, что встречи один на один сложны, и часто пытаются сделать их эффективными. Эти рекомендации предлагают простые стратегии, позволяющие превратить встречи один на один в ключевые моменты для вовлечения команды и индивидуального роста. 

Благодаря чётким и действенным советам руководители и сотрудники могут превратить эти беседы в возможности для открытого диалога, согласования целей и повышения производительности.

Выделите время в календаре

Встречи один на один — это время, чтобы убедиться, что вы и ваша команда на одной волне. Регулярные встречи не дают серьезным проблемам усугубляться, позволяют получать обратную связь сразу и регулярно, а также способствуют открытому общению. Однако графики руководителей часто заполнены совещаниями, поэтому бывает трудно найти время и место для встреч один на один.

Эффективное управление производительностью требует регулярного общения с участниками команды, но оптимальная частота таких встреч может быть разной. Встречи раз в две недели могут быть слишком частыми, а ежемесячные встречи часто обеспечивают правильный баланс между информированием и уважением к рабочей нагрузке каждого. 

Составляете график встреч один на один впервые? Твёрдо придерживайтесь его. Не поддавайтесь соблазну перенести встречу, чтобы подчеркнуть важность этих взаимодействий. 

Выбор среды за пределами традиционного конференц-зала также может способствовать более естественным и продуктивным беседам один на один. Решите, стоит ли выделить день для последовательных бесед, чтобы получить целостное представление о динамике команды, или распределить их по всему месяцу.

Будьте гибкими в отношении структуры

Не существует единого способа организовать встречу один на один. На самом деле, многие факторы определяют, как лучше всего структурировать встречи для достижения успеха, включая эмоциональные потребности тех, кем вы руководите, ваши отношения и уровень опыта участников команды.

Самый важный элемент успешной встречи один на один — это создание пространства, в котором люди чувствуют себя комфортно, обсуждая проблемы и вопросы, которые их беспокоят. Эти встречи в первую очередь предназначены для сотрудников, и их участие в них имеет жизненно важное значение.

Предварительное составление повестки гарантирует, что вы рассмотрите все приоритетные темы. Создайте общую повестку, чтобы не только обеспечить контекст до встречи, но и позволить обеим сторонам взять на себя ответственность за встречу. Определите временные рамки для тем, которые вам нужно обсудить.

Подготовка к встрече заранее позволяет не тратить время на справочную информацию и сразу перейти к важным вопросам.

Задавайте правильные вопросы

Начните встречу один на один с открытого вопроса. Это позволяет выявить наиболее важные и актуальные темы. Вот несколько вопросов, которые можно задать:

• Как вы себя чувствуете?

• О чём вы думаете?

• Что вас больше всего радует?

• Что вас больше всего беспокоит?

Ключевая задача наставника — слушать без фильтра. Фильтр — это определенное отношение или предубеждение, которое слушатель принимает, что препятствует его или ее способности присутствовать с подлинным опытом говорящего.”

Самое главное — практикуйте активное слушание. Важный аспект работы руководителя — дать сотрудникам почувствовать, что их слышат, что они в безопасности и что у них есть возможности. Выслушав их, помогите им найти решение. Узнайте, что их радует, как вы можете помочь им добиться успеха и как помочь им работать максимально эффективно. Вот несколько тактик, которые помогут вам создать атмосферу доверия:

• Сначала подтвердите их точку зрения

• Расскажите о своих слабостях, о том, где вы оступились

• Будьте безоговорочно на их стороне, даже (и особенно) когда даете им резкую обратную связь о возможностях для роста

• Уважайте их как личность, а не только как исполнителя задач; относитесь к ним как к равным

Каждые несколько недель проверяйте свои отчёты и себя, чтобы понять, как проходят ваши встречи один на один. Считаете ли вы, что успешно продвигаетесь вперед в эти промежутки времени? Если нет, повторите процесс по мере необходимости.

Как сотрудникам получить максимальную отдачу от первой встречи один на один

Встречи один на один — это возможность рассказать руководителю, что у вас на уме, провести мозговой штурм идей и сообщить о своих будущих целях. Используйте время с умом:

• Перед встречей выделите время, чтобы определить, какие темы вы хотите обсудить, и добавьте их в повестку дня.

• Чувствуете разочарование, подавленность, блокировку или воодушевление? Подумайте, почему вы так себя чувствуете, и обозначьте конкретные потенциальные решения, которые вы хотели бы обсудить с руководителем.

• Будьте открыты для обсуждения того, что действительно идет хорошо и где вам нужна поддержка руководителя.

• Спросите, чего вы хотите, простыми словами. Помните, что никто не умеет читать ваши мысли. Больше ответственности? Возможность управлять младшим членом команды? Обсудите эти вопросы в деталях.

Долгосрочные и краткосрочные цели

Если во время бесете вы не можете выйти за рамки текущих вопросов, назначьте отдельную встречу для обсуждения тактических вопросов или обновлений статуса. Или попробуйте чередовать встречи, посвященные тактическим вопросам и долгосрочным темам.

Каждые несколько недель уделяйте время обсуждению долгосрочных целей, выходящих за рамки ваших обычных систем оценки эффективности. Встреча один на один должна быть сосредоточена на долгосрочных целях и амбициях. Она также должна гарантировать, что в оценке эффективности не будет ничего неожиданного.

Вот несколько тем, которые следует рассмотреть, и несколько эффективных вопросов, которые можно задать на встрече один на один:

Вопросы о роли:

• Какова круговая диаграмма вашей работы? Какой вы хотите её видеть?

• Как вы видите себя в своей роли?

Размышления о карьере:

• Если бы у вас был лучший рабочий день в вашей идеальной роли, как бы выглядел ваш график?

• Откуда вы получаете удовлетворение от работы?

• В чём вы были наиболее успешны в прошлом?

Долгосрочные цели:

• Каковы ваши долгосрочные цели? Какие навыки вам нужны для их достижения?

• Какие препятствия вам нужно преодолеть, чтобы достичь этих целей?

Непрерывная и честная обратная связь, предоставляемая в индивидуальном порядке, дает бесконечные преимущества как для руководителя, так и для участников команды. Если вы руководитель, то раскрытие лучших качеств ваших сотрудников, устранение ненужного напряжения, улучшение рабочего процесса, повышение уровня энергии вашей команды и создание у ваших сотрудников ощущения ценности — это лишь несколько причин найти время в вашем календаре для следующей беседы один на один. Для отдельного участника команды индивидуальные встречи служат местом для обмена открытой и честной обратной связью с руководителем, чтобы построить карьеру своей мечты.