Превратите свою команду в мастеров по решению проблем с помощью этих стратегий

Представьте: вы выполняете свои ежедневные задачи на работе, и ваш начальник вызывает вас и говорит: «У нас проблема». 

К сожалению, мы живем в мире, где проблемы не решаются по щелчку пальцев. Умение эффективно решать проблемы — важный профессиональный навык, который необходимо оттачивать. Если у вас есть проблема, которую нужно решить, какой процесс следует использовать, чтобы получить наиболее эффективное решение?

В этой статье мы расскажем о процессе решения проблем и о том, как найти наиболее эффективные решения сложных задач.

Что такое решение проблем? 

Решение проблем — это процесс поиска решения конкретной проблемы или конфликта. Существует множество возможных решений, поэтому важно пройти через процесс решения проблемы, чтобы найти лучшее из них. Можно использовать плоскую отвёртку, чтобы открутить винт с крестообразным шлицем, но для этой ситуации есть более подходящий инструмент. Использование общих методов решения проблем помогает найти лучшее решение, соответствующее потребностям конкретной ситуации, так же, как использование правильных инструментов.

Инструменты принятия решений для гибких Business

Из этой электронной книги вы узнаете, как подготовить работников к принятию более эффективных решений, чтобы ваш бизнес мог меняться, адаптироваться и решать проблемы лучше, чем ваши конкуренты.

Получайте аналитическую информацию

Четыре шага к лучшему решению проблем

Хотя может возникнуть соблазн сразу же погрузиться в проблему, лучше двигаться шаг за шагом. Вот как вы можете эффективно разбить процесс решения проблем со своей командой:

1. Определите проблему, которую нужно решить

Один из самых простых способов выявить проблему — задавать вопросы. Для начала можно задать журналистские вопросы, например:

• Кто: кто связан с этой проблемой? Кто её создал? Кто больше всего пострадал от этой проблемы?

• Что: что происходит? Каков масштаб проблемы? Что мешает нам двигаться вперёд?

• Где: где возникла эта проблема? Влияет ли эта проблема на что-либо ещё в непосредственной близости? 

• Когда: когда возникла эта проблема? Когда эта проблема вступит в силу? Это срочная проблема, которую нужно решить в определённые сроки?

• Почему: почему это происходит? Почему это влияет на рабочие процессы?

• Как: как возникла эта проблема? Как это влияет на рабочие процессы и продуктивность участников команды?

Задавая журналистские вопросы, вы сможете сформулировать чёткую постановку проблемы, что позволит вам объективно осветить нынешнюю ситуацию и создать план действий.

Ниже приводится пример того, как команда дизайнеров использует журналистские вопросы для определения своей проблемы:

Главная проблема: запросы на дизайн остаются без внимания

• Кто: команда дизайнеров, команда цифрового маркетинга, команда веб-разработчиков

• Что: запросы на дизайн забываются, теряются или создаются ad hoc.

• Где: запросы по электронной почте, таблица запросов на разработку дизайна

• Когда: пропущенные запросы 20 января, 31 января, 4 февраля, 6 февраля

• Как: запрос по электронной почте затерялся в папке «Входящие», а таблица с заявками не была обновлена должным образом. Команде цифрового маркетинга пришлось отложить запуск рекламы на несколько дней, пока не будут выполнены запросы на разработку дизайна. Дизайнерам пришлось работать сверхурочно, чтобы все запросы были завершенный.

В этом примере можно решить множество различных аспектов этой проблемы. Использование журналистских вопросов поможет вам выявить другие проблемы и понять, кого следует вовлечь в процесс.

2. Коллективное обсуждение нескольких решений

Когда вы и ваша команда проводите мозговой штурм по поиску возможных решений, важно учитывать, на кого влияет проблема. Вернитесь к журналистским вопросам: кто вовлечён в эту проблему? Убедитесь, что эти лица (часто называемые заинтересованными сторонами проекта) участвуют в процессе принятия решений.

Если это возможно, пригласите фасилитатора, который не имеет значительной доли в решении. Привлечение человека, который практически не заинтересован в этом вопросе, может помочь вашей команде не сбиться с пути и развить хорошие навыки решения проблем.

Ниже приведены несколько методик брейнсторминга, способствующих творческому мышлению.

• Предварительный мозговой штурм в одиночку: прежде чем собраться всей командой, предоставьте участникам контекст, в котором будет происходить мозговой штурм. Это даст вам и участникам команды время подготовить идеи к моменту встречи.

• Сначала принимайте всё: когда вы только начинаете мозговой штурм, не отказывайтесь ни от каких идей — постарайтесь собрать как можно больше идей. Чем больше идей, тем больше вариантов решения. Отложите отсеивание на следующий этап стратегии. 

• Поговорите с участниками команды один на один: некоторым людям может быть неудобно делиться своими идеями в группе. Обсудите проблему с участниками команды в индивидуальном порядке и предложите им поделиться своим мнением без ограничений — возможно, вы получите более подробную аналитику, чем ожидали.

• Выйдите за рамки привычного: если вы привыкли проводить мозговые штурмы в конференц-зале или по Zoom, попробуйте что-то другое! Проведите брейнсторминг в кафе или созвонитесь по Zoom во время прогулки. Выход из рутины может заставить ваш мозг выйти из привычной колеи и усилить критическое мышление.

3. Определите решение

После того как вы проведете мозговой штурм с участниками команды, чтобы узнать их уникальные взгляды на сценарий, пришло время взглянуть на различные стратегии и решить, какой вариант является лучшим решением для стоящей перед вами проблемы. При определении решения рассмотрите два основных вопроса: каков желаемый результат этого решения и кто от него выиграет? 

Установите дедлайн для принятия решения и соответствующим образом проинформируйте заинтересованные стороны. Иногда решение должны принимать слишком много людей. Используйте здравый смысл, основываясь на ограничениях, чтобы быстро делать классные вещи.

4. Внедрите решение

Чтобы реализовать решение, начните с работы с людьми, которые ближе всего к проблеме. Это поможет устранить препятствия для тех, кого проблема затронула больше всего. Затем переходите к тем, кто менее затронут, и так далее. Некоторые решения достаточно просты, и вам не нужно работать с несколькими командами.

После того как вы определите приоритеты реализации с соответствующими командами, распределите текущую работу, которая должна быть завершена остальной частью команды. Это поможет избежать перегрузки людей во время реализации плана. После внедрения решения запланируйте проверки его эффективности и при необходимости внесите коррективы.

Инструменты принятия решений для гибких Business

Из этой электронной книги вы узнаете, как подготовить работников к принятию более эффективных решений, чтобы ваш бизнес мог меняться, адаптироваться и решать проблемы лучше, чем ваши конкуренты.

Получайте аналитическую информацию

Внедрение общих стратегий решения проблем

Существует несколько способов выявления проблем (и их решений). Ниже приведены некоторые стратегии, которые вы можете попробовать, а также общие способы их применения:

Метод проб и ошибок

Для решения проблемы методом проб и ошибок обычно не требуется целая команда. Чтобы использовать этот метод, определите причину проблемы, а затем быстро протестируйте возможные решения, чтобы увидеть, изменится ли что-либо. 

Этот метод часто используется командами технической поддержки для устранения неполадок.

Пять «почему»

Метод «5 почему» помогает выявить первопричину проблемы. Сначала вы задаёте вопрос: «Почему возникла эта проблема?» Получив ответ, задайте следующий вопрос: «Почему это произошло?» Повторите это пять раз, пока не сможете связать проблему с первопричиной. Шаблон «5 почему» может помочь в этом процессе, облегчая отслеживание ответов и обмен результатами с командой.

Этот метод поможет вам найти человеческую ошибку, которая привела к сбою. Что ещё более важно, это также помогает вам и вашей команде разработать действенный план, чтобы предотвратить повторение проблемы.

Вот пример:

Проблема: маркетинговая рассылка по электронной почте случайно была отправлена не той аудитории.

1. «Почему это произошло?» Потому что имя аудитории не было обновлено на нашей платформе электронной почты.

2. «Почему не изменили названия аудиторий?» Потому что сегмент аудитории не был переименован после редактирования. 

3. «Почему сегмент аудитории не был переименован?» Потому что у каждого свой индивидуальный способ создания сегмента аудитории.

4. «Почему у каждого свой способ создания сегмента аудитории?» Потому что нет стандартизированного процесса создания сегментов аудитории. 

5. «Почему нет стандартизированного процесса создания сегментов аудитории?» Поскольку команда не определилась со способом стандартизации процесса, она ввела новых участников. 

В этом примере мы видим несколько областей, которые можно оптимизировать, чтобы предотвратить повторение этой ошибки. При работе над этими вопросами убедитесь, что все, кто был вовлечен в ситуацию, присутствуют, чтобы вы могли совместно создать следующие шаги, чтобы избежать той же проблемы. 

ССВУ-анализ

ССВУ-анализ помогает выявить сильные и слабые стороны конкретного решения. Аббревиатура SWOT расшифровывается следующим образом:

• Сильные стороны: почему это конкретное решение подходит для этой проблемы? 

• Слабые стороны: каковы слабые стороны этого решения? Можно ли что-то сделать, чтобы устранить эти недостатки?

• Возможности: какие другие преимущества могут возникнуть в результате реализации этого решения?

• Угрозы: есть ли в этом решении что-то, что может негативно повлиять на вашу команду?

По мере определения конкретных решений можно выделить различные сильные и слабые стороны, возможности и угрозы каждого из них. 

Эта стратегия решения проблем полезна, когда вы сужаете круг вариантов и вам нужно сравнить и сопоставить различия между разными решениями. 

Ещё более успешное решение проблем

После того как вы справились со сложной проблемой, не забудьте отметить свой успех. Это не только важно для вашей команды, чтобы увидеть свою работу в действии, но и может помочь вам стать более эффективной, результативной и гибкой командой. Чем больше проблем вы решите вместе, тем большего добьетесь. 

Ищете инструмент, который поможет решать проблемы в вашей команде? Отслеживайте реализацию проекта с помощью инструмента для управления работой, такого как Asana.

Инструменты принятия решений для гибких Business

Из этой электронной книги вы узнаете, как подготовить работников к принятию более эффективных решений, чтобы ваш бизнес мог меняться, адаптироваться и решать проблемы лучше, чем ваши конкуренты.

Получайте аналитическую информацию