5 «почему»

Срыв дедлайна по проекту. Кампания не оправдывает ожиданий. Неожиданная потеря клиента. Это повседневные проблемы для команд в разных отраслях. Однако устранение видимых симптомов часто означает, что реальная проблема остаётся без внимания и продолжает возникать. Вот где приходит на помощь техника «5 почему». Задавая вопрос «почему» пять раз, вы можете отбросить слои проблемы и добраться до её первопричины.

Наш шаблон «5 почему» упрощает процесс решения проблем, чтобы вы могли перестать гадать и начать исправлять. Независимо от того, устраняете ли вы техническую проблему, улучшаете рабочие процессы команды или реагируете на отзывы клиентов, этот шаблон поможет вам копнуть глубже, структурировать мышление и внедрить долгосрочные изменения. Он быстрый, простой в использовании и встроен в Asana, поэтому вы можете сотрудничать в режиме реального времени и немедленно принимать меры.

Кому подойдут шаблоны «5 почему»?

Один из наших менеджеров по продукту недавно рассказал, как он использовал шаблон «Пяти почему», чтобы выяснить, почему запуск продукта постоянно откладывался. Дело было не только в сроках разработки. Анализ показал, что проблема связана с нечёткими исходными данными от заинтересованных сторон.

Метод пяти почему идеально подходит для тех, кому нужно выявить первопричину проблемы, а не только её поверхностные симптомы. Вот некоторые примеры:

• команды разработчиков и инженеров, устраняющие сложные проблемы;

• Руководители отделов эксплуатации и контроля качества проводят анализ первопричин (RCA) после невыполнения KPI.

• команды службы поддержки, которые обрабатывают повторяющиеся жалобы;

• Agile-команды, использующие метод «5 почему» для ретроспектив спринтов.

• команды в сфере здравоохранения, финансов и производства, ориентированные на постоянное совершенствование.

Если ваша команда решает сложные проблемы и отдаёт приоритет долгосрочным решениям, этот шаблон для вас.

Зачем использовать шаблон «Пять почему» от Asana

Во время одного из обзоров спринта наша команда дизайнеров использовала этот шаблон «Пяти почему», чтобы выяснить, почему макеты постоянно задерживаются. Оказалось, что всё началось с непоследовательных запросов на приём, и это можно было исправить немедленно.

Шаблон анализа «5 почему» от Asana не только ускоряет процесс извлечения уроков, но и упрощает управление им в разных командах. Вам не нужна отдельная доска или инструмент. Всё находится там, где вы уже работаете.

Вот почему команды используют этот шаблон:

• Следуйте чётко определённому, повторяемому процессу, чтобы выявить первопричины.

• Добавление контекста и организации с помощью связанных задач, файлов и исполнителей.

• Отслеживайте закономерности и повторяющиеся проблемы с течением времени.

• Привлекайте нужных заинтересованных лиц без дополнительных совещаний.

Как использовать шаблон «Пяти почему»

Шаблон «5 почему» готов к использованию. Просто продублируйте его и начните диагностику основных причин проблемы. В библиотеке шаблонов Asana вы найдёте множество других шаблонов для поддержки каждого этапа процесса управления проектами.

1. Определите формулировку проблемы

Начните с чёткого описания конкретной проблемы, которую вы пытаетесь решить. Стремитесь к фактическому изложению проблемы, а не к предположениям о её первопричине. Например: «Клиент не получил отчёт вовремя».

В шаблоне этот шаг указан в разделе «Определение проблемы». Используйте этот раздел, чтобы согласовать с командой, что именно вы решаете, и указать соответствующие детали в описании задачи. Вы также можете назначить ответственного за этот шаг.

2. Спросите, почему возникла проблема

Начните с первого вопроса «почему», спросив, что вызвало первоначальную проблему. Поощряйте свою команду мыслить фактически. Например: «Почему клиент не получил отчёт? Потому что его доставили на день позже».

Шаблон анализа «5 почему» от Asana разбивает этот процесс на пять чётких задач с пометками от «Спросить почему 1» до «Спросить почему 5». На каждом этапе нажмите на задачу, чтобы добавить свой ответ и предоставить необходимые ссылки или документацию. Назначьте задачу координатору или профильному специалисту, чтобы подтвердить точность.

3. Продолжайте задавать вопрос «почему» ещё как минимум четыре раза

Каждый раз, когда вы получаете ответ, задавайте вопрос «почему» снова, чтобы достичь более глубокого понимания. Стремитесь задать как минимум пять вопросов. Это помогает выявить основные причины и избежать поверхностных решений.

Для каждого «почему» продолжайте вводить следующий уровень рассуждений в соответствующем разделе «Спросите, почему». Описания задач позволяют вам расширять каждый ответ, отслеживая обсуждение в одном месте. По умолчанию в этом инструменте анализа предусмотрено пять вопросов «Почему?», но при необходимости вы всегда можете добавить дополнительные задачи или разделы.

4. Взаимодействуйте и документируйте по ходу работы

Вовлекайте участников команды, используя комментарии и описания задач для записи ключевой аналитики. Можно даже назначать ответственных за конкретные элементы, чтобы уточнить дальнейшие действия.

Используйте поля, отображаемые в виде «Список», такие как «Первопричина», «Уровень воздействия» и «Ответственная сторона», чтобы документировать важные выводы и распределять ответственность. Упоминайте участников команды в комментариях, чтобы пригласить их оставить отзыв или поделиться информацией с другими людьми, которые знают о проблеме.

5. Преобразуйте аналитику в конкретные действия

Определив первопричину проблемы, назначьте задачи, установите дедлайны и используйте функции автоматизации Asana для реализации корректирующих мер, предотвращающих повторение.

Завершите анализ, заполнив раздел шаблона «Разработка решений». Здесь можно регистрировать предлагаемые исправления, отслеживать статус решения и назначать последующие задачи, используя встроенные столбцы, такие как «Статус решения», «Ориентировочные трудозатраты» и «План последующих действий». 

Функции Asana для решения проблем

Шаблоны — это только начало. Функции Asana превращают простой метод решения проблем в мощный инструмент для системного улучшения. Функции помогают вам сотрудничать, документировать и предпринимать реальные действия в одном месте. Ниже приводятся некоторые из наших любимых функций.

Представления проектов

Визуализируйте шаблон анализа «5 почему» в формате, который лучше всего подходит для стиля вашей команды. Вы можете выбрать список для пошагового отслеживания, канбан-доску для гибкой совместной работы или хронологию для сопоставления зависимостей. Гибкие представления позволяют заинтересованным сторонам и координаторам эффективно понимать и вносить свой вклад, независимо от предпочитаемого стиля работы.

Нестандартные поля

Настраиваемые поля помогают классифицировать причины, назначать уровн�� риска или помечать проблемы по отделам. Хорошо структурированные поля обеспечивают ясность и упрощают анализ тенденций с течением времени. Например, маркировка первопричин как процессов, людей или инструментов позволяет выявить повторяющиеся темы в разных командах.

Зависимости задач

Некоторые причины зависят от других, чтобы быть полностью понятыми. С помощью зависимостей между задачами можно создать логические связи между каждым шагом в анализе «пяти почему». Сопоставление этих взаимосвязей обеспечивает более прозрачную структуру RCA и улучшает поток проекта.

Цепочки комментариев и упоминания

Используйте комментарии для документирования аналитики на каждом этапе, особенно при работе с несколькими командами или в разных часовых поясах. Упоминайте конкретных участников команды, чтобы привлечь их опыт или обратную связь. Создание подробного пространства для совместной работы гарантирует, что ваш RCA будет оставаться подотчётным и прозрачным.

Шаблоны и дублирование задач

Вы можете стандартизировать свой подход к анализу первопричин, дублируя готовый проект «Пять почему» или начав с исходного шаблона. Использование согласованных форматов помогает команде действовать быстро и разрабатывать надёжный процесс для решения повторяющихся проблем.

Панели задач для отчетности

Когда ваша команда завершает несколько анализов по методу пяти почему, панели задач с отчётами позволяют выявлять долгосрочные тенденции. Используйте их, чтобы отслеживать, какие причины возникают чаще всего, выявлять отделы, подверженные риску, и контролировать эффективность корректирующих действий с течением времени.

Рекомендуемые интеграции

Интеграции позволяют подключать к Asana другие приложения, которыми уже пользуется ваша команда, например Slack, Google Диск или Jira, чтобы всё необходимое для решения проблемы было в одном месте.

Интеграции сокращают переключение между приложениями, перенося соответствующие файлы, обновления и обсуждения прямо в рабочий процесс. Полный список можно посмотреть в нашей галерее приложений.

Slack

Подключите Slack к своему проекту «5 почему», чтобы информировать заинтересованные стороны в реальном времени. Вы можете автоматически отправлять обновления в соответствующие каналы при достижении прогресса, добавлении новых задач или выявлении первопричины. Согласованность действий команды становится намного проще благодаря интегрированному общению.

Google Workspace

Прикрепляйте важным задачам Asana важные документы, электронные таблицы и доказательства из Google Диска. Наличие этого справочного материала в том же месте, где проводится анализ, сокращает время, затрачиваемое на поиск информации. В результате рабочий процесс становится более чётким и организованным.

Lucidchart

Создавайте и внедряйте визуальные диаграммы, такие как диаграммы «рыбья кость» или карты процессов, чтобы дополнить анализ «5 почему». Визуальный контекст помогает команде легче понимать сложные проблемы. Эти диаграммы также способствуют более прозрачному общению во время анализа или разбора результатов.

Zoom

Проводите сеансы мозгового штурма или последующие встречи, не покидая Asana. С помощью интеграции с Zoom можно планировать звонки, добавлять ссылки на совещания в задачи и автоматически прикреплять расшифровки и записи звонков к проекту. Это простой способ привязать обсуждения в реальном времени к анализу первопричин.

Jira Cloud

Интегрируйте Jira с Asana, чтобы связать технические исследования с более широкими задачами по анализу первопричин. Разработчики могут сосредоточиться на отслеживании ошибок, одновременно внося свой вклад в аналитику процесса «5 почему». Объединение обоих инструментов гарантирует, что ваш анализ отражает весь объём проблемы.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах анализа первопричин «Пять почему»