Используйте фрейминг проблем, чтобы помочь команде повысить эффективность
Сводная информация
В современной сложной рабочей среде бывает трудно объединиться в команду для решения проблем. К счастью, сейчас самое подходящее время, чтобы узнать, что такое постановка проблемы.
Как следует из названия, фрейминг помогает командам правильно понимать, формулировать и решать сложные проблемы в разных отделах. Результат? Фрейминг помогает команде лучше понимать и решать проблемы посредством совместной работы.
Мы подробно рассмотрим, что это такое, и поможем вам понять четыре шага, которые составляют фрейминг проблемы при управлении несколькими проектами.
Что такое постановка проблемы?
Фрейминг — это метод мышления, используемый для понимания, определения и расстановки приоритетов сложных препятствий и проблем в Business. Проще говоря, это способ лучше понять конкретные проблемы, чтобы знать, как их решать в реальном времени.
В проектах и процессах часто возникают препятствия. От новых участников до изменений в последнюю минуту — нерешённые препятствия могут превратиться в более серьёзные проблемы в будущем. Вот почему развитие навыков решения проблем в команде является таким важным первым шагом.
Инструменты принятия решений для гибких Business
Из этой электронной книги вы узнаете, как подготовить работников к принятию более эффективных решений, чтобы ваш бизнес мог меняться, адаптироваться и решать проблемы лучше, чем ваши конкуренты.
Когда следует использовать метод постановки проблемы?
Фрейминг полезен в любое время, когда в ходе проекта или процесса возникают препятствия. Этот метод мышления помогает решать проблемы в реальном времени, чтобы ваша команда могла вернуться к работе.
Вот несколько сценариев, в которых можно использовать фрейминг.
Сценарий 1. Во время совещания по планированию спринта один из участников команды выражает обеспокоенность по поводу того, что ему не хватает помощи, чтобы уложиться в дедлайн. Чтобы снизить стресс, вы меняете то, как команда думает о проблеме, и предлагаете другую точку зрения. То есть, вместо того чтобы подчеркивать нехватку ресурсов, вы выясняете, как реорганизовать приоритеты команды, чтобы обеспечить соблюдение дедлайнов.
Сценарий 2: После запуска нового проекта вы обнаруживаете, что конверсия ниже ожидаемой. Вместо того чтобы называть проект неудачным, вы переосмысливаете проблему, ставя себя на место клиента. Проанализировав сайт, вы понимаете, что призыв к действию можно легко пропустить. Вы решаете поэкспериментировать с решениями, протестировав новый призыв к действию.
Хотя эти сценарии отличаются друг от друга, каждый из них демонстрирует необходимость переосмысления проблемы для поиска новых решений.
Формулировка постановки проблемы
Постановка проблемы — это то, как проблема доводится до сведения членов команды. Эффективная постановка проблемы формулируется таким образом, чтобы обеспечить контекст и актуальность, чтобы её было легко понять. Это первый шаг в процессе постановки проблемы. Цель состоит в том, чтобы представить проблему участникам команды и начать поиск возможных решений.
Не всегда есть простые решения сложных бизнес-проблем. В таких случаях полезно переосмыслить проблему, чтобы прийти к инновационному решению. Именно здесь на помощь приходит постановка проблемы. Первый шаг в цикле постановки проблемы — научиться её формулировать.
При устном обсуждении проблемы во время совещания команды всегда учитывайте следующее:
Контекст: Business-контекст проблемы включает в себя справочную информацию о том, когда она возникла и в какой системе или процессе. Например, на этапе планирования процесса собираются несогласованные данные.
Проблема: детальное описание проблемы и почему она возникла. Например, эти несогласованные данные создают несоответствие на этапе реализации.
Актуальность: актуальность проблемы детализирует, как она связана с конкретной системой и почему ее важно решить. Например, из-за несоответствия команде приходится возвращаться к началу и выяснять, где возникла проблема, что приводит к срыву дедлайна.
Цель: цель определяет сроки или приоритет реализации решения и его цель. Например, команда должна решить проблему до конца квартала, учитывая, что это вопрос высокого приоритета.
Включение этих четырёх компонентов в постановку проблемы гарантирует, что каждая заинтересованная сторона понимает основные детали проблемы и общий план действий. Когда все понимают, о чём идёт речь, можно выполнять работу и достигать результатов быстрее и эффективнее.
Инструменты принятия решений для гибких Business
Из этой электронной книги вы узнаете, как подготовить работников к принятию более эффективных решений, чтобы ваш бизнес мог меняться, адаптироваться и решать проблемы лучше, чем ваши конкуренты.
Четыре шага в процессе постановки проблемы
Когда речь идёт о процессе постановки проблемы, после её формулировки необходимо выполнить четыре ключевых шага. Они помогут вам лучше понять и визуализировать проблему в связи с более крупными потребностями Business.
Использование наглядных средств для рассмотрения проблемы может дать вашей команде более широкое представление о проблеме, которую вы пытаетесь решить. Контекстуализируя, расставляя приоритеты и понимая детали на более глубоком уровне, ваша команда может выработать другую точку зрения при рассмотрении проблемы с заинтересованными сторонами.
Давайте рассмотрим четыре этапа процесса постановки проблемы: от её определения до утверждения решения.
1. Определите проблему
Проанализируйте проблему в контексте системы или процесса, в котором она проявляется. Задайте себе такие вопросы, как «Где эта проблема находится в системе?» и «В чём её первопричина?»
Определение контекстных вопросов помогает поместить проблему в рамки существующих процессов и точно определить, что может быть её причиной.
Например, если вы работаете над запуском новой маркетинговой инициативы и сталкиваетесь с проблемой разработки, можно определить её как нехватку ресурсов для разработки.
2. Расставьте приоритеты
Затем расставьте приоритеты для слабых мест, исходя из других проблем и целей проекта. Вопросы типа «Мешает ли эта проблема достижению целей?» и «Потребует ли эта проблема задействования необходимых ресурсов?» помогут вам начать работу.
Они помогут ранжировать проблемы по степени важности, чтобы вы могли представить себе потенциальный результат их решения в сравнении с откладыванием на потом.
3. Понимание проблемы
Чтобы понять проблему, соберите информацию от различных заинтересованных сторон и руководителей отделов. Это обеспечит вам широкий спектр данных.
Задавайте вопросы и собирайте детали от как можно большего числа участников команды, чтобы разнообразить свой взгляд на проблему. В свою очередь, это приведет вас к более инновационным решениям, которые послужат большинству членов команды.
Например, чтобы полностью понять, почему не хватает ресурсов для разработки, было бы полезно попросить руководителя отдела разработки помочь перераспределить необходимые ресурсы.
4. Утвердите решение
Наконец, пришло время утвердить ваше решение. Проверьте его качество, протестировав в одном или нескольких внутренних сценариях. Так вы сможете убедиться в его работоспособности, прежде чем представить его внешним клиентам.
Возможно, вам также потребуется согласование с руководством, прежде чем решение будет запущено, хотя это зависит от конкретной ситуации. После утверждения проанализируйте эффективность своего решения и продолжайте тестировать новые идеи, пока не достигнете желаемого результата.
Читать статью «Лидерство и руководство: в чём отличие?»Методы и с��веты по постановке проблемы
Поскольку постановка проблемы — это способ изменить точку зрения, чтобы увидеть разные результаты, она может помочь рабочим местам процветать. Мотивируя свою команду использовать эту технику, вы можете развить навыки решения проблем у каждого в целом.
Ниже приведены несколько способов использования фрейминга проблем для поиска инновационных решений на рабочем месте:
Формулируйте проблемы с помощью структурированных утверждений: хотя метод постановки проблемы можно использовать практически в любой ситуации, когда проблема существует, есть правильный и неправильный способ переосмысления проблем. Постановка проблемы может отличаться от ситуации к ситуации, но каждая из них должна соответствовать основным компонентам, изложенным выше. Это включает в себя контекст, проблему, актуальность и цель. Всё это помогает заинтересованным сторонам понять, как проблема связана с рассматриваемым проектом.
Проводите эффективные сессии брейнсторминга: фрейминг проблемы можно использовать во время брейнсторминга, чтобы стимулировать различные точки зрения и новую аналитику. Вы можете использовать эту технику мозгового штурма, попросив заинтересованные стороны сформулировать свои идеи с помощью доски или стикеров. Таким образом, все идеи будут подкреплены данными.
Формулирование проблемы с учётом конечной цели: этот метод предполагает работу в обратном направлении. Так вы сможете изменить мышление своей команды и поощрить целеустремлённость. Не говоря уже о том, что эта техника поможет участникам команды научиться расставлять приоритеты в личном развитии и стратегическом мышлении.
Используя инициативы по постановке проблем на рабочем месте, вы можете обеспечить эффективное информирование обо всех проблемах и поиск решений на основе исследований. И то, и другое приводит к более эффективному решению проблем.
Читать о том, что такое 8D Шаблон для эффективного решения проблемИспользуйте командную работу для решения проблем
Решение проблем — это не работа в одиночку. Чем больше участников команды вовлечено в процесс, тем более креативными будут ваши решения. В мире сложных решений и постоянно развивающихся проектов постановка проблемы может стать отличным способом держать всех в курсе, когда дело доходит до проблем, которые стоит решать.
Чтобы ваша команда была на связи на каждом этапе, попробуйте программное обеспечение для совместной работы. Asana поможет вам в этом, начиная с согласования целей и заканчивая повышением производительности.
Инструменты принятия решений для гибких Business
Из этой электронной книги вы узнаете, как подготовить работников к принятию более эффективных решений, чтобы ваш бизнес мог меняться, адаптироваться и решать проблемы лучше, чем ваши конкуренты.
