Что такое рабочее взаимодействие? Двенадцать советов о том, как эффективно общаться с коллегами.

Джулия Мартинс, фото автораJulia Martins16 марта 2021 г.8 мин. на чтение
facebooktwitterlinkedin
Изображение для статьи «Двенадцать советов об эффективном рабочем взаимодействии»

В современных условиях мы почти постоянно общаемся с коллегами. Мы не задумываясь говорим привет, можем мысленно выпить кофе с удалённым собеседником или отправить коллегам картинку с кошкой в пижаме — и это нормально. Но хотя мы и общаемся друг с другом на работе, такое общение отличается от рабочего взаимодействия.

Рабочее взаимодействие подразумевает общение на работе только касательно самой работы. Знание правил эффективного рабочего взаимодействия поможет вам снизить вероятность недопонимания, повысить удовлетворённость коллектива, укрепить доверие и основу для совместной работы. Коллективы, умеющие эффективно взаимодействовать, лучше справляются с возникающими трудностями. Но создание конструктивного взаимодействия требует времени и сил — вот тут-то мы и приходим на помощь с нашими 12 способами вывести навыки рабочего взаимодействия на новый уровень.

Что подразумевается под рабочим взаимодействием?

Рабочее взаимодействие — это взаимодействие на работе касательно самой этой работы. Сюда относится обмен информацией о персональных поручениях, опубликование актуальных данных при обновлении статуса проектов, а также обратная связь с руководителями и сотрудниками. Знание того, как обеспечить рабочее взаимодействие, является ключом к эффективной совместной работе. Ведь отсутствие четкого взаимодействия чревато недопониманием, ошибками и даже оскорблением чьих-то чувств.

Рабочее взаимодействие может осуществляться лично, путём переписки, по видеосвязи или в рамках совещаний. Кроме того, такое взаимодействие может происходить в реальном времени или с некоторой задержкой, например, когда вы общаетесь по работе с помощью электронной почты, системы видеосообщений или через платформу типа инструмента управления проектами. Вот несколько примеров рабочего взаимодействия:

  • Коллективные совещания

  • Личные беседы

  • Приём информации

  • Обмен информацией о статусе проекта и ходе работ

  • Совместная работа над межфункциональными задачами

  • Невербальный обмен информацией

Элементы эффективного взаимодействия

Ну, вот вы и узнали, что такое рабочее взаимодействие. С чего же теперь начать повышение его эффективности? Существует несколько основных принципов эффективного взаимодействия, которыми можно пользоваться независимо от характера взаимодействия. В частности эффективное взаимодействие:

  • Подразумевает чёткость. Отправляя сообщение через Slack, составляя письмо по электронной почте или отвечая на чей-то запрос, позаботьтесь о том, чтобы ваше сообщение было чётким.

  • Направлено на разрешение конфликтов, а не на их создание. Взаимодействие осуществляется с тем, чтобы решить проблему или способствовать эффективной совместной работе над проектом или задачей. Эффективное рабочее взаимодействие позволяет выявлять препятствующие факторы и обеспечивать обратную связь, но главная цель при этом заключается в том, чтобы занять лучшую позицию по сравнению с той, что есть на текущий момент.

  • Касается обеих сторон. Любое рабочее взаимодействие представляет собой обмен информацией, даже если она передается невербальным способом и только одной стороной.

Преимущества открытого рабочего взаимодействия

Чёткое эффективное рабочее взаимодействие позволяет:

Семь советов об эффективном рабочем взаимодействии

Эффективное рабочее взаимодействие определяется местом, способом и временем взаимодействия. Воспользуйтесь следующими семью советами, чтобы повысить эффективность взаимодействия.

1. Обеспечьте понимание места и предмета взаимодействия

Взаимодействие осуществляется разными способами: путём личного общения, по электронной почте, через месенджеры и платформы управления работой. Для обеспечения максимальной эффективности следует соблюдать некоторые правила относительно места и предмета взаимодействия.

Иногда понимание места взаимодействия — это уже полдела. В вашей компании могут использоваться разные инструменты взаимодействия, что делает вопрос выбора нужного инструмента ещё более важным. Какой инструмент подходит для вашего вопроса или комментария? Требуется ли вам оперативный обмен информацией, или несрочного сообщения будет достаточно? Если вы не уверены, уточните у коллеги или руководителя, куда вам отправлять те или иные сообщения. Крайне важно, чтобы у всех была актуальная информация. Например, в Asana мы используем следующие решения:

Читать о том, почему чёткий план обмена информацией важнее, чем кажется

2. Развивайте навыки совместной работы

Совместная работа — это основа эффективной работы коллектива. Для развития навыков совместной работы в коллективе необходимо обеспечить открытое взаимодействие. Это не означает постоянное согласие во всем. Умение не соглашаться и преодолевать разногласия также является важной частью совместной работы.

Навыки совместной работы и взаимодействия действуют по принципу «курица и яйцо». Обеспечить конструктивную совместную работу можно с помощью эффективного взаимодействия, но при этом понимание того, как вести совместную работу, является ключевым компонентом эффективного взаимодействия. Фактически это означает, что со временем придётся отрабатывать навыки как совместной работы, так и взаимодействия. По мере повышения эффективности совместной работы вы будете улучшать навык обмена информацией и мнениями в рабочей обстановке, и как следствие, открытое взаимодействие позволит выполнять совместную работу ещё более слаженно.

Читать о 10 простых шагах к более эффективной совместной работе

3. По возможности используйте личное общение

Пожалуй, самый надёжный и проверенный способ избежать недопонимания — разговаривать с человеком лично. Если ваша команда работает в виртуальном режиме, также подойдёт общение по видеосвязи. Личное общение особенно важно, когда предстоит непростой разговор. Бывает трудно передать правильную интонацию в письменном виде, поэтому в идеале желательно, чтобы собеседник видел вашу мимику и жесты.

При удалённом или распределённом режиме работы видеосвязь можно заменить разговором по телефону. Усталость от видеоконференций — это реальная проблема, которая способна заметно осложнить совместную работу и взаимодействие для коллективов, работающих в удалённом режиме. Общение по телефону снижает визуальную нагрузку и при этом позволяет слышать голос и интонацию собеседника.

4. Контролируйте интонацию и жесты

Взаимодействие — это не только то, что вы говорите, но и то, как вы говорите. Не допускайте скрещивания рук и резкого тона. Зачастую жесты могут не иметь никакого отношения к текущей ситуации, например, когда вы устали или испытываете стресс из-за каких-то личных переживаний. Но ваши коллеги, не зная этих обстоятельств, могут неправильно понять вас и предположить, что вы рассержены или чем-то расстроены. Постарайтесь выглядеть и говорить спокойно, чтобы не давать ложных сигналов, особенно когда предстоит сложный разговор.

5. Расставьте приоритеты двустороннего взаимодействия

Слушать собеседника так же важно для рабочего взаимодействия, как и говорить. Совместная работа в коллективе подразумевает выслушивание чужих идей, а не только изложение собственных.

Существует два распространенных варианта слушать других: слушать, чтобы ответить, и слушать, чтобы понять. Когда вы слушаете ради того, чтобы ответить, вы сосредотачиваетесь на собственных высказываниях, а не на том, что говорит собеседник. При таком способе слушать вы рискуете упустить ключевую информацию или даже повторить уже сказанное собеседником.

Лучше стараться слушать, чтобы понять собеседника, то есть слышать, что он говорит, а не думать, что ему ответить. Если вы надумаете что-то сказать, запишите эту мысль, чтобы можно было продолжить слушать собеседника и слышать его, а не пытаться удержать в голове то, что вы собираетесь сказать дальше.

6. Оперируйте фактами, а не предположениями

Соучредитель Conscious Leadership Group Диана Чапман рекомендует пользоваться так называемой техникой фактов и предположений. В данном случае «факты» — это то, что действительно имело место, и то, с чем никто из присутствующих не станет спорить, а «предположение» — это ваша интерпретация той или иной ситуации.

Например, ваш руководитель озвучивает оценку вашей работы во время совещания. Это факт. Вы не ожидали такой оценки и предполагаете, что руководитель высказался при всех, а не оставил это для беседы с глазу на глаз, потому что он недоволен вашей работой. Это предположение, поскольку вы точно не знаете, правда ли это.

Предположения неизбежны, ведь мы все строим предположения на основе фактов. Но старайтесь отделять предположения от фактов и не руководствуйтесь предположениями, если не можете их подтвердить. Например, можно поговорить с руководителем лично и спросить, почему он озвучил свою оценку на коллективном совещании.

7. Убедитесь, что вы разговариваете с нужным человеком

Эффективность рабочего взаимодействия зависит не только от того, с кем вы разговариваете, но и от того, что вы говорите. Неэффективное взаимодействие зачастую возникает, когда вы говорите не с теми людьми или пытаетесь передать информацию в неподходящей обстановке.

Во избежание такой ситуации позаботьтесь о том, чтобы сообщение дошло до нужных людей. Если вы точно не знаете, кто это должен быть, определите все важные заинтересованные стороны проекта, кто может отсутствовать.

Asana делает из нас лучших руководителей проектов, поощряя ответственное отношение каждого сотрудника.
Asana делает из нас лучших руководителей проектов, поощряя ответственное отношение каждого сотрудника.

Пять способов развить навыки взаимодействия у руководителя

Как руководитель вы можете устанавливать правила общения в своём коллективе. Эффективное взаимодействие позволяет создать здоровую рабочую атмосферу в компании, обеспечить лояльность сотрудников и устранить разрозненность в работе различных подразделений. Для этого необходимо соблюдать нижеследующие правила.

1. Контролируйте значительные изменения

Прежде чем приступить к отработке навыков общения в коллективе, позаботьтесь об отсутствии значительных проблем, препятствующих открытому общению. Все ли чувствуют себя комфортно при открытом общении? Нет ли каких-либо факторов, мешающих сотрудникам быть открытыми?

Одним из самых ценных ваших достижений в качестве руководителя может быть создание атмосферы комфорта для сотрудников, позволяющей им всецело или в максимальной степени посвятить себя работе. Будь то обсуждение разногласий, каких-то личных переживаний не по работе или вопроса выбора наиболее подходящего варианта взаимодействия, необходимо понимать потребности каждого сотрудника и обеспечить их удовлетворение в рабочей среде коллектива.

Технологическая инфраструктура для совместной работы и взаимодействия в коллективе имеет решающее значение, особенно сейчас, в условиях пандемии COVID-19. Благодаря тому, что Asana и прочие наши инструменты были готовы к работе с первого же дня, переход на удалённую работу никак не сказался на нашей эффективности. Нам удалось избежать сбоев в рабочем процессе и спада продуктивности.
Технологическая инфраструктура для совместной работы и взаимодействия в коллективе имеет решающее значение, особенно сейчас, в условиях пандемии COVID-19. Благодаря тому, что Asana и прочие наши инструменты были готовы к работе с первого же дня, переход на удалённую работу никак не сказался на нашей эффективности. Нам удалось избежать сбоев в рабочем процессе и спада продуктивности.
Читать: Islamic Relief Canada расширяет своё влияние на 75% с помощью Asana

2. Интересуйтесь мнениями как можно чаще

Если не спрашивать мнения о вашем стиле общения, можно никогда и не узнать, что о нём думают другие. Хотя рабочее взаимодействие влияет на все остальные действия и решения, сотрудники могут не придать должного значения этому фактору. Интересуясь мнением сотрудников о вашем стиле общения, вы сможете продолжить развитие и укрепление стратегий чёткого взаимодействия в своём коллективе.

3. Обеспечьте понимание стиля общения в коллективе

Еще один способ обеспечить эффективное взаимодействие с коллективом — спросить у сотрудников, какой стиль общения им ближе. Предпочтительный стиль общения не должен быть секретом или игрой в угадайку. Точно зная, что удобнее вашим коллегам: видеоконференции или телефонные звонки, утренние совещания или дневные собрания, вы сможете создать для них более комфортную рабочую обстановку.

Важно выяснить следующие моменты:

  • К какому хронотипу они себя относят: «жаворонки» или «совы»?

  • Предпочитают ли они структурно проработанные совещания или коллективное обсуждение вопросов в свободной форме?

  • Как им удобнее формулировать мысли: вслух, с места или на бумаге?

  • К какому психотипу они себя относят: интроверты, экстраверты или амбиверты?

  • Есть ли у сотрудников чувство локтя по отношению друг к другу, или нужно проводить больше мероприятий по сплочению коллектива?

  • В какой форме лучше проводить совещания и ставить задачи, чтобы обеспечивался максимальный импульс к действию?

Читать: Руководство по стилям общения и взаимодействия для руководителей

4. Уделяйте время мероприятиям по сплочению коллектива и преодолению психологических барьеров

Чтобы уметь правильно общаться с коллективом, нужно хорошо его узнать. Особенно важно находить время для знакомства с коллективом в неформальной обстановке. Вопросы для снятия психологических барьеров помогают понять индивидуальные особенности людей и снизить напряжённость на совещании. Поэтому желательно провести непринуждённую беседу с коллегами, прежде чем погружаться в повестку совещания.

Читать: 110+ самых эффективных вопросов для преодоления психологических барьеров и сплочения коллектива

5. Задайте правильный тон

Помните: то, как вы общаетесь и взаимодействуете с другими, влияет на всю вашу команду. Именно вы должны задать настрой на открытое рабочее взаимодействие. Как только вы это сделаете, вашему примеру последуют другие.

При этом через каждые несколько месяцев следует проверять, как люди взаимодействуют в коллективе. Не появились ли за последние месяцы какие-либо привычки, которые вы хотели бы искоренить или наоборот развить? Если не просто один раз задать нормы общения и взаимодействия в коллективе и сразу забыть, а регулярно анализировать их, это обеспечит вам более продуманный подход к методам взаимодействия.

Рост организации постепенно стесняет взаимодействие. Мы в Hope for Haiti однажды заметили, насколько нам вредит такая неэффективность: когда мы не способны работать как единый, хорошо отлаженный механизм, мы не обслуживаем столько людей, сколько могли бы, и нужно что-то с этим делать.
Рост организации постепенно стесняет взаимодействие. Мы в Hope for Haiti однажды заметили, насколько нам вредит такая неэффективность: когда мы не способны работать как единый, хорошо отлаженный механизм, мы не обслуживаем столько людей, сколько могли бы, и нужно что-то с этим делать.
Читать: Фонд Hope for Haiti повышает уровень жизни большего числа гаитян с помощью Asana

Другие виды рабочего взаимодействия

Рассуждая о рабочем взаимодействии, в большинстве случаев мы исходим из того, что речь идёт о личном общении. Однако существует множество способов взаимодействия в разных местах: от глобальных офисов до удалённых команд. Большинство самых распространённых способов взаимодействия подойдут коллективу любого типа, но есть ещё несколько практических рекомендаций для сплочения команды.

Распределённые коллективы

Распределённые коллективы работают в разных точках земного шара. Они могут жить по разному времени, говорить на разных языках, иметь свои культурные особенности и традиции. Не стоит ожидать, что все они будут взаимодействовать по одной схеме. На самом деле разнообразие мышления, которое вы наблюдаете, работая с коллегами со всего мира, является одним из преимуществ распределённых коллективов.

При работе с распределённым коллективом крайне важно обеспечить полное взаимодействие, с тем чтобы участники коллектива в разных часовых поясах и офисах оставались в курсе событий. Обязательно фиксируйте всё в едином источнике достоверной информации, доступном участникам коллектива в онлайн-режиме, и найдите инструмент, обеспечивающий оперативную актуализацию данных, чтобы не возникало задержек в работе из-за ожидания информации.

Имейте в виду, что часовые пояса тоже могут влиять на готовность людей к общению. Старайтесь проводить совещания, когда на них могут присутствовать все участники, или предложите делать записи и вести протокол, если кто-то не может принять участие. Также важно перепроверить, чтобы все нужные люди были в курсе происходящего, и чтобы мероприятие не прошло мимо них только из-за того, что они находятся в другом офисе, а не вместе с остальным коллективом.

Читать: Сплочение и процветание в распределенном мире вместе с Asana

Совместная работа в онлайн-режиме

При работе с виртуальной командой крайне важно определить, где и как часто вы будете взаимодействовать с ней. Если уметь грамотно пользоваться инструментами взаимодействия, участники коллектива будут чувствовать свою вовлеченность, даже находясь на расстоянии.

Пока мы работали в удалённом режиме, нам пришлось заново научиться взаимодействию в самых разных его проявлениях. Slack, Asana и интеграции с этими инструментами заменили нам многие каналы личного взаимодействия, которыми мы пользовались раньше, или дополнили их.
Пока мы работали в удалённом режиме, нам пришлось заново научиться взаимодействию в самых разных его проявлениях. Slack, Asana и интеграции с этими инструментами заменили нам многие каналы личного взаимодействия, которыми мы пользовались раньше, или дополнили их.
Читать: Jones Knowles Ritchie разрабатывает надёжные глобальные бренды с помощью Asana

Участники удалённого коллектива могут чувствовать себя отстранённо в условиях изоляции, поэтому следует продумать вместе с командой предпочтительные варианты взаимодействия. Кому-то удобнее общаться по телефону, а кто-то предпочитает заранее спланированные совещания с чёткой повесткой. Поскольку в таком коллективе меньше возможностей для личного общения, крайне важно выяснить предпочтения коллег, чтобы можно было обеспечить открытые каналы взаимодействия.

И наконец, обязательно проводите для коллег регулярные мероприятия по сплочению коллектива. Независимо от того, используете ли вы какие-то приёмы для снятия напряжённости перед каждым совещанием, или выделяете время для непринуждённой беседы в конце рабочей недели, усилия по сплочению коллектива помогают его участникам свободно общаться независимо от их местонахождения.

Читать: Три концепции успешного управления новым коллективом в условиях удаленной работы

Вишенка на торте эффективного рабочего взаимодействия

Последний компонент четкого взаимодействия — наличие единого источника достоверной информации для всего процесса рабочего взаимодействия. Наличие централизованной системы, такой как инструмент управления работой, позволяет координировать работу на всех уровнях вашей организации. Подробнее о том, как управление работой облегчает координацию и взаимодействие по проекту, см. в нашей статье «Общие сведения об управлении работой».

Дополнительные ресурсы

Статья

Group vs. team: What’s the difference?