4 инструмента для общения, которые помогут наладить совместную работу

Эффективное общение — одна из важнейших составляющих любого Business. Обеспечивая простоту общения, вы открываете возможности для совместной работы и помогаете участникам команды сосредоточиться на работе, которая имеет значение. Существует множество инструментов для общения, и каждый из них предлагает что-то свое. 

Не стоит использовать слишком много инструментов. Исследование свидетельствует, что работники умственного труда переключаются между 10 приложениями до 25 раз в день. Переключение между приложениями снижает продуктивность и эффективность. Более четверти (27%) работников говорят, что забывают о действиях и пропускают сообщения при переходе от одного приложения к другому, а 26% считают, что перегрузка приложениями снижает их эффективность. 

Вам нужны эффективные инструменты для бизнеса, которые упрощают общение, не мешая при этом выполнять важную работу. В этой статье мы рассмотрим, что делает инструмент общения эффективным, а затем рассмотрим четыре инструмента, которые помогут наладить эффективное взаимодействие в вашей команде. 

Что такое инструменты для общения в команде? 

Инструмент для общения призван помочь участникам команды взаимодействовать друг с другом. К ним относятся инструменты внутренней коммуникации для общения с командой и инструменты внешней коммуникации для общения с поставщиками, клиентами и агентствами. И те, и другие важны для эффективного общения на рабочем месте. 

Все инструменты для общения также делятся на два типа: 

• Синхронное общение, например личные обсуждения, мгновенные сообщения и любые другие виды общения в реальном времени.

• Асинхронное общение, например электронная почта, отчёты по проектам или записанные сообщения, — другими словами, любой тип общения, при котором вам не требуется немедленный ответ. 

Не все инструменты предназначены для общения

Существует множество инструментов Business, призванных улучшить совместную работу, но это не значит, что они оптимизированы для эффективного общения в команде. Сегодня команды используют для общения такие инструменты, как Adobe Creative Cloud, Google Docs и Salesforce. 

Проблема в том, что эти инструменты не предназначены для общения. Эти специализированные системы — отличный способ выполнять важную работу, но они не предназначены для того, чтобы помогать командам чётко передавать информацию. 

Что делает инструмент общения эффективным

Чтобы обеспечить эффективное общение в команде, вам нужен гибкий инструмент или оптимизированный набор инструментов, которые:

Простота внедрения в масштабах всей команды

Никто из нас не работает в вакууме. Чтобы инструмент для общения был эффективным, он должен быть доступным и централизованным. Этот инструмент должен быть тем, что используют все в вашей команде или как можно больше людей. 

Ищите инструмент с хорошим руководством пользователя, настройкой и службой поддержки, чтобы каждый мог научиться эффективно им пользоваться. Недостаточно выбрать инструмент, который подходит вам. Найдите инструмент, которым сможет пользоваться вся команда.

Централизованный обмен информацией

Когда у вас есть центральный источник достоверной информации, ваша команда точно знает, куда идти, и имеет чёткое представление о том, кто что и когда делает. Совместная работа и командный дух — основа любой эффективной команды, но эти межличностные отношения начинаются с эффективного общения и зависят от него. Ниже мы поговорим о важности интеграции с инструментами для общения, но пока достаточно сказать, что этот инструмент должен быть одним из краеугольных камней взаимодействия вашей команды. 

Встроенные интеграции с другими инструментами Business

Инструмент для общения — это основа взаимодействия в команде, но существует целый ряд других инструментов, которые могут быть полезны для работы. Будь то инструменты для обмена файлами или инструменты, специфичные для работы вашей команды, у вас, вероятно, уже есть несколько инструментов в наборе инструментов вашей команды. 

Проблема в том, что переключение между приложениями снижает продуктивность, увеличивает объём дублирующейся работы и повышает вероятность потери информации. Чтобы этого избежать, найдите инструмент для общения, который интегрируется с вашими любимыми бизнес-инструментами. Так вы всегда будете общаться о работе в одном и том же месте, при этом пользуясь преимуществами других, более специализированных инструментов. 

Гибкие и масштабируемые рабочие процессы

Лучшие инструменты для общения эффективны как для малого бизнеса, так и для корпораций. Убедитесь, что выбранный вами инструмент хорошо масштабируется и достаточно гибок для всех рабочих процессов вашей команды. 

Это включает в себя множество способов использования самого инструмента, включая веб-приложения, приложения для компьютеров и мобильные приложения. Мобильные приложения крайне важны, чтобы участники команды могли работать с инструментом в любое время и в любом месте.

Надёжная безопасность

Наконец, ни один инструмент для общения не будет завершенным без проверки его безопасности. Ознакомьтесь с методами обеспечения безопасности инструмента, чтобы убедиться, что он заслуживает доверия. Частью этого также является масштабируемость — убедитесь, что выбранный вами инструмент предлагает способ управления разрешениями и пользователями по мере роста вашей команды. 

Четыре лучших инструмента для общения

Не существует универсального подхода к инструментам для общения. В идеале следует искать инструменты, которые предлагают синхронные, асинхронные и внешние способы общения. С помощью синхронных инструментов можно общаться с заинтересованными сторонами в реальном времени. Асинхронные инструменты — это централизованная информационная система, к которой участники команды могут обращаться, не прерывая рабочий поток. А внешние инструменты позволяют общаться с клиентами, партнёрами, подрядчиками, агентствами и многими другими.

Отправляйте мгновенные сообщения: Slack или Microsoft Teams

Синхронное общение — это ценный способ взаимодействия с командой в реальном времени. Эти инструменты чата — эффективный способ общаться с отдельным участником команды или делиться обновлениями в групповом чате. 

Инструменты для обмена мгновенными сообщениями — это ценный способ оставаться на связи, особенно если вы работаете в распределённых или удалённых командах. Однако эти инструменты не так эффективны для решения крупномасштабных проблем. Для этого лучше использовать другие инструменты для синхронного или асинхронного общения, например перечисленные ниже.

Общайтесь лицом к лицу: Zoom, Google Meet или Skype

Даже если ваша команда в основном работает в одном офисе, вам всё равно нужно инвестировать в инструмент для видеоконференций. Они, как правило, эффективнее телефонных звонков и позволяют команде сотрудничать, даже если участники находятся в разных местах. Для преимущественно виртуальных команд видеоконференции — это отличный способ не только провести мозговой штурм, но и наладить отношения, провести мероприятия по сплочению команды и пообщаться с её участниками. 

Общение о работе: Asana

Противоположностью синхронному обмену информацией является асинхронное общение — сообщения, на которые не нужно отвечать в реальном времени. Это невероятно важная часть вашего инструментария для общения, потому что асинхронное общение не нарушает состояние потока и повышает продуктивность. 

Инструменты для управления работой, такие как Asana, позволяют вашей команде легко общаться о работе там, где она выполняется. Общение всегда связано с более широким контекстом работы вашей команды, поэтому у сотрудников всегда под рукой вся необходимая информация. Более того, такие инструменты общения позволяют участникам команды контролировать уведомления и оставаться в потоке. 

Независимо от того, какой инструмент для управления проектами выберет ваша команда, убедитесь, что у вас есть одно общее рабочее пространство для всей информации. Подберите себе инструмент, который позволяет видеть работу в разных представлениях, таких как канбан-доски, диаграммы Ганта, календари и вид «Список» в стиле электронных таблиц. 

Управление внешним общением: Gmail или Outlook

Электронная почта — это идеальный инструмент для асинхронного общения, особенно когда речь идёт о внешней коммуникации. Поставщики, подрядчики, агентства и клиенты, с которыми вы общаетесь, не будут иметь доступа к внутренним инструментам общения вашей команды, поэтому такие инструменты, как электронная почта, имеют решающее значение для эффективного внешнего общения.

Как интегрировать инструменты для совместной работы с вашим набором технологий для общения

Решение проблемы общения в Business — это не просто больше инструментов. Недавние исследования показывают, что чем больше приложений использует команда, тем выше вероятность дублирования работы. Фактически, второе и третье место среди главных препятствий для продуктивности занимают необходимость отвечать на электронные письма и сообщения, а также слишком большое количество совещаний и видеозвонков. 

Чтобы повысить продуктивность и обеспечить совместную работу, убедитесь, что ваши основные четыре инструмента для общения предлагают надежную интеграцию с другими важными инструментами Business. Это позволит вам пользоваться преимуществами специализированных инструментов без необходимости общаться в тех, которые не предназначены для эффективного общения на рабочем месте.

Помните: среднестатистический работник умственного труда переключается между 10 приложениями до 25 раз в день, и эта проблема только усугубляется по мере продвижения вверх по цепочке. Руководители высшего звена сообщают о переключении между 14 приложениями 31 раз в день. Интеграции полезны, потому что ваша команда может получать доступ к информации в одном месте, при этом используя специализированные инструменты для конкретных целей. 

Интеграция инструментов для внутреннего общения

Инструменты внутренней коммуникации — это инструменты, которые вы используете для общения со своей командой. Это может быть как небольшая команда проекта, так и вся компания. Обычно эти инструменты защищены от доступа внешних партнёров. 

К инструментам для внутреннего общения относятся: 

• Инструменты для обмена файлами: Google Диск, Dropbox, Box и OneDrive

• Инструменты для вовлеченности работников: BambooHR, Workday, Lattice и Culture Amp

• Инструменты для совместного использования или записи экрана: Vimeo и Loom

Другие инструменты, которые ваша команда может использовать для внутреннего общения:

• Инструменты синхронизации календаря: Google Календарь и Microsoft Outlook

• Инструменты для работы в команде: Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, SEMRush и Figma

• Инструменты аналитики: Google Analytics, Tableau, Looker и PowerBI

Эти инструменты являются важной частью хорошей работы, но они не предназначены для общения. Вместо того чтобы общаться в самих инструментах, найдите центральный инструмент, который интегрируется с ними, чтобы вы могли получить доступ ко всей своей рабочей информации в одном месте. 

Интеграция инструментов для внешнего общения

Инструменты для внешнего общения — это инструменты, которые вы используете для взаимодействия с людьми, не входящими в вашу организацию. К ним относятся клиенты, фрилансеры, подрядчики, агентства и другие партнёры. 

К инструментам для внешнего общения относятся:

• Инструменты для службы поддержки: Zendesk и ServiceNow

• Социальные сети: LinkedIn и Glassdoor

• Инструменты для проведения публичных форумов и вебинаров: Livestorm и Zoom

Другие инструменты, которые ваша команда может использовать для управления внешним общением:

• Инструменты для управления социальными сетями: Sprout Social, Buffer и Hootsuite

• Инструменты для учёта времени: Clockify, Harvest и Everhour

Уточните ожидания с помощью плана общения

Когда у вас появятся эффективные инструменты для обмена информацией, убедитесь, что ваша команда знает, какой инструмент использовать и когда. Лучший способ добиться этого — использовать шаблон плана общения. В планах обмена информацией прописывается, как и где ваша команда должна общаться по работе. Подробнее читайте в нашей статье о четырёх шагах к созданию плана общения.