План коммуникаций

Недопонимания случаются. В жизни это может означать, что вы опоздали в ресторан на 10 минут или забыли, что на этой неделе вы устраиваете ужин. В управлении проектами недопонимания могут иметь более серьёзные последствия, приводя к разрастанию области проекта, срыву дедлайнов и недовольству заинтересованных сторон.

Чтобы избежать недопониманий и держать всех в курсе, вам нужен шаблон плана общения. В шаблоне плана обмена информацией описывается, как ваша команда планирует общаться с заинтересованными сторонами в рамках проекта. Устанавливая ожидания, эти шаблоны помогают команде согласовывать действия, сокращать объём ненужной работы, уменьшать количество недопониманий и обеспечивать своевременное получение нужной информации о проекте.

Что такое план общения?

В контексте управления проектами план обмена информацией отражает то, как ваша команда будет обмениваться важной информацией о проектах с ключевыми заинтересованными сторонами. Эффективные планы по обмену информацией включают в себя сведения о том, как и когда обмениваться информацией в ходе проекта, например, как часто команда будет делиться обновлениями по проекту и какие каналы использовать. Предоставляя обзор того, что нужно знать заинтересованным сторонам (и когда им это нужно знать), эти планы сокращают ненужную работу и обеспечивают единое понимание деталей проекта.  

Что такое шаблон плана общения?

Шаблон плана обмена информацией — это схема базового плана общения по проекту. Этот шаблон обеспечивает стандартную структуру, которую ваша команда может использовать для построения планов общения для каждого проекта, над которым она работает, чтобы всегда следовать одним и тем же шагам и ничего не упускать. 

Представьте себе: без шаблона вашей команде пришлось бы создавать план обмена информацией с нуля каждый раз, когда она начинает новый проект. С шаблоном вашей команде нужно просто сделать копию, чтобы построить свою стратегию общения по проекту на основе описанной структуры.

Зачем нужен шаблон плана обмена информацией?

Стратегический план общения необходим для каждого проекта, поскольку он сокращает количество недопониманий и гарантирует, что каждый получит нужную информацию о проекте по нужным каналам. Шаблоны плана общения позволяют сделать ещё один шаг вперёд, создав стандартизированную структуру, которую можно использовать снова и снова, независимо от проекта.

С помощью шаблона плана общения можно: 

• Обеспечить единое понимание того, как и где передавать информацию о проекте заинтересованным сторонам.

• Назначить ответственного за каждый элемент информации, чтобы все понимали свои обязанности.

• Сократить дублирование работы, стандартизировав каналы обмена информацией.

• Сократить количество недопониманий и ненужной работы, например непродуктивных совещаний, которые можно было бы провести асинхронно.

• Предоставить всей команде рекомендации по общению, чтобы вы могли чётко взаимодействовать и двигаться вперёд.

• Повысить прозрачность для внутренней команды и внешних заинтересованных сторон.

• Сократить переключение между приложениями с помощью интегрированных функций и приложений Business, чтобы сосредоточиться на выполнении важной работы.  

• Создать стандартизированную структуру для предоставления обновлений.

• Предоставить заинтересованным сторонам место для обратной связи и совместной работы с командой на протяжении всего проекта.

• Согласовывать ожидания участников команды и заинтересованных сторон, сокращая разрастание объёма и поддерживая проект в нужном русле. 

Что входит в шаблон плана обмена информацией?

Шаблон плана обмена информацией представляет собой структуру, которую можно использовать для разработки плана обмена информацией для любого проекта. На высоком уровне шаблон плана общения должен включать следующее:

• Описание информации, которой вы планируете делиться (например, обновления о важных этапах или результатах проекта).

• Как часто вы будете делиться этой информацией (например, отправлять еженедельные обновления по проекту).

• Формат или каналы, которые вы будете использовать для обмена информацией (например, Zoom для совещаний команды или мозговых штурмов; Slack для быстрых асинхронных проверок).

• Целевая аудитория, с которой вы общаетесь (например, внешние заинтересованные стороны).

• Участник команды проекта, ответственный за обмен информацией. 

Как использовать шаблон плана обмена информацией?

Шаблон плана по обмену информацией не должен быть статичным — это динамический инструмент, который можно обновлять и настраивать, чтобы ваша команда соответствовала потребностям проекта в общении. Создав копию базового шаблона плана общения, можно начать настраивать его для конкретного проекта. Вот что можно сделать: 

• Определение ключевых заинтересованных лиц, которым нужны обновления по проекту.

• Определите способы обмена информацией для синхронного и асинхронного общения. 

• Определите план действий по информированию групп заинтересованных сторон о тех или иных деталях проекта.

• Определение типов обновлений проекта, которыми вы будете делиться, и того, кого вам нужно включать в каждое обновление.

• Работа с заинтересованными лицами по определению их идеального способа общения для получения информации о проекте.

• Определение частоты обновлений, которая наилучшим образом удовлетворяет потребности заинтересованных сторон и обеспечивает своевременное выполнение проекта. 

• Назначение ответственного за задачи по обмену информацией, чтобы ваша команда знала, кто за что отвечает. 

• Настройка настраиваемых тегов для выделения важных деталей, таких как частота обновлений и место, где ваша команда будет делиться ими.  

• Использование повторяющихся задач для своевременного выполнения плана обмена информацией. 

Интегрированные функции и рекомендуемые приложения для шаблона плана обмена информацией 

Шаблон плана обмена информацией обеспечивает прозрачность для вашей команды и сокращает количество недопониманий, чётко определяя, какая информация передаётся и кто в вашей команде отвечает за её передачу. Наши интегрированные функции и приложения Business делают обмен информацией ещё проще, сокращая количество переключений между приложениями и оптимизируя процесс. 

Интегрированные функции

1. Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и в списке задач или электронной таблице, в виде «Список» отображаются все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

2. Автоматизация. Автоматизируйте ручную работу, чтобы ваша команда тратила меньше времени на рутинную работу и больше времени на задачи, для которых вы их наняли. Правила в Asana работают на основе триггеров и действий, то есть «когда происходит X, делай Y». Используйте правила, чтобы автоматически назначать работу, корректировать даты сдачи, устанавливать нестандартные поля, уведомлять заинтересованные стороны и многое другое. От автоматизации отдельных задач до целых рабочих процессов — правила дают вашей команде время на квалифицированную и стратегическую работу.

3. Настраиваемые нестандартные поля. Нестандартные поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить согласованность в рамках всей организации. 

4. Добавление задачи в несколько проектов. Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но если у каждого отдела своя система хранения данных, работа останавливается и становится разрозненной. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирование и повышает прозрачность работы между командами. но и помогает команде видеть задачи в контексте, видеть, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

Рекомендуемые приложения

1. Slack. Превращайте идеи, запросы на работу и задачи из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. От быстрых вопросов и поручений до задач с исполнителями и датами сдачи нажатием пары кнопок. С лёгкостью фиксируйте работу, чтобы запросы и важные дела не терялись в Slack. 

2. Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Drive, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска нажатием нескольких кнопок.

3. Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

4. Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail. 

Вопросы и ответы