Канбан: доски Agile, ограничения незавершённой работы и лучшие практики

Представьте следующее: ваша команда начинает новый проект. Вам нужен простой способ наглядного представления работы, чтобы вы могли быть в курсе того, кто над чем работает, на каком этапе находится работа и когда всё должно быть готово. Вам пришлось бы просматривать документацию по проекту, электронные таблицы, почту и сообщения, чтобы собрать всю эту информацию воедино, если всё это нельзя было бы сделать с помощью канбан-доски.

Если вы занимаетесь управлением проектами или начали изучать способы визуального представления своей работы, то вы, возможно, уже слышали о системе канбан. Канбан помогает команде сбалансировать выполняемую работу с учётом способности каждого сотрудника.

В этой статье приводится вся необходимая информация о том, что такое канбан, как устроены канбан-доски и как их можно использовать для максимально эффективного управления работой своей команды.

Что такое канбан?

Канбан — это метод Agile-менеджмента, в котором используются визуальные доски, помогающие командам отслеживать работу по этапам завершения. Канбан основан на принципе постоянного совершенствования, когда элементы работы «переносятся» из продуктового бэклога в стабильный, управляемый поток.

Вот как это работает на практике:

• Карточки: каждая задача представлена в виде карточки на вашей канбан-доске

• Столбцы: карточки перемещаются по столбцам, отражающим этапы работы (например, «К выполнению», «В процессе», «Выполнено»)

• Видимость в реальном времени: ваша команда может с одного взгляда точно понять, на какой стадии находится каждая задача

Канбан особенно популярен среди команд, занимающихся разработкой продуктов, инженерных решений и программного обеспечения. Но их может использовать любая команда, которая хочет создать более гибкий рабочий процесс.

История канбан

Тайити Оно, японский инженер компании «Тойота», создал систему канбан в конце 40-х годов XX века. Оно решил улучшить производственную систему «Тойоты» путём внедрения в неё элементов бережливого производства, также известного как система «точно в срок» (JIT).

Ключевым нововведением стал переход от процесса «продвижения» к процессу «притяжения»:

• Процесс «продвижения»: продукция производится на основе предполагаемого спроса и «выталкивается» на рынок

• Процесс «притяжения»: продукция производится и повторно поставляется на основе фактического потребительского спроса

Этот переход позволил «Тойоте» поддерживать низкий уровень товарных запасов, сохраняя конкурентоспособность.

«Канбан» — это комбинация двух японских слов: 看 (Кан), т. е. «вывеска», и 板 (Бан), т. е. «доска».

Система канбан до сих пор действует на многих производственных объектах, а в начале 2000-х годов она была адаптирована к разработке программного обеспечения. В сфере разработки программного обеспечения канбан использует тот же самый «принцип притяжения», что и бережливое производство Оно.

Команды разработчиков программного обеспечения обнаружили, что методология канбан отлично дополняет их практики DevOps. Синергия между Kanban и DevOps позволяет быстрее получать результаты и способствует формированию культуры постоянного улучшения и эффективности работы.

Что такое канбан-доски?

Команды, использующие методологию Kanban, применяют инструмент визуализации под названием канбан-доска для управления своей загрузкой и потоком. На канбан-доске работа отображается в виде столбцов на доске проекта. Обычно каждый столбец представляет собой этап работы. Простейшая канбан-доска может состоять из таких столбцов, как «Предстоит», «В процессе» и «Выполнено».

Каждый столбец заполнен визуальными карточками, представляющими отдельные задачи. Команда перемещается по столбцам, пока задачи не будут завершены.

Представьте себе полки в супермаркете. По мере того как запасы продуктов уменьшаются из-за покупок потребителей, персонал пополняет полки новыми продуктами. Канбан-доска постоянно пополняется новыми задачами по мере того, как ваша команда завершает старые.

Теперь вы можете повесить физическую канбан-доску в конференц-зале или оптимизировать процессы онлайн, что намного проще для удалённых или виртуальных команд.

Виртуальные канбан-доски

Сегодня можно создавать канбан-доски и вести их в Интернете. Программное обеспечение и инструменты для виртуальных канбан-досок позволяют гибко визуализировать контент и получать полезную аналитику обо всей работе в рамках проекта. Зачастую команды используют такие виртуальные канбан-доски, как вид «Доска» в Asana, для наглядного представления работы на разных этапах.

Что такое Канбан-карточки?

Карточки канбан являются движущей силой системы канбан, при этом каждая карточка представляет собой отдельную задачу или элемент работы. Они дают чёткое и лаконичное представление о текущей задаче.

Карточки КАНБАН обычно содержат важные детали, такие как название задачи, описание, дата сдачи, ключевые заинтересованные лица и человек, ответственный за задачу. Разным типам работы часто присваиваются цвета, чтобы участники команды могли быстро понять требования к заданию и его статус.

Как работает Канбан?

Канбан-доски визуализируют работу команды, назначая отдельные задачи канбан-карточкам или стикерам, организованным в столбцы на доске.

Ключевые компоненты:

• Дорожки: столбцы, отражающие поток создания ценности, этапы, которые должны пройти задачи от начала до завершения

• Карточки: отдельные задачи помещаются в соответствующие дорожки, чтобы обозначить рабочий процесс

• Ограничения по незавершённой работе: ограничения по способности дорожек, обеспечивающие бесперебойную работу системы Канбан

По мере выполнения работы участники команды перемещают карточки слева направо по каждому этапу.

Четыре главных принципа канбан

Существует четыре основополагающих принципа, которые помогут вашей команде приспособиться к процессу канбан:

1. Начинайте с того, что делаете сейчас

Канбан можно применять к любому нынешнему рабочему процессу или процедуре. В отличие от более формализованных процессов Agile-менеджмента, таких как Scrum, канбан обладает достаточной гибкостью для работы по основным направлениям деятельности вашей команды.

2. Сосредоточьтесь на последовательных, эволюционных изменениях

Большие перемены могут стать причиной сбоев в работе вашей команды, и если вы будете пытаться изменить всё и сразу, новая система может перестать работать. Канбан об этом знает, и поэтому фреймворк Канбан подразумевает постоянное совершенствование и постепенные изменения. Вместо того чтобы менять всё в один присест, начните с постепенных перемен и сосредоточьтесь на стабильном развитии рабочих процессов своей команды во времени.

3. Уважайте нынешние процессы, роли и обязанности

В отличие от других бережливых методологий, в канбан-системе нет определённых ролей, поэтому она работает внутри нынешней структуры и процедур вашей команды. К тому же, ваш нынешний рабочий процесс может обладать некоторыми сильными сторонами, которые будут утрачены, если вы попытаетесь полностью переработать свой рабочий процесс за один день.

4. Поощряйте инициативу на всех уровнях

В соответствии с принципом постоянного улучше��ия методология канбан подразумевает, что перемены могут исходить откуда угодно, не обязательно «сверху вниз». При использовании канбан члены команды могут делиться своими мнениями, обдумывать новые способы эволюции процессов и возглавлять новые рабочие инициативы.

Основные практические рекомендации по методу канбан

Основополагающие принципы Канбан помогут вам направить менталитет своей команды в нужное русло по отношению к рабочим процессам. Для внедрения системы Канбан следуйте шести принципам ниже и помогите своей команде постоянно совершенствоваться и достигать последовательного роста.

1. Наглядно представляйте работу

Одним из главных преимуществ канбан является возможность наблюдать за «продвижением» работы по этапам. Подобная практика не только даёт вам общее представление о продвижении работы по этапам, но и отображает её текущее состояние в реальном времени.

2. Ограничивайте объём работы в процессе

Ограничения по работе в процессе (WIP) — это максимальное количество карточек, которые могут отображаться в одном столбце в любой момент времени.

Система канбан, как одна из методологий Agile, строится по принципу ранней поставки, что означает, что задачи должны быстро перемещаться между столбцами, а не застревать со статусом «в процессе».

Чётких требований по поводу того, сколько именно задач может выполняться одновременно, не существует, однако ограничения WIP могут ориентировать команду на уход от многочисленных текущих задач в пользу выполнения конкретной работы.

3. Управляйте потоком

Чтобы эффективно ограничивать объём текущей работы, оптимизируйте поток задач на своей канбан-доске. Время выполнения — это время между началом задачи и присвоением ей статуса «Готово».

Управление потоком помогает:

• Сократить время выполнения задач

• Сократить количество узких мест в рабочем процессе

• Сдавать работу, пока она ещё актуальна

4. Создавайте чёткие инструкции по процессам

Так как задачи в канбан перемещаются очень быстро, необходимо, чтобы в вашей команде были чётко установленные правила и договорённости. Ваши инструкции по процессам должны определять принципы использования методологии канбан,

При этом каждый сотрудник должен быть вовлечён в обновление методов применения канбан в соответствии с четвёртым главным принципом системы: поощряйте инициативу на всех уровнях.

5. Внедряйте циклы обратной связи

В системе канбан вам необходимо получать обратную связь от двух основных групп — клиентов и команды.

• Клиенты: получайте обратную связь от клиентов и истории пользователей о качестве и эффективности выработанного вашей командой решения. Было ли оно оправданным? Возникали ли проблемы? Если проблемы были (например, ошибки в коде или производственный брак), пересмотрите свой поток канбан и добавьте больше времени на анализ, проверку и оценку.

• Команда: регулярно сверяйтесь со своей командой по поводу процесса использования самого процесса канбан. Что сотрудники думают о своей производительности? Здесь у вас появляется ещё одна возможность для поощрения инициативы на всех уровнях и обновления внутренних процессов в команде.

Обратная связь является неотъемлемой частью постоянного улучшения и, следовательно, фреймворка канбан.

6. Используйте ключевые показатели для постоянного совершенствования

Отслеживание ключевых показателей эффективности, таких как время упреждения, время цикла и производительность, имеет важное значение для эффективного внедрения системы Канбан. Метрики предоставляют ценную аналитику о ходе работ и эффективности команды, выделяя области, требующие улучшения.

Команды могут использовать этот анализ данных для принятия обоснованных решений и постоянного совершенствования своего процесса Канбан. Повышение прозрачности проектов помогает команде достичь операционного совершенства в среде Agile.

7. Улучшайте совместно и развивайте экспериментально

Система канбан по своей сути направлена на постоянное улучшение. Однако это также означает, что и другие методологии улучшения процессов могут довольно хорошо работать в связке с канбан. При этом вам всегда следует стремиться к совместной работе, экспериментам и развитию своих процессов по мере необходимости.

Как создать канбан-доску за 5 простых шагов

В соответствии с первым основополагающим принципом канбан (начинайте с того, что делаете сейчас) применить канбан можно в любом рабочем процессе. Лучший способ визуализации канбан-доски — это инструмент для управления работой наподобие Asana. Каждый проект в Asana можно отобразить четырьмя способами, в том числе в виде доски в стиле канбан.

Независимо от способа создания канбан-доски вам следует придерживаться описанных далее простых шагов, чтобы начать применять канбан в своих текущих процессах:

1. Начните с чистой доски

Даже если ваша канбан-доска будет впоследствии содержать все задачи из бэклога и завершённую работу, сейчас вы можете начать с чистой доски. Если вы используете инструмент для управления работой, например Asana, не забудьте переключиться в режим доски.

2. Создайте столбцы для представления работы

В традиционном понимании столбцы канбан-доски отображают различные этапы работы. То, какие именно столбцы создадите вы, будет зависеть от вашей команды, но к числу самых распространённых относятся:

• «Бэклог», «Входящие» или «Новые»: в этот столбец будет поступать новая работа до её назначения сотруднику.

• «Подготовлено» или «В приоритете»: перемещайте работу в этот столбец, когда она будет готова к выполнению.

• В процессе: работа, которую сейчас выполняет ваша команда. Вы можете разбить столбец «В процессе» на различные подстолбцы — например, отдел контента может создать столбцы «Черновики», «Проверка» и «Редактирование», а инженерная группа может использовать столбцы «Разработка», «Тестирование» и «Развертывание».

• «Приостановлено»: перемещайте работу в этот столбец, если вам по какой-либо причине нужно её заблокировать.

• «Выполнено» или «Готово»: перемещайте задачи в этот столбец по завершении работы над ними!

3. Добавьте задачи для представления работы

Каждой задаче на канбан-доске присваивается своя карточка. Не забывайте делать заголовки карточек призывающими к действию. Мы рекомендуем начинать их с глаголов, чтобы ваша команда знала, над чем конкретно ей предстоит работать.

Если вы используете виртуальное решение для управления работой, то в карточки на канбан-доске также можно добавлять дополнительную информацию, контекст и файлы. Кроме того, используйте теги для отслеживания метаданных, например, сколько времени должно занять выполнение задачи или каков её приоритет.

4. Перемещайте работу по этапам

Ключевым элементом управления рабочими процессами с помощью канбан-досок является перемещение задач по этапам. Делать это можно вручную, перетаскивая задачи, или же использовать виртуальное решение для управления работой, которое будет выполнять это действие автоматически. Например, в Asana можно настроить правила, которые будут автоматически передвигать работу в различные столбцы в зависимости от имеющейся информации по задаче. Например, задача может перемещаться в столбец «В процессе» после назначения сотруднику.

5. При необходимости создавайте новые канбан-доски

В теории вы можете использовать одну и ту же виртуальную канбан-доску неограниченное количество раз. В связи с тем, что канбан-доски отслеживают работу с помощью непрерывного процесса, избавляться от нынешней доски вам не обязательно. Однако в некоторых системах, таких как Scrum, канбан-доски создаются часто, для каждого нового спринта. Просто создайте новую доску, сотрите информацию с доски, которая стоит у вас в офисе, перенесите бэклог задач и снова приступайте к работе.

Цифровые инструменты канбан

Хотя традиционная канбан-доска по-прежнему является эффективным инструментом для управления проектами, использование цифрового канбан-инструмента, такого как Asana, может значительно улучшить подход вашей команды к непрерывному совершенствованию.

Цифровой канбан-инструмент — это сетевая или прикладная платформа, которая воспроизводит физические канбан-доски в гибкой интерактивной среде. Вот как цифровые инструменты повышают эффективность команды:

• Поток: цифровые инструменты для канбан обеспечивают максимальную наглядность того, как задачи продвигаются по рабочему процессу. Благодаря этой прозрачности командам легче выявлять узкие места и устранять их, обеспечивая более плавный поток работы от идеи до завершения.

• Пропускная способность: команды могут оценить свою пропускную способность, отслеживая количество задач, завершенных за определенный период. Цифровые инструменты Канбан, которые предоставляют аналитику о тенденциях производительности и позволяют принимать решения на основе данных для оптимизации результатов команды, упрощают визуализацию этого показателя.

• Время выполнения: крайне важно понимать длительность задачи от начала до конца, чтобы прогнозировать хронологию проекта и устанавливать реалистичные дедлайны. Команды могут точно отслеживать сроки выполнения с помощью цифровых инструментов для управления проектами, которые предоставляют ценные данные для улучшения процессов планирования и реализации.

• Автоматизация: цифровые инструменты канбан часто включают функции автоматизации, которые обрабатывают повторяющиеся задачи, такие как перемещение карточек между столбцами на основе триггеров, отправка уведомлений и обновление статусов задач. Команды могут сосредоточиться на более ценных видах деятельности, сократив объём ручной работы.

• Интеграция: объединение с другими инструментами и платформами гарантирует, что канбан-доски не будут работать изолированно. Интеграции связывают хранилище документов, инструменты для общения и среды разработки, чтобы оптимизировать рабочие процессы и хранить всю необходимую информацию в одном доступном месте.

• Аналитика и отчётность: цифровые инструменты для работы по системе канбан часто включают встроенные возможности аналитики и отчётности. Благодаря этим функциям команды получают глубокую аналитику своих рабочих моделей, что позволяет им выявлять тенденции, прогнозировать будущую производительность и вносить обоснованные корректировки в свои процессы.

Канбан-доски: преимущества и недостатки

Следует ли вашей команде использовать канбан? Вот краткое сравнение, которое поможет вам принять решение:

Канбан — гибкий инструмент, который помогает командам уравновешивать работу со способностью её выполнять. Если вы внедряете канбан в команде, не связанной с техническими дисциплинами, попробуйте переносить рабочие потоки по одному, чтобы облегчить адаптацию.

Визуализируйте работу своей команды

С помощью канбан-досок ваша команда получает чёткое представление о задачах, над которыми она работает, и их состоянии. Если вы готовы попробовать канбан-доску для своей команды, начните с Asana.

Любой проект в Asana можно просматривать в нескольких представлениях, в том числе с использованием доски в стиле канбан, которая позволит вашей команде визуализировать рабочий процесс и легко ориентироваться в нём.

Часто задаваемые вопросы о Канбане