Диаграммы Ганта для вас в новинку? Начните отсюда.

5-е ноября 2020 г.9 мин. на чтение
facebooktwitterlinkedin
Изображение заголовка диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта. Вам наверняка знаком этот термин. Возможно, он всплыл на стартовом совещании по новому проекту или кто-то из коллег невзначай посоветовал вам создать диаграмму Ганта для отчётности по результатам работы с клиентами, которую вы пытаетесь организовать в нечто цельное. Проблема заключается в том, что вы ничего толком не знаете об устройстве этой самой диаграммы Ганта, как она выглядит и для чего вообще нужна.

Диаграммы Ганта могут разрастаться до сложных конструкций, однако разобраться в основах довольно просто. Из этой статьи вы сразу поймёте, что такое диаграммы Ганта и для чего они нужны. Мы также расскажем о легко настраиваемых альтернативных решениях, начать пользоваться которыми вы можете прямо сейчас.

Так что же такое диаграмма Ганта?

Диаграммы Ганта широко распространены в управлении проектами и представляют собой графики с горизонтальными столбиками, используемые для визуального представления хронологии проекта, программы или работы. Это способ наглядного отображения графика проекта, отслеживания вех и создания общей временной шкалы всей работы. Каждый столбик в диаграмме Ганта представляет собой этап процесса (или задачи в проекте), а его длина обозначает количество времени на выполнение этого этапа или задачи. При увеличении масштаба для просмотра всей картины целиком диаграммы Ганта дают представление о том, какую работу нужно выполнить сейчас, а также показывают её исполнителей и сроки.

Попробуйте хронологию Asana бесплатно

Хронология Asana на примере брендовой кампании

История диаграмм Ганта

Первый вариант диаграммы Ганта придумал Кароль Адамецкий в 1896 году, назвав своё изобретение «гармонограммой». Адамецкий публиковал свои исследования на русском и польском языках, что делало их труднодоступными для англоговорящих стран. В 1910 году Генри Гант популяризировал собственный аналогичный график в Соединённых Штатах. Он разработал его для отображения количества времени, которое заводские рабочие затрачивают на выполнение той или иной задачи. Впоследствии эти две системы были объединены в то, что сейчас подразумевается под диаграммой Ганта.

Со временем диаграммы Ганта стали использоваться и для отслеживания проектных графиков. Изначально диаграммы Ганта чертили на бумаге, поэтому при изменении графика приходилось переделывать всю диаграмму. Позднее для обозначения столбиков диаграммы Ганта менеджеры проектов начали использовать бумажные ленты или прямоугольники, чтобы свободно перемещать их при необходимости.

Особенности современных диаграмм Ганта

Современные диаграммы Ганта создаются умным программным обеспечением в режиме онлайн, что помогает коллективам определять зависимые элементы, создавать расписание работ и соблюдать сроки проектов. В наши дни можно выделить следующие особенности диаграмм Ганта:

Отслеживание хода работ по проекту в реальном времени

Большинство современных диаграмм Ганта — это облачные программные инструменты управления проектами, которые помогают коллективам планировать проекты всевозможных размеров. В отличие от оригинальных диаграмм Ганта, которые чертили на бумаге, онлайн-диаграммы позволяют рабочим группам полностью контролировать процесс планирования проектов и с лёгкостью вносить необходимые коррективы. В случае переноса даты или смещения вехи ваша диаграмма Ганта должна автоматически отразить эти изменения, чтобы вы всегда оставались в курсе последних событий в проекте. Таким образом, разным отделам будет проще выполнять совместную работу максимально эффективным образом.

Даты начала и завершения

Диаграммы Ганта идеально подходят для визуального представления проектов с множеством задач. Каждый горизонтальный «столбик» диаграммы обозначает задачу, поэтому коллектив может получить чёткое представление о том, какие задачи есть в проекте, когда они выполняются и сколько времени занимают.

Зависимые элементы задач

В дополнение к визуализации индивидуальных дат начала и окончания задач диаграммы Ганта облегчают выявление зависимых задач. У вас должна быть возможность обозначать зависимые элементы задач на диаграмме Ганта в своём программном обеспечении. Путём анализа зависимостей сотрудники могут быстро узнавать, кто ожидает завершения работы коллег, чтобы приступить к своей. Если же вам по какой-либо причине нужно ускорить работу, вы сможете распознавать проблемы и разрешать конфликты зависимых задач до их возникновения.

Вехи

Вехи — ключевая особенность проектов на основе диаграмм Ганта. В отличие от большинства задач на диаграмме, где длина каждого горизонтального столбика соответствует продолжительности задачи, вехи представляют собой определённые моменты времени. На диаграмме Ганта они обозначают контрольные точки и важные события хронологии проекта. Они также дают моментальное представление о главных датах всего проекта.

Читать о том, как устанавливать вехи проекта, достигать их и выражать за это признательность

Преимущества использования диаграмм Ганта

Обычно диаграммы Ганта используют для наглядного представления плана проекта. Это не единственный способ создать визуальное представление работы — диаграммы Ганта могут пригодиться и в других областях. Например, их можно использовать для следующих целей:

  • Визуальное представление плана и хронологии проекта. По диаграммам Ганта чётко видно, какая работа, в каком порядке и в какие сроки должна быть выполнена, что помогает сделать план и хронологию проекта более понятными.

  • Организация сложных проектов. Будь то инициатива с участием нескольких команд или новый крупный амбициозный проект, диаграмма Ганта служит своеобразным путеводителем по ним. Вы будете заранее видеть каждый шаг, как будто на карте, и будете знать, куда вашему коллективу предстоит идти дальше.

  • Координация работы со многими заинтересованными сторонами. Зачастую многим сотрудникам приходится работать над разными частями проекта одновременно. Диаграммы Ганта дают представление обо всех подвижных элементах в любой момент времени и о том, когда нужно «передать эстафету».

  • Оценка хронологии и загрузки. Независимо от места работы диаграмма Ганта заранее даст вам знать, сколько времени и сотрудников потребуется задействовать в проекте, чтобы вы могли рационально распределить ресурсы и спланировать сроки выполнения.

Попробуйте хронологию Asana бесплатно

Кому рекомендуется использовать диаграммы Ганта?

Диаграммы Ганта отлично подходят коллективам, которые хотят видеть свои проекты в хронологическом представлении. В идеале диаграммы Ганта следует использовать для задач, имеющих даты начала и завершения, чтобы отображать их в виде столбиков разной длины, а не точек, разбросанных по шкале времени. Например, диаграммы Ганта могут пригодиться вашему коллективу при планировании:

  • маркетинговой кампании;

  • запуска продукта;

  • реорганизации инженерного процесса;

  • пресс-конференции компании.

Однако далеко не каждый проект можно представить с помощью диаграммы Ганта. Существуют и другие формы визуального управления, такие как канбан-доски и календари, которые могут отображать ваши данные более оптимальным образом. Поэтому крайне важно, чтобы инструмент управления проектами мог создавать различные представления для каждого проекта. Таким образом, у вас будет возможность переключаться между диаграммой Ганта, канбан-доской, календарём и списком дел в зависимости от типа проекта, над которым вы работаете.

Читать о том, как использовать списки, доски, календарь и хронологию в Asana

Пять действий для создания диаграммы Ганта

В наиболее эффективных диаграммах Ганта график проекта отслеживается в виде столбиков, поэтому вы можете чётко видеть хронологию проекта и ход работ. Проверьте, предлагает ли ваше программное обеспечение возможность отслеживания зависимых элементов между задачами и расстановки вех.

Если вы новичок в создании диаграмм Ганта, обратите внимание на пять самых главных шагов ниже:

1. Определите временные рамки

Ваша диаграмма Ганта должна быть цельным проектом с датами начала и завершения. Воспринимайте её как способ хронологического представления проекта — у хронологии должны быть начало и конец.

Например, мы планируем запуск продукта. Отдел разработки продуктов начал работу над новым продуктом 1 августа, а поступление его на рынок после запуска производства ожидается к 30 сентября. Тогда наша диаграмма Ганта начнётся 1 августа и закончится не раньше 30 сентября.

Почему мы написали «не раньше»? У вас могут появиться дополнительные задачи после 30 сентября: рассылка писем клиентам с напоминанием о запуске продукта, дополнительные публикации в социальных сетях и последующее общение с прессой. Таким образом, даже если веха «Запуск продукта» будет достигнута 30 сентября, сам проект может продлиться до середины октября.

2. Добавьте задачи с датами начала и завершения

Диаграммы Ганта работают лучше всего, когда у вас есть задачи с датами начала и завершения, которые в таком случае будут представлены столбиками на диаграмме. Если вы не добавляете даты начала, задачи будут отображаться как моменты времени — визуализировать их будет уже не так просто.

Продолжим наш пример с запуском продукта. Вот несколько задач, которые мы можем добавить в свою диаграмму Ганта:

  • С 3 по 14 августа: отдел продукта проводит свой первый двухнедельный спринт по системе Agile для разработки 1-й версии продукта.

  • С 17 по 21 августа: отдел продукта анализирует 1-ю версию.

  • С 24 августа по 4 сентября: отдел продукта проводит второй двухнедельный спринт для разработки окончательной версии.

  • С 31 августа по 4 сентября: продукт практически завершён, и теперь отдел маркетинга может начинать готовить маркетинговый план по запуску.

  • С 7 по 11 сентября: отделы маркетинга и дизайна совместно готовят изображения, GIF-анимацию и видео для запуска.

  • С 10 по 16 сентября: отдел контента работает над блогами и веб-страницами для запуска.

  • С 14 по 18 сентября: отдел социальных сетей готовит свои публикации.

Далее мы можем разбить эти задачи на более мелкие. Например, нам может потребоваться создать отдельные задачи для видео, изображений и GIF-анимации, над которыми будет работать отдел дизайна. На данный момент наша диаграмма выглядит следующим образом:

Основы диаграмм Ганта: задачи с датами начала и завершения

В данном представлении также видно, что столбики окрашены в разные цвета в зависимости от того, какой отдел над ними работает: синие — продукт, зелёные — маркетинг, фиолетовые — дизайн, розовые — контент, жёлтые — социальные сети. Функция цветового кодирования очень важна для вашей диаграммы Ганта, так как по мере усложнения проектов вы сможете отслеживать задачи по отделам.

3. Выделите зависимые элементы

В таком большом проекте, как этот, у нас обязательно будут задачи, которые нельзя начать, пока не завершатся другие. Чтобы проект шёл гладко и работа всех отделов была синхронизирована, вы можете наглядно отобразить зависимые элементы задач на диаграмме Ганта.

В нашем примере задача Анализ 1-й версии зависит от задачи Спринт 1-й версии, а Спринт 2-й версии — от Анализа 1-й версии. Обозначив зависимость этих задач, весь отдел продукта будет знать, над чем может работать в данный момент. Отделы дизайна, контента и социальных сетей также не смогут начать работу, пока отдел маркетинга не завершит маркетинговый план. При визуализации всего этого на диаграмме Ганта вы получите следующее:

Основы диаграмм Ганта: чёткое обозначение зависимых элементов

4. Укажите вехи

В отличие от большинства задач вехи представляют собой фиксированные моменты времени на диаграмме Ганта. Их следует понимать как контрольные точки, обозначающие большие части завершённой работы. Они помогают понять, какую работу ставить в приоритет, и являются ориентирами, позволяющими отмечать значительные достижения в рамках проекта.

Читать о том, как устанавливать вехи проекта, достигать их и выражать за это признательность

Если мы работаем над запуском продукта, то можем считать вехами завершение разработки продукта, создание маркетингового плана и вывод продукта на рынок. Проверьте, есть ли у вашего программного обеспечения возможность отделять вехи от других задач на диаграммах Ганта. Вот как всё это выглядит вместе:

Основы диаграмм Ганта: указание вех

5. Обновляйте работу при изменении планов

Как видно из нашей хронологии, мы очень оптимистично запланировали окончание работ на 18 сентября, даже несмотря на то, что запуск назначен на 30 сентября. В реальности далеко не всё будет идти так же гладко. Возможно, отделу продукта понадобится третий, более короткий, спринт для завершения окончательной версии. У отделов дизайна и контента также может уйти больше недели на создание своих ресурсов, из-за чего у отдела социальных сетей может возникнуть задержка с публикациями.

Планы неизбежно меняются, поэтому программное обеспечение должно быть способно адаптироваться к вашим потребностям. Подберите себе инструмент, который позволяет вам перетаскивать задачи, автоматически при этом смещая зависимые элементы. Таким образом, ваши проекты никогда не будут выбиваться из общего графика даже при изменении планов.

Основы диаграмм Ганта: корректировка работы с учётом изменений в планах

Попробуйте хронологию Asana бесплатно

Как пользоваться диаграммами Ганта

Вы можете использовать диаграмму Ганта для большого ассортимента проектов и программ, однако вам будет полезно закрепить понимание сути диаграмм с помощью ряда конкретных примеров. Ниже приводятся три разных примера использования диаграммы Ганта:

Планирование большой маркетинговой кампании

Более масштабные маркетинговые кампании требуют такой же совместной работы и координации — в связи с этим легко упустить из вида отдельные подвижные элементы. Диаграммы Ганта упрощают процесс, обозначая последовательность задач с исполнителями и сроками. При этом разные отделы будут знать не только ответственность друг друга, но и влияние своей работы на другие отделы или общую цель.

Представление результатов клиенту

Если вы работаете в агентстве, диаграмму Ганта можно использовать для презентации клиентам хронологии всех ваших ожидаемых результатов и предполагаемых затрат времени на их достижение. Обозначив планы таким образом, вы даёте клиентам чёткое понимание своих целей и сроков их достижения, а они будут знать не только срок сдачи части проекта, но и когда именно вы будете над ней работать.

Планирование запуска продукта

В случае с запусками продуктов вы можете использовать диаграмму Ганта, чтобы обозначить весь план от первоначальных идей до запуска и дальнейшей работы. Наглядно представив всё это на диаграмме, вы затем сможете легко выявлять конфликты до начала работ, видеть зависимости между этапами и получать чёткое представление обо всех событиях, ведущих к запуску, и о времени их возникновения.

Загрузить руководство: Полное руководство по запуску продуктов с помощью Asana

Преимущества и недостатки диаграмм Ганта

При всей своей полезности диаграммы Ганта не всегда будут наилучшим способом представления любого проекта. Чтобы понять, подходит ли вашему проекту хронологическое представление, ознакомьтесь с обзором преимуществ и недостатков.

Преимущества использования диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта могут быть мощным инструментом визуального управления проектами. В числе преимуществ использования диаграмм Ганта:

Общее представление о хронологии вашего проекта

В начале проекта диаграммы Ганта позволяют вам видеть общую карту ваших планов и ожидаемого времени достижения вех. Это позволяет вам делиться хронологией проекта с заинтересованными сторонами, лучше планировать обеспечение персоналом и ресурсами и знать, что вам нужно делать и к какому сроку, чтобы работы шли по графику.

Просмотр взаимосвязей между задачами

Путём добавления дат начала и завершения к каждой задаче и выделения зависимых элементов вы можете наглядно отобразить, как один из элементов работы влияет на другой. Это поможет вам распознавать проблемы и устранять конфликты зависимостей ещё до начала работ.

Более эффективное управление ресурсами коллектива

Добавление ответственного лица к каждой части работы позволит вам видеть, кто чем занят и когда лучше всего приступить к управлению индивидуальной загрузкой. Так как все работы планируются последовательно, вы сможете видеть, у кого из сотрудников или у каких отделов будет слишком много работы одновременно, и соответствующим образом переназначать задачи или менять их место в общем графике при необходимости.

Риски использования диаграммы Ганта

У диаграмм Ганта есть и свои недостатки. Ниже приводится несколько подводных камней:

Подготовка диаграмм отнимает много времени

Создание диаграммы Ганта — дело трудоёмкое, особенно если вы используете для этого электронную таблицу. В таком случае процесс может отнять у вас много времени. Даже при использовании шаблона вам придётся вносить изменения, чтобы привести его в соответствие конкретным нуждам своего коллектива.

Трудно управлять проектом из того же места, где он был запланирован

Традиционные диаграммы Ганта наиболее полезны на стадии планирования проекта. Однако как только вы нанесёте всю свою работу на карту, вам зачастую нужно будет обратиться к другому инструменту или платформе для управления повседневной деятельностью. Тогда у вас уже не будет единого источника достоверных знаний для коллектива.

Добавление дополнительных сведений может привести к путанице

Это могут быть микроэтапы на пути к вехе, файлы или пространные пояснения по задаче «Включить кампанию ретаргетирования» — добавление этой полезной информации в свой проект на диаграмме Ганта может превратить её из простой и доступной карты в бурлящий котёл хаоса.

Альтернативы традиционным диаграммам Ганта

К счастью, существуют альтернативы диаграмме Ганта, которые по-прежнему обеспечивают вам общее представление о связи между работами внутри проекта без ограничений, присущих обычной диаграмме Ганта на основе электронных таблиц.

Более совершенные инструменты планирования

Основы диаграмм Ганта: более совершенные инструменты планирования

Такой инструмент управления работой, как Asana, помогает осуществлять управление, координацию и добавление сведений в работу там же, где вы её планируете. При этом вся подготовка будет отнимать меньше времени.

Читать общие сведения об управлении работой

Например, вы можете создать план проекта с помощью хронологии Asana — представления проекта, похожего на диаграмму Ганта и позволяющего планировать сочетаемость всех элементов проекта. Как и диаграмма Ганта, хронология показывает, когда должен наступить каждый из этапов, сколько он займёт и кто за него отвечает. При этом в отличие от диаграммы Ганта хронологию легко создать и вести. Кроме того, она позволяет выполнять совместную работу там же, где она была запланирована.

Попробуйте хронологию Asana бесплатно

Другие визуальные методики управления проектами

Основы диаграмм Ганта: другие визуальные методики управления проектами

В зависимости от работы, которой вы управляете, календарь или канбан-доска могут оказаться более лёгкими и быстрыми способами альтернативной визуализации плана вашего проекта в хронологии. С помощью Asana вы также можете переключаться между представлениями проекта. Просматривайте любой проект в виде хронологии, списка, досок или календаря, чтобы ваш коллектив мог следить за своей работой в удобном для него представлении. Вы можете протестировать все эти представления во время бесплатного пробного периода версии Premium.

Читать о трёх способах визуализации плана проекта: хронология, календарь и доска

Планируйте проекты профессионально

Что бы вы ни использовали для визуализации плана своего проекта — диаграмму Ганта или альтернативу ей — это ключевой шаг для каждого коллектива, даже если вы не являетесь непосредственным менеджером проекта. Визуализация позволяет вам демонстрировать сочетание всех элементов проекта, делиться этой информацией с коллективом и корректировать свой план по ходу работ, чтобы держать ситуацию под контролем.

Составляйте планы проектов и наблюдайте, как части собираются в цельную картину с помощью Asana.

Дополнительные ресурсы

Статья

What is a product backlog? (And how to create one)