7 советов по управлению распределённой командой

С ростом глобальной экономики возникает потребность в глобальных командах для обслуживания клиентов, где бы они ни находились. Команда, участники которой находятся в разных местах и часовых поясах, называется распределённой. Хотя у распределённых команд есть множество преимуществ, у них также есть свои проблемы.

Что такое управление распределённой командой?

Управление распределённой командой — это управление участниками команды, разбросанными по разным местам, без центрального офиса. Например, распределённой командой можно назвать организацию, в которой часть сотрудников находится в одном офисе в одном городе, другая часть работает удалённо, а третья — в другом офисе. 

Управление распределённой командой — это управление такими командами, участники которых находятся в разных местах. Из-за уникальной структуры распределённых команд управлять ими может быть сложнее, чем более традиционной командой, работающей в одном месте.

В чём разница между распределённой командой, удалённой командой и гибридной командой?

Хотя некоторые люди могут использовать термины «распределённая команда» и «удалённая команда» как взаимозаменяемые, в каждом из них есть свои нюансы. Распределённая команда — это команда, участники которой находятся в разных местах, причём некоторые из них могут работать в офисе. У удалённых команд нет конкретного офиса, и все участники находятся в разных местах. Гибридные команды — это команды, которые делают и то, и другое: у них есть специальное время для встреч в централизованных офисах и гибкие дни, чтобы работники могли работать из дома или из офиса.

Зачем управлять распределённой командой?

Распределённая команда необходима компаниям, работающим с международной аудиторией. Распределённая команда даёт бизнесу множество преимуществ. Вот лишь несколько из них:

• Лучший доступ к целевому рынку. Если вы хотите выйти на рынок, который находится за пределами вашего обычного часового пояса, самый простой способ охватить эту аудиторию — иметь там своих представителей. Например, если ваша компания находится в Калифорнии, а целевой рынок — в Нью-Йорке, у вас будет всего несколько часов рабочего времени, чтобы связаться с потенциальными клиентами. Однако, если у вас есть команда в Нью-Йорке, 100% их рабочего времени будет соответствовать этому целевому рынку. 

• Расширение поиска талантов. Одно из преимуществ удалённой или распределённой команды заключается в том, что вы можете расширить поиск талантов далеко за пределы одного города. Это даёт возможность общаться с гораздо большим количеством талантливых людей, чем если бы вы ограничивались поиском кандидата в конкретном городе или перемещением его в город, где находится ваш офис. Кроме того, ценности работников резко меняются: многие люди теперь ищут работу, которая предлагает удаленные варианты, чтобы они могли проводить больше времени со своей семьей. Расширение ваших преимуществ для размещения этих людей открывает вашу команду для еще большего количества отличных кандидатов. 

• Это может быть более доступным (как для работодателя, так и для работника). Для работодателей управление распределённой командой может быть более доступным, чем управление ею в офисе, потому что вашей компании не нужно оплачивать базовые накладные расходы, такие как аренда офисных помещений. Компании, которые управляют распределёнными командами, могут экономить деньги, выплачивая своим сотрудникам зарплату в зависимости от стоимости жизни конкретного работника, что экономит деньги Business в зависимости от того, где они находятся. Работники могут экономить деньги, потому что платят меньше за бензин для поездок на работу или общественный транспорт, а также экономят, не покупая кофе и обеды вне дома.

7 советов по управлению распределённой командой

Управление распределённой командой сильно отличается от управления традиционной командой, работающей в одном офисе. Ниже приведены советы, которые помогут вам управлять распределённой командой.

1. Проводите регулярные совещания

Проводя собрания в одно и то же время каждую неделю, вы обеспечиваете членам команды регулярный график. Это даёт им возможность при необходимости переносить встречи, чтобы структурировать рабочие дни наиболее удобным для них образом. Также важно, чтобы контент совещаний был последовательным, чтобы участники команды знали, как и когда вносить свой вклад в эти регулярные встречи команды, когда это необходимо. Если один из участников команды не может присутствовать на регулярном совещании, предложите ему возможность получить информацию асинхронно. Запись встреч или обмен заметками после их проведения — отличный способ держать всех в курсе.  

Что нужно учитывать

Что делать, если ни у кого из членов вашей команды нет свободного времени, которое бы совпадало с вашим? Вместо еженедельных совещаний можно проводить их раз в две недели. Джош Зеркел, глава глобального сообщества в Asana, чередует два времени проведения совещаний, поскольку часть его команды находится в Европе, а другая — в Азии, в то время как он находится в Сан-Франциско. Одну неделю он проводит встречу утром по тихоокеанскому времени, а на следующей — днём. Он записывает каждое совещание, поэтому, независимо от того, кто может присутствовать, его команда по-прежнему может получить доступ к записям асинхронно. 

2. Установите ожидания в процессе адаптации

Это лучшая практика для любой компании, но важно установить стандарт общения для распределённой команды в процессе адаптации. Расскажите о приемлемых формах общения в рабочее время, о том, где происходит обмен информацией и как общаться с конкретными участниками команды. Все эти вопросы лучше всего обсудить на раннем этапе адаптации. Раннее формирование ожиданий позволяет людям устанавливать собственные границы в дополнение к стандартным, установленным компанией. 

Что следует учитывать

Важно обучать новых участников команды лучшим практикам вашей компании, но не менее важно, чтобы вы как руководитель были в курсе как лучших практик вашей компании, так и того, как общаются участники вашей команды. Стили общения зависят от культуры, поэтому эффективное общение с человеком в Японии может отличаться от общения с человеком в Нью-Йорке.

Признайте, что все культуры разные: в одних принято быть более прямолинейными, в других — сложнее давать обратную связь или просить о помощи. Постарайтесь понять культурные нормы каждого из участников команды, чтобы лучше подготовиться к управлению ими.”

3. Уважайте границы

При работе в распределённой команде важно соблюдать любые границы, установленные компанией, вашей командой и отдельными участниками команды. Вряд ли вы захотите столкнуться с ситуацией, когда сотрудник из Сан-Франциско отправляет письмо коллеге в Берлин в 16:00 по тихоокеанскому времени и ожидает немедленного ответа. Это не только неуважение к времени сотрудника в Берлине, но и не позволяет сотруднику на западном побережье США получить необходимую информацию в соответствии с его рабочим процессом. Знание границ друг друга и настройка процессов в соответствии с этими границами помогает предотвратить подобные ситуации.

Что следует учитывать

Иногда вам придется смириться с тем, что ваш рабочий день будет длиться дольше обычных 8 часов, поэтому вы должны быть гибкими. Это не обязательно означает, что вы должны работать по 18 часов в день, но это значит, что будут дни, когда вы будете приходить на работу рано или оставаться в сети допоздна, чтобы помочь тем, кто работает в других часовых поясах.

4. Используйте несколько плат��орм для общения

Работа в распределённой команде означает, что графики могут быть немного более гибкими, чем традиционная работа с 9 до 5. Для некоторых членов команды это может означать прием звонков или ответы на электронные письма на ходу. Предлагая несколько форм общения, таких как мессенджеры (Slack), видеоконференции (Zoom) или инструменты для управления работой (Asana), вы даёте участникам команды возможность передавать нужную информацию в нужном месте. Предоставление команде возможности общаться с помощью мобильного устройства также дает участникам команды возможность работать так, как им удобно, и в соответствии с их расписанием. 

Что нужно учитывать

Несмотря на то, что наличие различных форм общения — это здорово, сообщения могут быстро перемешиваться. Убедитесь, что у вас есть централизованная система учёта, в которой хранятся все окончательные решения. Это особенно полезно, если в вашей команде есть люди, чей родной язык отличается от вашего: видео помогает передать тон и контекст лучше, чем текст.

5. Установите чёткие, измеримые цели и способы их достижения

Постановка чётких и измеримых целей позволит команде разработать план действий по их достижению. Это, в свою очередь, задаёт чёткие ожидания в отношении работы, которую участники команды должны завершить для достижения этих целей. Наличие этих двух вещей даёт членам распределённой команды свободу выполнять необходимую работу в наиболее удобное для них время. Если работа завершена к дедлайну, они могут работать так, как им удобно.

Что следует учитывать

Достижение целей — это здорово, но для распределённых команд особенно важно отмечать свои успехи. Поскольку всем может быть сложно найти время для личного общения, важно отмечать достижения вместе. Обязательно планируйте встречи, будь то виртуальные или личные, чтобы проводить время вместе и отмечать достижения.

6. Выделите время для регулярного общения

Одним из основных недостатков управления распределённой командой является то, что у её участников не так много возможностей для социального взаимодействия, которое помогает укреплять командный дух. Обязательно выделите время для регулярного общения с участниками распределённой команды о нерабочих вещах или для регулярных рабочих сессий, на которых участники команды сидят и работают вместе удалённо. 

Что следует учитывать

Если вы работаете с командой, которая находится в том же офисе, что и вы, помните о «кулуарных обсуждениях». Такие обсуждения важны для построения отношений с участниками команды, но не стоит создавать случайный разрыв с теми, кто находится в другом офисе.

7. Предоставляйте автономию (но регулярно проверяйте) 

При работе в распределённой команде общение с коллегами может быть немного сложнее, потому что у вас нет такой свободы, как в офисе. Вот почему руководителям важно регулярно связываться с участниками команды, чтобы узнавать о ходе выполнения работы. Регулярные проверки обеспечивают команде поддержку, необходимую для выполнения работы. Если возникнут какие-либо препятствия, у них будет выделено время, чтобы обсудить с вами, как их решить.

Что следует учитывать

Регулярные встречи один на один с участниками команды — это простой способ предоставить вашим подчинённым время для обсуждения любых рабочих вопросов. Кроме того, это даёт команде возможность высказать своё мнение, как открыто, так и анонимно. Это даёт им возможность высказать критику, чтобы вы могли лучше оказывать им поддержку, необходимую для успеха.

Наблюдайте за тем, как ваша распределённая команда добивается отличных результатов

Управление распределённой командой сопряжено с некоторыми логистическими проблемами, но возможность наблюдать за ростом многообразной команды полезна как для вас, так и для Business. По мере роста бизнеса на международном уровне всё чаще можно увидеть, как члены команды со всего мира сотрудничают и вместе добиваются больших успехов.