Организационные разобщённости: 4 распространённые проблемы и способы их предотвращения

Предприятия часто организованы по конкретным функциям команды. Это называется организационной структурой, и это не обязательно плохо. Без надлежащих инструментов и интеграций сегментация предприятия по функциям может привести к созданию организационных разрозненностей. Хотя сильные организационные разобщения могут вызывать проблемы с обменом информацией, они не являются по своей сути плохой частью Business. 

Что такое организационный разобщённость?

Организационный раздел — это команда, отдел или группа людей, которые отделены от потока информации из других частей вашего бизнеса. Это может происходить как намеренно, так и непреднамеренно. Организационные разобщения обычно возникают из-за того, что разные команды создают уникальные процессы и используют свои собственные инструменты для выполнения работы. Это означает, что рабочий процесс вашей команды разработчиков будет отличаться от работы вашей маркетинговой команды. В результате эти команды оказываются изолированными друг от друга.

Разобщённость также может происходить на уровне отдельных сотрудников. Когда отдельный сотрудник организации обладает важной информацией о команде или организации, это может способствовать возникновению разобщённости. Это мышление, при котором люди или команды не делятся знаниями друг с другом, что может вызвать проблемы с общением и затруднить совместную работу. В большинстве случаев люди не становятся обособленными намеренно. Это часто происходит, когда небольшие команды начинают расширяться: самый опытный участник команды может стать информационным хранилищем, если команда не стандартизирует и не документирует процессы.

Существует несколько форм организационных разобщений, некоторые из которых являются преднамеренными, а некоторые нет. Ниже приводятся несколько примеров распространённых организационных разобщений.

• Разделение по отделам: когда отделы работают независимо друг от друга. Поскольку предприятия обычно организованы по должностным функциям, это наиболее распространённый тип организационных разобщённостей. 

• Разобщённость по рангу или уровню: этот тип разобщённости возникает, когда отдельные лица или команды скрывают стратегию, цели или другую важную информацию от участников команды, находящихся выше или ниже их по уровню.

• Разделение по местоположению: эти разрозненные группы создаются, когда команда сегментируется по разным офисам. Сотрудники, работают в одном офисе, могут обмениваться информацией лично или Ad hoc, но забывают поделиться ею с коллегами из других мест. 

• Разделение по расписанию: в командах, работающих в разные смены или часы, могут возникать информационные разобщения в зависимости от того, в какой смене находится сотрудник. Новая информация может быть передана тем, кто работает в дневную смену, но не тем, кто работает в ночную.

Могут ли разрозненные группы быть полезны для Business?

Сами по себе разрозненные подразделения не вредны для бизнеса — важно обеспечить организационную структуру для разных отделов. Хорошие разрозненные подразделения могут способствовать формированию позитивной корпоративной культуры, эффективному общению и более эффективным методам работы. 

Однако разрозненность может усугубляться из-за борьбы за территорию, нечёткого видения и отсутствия общения. Это может привести к снижению взаимодействия с необходимыми командами, дублированию работы и сопротивлению изменениям. В этом случае важно разрушить барьеры и наладить связь между командами.

Больше никаких разрозненных подразделений: оптимизация организационной структуры для более тесного взаимодействия между командами

Из этой электронной книги вы узнаете, как структурировать свою организацию, чтобы предотвратить разобщённость, ускорить работу и оставаться на одной волне перед лицом перемен.

Получайте аналитическую информацию

Что вызывает организационную разрозненность?

Организационные разобщения могут принимать самые разные формы. Ниже приводятся несколько форм и решений, которые помогут разрушить барьеры и стимулировать сотрудничество на рабочем месте.

Обособленность в руководстве

Когда у руководителей команд есть узость мышления, это может отразиться на их командах. Лидерство на собственном примере заразительно, и если у руководителя есть негативные суждения о какой-то команде, это может быстро повлиять на остальных его подчинённых. Это способствует ненужной конкуренции, недопониманию и созданию враждебной рабочей среды.

Как это исправить: при работе с командами руководителей обязательно ставьте чёткие цели для всей компании. Это даст руководителям чёткое представление о конечной цели и о том, как цели их команды вписываются в общую картину. В таком случае проще понять, что каждая команда отвечает за небольшую часть общей картины и почему им нужно работать вместе. Основное внимание уделяется достижению более крупной цели, а не конкуренции друг с другом.

Отсутствие установленных процессов для взаимодействия между командами

Без централизованного инструментария каждая команда будет использовать свои собственные инструменты и процессы для выполнения работы. Это нормально для работы внутри конкретного отдела, но может вызвать проблемы при кросс-функциональном взаимодействии. Внешние команды не обязательно используют одни и те же процессы, что может привести к разрозненности информации.

Без централизованной системы учёта межфункциональные команды не могут обмениваться информацией или общаться друг с другом. Команды теряют информацию из-за использования разных платформ для общения и недопонимания. Это может привести к срыву дедлайнов, потере документации и дублированию работы.

Как это исправить: создайте централизованную систему учёта с помощью платформы для управления работой. Если в вашей команде в настоящее время нет установленных процессов для общения, обязательно внедрите лучшие практики менеджмента изменений, чтобы все в вашей организации понимали, как использовать платформу. После внедрения платформы для управления работой обязательно включите обучение по её использованию в процесс адаптации новых работников. Это позволит сформировать ожидания в отношении того, где и как происходит общение и как команды взаимодействуют между собой.

Исключительно внешние стимулы

Создание стимулов — распространённый способ побудить команду к достижению общей цели. Но если работа, на которую направлено поощрение, не соответствует целям компании, участники команды могут вносить свой вклад исключительно ради поощрения. 

Представьте, что руководитель устанавливает поощрение для команды маркетинга. Руководитель сообщает участникам команды, что они получат небольшой бонус за каждую регистрацию на конкретный вебинар. Хотя это звучит как хороший способ стимулировать новые регистрации, участники команды могут обмануть систему, приглашая на вебинар как можно больше людей, независимо от их квалификации. Эта форма внешней мотивации не обязательно плоха, но она не должна быть единственной мотивацией для вашей команды. 

Как это исправить: если вы используете внешнюю мотивацию, например, поощрение, убедитесь, что она достаточно конкретна, чтобы соответствовать общим целям компании. Также важно поощрять внутреннюю мотивацию отдельных участников команды. Если вы видите, что сотрудники проявляют интерес к определённому проекту или работе, обязательно поддерживайте это любопытство и поощряйте их интересы.

Разрозненные цели

Команда без общей цели — как лодка в открытом море без навигационного оборудования. Без общей цели отде��ьные команды разрабатывают собственные стратегии, не сотрудничая с другими командами. Отсутствие общей картины приводит к дублированию работы, неэффективным процессам и неорганизованной рабочей среде.

Решение: определите цели команды и чётко укажите, как они соотносятся с более крупными целями компании. Лучший способ сделать это — использовать инструменты для совместной работы, которые связывают работу, завершенную вашей командой, с целями компании. 

Больше никаких разрозненных подразделений: оптимизация организационной структуры для более тесного взаимодействия между командами

Из этой электронной книги вы узнаете, как структурировать свою организацию, чтобы предотвратить разобщённость, ускорить работу и оставаться на одной волне перед лицом перемен.

Получайте аналитическую информацию

Пять советов по организации компании для предотвращения разрозненности

Ниже приводятся несколько советов, которые помогут вам организовать работу компании так, чтобы предотвратить вредоносные разобщения и поощрять совместное общение. 

1. Повысьте прозрачность общения

Один из самых простых способов разрушить организационные барьеры — это просто построить мост с помощью чёткого общения. Когда это начинается с команды руководства, вся организация получает хороший пример того, как должен идти поток информации, как работает командное взаимодействие и как организационная культура способствует достижению целей. Когда команда руководителей подаёт пример, её подчинённые копируют её поведение. Чем больше людей в вашей организации эффективно общаются, тем лучше.

2. Поощряйте регулярное взаимодействие между командами

Если вы хотите, чтобы ваша команда чувствовала себя комфортно, работая и общаясь с другими командами, убедитесь, что у неё есть для этого возможности. Создавайте межфункциональные команды для конкретных проектов или регулярно общайтесь с партнёрами из других отделов, чтобы поддерживать прочные связи. Создайте лучшие практики общения с другими отделами и заложите основу для долгосрочного партнерства. 

3. Создайте единую систему учёта

Один из самых простых способов обеспечить обмен информацией между командами — создать единую централизованную систему учёта. Когда у всех есть доступ к работе, над которой трудятся межфункциональные команды, формирование разрозненных подразделений затрудняется. Такая прозрачность помогает кросс-функциональным командам лучше планировать совместную работу.

4. Свяжите работу с измеримыми целями

Речь идёт не просто о постановке целей, а о постановке целей, которых ваша команда действительно может достичь. Используйте измеримые методы постановки целей, такие как SMART-цели или OKR, чтобы руководители команд могли создавать взаимодополняющие стратегии и предотвращать дублирование работы. После постановки целей свяжите работу, которую выполняет ваша команда, с этими измеримыми результатами. Напрямую связав работу команды с измеримыми целями, вы поможете сотрудникам понять, насколько важна их работа. 

5. Создайте систему сдержек и противовесов

Ни одна команда не должна контролировать процесс принятия решений. Создайте для команд, которые обычно работают вместе, механизмы сдержек и противовесов, чтобы не было монополии на принятие решений. Хотя это и не частое явление, одна команда может доминировать над другой, если у неё больше ресурсов или более высокая доля участия в проекте. Чтобы у каждого было право голоса, независимо от того, в какой команде он находится, используйте методы группового принятия решений.

Устраните организационные барьеры для повышения продуктивности

Улучшите межфункциональное взаимодействие и оптимизируйте организационную структуру, чтобы команды оставались на одной волне. Так команды смогут меньше концентрироваться на дублировании работы и управлении межличностными отношениями между командами, а больше — на интеллектуальной работе, необходимой для достижения целей. 

Больше никаких разрозненных подразделений: оптимизация организационной структуры для более тесного взаимодействия между командами

Из этой электронной книги вы узнаете, как структурировать свою организацию, чтобы предотвратить разобщённость, ускорить работу и оставаться на одной волне перед лицом перемен.

Получайте аналитическую информацию