4 шага по созданию эффективного процесса адаптации работников

Вы вложили время и ресурсы в то, чтобы нанять лучшего кандидата. Теперь пришло время помочь ему добиться успеха с помощью структурированного процесса адаптации работников. 

Адаптация работников — это нечто большее, чем просто период обучения для новой работы. Правильно организованный процесс сокращает период адаптации и даёт новым сотрудникам возможность учиться и расти, чтобы быстрее начать приносить пользу.

Вот как это работает. 

Что такое процесс адаптации работников?

Адаптация работников — это структурированный подход к приёму новых сотрудников в команду и их введению в курс дела. Во время адаптации работники знакомятся с вашей организацией и её культурой, знакомятся со своими коллегами по команде, встречаются с партнёрами из других отделов и изучают инструменты и информацию, необходимые для выполнения своих обязанностей. 

Структурированный процесс адаптации определяет этапы, необходимые для каждого нового работника, чтобы все новые сотрудники получали нужную информацию в нужное время. Он обеспечивает стандартизированный опыт для новых сотрудников, хранилище информации для их адаптации, а также график вводных инструктажей и тренингов, чтобы новые сотрудники знали, чего ожидать в первые недели и месяцы.

Бесплатный шаблон для адаптации новых работников

Узнайте, как мы организуем адаптацию в Asana.

Посмотреть шаблон

Как эффективная адаптация может помочь вашей команде

Эффективная программа адаптации помогает новым участникам команды почувствовать себя желанными и готовыми к обучению. Это также повышает производительность и удовлетворённость работой, побуждая талантливых сотрудников оставаться в вашей компании дольше. Исследование, проведённое Brandon Hall Group, показывает, что адаптация работников может повысить уровень удержания персонала на 82%. Однако только 12% работников полностью согласны с тем, что их организация отлично справляется с адаптацией новых сотрудников. 

Вот как создание эффективной адаптации может помочь сократить этот разрыв. 

Повышение вовлеченности и ответственности

Чтобы новые работники добились успеха, им нужно знать, к чему они стремятся и почему их работа важна. Во время адаптации руководители могут прояснить эти вопросы, поставив конкретные цели, предоставив возможности для обратной связи и открыв канал для общения. 

Вот как руководители могут настроить новых сотрудников на успех: 

• Используйте цели, чтобы установить чёткие ожидания. Ставьте цели, чтобы дать участникам команды чёткое определение успеха и показатели для измерения их прогресса. Например, можно поставить цели, которых новый сотрудник должен достичь в течение первых 30, 60 и 90 дней. Для начала это могут быть небольшие краткосрочные цели, например тренинги, которые они должны пройти в первые несколько недель. Позже вы можете связаться с новым сотрудником, чтобы поставить измеримые долгосрочные цели на первый год работы. Убедитесь, что каждая поставленная цель соответствует принципам SMART: она конкретная, измеримая, достижимая, реалистичная и ограниченная по времени. 

• Укрепляйте доверие с помощью обратной связи. Эффективная обратная связь необходима для рабочего взаимодействия и вовлеченности работников, поскольку она помогает людям расти и совершенствоваться. Запрашивая обратную связь у новых сотрудников, вы побуждаете их просить о том, что им нужно, и демонстрируете, что цените их вклад. И наоборот, предоставление обратной связи помогает новым коллегам учиться и чувствовать себя в безопасности на своей должности, потому что они могут быть уверены, что вы скажете им, если они делают что-то не так.  

• Назначьте наставника или помощника по адаптации для нового сотрудника. Наставник регулярно встречается с вашим новым сотрудником и обычно является его коллегой по команде. Другими словами, наставник — это человек, с которым новый сотрудник может поговорить, кроме своего руководителя, чтобы у него было пространство для обсуждения проблем в спокойной обстановке. Назначение наставника во время адаптации также может побудить людей оставаться в вашей команде дольше. Согласно примеру из практики Randstad, работники, участвовавшие в программах наставничества, на 49% реже увольнялись, а компания экономила 3000 долларов на каждом участнике в год. 

• Четко определите, как общается ваша команда. Это особенно важно для виртуальных команд и удалённых работников, потому что новым сотрудникам сложнее задавать вопросы, когда они физически не находятся в офисе. Создайте и поделитесь планом коммуникации, в котором указано, с кем можно обсуждать конкретные вопросы, какие инструменты коммуникации использовать, как часто члены команды должны сообщать об обновлениях статуса и деталях проекта, а также что требует личной (или виртуальной) встречи, а не асинхронного общения. Также полезно установить ожидания в отношении приложений для обмена мгновенными сообщениями, таких как Slack. Например, можно подчеркнуть, что участникам команды не нужно отвечать на сообщения немедленно. 

Это дает новым сотрудникам время на обучение

На новой работе приходится учиться многому. Новым сотрудникам нужно освоить новые навыки, изучить процессы компании, понять свои должностные обязанности и разобраться, как сотрудничать с коллегами из других отделов. Структурированный процесс адаптации дает время на усвоение всей этой новой информации, чтобы они были настроены на успех, когда работа начнется.

Вот как можно расставить приоритеты в обучении во время адаптации: 

• Сделайте процесс адаптации длительностью не менее трёх месяцев. Менеджеры по найму и специалисты по кадрам часто тратят на адаптацию новых работников меньше месяца. Но это оставляет мало времени для новых сотрудников, чтобы стать уверенными в своих ролях. В идеале адаптация должна длиться от трёх до шести месяцев, чтобы новые сотрудники могли постепенно набирать обороты. Исследования показывают, что организации с сильными процессами адаптации повышают производительность на 70%, а удержание работников — на 82%, поэтому вы можете продолжать искать и предоставлять возможности обучения после первых трех месяцев работы. Это поможет вашему новому сотруднику лучше понять вашу компанию и команду.

• Дайте новым сотрудникам время на самостоятельное обучение. Вместо того чтобы проводить обучение один за другим, оставьте новым членам команды возможность самостоятельно ознакомиться с информацией и изучить её. Это особенно важно в первые несколько недель, когда работники ещё не знакомы с процессами компании. Оцените, сколько времени потребуется новому сотруднику, чтобы прочитать все предоставленные материалы, а затем добавьте к этому времени ещё немного, чтобы он мог делать перерывы и усваивать информацию.

• Сделайте информацию легко доступной. Поскольку у новых сотрудников есть дополнительное время на ознакомление с материалами и документацией по проектам, им должно быть легко найти нужную информацию. Передавать отдельные файлы для чтения занимает много времени, а составить исчерпывающий список ресурсов практически невозможно. Здесь вам на помощь приходит программа для управления работой наподобие Asana. Когда вы делитесь проектом в Asana, участники команды видят все необходимые задания, документацию и исполнителей, а также могут изучать другие связанные проекты, которые могут их заинтересовать.

Это формирует позитивную культуру

Организационная культура состоит из всех норм, передовых методов, идеалов и общих ценностей компании. Инвестиции в отличную культуру приносят пользу всем: это не только помогает участникам команды чувствовать поддержку, но и побуждает их расти и работать максимально эффективно.

Эффективная культура начинается с хорошего первого впечатления. Вот как можно использовать план адаптации новых сотрудников для создания позитивной рабочей среды: 

• Расскажите о ключевых ценностях компании. Ценности описывают, какого отношения к себе могут ожидать новые участники команды, и дают работникам рекомендации по сотрудничеству на основе взаимного уважения. Например, некоторые из ценностей Asana включают в себя реалистичность, принятие ответственности и практику осознанности.  

• Установите стандарты многообразия, инклюзивности и сопричастности.  Каждый участник команды должен чувствовать себя на своем месте. Например, можно включить в процесс адаптации всех новых работников учебное занятие по вопросам многообразия, инклюзивности и сопричастности, чтобы они узнали о стандартах вашей компании и группах поддержки работников. Кроме того, сообщайте новым сотрудникам о любых специальных мероприятиях, на которых участники команды могут откровенно обсуждать свой опыт, связанный с идентичностью и проблемами на рабочем месте.  

Четыре шага по созданию эффективного процесса адаптации

Создание отличной программы адаптации может показаться сложной задачей. К счастью, вам не нужно заново изобретать колесо. Независимо от того, используете ли вы существующие процессы компании или шаблон адаптации работников, ознакомьтесь с этими четырьмя шагами для эффективной адаптации новых членов команды. Что нужно сделать: 

1. Определите, что нужно знать новым сотрудникам

По своей сути адаптация — это обучение. Это означает, что важно определить, что именно нужно знать новым сотрудникам для выполнения своей роли, чтобы они получили необходимую информацию и обучение. Не ограничивайтесь только профессиональными навыками — это могут быть такие детали, как культура и ценности вашей компании, структура вашей команды и то, как работники предоставляют и получают обратную связь. 

Попробуйте разделить ключевую информацию на две группы: сведения, которые должны знать все новые сотрудники, и сведения, относящиеся к роли или описанию должности нового сотрудника. Например, все новые работники должны узнать о культуре вашей компании, но только инженеры должны узнать о стеке разработки вашей компании. 

Не знаете, с чего начать? Вот несколько примеров, которые помогут вам начать. 

Для всех новых работников

• Культура и ценности компании, например, какого отношения к себе могут ожидать новые сотрудники и что делает ваша организация для создания хорошей рабочей среды, в которой каждый чувствует себя желанным. 

• Политики и процессы компании, например, как проводятся ежегодные циклы аттестации и как работники должны запрашивать отпуск. Если у вас есть справочник работника, это отличный способ поделиться этой информацией.

• Процессы команды, например, как ваша команда общается друг с другом и цель различных командных встреч. 

• Структура и обязанности команды, чтобы новые сотрудники знали, к кому обращаться с конкретными проблемами или вопросами. 

Для конкретных ролей

• Профессиональные навыки. Например, дизайнеру может понадобиться понять, как должен выглядеть сайт вашей компании. 

• Инструменты. Например, менеджеру по работе с клиентами может потребоваться научиться управлять лидами в инструменте CRM. 

• Процессы, связанные с конкретными ролями. Например, ИТ-менеджер должен научиться оформлять заказ на замену компьютеров.  

• Индивидуальные обязанности и ожидания. Например, обязанности и ожидания для руководителя команды отличаются от обязанностей и ожиданий для сотрудника начального уровня. 

2. Определите логистические требования

Затем определите логистические задания, которые необходимо выполнить до или в день начала работы нового сотрудника. Обычно это сочетание заданий для вас, нового сотрудника, отдела кадров и ИТ-отдела. Например, это может включать следующее: 

• Техническая настройка. Например, заказ и настройка компьютера для нового сотрудника. 

• Доступ в офис, например создание нового пропуска для работника. 

• Организация физического рабочего пространства. Это может означать выделение офиса, рабочего места или предоставление льгот, чтобы новые сотрудники могли приобрести оборудование для домашнего офиса. 

• Кадровые задания, такие как настройка льгот и прямого зачисления средств. 

• Доступ к инструментам. Например, вам может потребоваться создать учетные записи, чтобы новый сотрудник мог получить доступ к онлайн-инструментам и программному обеспечению команды. 

• Обязательные тренинги по безопасности и конфиденциальности. 

Имейте в виду, что в вашей компании уже могут быть процессы для некоторых или всех этих требований. В качестве первого шага проконсультируйтесь с ИТ-отделом и отделом кадров, чтобы узнать, что автоматически делается для новых сотрудников, а что вам нужно продвигать. 

3. Определите, с кем должны познакомиться новые сотрудники

Частью процесса адаптации новых сотрудников является знакомство с коллегами и партнёрами из других отделов, с которыми они будут работать на регулярной основе. Как руководитель, вы можете помочь своему новому сотруднику установить правильные связи во время адаптации, чтобы он понимал, с кем ему следует работать над какими проектами. Составьте список всех, с кем должен познакомиться ваш новый сотрудник в течение первых недель работы. Позже вы можете использовать эту информацию для планирования вводных встреч.

Если вы решили назначить наставника для нового работника, самое время указать, кто это будет. Наставник должен быть одним из первых людей, с которыми новичок будет регулярно встречаться. Наставник также может посоветовать, с кем ещё познакомиться в первые несколько недель.

И самое главное, убедитесь, что у вашего нового сотрудника есть время, чтобы познакомиться с другими участниками команды. Это могут быть групповые мероприятия, например командный обед в первый день, а также индивидуальные встречи с каждым коллегой по команде. 

4. Создайте хронологию адаптации

Теперь самое время собрать всё воедино и создать хронологию адаптации. В нём указывается, когда должен произойти каждый этап адаптации нового работника, чтобы у него была чёткая рабочая нагрузка, которой нужно следовать с первого дня. В графике должны быть указаны ответы на следующие вопросы: 

• Когда начнется процесс адаптации? Возможно, вы захотите начать логистические аспекты адаптации до первого дня работы работника, например, получить его прямые депозиты и налоговую информацию, настроить его оборудование и отправить личное приветственное сообщение от вашей команды. 

• Сколько продлится процесс адаптации? Поскольку вы уже изложили всю информацию и навыки, которые должен знать ваш новый сотрудник, у вас должно быть общее представление о том, сколько времени ему потребуется, чтобы войти в курс дела. Не забудьте оставить достаточно времени на перерывы и обработку новой информации. Также важно сообщать новым сотрудникам о продолжительности процесса адаптации, чтобы они знали, сколько времени им следует тратить на каждое задание. Имейте в виду, что это не обязательно должно быть так — вы всегда можете скорректировать темпы адаптации в зависимости от того, насколько быстро учится ваш новый сотрудник. 

• Когда следует планировать учебные занятия для передачи ключевой информации? Например, можно запланировать общие занятия по ориентации работника в процессах компании на первую неделю, а обучение навыкам — на вторую и третью. 

• Когда новый сотрудник должен освоить и начать использовать конкретные навыки? Постарайтесь, чтобы обучение навыкам происходило незадолго до того, как новый работник начнёт применять эти навыки на практике. Так у него будет возможность закрепить знания и задать вопросы, которые не были рассмотрены во время обучения. 

• С кем и когда должен встретиться ваш новый сотрудник? Например, он может ежедневно встречаться со своим наставником в течение первой недели и встречаться с заинтересованными сторонами из других отделов в течение второй или третьей недели. 

• Какие цели должен достичь ваш новый сотрудник к первому дню, неделе, месяцу и так далее? Это должны быть чёткие ожидания в отношении того, что и когда должен выполнить новый работник. Например, у нового рекрутера в вашей команде может быть цель в течение первого месяца понаблюдать за процессом найма у одного из своих коллег. Помните, что цели — это отправная точка. Вы можете скорректировать их вместе с новым сотрудником по мере необходимости. 

• Когда вы встретитесь с новым работником, чтобы дать и получить обратную связь? Это могут быть неформальные беседы, чтобы узнать, как идут дела и что можно улучшить, а также более структурированные сессии обратной связи в конце первого месяца или 100 дней работы нового сотрудника. 

Пример списка дел для новых сотрудников

Список дел по адаптации — это полезный инструмент, который поможет вам убедиться, что ваш процесс адаптации включает все шаги, необходимые для успешной работы новых сотрудников. Это может быть версия вашей хронологии адаптации, в которой отдельные задания сгруппированы по разделам для первого дня, недели, месяца и так далее. 

Использование программного обеспечения для управления работой, такого как Asana, может помочь сделать ваш список дел по адаптации более эффективным. Например, можно создавать задания со ссылками на соответствующую информацию и конкретными датами сдачи, а затем назначать их себе, ИТ-команде, отделу кадров или новому сотруднику. Вы также можете использовать автоматизацию, чтобы оптимизировать процесс адаптации, мгновенно назначая нужные задания заинтересованным сторонам в нужное время. Таким образом, ваш список дел — это не просто статический документ, а живой ресурс, с которым вы и ваш новый сотрудник можете работать вместе.  

Быстрое введение новых сотрудников в курс дела

С помощью этих шагов вы сможете уверенно адаптировать новых участников команды. Потратив время на создание успешного процесса адаптации, вы не только поможете работникам преуспеть в новой роли, но и поможете им приступить к работе со всеми навыками, информацией и связями, необходимыми для достижения результатов. 

Бесплатный шаблон для адаптации новых работников

Узнайте, как мы организуем адаптацию в Asana.

Посмотреть шаблон